O dimensionamento de equipe é primordial para o sucesso dos negócios, pois contar com a mão de obra adequada para a demanda de trabalho é um fator importante para a produtividade do time.
Além disso, ele também pode impactar a motivação dos colaboradores, que podem se sentir ociosos se a equipe for muito grande ou ficarem sobrecarregados se não houver o número de profissionais necessário para realizar as tarefas.
Fazer o dimensionamento de equipe de forma correta garante uma administração mais assertiva dos recursos humanos da empresa, possibilitando o alcance do potencial máximo de produtividade e aumentando a rentabilidade e a lucratividade do negócio.
Este artigo abordará todos os detalhes sobre o tema e qual a importância dele para as empresas. Os tópicos que serão discutidos são:
- O que é dimensionamento de equipe?
- Por que adotar o dimensionamento de equipes?
- Quais os métodos de dimensionamento de equipes?
- O que analisar antes de implementar o dimensionamento de equipes nas empresas?
- Como fazer o cálculo de dimensionamento de equipes?
- Erros comuns no dimensionamento de equipes
- Quais ferramentas podem apoiar o dimensionamento de equipes?
Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue a leitura!
O que é dimensionamento de equipe?
O dimensionamento de equipe pode ser definido como o planejamento de recursos humanos de uma empresa, ou seja, o processo de determinar o número adequado de funcionários para atender às necessidades da operação do negócio.
Isso significa que os gestores precisam distribuir corretamente a demanda de trabalho com a mão de obra disponível; desta forma, o time pode ser mais eficiente e entregar melhores resultados para a empresa.
O processo visa evitar a sobrecarga dos colaboradores e o desperdício de recursos, impactando positivamente a produtividade, a qualidade do trabalho e a satisfação da equipe por promover um ambiente de trabalho mais equilibrado. Esse planejamento auxilia ainda na redução de custos desnecessários.
Quais os desafios do dimensionamento de equipes?
Encontrar o equilíbrio correto entre oferta e demanda é complexo, trazendo muitos desafios para o dimensionamento de equipe. Um deles é a dificuldade de prever a demanda futura com precisão, especialmente por conta das flutuações do mercado e das incertezas econômicas.
Outro motivo para tornar o dimensionamento de equipe uma tarefa complicada é o gerenciamento de custos, já que ter um quadro de funcionários em excesso traz despesas sem retorno para a empresa. E, por outro lado, ter uma mão de obra muito enxuta pode prejudicar diretamente a eficiência do negócio e, portanto, os resultados financeiros.
Adicionalmente, fazer o recrutamento e seleção de talentos qualificados também é desafiador em um mercado de trabalho competitivo, assim como reter esses profissionais. A rápida evolução tecnológica e das necessidades dos clientes também impõe desafios, exigindo adaptações ágeis.
Por que adotar o dimensionamento de equipes?
Adotar o dimensionamento da equipe traz muitos benefícios para a gestão da empresa e visa também construir uma relação harmoniosa com os colaboradores. Entre os principais motivos para realizar um correto planejamento da mão de obra do time, é possível elencar:
Eficiência operacional
Um dos fatores beneficiados com o dimensionamento correto é a eficiência da operação. Ao equilibrar os recursos humanos, evita-se a sobrecarga de trabalho e, desta forma, os colaboradores não chegam à exaustão, diminuindo o ritmo de trabalho e cometendo erros pelo excesso de demanda.
Além disso, um trabalhador ocioso também atrapalha a eficiência do negócio, por ser um desperdício de recursos da empresa. A correta alocação da mão de obra resulta, então, em uma força de trabalho mais produtiva.
Satisfação dos funcionários
Uma equipe bem dimensionada resulta em funcionários mais satisfeitos. Isso porque não há sobrecarga de trabalho, que gera desmotivação e pode até causar doenças laborais aos trabalhadores. Logo, os profissionais podem realizar suas tarefas de forma mais eficiente e com menos pressão.
Adicionalmente, a quantidade de demandas diárias adequada possibilita que os colaboradores consigam ter um equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Redução de custos
Ao dimensionar corretamente a equipe, há uma redução dos custos da empresa, pois não haverá a contratação de profissionais em excesso. Outro ponto que gera economia para o negócio, a partir do planejamento dos recursos humanos, é o fato de que os gastos com pessoal estão bem alocados, pois o quadro de funcionários é suficiente e adequado para suprir efetivamente as demandas da operação.
Quais os métodos de dimensionamento de equipes?
O dimensionamento de equipes precisa ser realizado conforme as necessidades da companhia, e para isso é possível utilizar métodos diferentes ou complementares para analisar qual a mão de obra adequada para cada empresa.
As duas principais abordagens são:
Abordagens quantitativas
É um processo baseado em dados e métricas numéricas. Utiliza análises detalhadas de itens como demanda de trabalho, produtividade, tempo de resposta e eficiência operacional para determinar com precisão o número ideal de funcionários necessários para atender às necessidades da organização.
Abordagens qualitativas
Envolve a avaliação de habilidades, qualidades e competências individuais de cada colaborador. Para isso, considera características como experiência, conhecimento técnico e capacidade de adaptação para determinar o tamanho e a composição ideais da equipe.
A abordagem tem como intuito garantir que o time seja composto de profissionais qualificados e alinhados com os propósitos da empresa.
Seja qual for a abordagem escolhida ou ainda se os dois métodos são utilizados em conjunto, o intuito principal é compor um time eficaz e de alta qualidade.
O que analisar antes de implementar o dimensionamento de equipes nas empresas?
Antes de implementar o dimensionamento de equipe em uma empresa, é primordial fazer uma análise do cenário do negócio. Para isso, os gestores precisam entender como está o funcionamento da equipe.
A avaliação deve considerar fatores como quais são as tarefas de cada time, qual a capacidade produtiva da equipe e de cada profissional e a performance do departamento com a formação atual.
Ouvir a opinião dos clientes também é importante para entender se a equipe está correspondendo às expectativas e se há algo para ser corrigido. Com esse panorama em mãos, torna-se mais fácil implantar o dimensionamento da equipe e realizar o cálculo correto da mão de obra necessária.
Como fazer o cálculo de dimensionamento de equipes?
Como fazer o cálculo de dimensionamento de equipe é uma dúvida muito comum dos gestores, especialmente em empresas em crescimento e buscando expandir o quadro de funcionários. Confira como realizá-lo.
Necessidades específicas do projeto
O primeiro passo para o cálculo é identificar as demandas de cada projeto e/ou departamento da companhia. Isso envolve a complexidade das tarefas, a quantidade de trabalho, os prazos comumente utilizados e a sazonalidade do serviço. Uma forma de fazer essa avaliação é por meio do histórico das atividades da empresa, o que auxilia a identificar as necessidades futuras.
Habilidades dos membros
Outro ponto importante é avaliar as habilidades e competências dos membros da equipe. Deve-se considerar a experiência, a qualificação e o conhecimento técnico necessários para realizar as tarefas do projeto, para ter certeza de que a equipe possui as capacidades adequadas para lidar com as demandas específicas de cada departamento.
Recursos disponíveis
É essencial ainda entender quais são os recursos disponíveis na empresa. Isso inclui não apenas a quantidade de funcionários, mas também qual o orçamento da companhia e quais são os materiais e equipamentos disponíveis. O gestor precisa saber se existem colaboradores com tempo ocioso ou com sobrecarga de trabalho, por exemplo, e avaliar se os demais recursos da empresa podem ajudar a solucionar essas lacunas.
Erros comuns no dimensionamento de equipes
Alguns erros podem ser cometidos ao dimensionar as equipes. O principal deles é não considerar o orçamento da empresa.
É preciso calcular corretamente qual é a mão de obra necessária para cada projeto e cobrar o valor adequado por aquele serviço. Caso o orçamento seja inferior ao necessário, contratar profissionais extras trará prejuízos para o negócio.
Outro equívoco comum é alocar funcionários inadequadamente, ignorando suas competências, o que pode levar à ineficácia e à insatisfação do colaborador. Não considerar a sazonalidade ou as flutuações de demanda também é frequente, resultando em desequilíbrios na produtividade em determinados períodos.
Quais ferramentas podem apoiar o dimensionamento de equipes?
A tecnologia é uma importante aliada para o dimensionamento da equipe, pois as ferramentas podem não apenas auxiliar nos cálculos, mas também apoiar com dados que ajudem na análise do desempenho da equipe.
A plataforma de ponto digital da Pontotel, por exemplo, tem funcionalidades que permitem avaliar se a formação da equipe está adequada para a demanda de trabalho, já que o controle de ponto registra a movimentação da jornada de trabalho de cada profissional.
O banco de horas é uma ferramenta que possibilita ao gestor entender se os seus colaboradores estão com muitas horas acumuladas, o que indica que há uma sobrecarga de trabalho, ou seja, pode ser necessário realizar a contratação de novos funcionários.
Os relatórios de apontamento de horas também apoiam no dimensionamento de equipes, pois, além de analisar as horas trabalhadas pelos profissionais, ainda é possível avaliar o tempo gasto em cada atividade. Isso ajuda a desenhar os projetos futuros com o número adequado de funcionários.
Conclusão
O dimensionamento de equipe é uma estratégia essencial para otimizar a performance organizacional e conquistar os melhores resultados. Compreender seus benefícios é importante para alcançar eficiência operacional e manter a competitividade no mercado.
Por meio da alocação precisa de recursos com base em demandas específicas, habilidades e recursos disponíveis, as organizações podem melhorar a qualidade do trabalho, aumentar a produtividade e garantir a satisfação da equipe.
Além disso, a capacidade de calcular o dimensionamento adequado capacita as empresas a se adaptarem rapidamente às mudanças nas condições de mercado. Ferramentas digitais, como o controle de ponto da Pontotel, são aliados importantes nessa gestão e podem facilitar esse processo.
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