As empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, lidam diariamente com diversos documentos, isto é, os documentos empresariais. É por meio desses documentos que elas conseguem comprovar, por exemplo, a sua origem e que estão legalmente autorizadas para funcionar e exercer as suas atividades de forma regular.

Uma organização, porém, não deve apenas ter esses documentos bem guardados, mas também sempre atualizados para evitar complicações com a legislação brasileira, como multas. Há também outros fatores que tornam a compreensão sobre documentação corporativa ainda mais necessária, como a forma de arquivá-la e de gerenciá-la.

Por isso, de modo que se esclareça a fundo os principais documentos empresariais, a importância deles para um negócio e, sobretudo, como gerenciá-los do jeito certo, este conteúdo irá discorrer sobre os seguintes tópicos:

• Documentos empresariais: o que são?
• Qual a importância de conhecer os documentos empresariais?
• Principais tipos de documentos empresariais
• Como organizar os documentos empresariais?
• Como evitar a perda de documentos empresariais?

Tenha uma excelente leitura!

Documentos empresariais: o que são?

Os documentos empresariais são todos os arquivos relacionados tanto à criação de uma organização quanto ao seu funcionamento, como licenças, relatórios e contratos. Tais documentos, como ficará mais claro adiante, englobam todos os setores de um negócio, como o departamento financeiro, o contábil e o de recursos humanos.

No dia a dia corporativo, uma empresa executa diversas atividades e, ao fazer isso, precisa documentá-las corretamente de modo a assegurar que aquilo que acontece nela esteja devidamente registrado. Alguns exemplos desses documentos são os relativos à venda de produtos, à contratação e às solicitações.

Qual a importância de conhecer os documentos empresariais?

Os documentos empresariais são imprescindíveis para que uma organização funcione corretamente, pois comprovam que ela está atuando no mercado sem violar nenhuma regulamentação vigente. Ou seja, eles são a maneira de um negócio garantir a sua segurança jurídica.

Isso, a propósito, é o que torna necessária a constante atualização desses documentos por parte do gestor. Quando determinados documentos corporativos não são atualizados, podem implicar em multas para a organização ou, considerando um cenário mais problemático, até no seu fechamento.

Outro fator que revela a importância desses documentos envolve as eventuais fiscalizações. Quando elas ocorrem, apresentar os documentos é um jeito de a empresa comprovar a sua legitimidade, a regularidade dos contratos de trabalho, a posse de bens e de patrimônio, além de mitigar o risco de processos trabalhistas e, claro, ajudar no cumprimento da legislação.

Principais tipos de documentos empresariais

Seja para abrir uma empresa ou manter uma que já está em funcionamento em conformidade com a lei brasileira, é importante conhecer os principais tipos de documentos empresariais. Confira a seguir.

1 – Registro e legalização da empresa

No que diz respeito aos documentos relativos ao registro e à organização de um negócio, os principais são:

Contrato social

O contrato social tem informações sobre o endereço de funcionamento da empresa, suas principais atividades, cotas de patrimônio dos sócios, entre outros dados. Comparativamente, esse documento corporativo é como a certidão de nascimento de um negócio, sem o qual ele não pode abrir conta bancária e muito menos participar de licitações.

Estatuto social

Outro documento corporativo de grande relevância é o estatuto social. Voltado para associações sem fins lucrativos, é ele que fundamenta e regulamenta os direitos e deveres tanto da sociedade quanto dos sócios.

Certificado de registro empresarial

O certificado de registro concede à organização a regulamentação para fazer o transporte, o manejo e o armazenamento de PCEs, ou seja, produtos controlados pelo comando do Exército. A necessidade de tal regulamentação surge, entre outros motivos, devido aos danos que esses produtos podem causar às pessoas e por necessitarem de restrição para preservar a segurança pública.

CNPJ

Outro documento essencial para um negócio é o cartão CNPJ, por meio do qual se pode observar se a empresa tem alguma pendência com a Receita Federal e se está ativa ou não. Nele, é possível visualizar um resumo da empresa: CNAE, cidade, razão social, entre outras informações.

Além disso, um negócio só consegue realizar certas ações por meio deste documento, como emitir notas fiscais, que serão detalhadas adiante, e abrir conta PJ.

2 – Licenças e autorizações

Dependendo do segmento de atuação, determinadas empresas precisam ter certas licenças e autorizações, como a licença ambiental. Confira em detalhes.

Alvará de funcionamento

Sendo um documento municipal, o alvará de funcionamento é responsável por regularizar o imóvel de um negócio para exercer as atividades descritas no seu contrato. A encarregada por determinar o prazo de validade desse documento é a prefeitura.

Licença ambiental

Expedido pelo poder público, a licença ambiental é o documento que autoriza a implantação e o funcionamento de organizações cujas atividades afetam o meio ambiente. A empresa, é claro, deverá seguir determinadas exigências.

Licença sanitária

A licença sanitária atesta que uma organização está cumprindo todas as exigências determinadas pela vigilância sanitária. A fiscalização é mais recorrente em certos segmentos, como as distribuidoras de produtos químicos, as clínicas médicas e odontológicas e os negócios que vendem alimentos, como os restaurantes.

3 – Contabilidade

O setor de contabilidade também tem os seus próprios documentos corporativos, como o livro diário e o livro razão. Conheça os principais.

Livro diário

De preenchimento obrigatório, este é um livro contábil no qual estão todas as movimentações contábeis e a situação patrimonial de uma empresa. 

Livro razão

O propósito do livro razão é demonstrar, em ordem cronológica, todas as movimentações preenchidas no livro diário. Ou seja, trata-se de um documento que permite um controle individualizado.

Balanço patrimonial

O balanço patrimonial é um relatório no qual estão todos os passivos, como dívidas e obrigações, e ativos, como bens e fontes de recurso, de uma organização. No Brasil, esse é um documento exigido por lei, com exceção das empresas optantes pelo Simples Nacional.

Demonstração do resultado do exercício

Como o anterior, a demonstração do resultado do exercício é um relatório contábil. Ele mostra se, ao longo de determinado período, um negócio está tendo lucros ou prejuízos, ou seja, trata-se de um documento que detalha a performance financeira.

4 – Vendas e serviços

No âmbito de vendas e de serviços, o principal documento é a NF. Confira.

NFs

As NFs, também conhecidas como notas fiscais, são documentos que comprovam a compra e a venda de produtos e serviços. Elas, entre outras finalidades, asseguram uma adequada cobrança de impostos, já que registram entradas e saídas, além de controlarem trocas e valores.

5 – Fiscal e tributário

Em se tratando dos aspectos fiscal e tributário, têm-se os documentos relativos aos impostos e às contribuições e, ainda, às declarações fiscais. 

Guias de recolhimento de impostos e contribuições

As guias de recolhimento de impostos e contribuições são documentos referentes ao pagamento dos impostos federais, como o Imposto de Renda Pessoa Jurídica, dos estaduais, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços, dos municipais, como Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza, e das contribuições previdenciárias ao Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS).

Declarações fiscais

As declarações fiscais, isto é, as declarações de informações que uma empresa presta para o governo a fim de comprovar que houve recolhimento de impostos, variam dependendo do enquadramento jurídico. As principais são:

• Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais;
• Declaração Anual do Simples Nacional — Microempreendedor Individual;
• Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;
• Declaração de Débitos Tributários Federais;
• Escrituração Fiscal Digital (EFD) por meio do SPED.

6 – RH/DP

Os setores de RH e de departamento pessoal também lidam com documentos particulares que contêm os dados de colaboradores, como o contrato de trabalho e a folha de pagamento.

Contrato de trabalho

O contrato de trabalho serve para firmar a relação empregatícia entre o empregado e o empregador. Ele possui diversos dados, como as funções que cada colaborador irá desempenhar na empresa e os seus direitos garantidos. 

Controle de ponto

O controle de ponto, que deve ser assinado mensalmente, detalha a jornada de trabalho de um colaborador; por isso, encontram-se nele informações como atrasos, horas extras e faltas. Com base nesses e em outros dados, a empresa consegue calcular, de forma assertiva, o salário dos funcionários. 

Folha de pagamento

A folha de pagamento é um documento corporativo que apresenta, de forma detalhada e separada, toda a remuneração dos empregados. Ao visualizá-la, pode-se verificar o valor do salário, as horas extras, os adicionais, a contribuição previdenciária, o FGTS, entre outros valores.

Ela é a responsável por comprovar o que exatamente foi pago e se todas as obrigações foram cumpridas. Assim, após ser apresentada ao trabalhador para que se confira corretamente a remuneração, tem-se a assinatura do documento.

Como organizar os documentos empresariais?

Tão importante quanto compreender o quão essenciais são os documentos corporativos é saber como gerenciá-los da forma correta. Ou seja, como arquivá-los e organizá-los de forma prática, segura e estratégica.

Além disso, se um negócio tem pouca ou nenhuma organização com relação a eles, há grandes chances de arcar com inúmeros problemas, como extravio de informações, multas e derrotas em processos judiciais. Tais consequências afetam diretamente a saúde corporativa.

Diante disso, para organizar os documentos empresariais de modo eficaz, há medidas que a organização precisa, necessariamente, tomar. Veja a seguir.

Classificação

Primeiramente, é vital que a empresa classifique todos os documentos que ela precisa ter. A partir disso, determina-se as datas de criação de cada um deles, bem como a qual setor pertencem. É necessário também criar um plano de organização para estabelecer datas, etapas e quais são os documentos de maior prioridade.

Digitalização

A digitalização de documentos corporativos é outro passo importante. A empresa pode digitalizar os arquivos físicos ou, caso prefira, fazer a sua microfilmagem, um processo de armazenamento de dados em microfilmes com respaldo jurídico.

Além disso, é crucial atentar-se aos documentos que devem ser arquivados em formato físico, como contratos e arquivos com assinaturas. Documentos mais volumosos, como as fichas de cadastro, devem ser digitalizados. 

Padronização de documentação

A utilização de padrões, em essência, ajuda a conquistar uma organização efetiva. O motivo disso está no fato de todos os colaboradores encarregados pela documentação seguirem os mesmos padrões de arquivamento. Ou seja, todos trabalham de forma ágil e produtiva em virtude do processo empresarial bem definido.

Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem, além de desburocratizar o processo de arquivamento e proporcionar maior segurança à empresa, facilita o acesso aos arquivos. Isso porque, com os documentos empresariais armazenados em nuvem, os colaboradores autorizados conseguem facilmente acessá-los por meio de qualquer aparelho.

Uso de assinatura digital

A assinatura digital também tem a sua contribuição no ganho de produtividade e de agilidade no dia a dia empresarial. Atualmente, as empresas não precisam, como acontecia há alguns anos, imprimir um documento para assiná-lo. Elas podem rapidamente assinar contratos, por exemplo, com a assinatura digital.

Avaliação contínua da organização

Quando se trata de processos empresariais, sejam quais forem, é crucial que a organização faça uma contínua avaliação deles, pois é a maneira de descobrir se ainda estão funcionando como antes ou se precisam ser melhorados. Nesse sentido, deve-se avaliar se os processos relacionados à organização de documentos ainda são eficazes ou se podem ser aprimorados. 

Automatização de processos

Para facilitar a busca de documentos, é importante que um negócio use um sistema de gestão. Afinal, quanto mais processos e atividades empresariais acontecem, maior a quantidade de documentos corporativos, o que, consequentemente, aumentam as chances de erros no seu gerenciamento.

Desse modo, um sistema de gestão — como o PontoTel — é uma ferramenta ideal para auxiliar na organização dos documentos corporativos. Ela contribui com o gerenciamento da folha de ponto, agiliza a folha de pagamento e de outros documentos de RH, por exemplo, além de possibilitar a consulta de mais 30 relatórios.

Como evitar a perda de documentos empresariais?

A primeira medida para evitar a perda de documentos empresariais trata-se da criação de um local adequado, isto é, protegido de fatores de riscos, para alocar todos os arquivos. Junto a isso, deve-se adotar técnicas de arquivamento, como organizar os documentos por meio dos métodos alfabético, numérico ou geográfico.

Outra forma de evitar a perda de documentos baseia-se na seguinte ideia: quanto menos manuseio de arquivos físicos, menos chances de perdê-los. É diante disso que a digitalização de documentos se destaca, já que, além de segura, gera economia de gastos com impressões.

O sistema de gestão PontoTel contribui justamente com isso, pois permite o backup e o armazenamento em nuvem de alguns documentos de RH, como visto acima.

Conclusão

Como destacado no início deste conteúdo, são os documentos empresariais os responsáveis por comprovar uma série de fatores, como o funcionamento regular de uma organização, a conformidade com as exigências sanitárias e o pagamento de impostos.

Além disso, ao conhecer os principais tipos de documentos corporativos, é possível notar que cada um deles tem particularidades, visto que servem para evitar processos trabalhistas, detalhar a performance financeira de um negócio, comprovar a posse de bens, entre outras finalidades.

Abordou-se, ainda, sobre como uma empresa consegue organizar tais documentos de modo a evitar a perda destes, ganhar produtividade e manter-se dentro da legislação vigente.

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