A organização e o planejamento são essenciais para a empresa alcançar a eficiência operacional. Entretanto, isso só é possível caso ela siga rotinas como a divisão de tarefas, que contribui para o melhor aproveitamento das competências das equipes.
A divisão de tarefas é uma estratégia que pode ajudar os gestores a definir prioridades e a delegar melhor as atividades, com base nas habilidades que cada profissional possui. Isso leva diretamente a boa produtividade e resultados.
De acordo com um estudo realizado pela Project Management Institute (PMI), 64% das empresas têm como o maior problema as falhas de comunicação, que em muitos casos resultam da falta de divisão de tarefas.
Sabendo que a divisão de tarefas ser um fator decisivo para bons resultados organizacionais, este artigo abordará os seguintes tópicos em torno do tema:
- Por que a divisão de tarefas é essencial para o ambiente corporativo?
- Como criar um plano de divisão de tarefas eficaz?
- Quais são as melhores ferramentas para a divisão de tarefas?
- Qual o melhor timesheet automatizado para apoiar na gestão de tarefas?
Boa leitura!
Por que a divisão de tarefas é essencial para o ambiente corporativo?
A divisão de tarefas é a distribuição de responsabilidades de forma estratégica. Os principais objetivos são alcançar a eficiência operacional e atribuir tarefas conforme as competências de cada profissional. Portanto, a divisão de tarefas é importante pelas seguintes razões:
Aumento da qualidade e foco nas entregas
Com a divisão de tarefas, as atividades são distribuídas de forma assertiva, segundo as habilidades de cada colaborador. Sendo assim, a qualidade do trabalho é potencializada, pois cada profissional irá focar o que tem de melhor, garantindo maior precisão e eficiência na execução de tarefas.
Facilitação do acompanhamento de metas e prazos
A divisão de tarefas proporciona aos gestores um controle maior sobre as atividades, facilitando o acompanhamento de metas e prazos definidos. Isso acontece, pois as responsabilidades são bem distribuídas na empresa, sendo possível identificar o progresso de cada tarefa.
Além disso, com o acompanhamento de metas, é possível ajustar o planejamento quando necessário, com identificação rápida de possíveis erros e até antecipação de problemas devido a uma visão em tempo real da execução das tarefas.
Redução de conflitos internos
Essa organização evita dúvidas na divisão de tarefas e disputas por funções, já que cada profissional executa um trabalho específico. Dessa forma, há uma redução nos conflitos internos, com atribuição de tarefas correta e conforme as competências necessárias em cada posição.
Melhor alocação de talentos
Ao adotar a divisão de tarefas, a empresa consegue alocar melhor seus talentos, atribuindo as tarefas de forma estratégica, segundo suas competências e o que eles têm de melhor.
Com isso, os colaboradores tendem a ficar mais satisfeitos, produtivos e engajados, já que estarão executando atividades nas quais eles têm mais aptidão e facilidade.
A coordenadora de operações na Comunitive, Cristina Pereira, destaca a importância de aproveitar o que o profissional tem de melhor:
“É importante aproveitar o melhor de cada time e de cada pessoa, direcionando-as para atividades onde possuem maior aptidão.”
Como criar um plano de divisão de tarefas eficaz?
Um plano de divisão de tarefas efetivo depende de uma série de medidas que a empresa deve adotar para agir de forma estratégica na alocação correta de funcionários e na definição de urgência de cada tarefa. Conheça alguns destes pontos a seguir.
Identifique as competências e habilidades da equipe
O primeiro passo é conhecer a fundo os colaboradores. Isso significa fazer uma avaliação criteriosa de todas as competências e habilidades de cada profissional.
Esse processo de mapeamento pode ser realizado por meio de avaliações de desempenho ou conversas individuais com os membros das equipes. Essa identificação é importante para que os profissionais estejam devidamente alocados nas funções em que suas competências podem ser mais bem aproveitadas.
Classifique as tarefas por urgência e importância
Para ser assertiva, a divisão de tarefas exige que a empresa faça uma classificação das atividades por urgência e importância. Identificar prioridades é fundamental para organizar a equipe conforme os objetivos que a empresa almeja.
Para isso, as tarefas devem ser separadas entre:
- Urgentes e importantes (execução imediata);
- Importantes, mas não urgentes (planejamento, mas sem execução imediata);
- Urgentes, mas não importantes (atividades que podem ser delegadas);
- Não importantes e não urgentes (podem ficar em último lugar na lista de prioridades).
Atribua responsabilidades e metas claras
A divisão de tarefas busca melhorar a organização operacional diária da empresa e reforçar as responsabilidades de cada profissional no processo organizacional. Sendo assim, ao planejar a alocação de tarefas é importante definir os objetivos a serem alcançados.
Para atingir a eficiência operacional, a empresa deve estabelecer as tarefas e prioridades e principalmente definir quem será o responsável por assumir cada uma das atividades. É fundamental, para os bons resultados, que cada membro da equipe conheça seu papel nos projetos.
Implemente ferramentas de gestão de tarefas
Os projetos precisam estar devidamente visíveis aos gestores no registroo de tarefas, com um controle de atividades em tempo real. Essa realidade só é possível com a automatização por meio da implementação de ferramentas de gestão de tarefas.
Essa implementação de novas tecnologias garante rapidez na organização de tarefas e redução de erros, e permite que a empresa tome decisões mais estratégicas para definir prazos e delegar tarefas aos funcionários, facilitando o acompanhamento e potencializando as chances de resultados satisfatórios.
Quais são as melhores ferramentas para a divisão de tarefas?
Existem ferramentas que podem contribuir para que a divisão de tarefas seja organizada da forma correta. Conheça, a seguir, algumas destas opções.
Softwares de gestão de projetos
Os softwares de gestão de projetos foram desenvolvidos principalmente para que os gestores consigam acompanhar de perto o progresso das tarefas, inserindo cronogramas, relatórios e fluxo de trabalho de cada projeto.
No mercado, destacam-se os seguintes softwares de gestão de projetos:
- Trello: esse software utiliza o método kanban, criando checklists das atividades e sinalizando os responsáveis por cada uma;
- Asana: esse software permite a organização do trabalho online em um único espaço, fazendo com que toda a equipe se conecte ao projeto;
- Microsoft Project: esse software da Microsoft permite acompanhar prazos e projetos com painéis interativos, que facilitam a visão dos resultados por meio de business intelligence;
- Monday: o software Monday oferece uma plataforma personalizável, com acesso a informações em tempo real do progresso das tarefas e mais de 40 integrações a ferramentas e aplicativos.
Plataformas de comunicação corporativa
A organização das divisões de tarefas pode contar ainda com as plataformas de comunicação corporativa. Elas facilitam a relação trabalhista, sendo um importante recurso de comunicação, principalmente em equipes com colaboradores que trabalham a distância ou em trabalho remoto.
Ferramentas como o Microsoft Teams e o Google Meet permitem uma comunicação em tempo real, por meio de ligações ou videoconferências, com possibilidade de compartilhamento de documentos. Em destaque, há também o Discord, que, devido às suas facilidades e funcionalidades de voz e texto, é muito utilizado na comunicação corporativa.
Timesheet
O timesheet é uma ferramenta utilizada para que a empresa mensure o tempo gasto pelos funcionários em cada tarefa. Por meio dele, os gestores podem controlar o fluxo de trabalho em tempo real, fazendo uma avaliação dos índices de produtividade e da gestão do tempo de maneira assertiva e estratégica.
Com um software de timesheet, a empresa consegue fazer uma gestão de tempo eficiente, com uma visão detalhada do tempo gasto por cada profissional. Ele também gera insights importantes de produtividade e traz transparência ao trabalho, fazendo uma relação entre tempo gasto nas tarefas, valor do serviço e resultados.
Qual o melhor timesheet automatizado para apoiar na gestão de tarefas?
A Pontotel possui o melhor timesheet automatizado do mercado para apoiar as empresas na gestão de tarefas. Com um módulo prático e rápido, por meio de nossa ferramenta é possível rastrear, apurar e otimizar as horas que cada profissional está dedicando a cada tarefa.
Com nosso timesheet é possível, em poucos cliques, via web ou app: registrar atividades planejadas, acompanhar as tarefas em tempo real e gerar relatórios e dashboards, com dados relevantes e estratégicos sobre as tarefas.
Além disso, por meio desse acompanhamento gerencial de atividades, é possível medir com exatidão a produtividade e a eficiência com que as equipes têm atuado nas suas atividades. Assim, a empresa pode tomar decisões de forma assertiva e estratégica na divisão de tarefas.
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Conclusão
A divisão de tarefas é uma estratégia fundamental para que as empresas sejam assertivas quanto a tomadas de decisões que envolvem suas operações.
Neste conteúdo, foi visto quão importante é delegar tarefas e atividades conforme as competências e habilidades dos funcionários, já que, assim, é possível potencializar a produtividade e atingir resultados mais satisfatórios.
Porém, para que a divisão de tarefas seja construída corretamente, a empresa precisa adotar medidas que contribuem para uma definição correta das tarefas por urgência e importância, e, deste modo, atribuir as responsabilidades conforme as competências da equipe.
Por fim, foi visto que a automatização pode ajudar neste processo de divisão de tarefas, otimizando o tempo dedicado ao planejamento e à execução para que tudo seja realizado nos prazos e conforme os objetivos previamente definidos.
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