No ano de 2021, uma nova lei instituiu o Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET) para modernizar as comunicações entre empregadores, funcionários e autoridades trabalhistas. Mas só em março de 2024 as empresas precisaram se cadastrar no novo sistema.
Compreender o funcionamento e os requisitos do DET é uma tarefa importante para contadores, gestores e profissionais do RH, pois a falta dos registros necessários no sistema ou o desrespeito aos seus prazos podem resultar em multas trabalhistas.
Este artigo explicará tudo sobre como funciona o DET, como as empresas podem fazer o cadastro e quais são os desafios trazidos pelo novo sistema. Confira, na lista abaixo, um breve resumo do que será explicado:
- O que é e para que serve o Domicílio Eletrônico Trabalhista?
- Quais são as legislações e normas relacionadas ao domicílio eletrônico?
- Como acessar e implementar o DET?
- Qual a importância do DET para as empresas?
- Quais são os desafios e as precauções ao adotar o domicílio eletrônico?
Entenda como adaptar sua empresa ao DET!
O que é e para que serve o Domicílio Eletrônico Trabalhista?
O Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET) é uma plataforma desenvolvida para modernizar e otimizar o cumprimento das obrigações dos empregadores e garantir maior eficiência na fiscalização e no monitoramento das relações de trabalho.
O DET é gerido pela Secretaria de Inspeção do Trabalho (SIT), do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), e funciona de um jeito simples: o sistema permite a comunicação entre a Inspeção do Trabalho e a empresa empregadora, nos diversos processos necessários à operacionalização das questões trabalhistas.
Por meio do DET, os empregadores são notificados de atos administrativos, ações fiscais, intimações e outros avisos. Além disso, o sistema é responsável pelo recebimento de documentação eletrônica exigida do empregador no curso das ações fiscais.
Quais são os objetivos do DET?
O principal objetivo do DET é melhorar a eficiência da relação entre a Administração Pública e os administrados. Ele realiza a comunicação eletrônica entre os auditores-fiscais do trabalho e os empregadores, a fim de elevar a segurança das informações transmitidas e reduzir a duração do processo, bem como os custos operacionais.
Qual a diferença do DET para o DJE?
O Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET) e o Domicílio Judicial Eletrônico (DJE) são duas ferramentas oficiais para a comunicação eletrônica no âmbito jurídico e trabalhista entre empresas e poder público, mas possuem diferenças em suas funções.
O DET é um sistema do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), ou seja, do Poder Executivo. Já o DJE é um sistema do Poder Judiciário, que concentra as comunicações de processos judiciais emitidas pelos tribunais brasileiros, com exceção apenas do Supremo Tribunal Federal (STF).
Os prazos de cadastro também são diferentes. No DJE, as empresas privadas podem fazer seu cadastro voluntário de 1º de março de 2024 a 30 de maio de 2024. Caso a organização não faça seu cadastro no prazo, será compulsoriamente cadastrada pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), a partir de dados da Receita Federal. Já no DET, o cadastro voluntário está aberto desde 9 de fevereiro de 2024 para todas as empresas.
Quais são as legislações e normas relacionadas ao domicílio eletrônico?
A criação do DET pela Lei 14.261/2021 incluiu o artigo 628-A na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). No entanto, foi o Decreto n.º 10.854/2021 que regulamentou o dispositivo da CLT. Além disso, a Portaria MTP n.º 671/2021 complementa essa regulamentação, detalhando aspectos operacionais e administrativos do domicílio eletrônico.
Confira o artigo 628-A que inclui o DET na CLT:
“Art. 628-A. Fica instituído o Domicílio Eletrônico Trabalhista, regulamentado pelo Ministério do Trabalho e Previdência, destinado a: (Incluído pela Lei nº 14.261, de 2021)
I – cientificar o empregador de quaisquer atos administrativos, ações fiscais, intimações e avisos em geral; e (Incluído pela Lei nº 14.261, de 2021)
II – receber, por parte do empregador, documentação eletrônica exigida no curso das ações fiscais ou apresentação de defesa e recurso no âmbito de processos administrativos. (Incluído pela Lei nº 14.261, de 2021)
§ 1º As comunicações eletrônicas realizadas pelo Domicílio Eletrônico Trabalhista dispensam a sua publicação no Diário Oficial da União e o envio por via postal e são consideradas pessoais para todos os efeitos legais. (Incluído pela Lei nº 14.261, de 2021)
§ 2º A ciência por meio do sistema de comunicação eletrônica, com utilização de certificação digital ou de código de acesso, possuirá os requisitos de validade. (Incluído pela Lei nº 14.261, de 2021)”
Últimas atualizações
Desde o dia 1º de março de 2024, todos os empregadores e entidades sujeitos à Inspeção do Trabalho do grupo 1 e 2 do eSocial, independentemente de terem ou não empregados, estão obrigados a realizar o cadastro no DET.
Com esse cadastro obrigatório, mesmo aqueles que não possuem empregados diretos devem aderir ao sistema, facilitando a comunicação com órgãos fiscalizadores, empregados e demais partes interessadas.
Para empresas classificadas nos grupos 3 e 4 do eSocial, assim como para os empregadores domésticos, a obrigação de cadastro no DET passa a vigorar a partir de 1° de maio de 2024. Isso garante um período de transição adequado para que esses segmentos possam se adaptar às exigências e realizar o cadastramento.
Como acessar e implementar o DET?
O acesso e a implementação do Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET) são passos importantes para as empresas manterem-se atualizadas e em conformidade com a lei trabalhista. Aqui está um passo a passo para fazer isso:
- Acesse a plataforma do DET: o sistema está disponível em qualquer sistema operacional e não requer a instalação de nenhum software adicional. Tudo que a empresa precisa é de um navegador web e uma conexão à internet;
- Faça login: utilize uma conta gov.br para acessar o DET. A autenticação pode ser feita por meio do login da conta gov.br (com selo ouro ou prata) ou via certificado digital. Se necessário, é possível conceder acesso a contadores e terceiros por meio de procuração eletrônica;
- Cadastre-se: no primeiro acesso, será solicitado o cadastro de uma palavra-chave e um e-mail. Em seguida, informe os dados do contato e clique em “adicionar”. Após salvar essas informações, a empresa terá acesso ao DET.
Seguindo esses passos, a organização estará pronta para aproveitar os benefícios do Domicílio Eletrônico Trabalhista. Uma vez que o cadastro foi feito, é necessário acessar regularmente o DET e manter os registros atualizados.
A falta de consulta às comunicações eletrônicas no prazo estabelecido pode ser interpretada como ciência tácita — segundo o próprio DET, é o “momento que o sistema DET considera que o empregador teve ciência de uma mensagem por decurso de prazo”.
Caso a empresa precise de mais informações sobre o sistema e seu funcionamento, é possível acessar o manual disponível no site oficial do DET.
Qual a importância do DET para as empresas?
O Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET) tem se mostrado uma ferramenta útil para a superação de problemas comuns enfrentados pela gestão da documentação trabalhista. Confira, a seguir, os principais benefícios do novo sistema.
Agilidade na comunicação
O DET simplifica os processos e acelera a comunicação entre as empresas e o Ministério do Trabalho. Isso é possível porque o sistema facilita a interação entre os auditores-fiscais do trabalho e os empregadores.
A comunicação oficial do Ministério do Trabalho passa a ser realizada eletronicamente, com prazos e procedimentos claramente definidos. Essa troca de informações mais rápida evita atrasos e garante o cumprimento das obrigações trabalhistas.
Maior segurança e integridade dos documentos
A segurança e integridade dos documentos trabalhistas são frequentemente comprometidas devido à utilização de meios físicos de armazenamento e comunicação, suscetíveis a perdas, danos e manipulações indevidas.
O DET surge como uma solução para esses problemas, já que oferece um ambiente digital seguro e confiável para o armazenamento e a transmissão de informações. Assim, os dados são protegidos contra acessos não autorizados e manipulações.
Redução de custos e burocracias trabalhistas
A gestão de documentos e obrigações trabalhistas costuma ser um processo custoso e complexo para empresas e órgãos governamentais, já que envolve uma série de procedimentos manuais e burocráticos.
Com o DET, esses problemas são minimizados. O sistema reduz os custos operacionais tanto para o governo quanto para as empresas, reunindo todas as informações importantes em um só lugar.
Segurança jurídica e compliance
As empresas muitas vezes enfrentam altos custos operacionais devido à falta de centralização e automação dos processos trabalhistas. No entanto, com a introdução do DET, boa parte desse problema foi resolvido.
O novo sistema garante maior transparência nas relações trabalhistas, fornecendo um ambiente digital regulamentado que facilita o cumprimento das leis. Assim, a empresa tem a garantia de segurança jurídica e compliance.
Quais são os desafios e as precauções ao adotar o domicílio eletrônico?
Uma vez cadastrada no DET, a empresa enfrentará desafios e deve tomar algumas precauções para garantir uma implementação bem-sucedida do novo sistema. Veja, a seguir, quais são esses desafios e como enfrentá-los.
Capacitação dos colaboradores para o uso do DET
Os colaboradores responsáveis por acessar o sistema do DET, como contadores ou administradores, podem não estar familiarizados com tecnologias digitais, o que pode dificultar o uso da plataforma.
A boa notícia é que a própria plataforma DET oferece diretrizes e um manual para orientar os usuários sobre as suas funcionalidades, o que pode ser uma fonte valiosa de informações para os usuários.
Gerenciamento dos prazos e notificações eletrônicas
O DET requer que as comunicações e notificações sejam verificadas regularmente. Se isso não for feito no prazo, a empresa pode enfrentar problemas legais.
Então, é fundamental estabelecer um processo regular para verificar as comunicações do DET e designar alguém responsável por essa tarefa. Também vale a pena definir procedimentos para manter os cadastros atualizados.
Garantia da autenticidade e integridade dos documentos digitais
Os documentos armazenados no DET também precisam ser protegidos contra falsificações ou alterações não autorizadas. Tecnologias de segurança, como assinaturas digitais e criptografia, podem ajudar a garantir a autenticidade e integridade deles.
Políticas de acesso e controle de dados também garantem que apenas pessoas autorizadas possam modificar ou acessar os documentos.
Conclusão
Mesmo que o cadastro no Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET) seja uma obrigação, o novo sistema traz uma série de vantagens que podem agilizar as questões trabalhistas das empresas e ajudá-las a reduzir os riscos de problemas com a legislação.
Porém, é importante lembrar que a implementação do DET requer cuidados e precauções, como a capacitação dos colaboradores, o gerenciamento dos prazos e notificações, e a garantia da autenticidade e integridade dos documentos.
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