Todo gestor, bem como toda empresa, deseja ter uma equipe sempre eficiente. No cenário ideal, a organização consegue fazer entregas nos prazos e ter processos constantemente otimizados. Este cenário gera uma constante evolução da eficiência no trabalho.
A boa notícia é que, com estratégia e participação ativa das lideranças e dos colaboradores, este cenário é possível.
Este artigo apresentará os benefícios da eficiência no trabalho e alguns caminhos para desenvolver esta prática nas organizações. Os tópicos discutidos sobre o assunto serão:
- O que é eficiência no trabalho?
- Por que é importante investir na eficiência no trabalho?
- Qual é a relação entre eficiência no trabalho e produtividade?
- Benefícios da eficiência no trabalho
- Como aumentar a eficiência no trabalho?
- Como medir a eficiência no trabalho?
Aproveite a leitura!
O que é eficiência no trabalho?
Eficiência no trabalho é a capacidade de entregar resultados de qualidade com o melhor gerenciamento de recursos. São consideradas eficientes as entregas feitas sem desperdício de tempo, dinheiro e esforço.
O termo tem relação direta com a qualidade do projeto entregue. Um exemplo de eficiência ocorre quando o colaborador faz a sua entrega no prazo, sem erros e com o uso de recursos previsto.
Por que é importante investir na eficiência no trabalho?
A eficiência no trabalho motiva o time, que vê seus projetos sendo finalizados no prazo e com êxito. Já para a empresa, os benefícios são inúmeros.
Entre eles, estão a motivação dos funcionários e o aumento da produtividade. A eficiência também pode se tornar um grande diferencial, gerar redução de custos e melhorar a qualidade de vida da equipe.
Qual é a relação entre eficiência no trabalho e produtividade?
A relação entre eficiência e produtividade é diretamente proporcional, pois quanto mais eficiente o time for, mais produtivo ele será. A eficiência no trabalho não tem a produtividade como foco, mas ela acaba sendo uma consequência.
A produtividade tem relação direta com a quantidade entregue. Eficiência entra nessa equação como uma forma de garantir produtividade sem desperdício de recursos.
Uma entrega eficiente pressupõe cumprimento do prazo e atenção à qualidade. Se uma entrega é feita nesses critérios, não haverá desperdício de tempo.
Assim, o tempo remanescente pode ser utilizado para a produção de outros projetos ou o aperfeiçoamento do time, com cursos e formações.
Benefícios da eficiência no trabalho
A eficiência no trabalho apresenta muitos benefícios para empresas e colaboradores. De forma geral, é uma grande impulsionadora para ambos. Com ela, empresas e funcionários eficientes tendem a prosperar.
A seguir, estes benefícios podem ser compreendidos a fundo.
Para a empresa
O aumento da produtividade é um dos principais benefícios para as empresas ao se falar em eficiência no trabalho. Com entregas melhores feitas em menos tempo, os times conseguem otimizar recursos.
A economia de recursos gera redução de custos e proporciona oportunidades de crescimento e desenvolvimento do negócio. Por isso, ela tem se tornado um grande diferencial competitivo das empresas.
Vale mencionar, ainda, que empresas eficientes possuem mais recursos para inovação.
Para o funcionário
O funcionário eficiente se percebe capaz e motivado. Finalizar projetos garante satisfação e é resultado da qualidade do seu trabalho.
Uma entrega eficiente gera economia de tempo, que pode se tornar um benefício para o trabalhador. Ele passa a ter mais tempo para descansar, estudar ou assumir novos desafios na organização.
Outro ponto positivo da eficiência no trabalho é a consciência que o funcionário adquire sobre seu modo de trabalho. Ele aprende o que é necessário para ser mais produtivo.
Alguns funcionários trabalham melhor em determinados períodos, outros precisam de muita concentração. Assim, cada um descobre sua melhor forma de trabalhar.
Um trabalho executado eficientemente também diminui o retrabalho e destaca o colaborador na equipe e, consequentemente, a equipe na organização.
Como aumentar a eficiência no trabalho?
Existem algumas dicas para tornar o ambiente de trabalho mais eficiente. O uso de ferramentas de gestão, a atenção ao clima organizacional, uma boa estruturação das equipes e retornos constantes fazem parte do combo.
Estas ações irão garantir e pavimentar o caminho para que uma empresa se torne mais eficiente. A seguir, confira algumas dicas de como aumentar a eficiência em sua empresa.
Invista em ferramentas de gestão de tarefas
As ferramentas de gestão de tarefas são fundamentais para garantir uma equipe eficiente. Elas permitem, por exemplo, que a equipe e o gestor tenham uma visão geral do andamento do projeto. Outro ponto positivo dessas ferramentas é a facilidade de distribuição de funções e aplicação de prazos, e a explícita relação de dependência de processos.
Nestas ferramentas, os funcionários podem definir prioridades e trackear o tempo para execução de cada processo. Além disso, algumas ferramentas entregam relatórios completos sobre o desempenho no projeto, apontando os gargalos e os pontos de fluidez.
Crie um ambiente corporativo saudável
Um ambiente de trabalho seguro é mais propício a desenvolver trabalhadores eficientes. Tarefas bem definidas, comunicação fácil e assertiva, autonomia e respeito são fundamentais.
Um ambiente corporativo saudável faz toda a diferença para a eficiência de uma empresa. O papel da cultura organizacional é fundamental para garantir que a eficiência seja mantida a longo prazo.
Monte equipes bem estruturadas
Equipes bem estruturadas são essenciais para a eficiência no trabalho. Essas equipes precisam ter profissionais que darão conta das tarefas e das demandas dos projetos.
Equipes diversas e com conhecimentos complementares podem ser mais eficientes. É importante que os papéis sejam bem definidos, mas que haja autonomia e colaboração.
Promova a cultura de feedback
Feedbacks bem estruturados auxiliam a criação e a manutenção de equipes eficientes. Os momentos de retorno são enriquecedores para gestores e colaboradores.
Estes retornos contêm elementos e dicas que guiam e otimizam os processos nos próximos projetos. Fala-se sobre o que deu certo e pode ser otimizado e sobre o que não funcionou e precisa ser repensado.
Como medir a eficiência no trabalho?
Os indicadores de desempenho são cruciais, pois a partir deles é possível medir a eficiência no trabalho. Os critérios e os indicadores precisam ser apresentados para todos, para alinhamento de expectativas.
Esta medição não pode ser confundida com microgerenciamento, e os indicadores devem ser definidos a depender do projeto e compartilhados com a equipe. Podem ser usados como indicadores, por exemplo, o tempo de execução e o custo total do projeto.
Conclusão
A eficiência no trabalho é fundamental para o sucesso de colaboradores e empresas. Para alcançar o cenário ideal, com entregas no prazo e sem desperdícios, gestores precisam estabelecer e acompanhar indicadores.
Os benefícios da eficiência no trabalho são inúmeros, tanto para colaboradores, como para as organizações.
Quer tornar o seu trabalho e sua empresa mais eficientes? Compartilhe este artigo com colegas e gestores. Também conheça outras ferramentas e métodos para gestão do trabalho no blog Pontotel.
