Você sabe o que é um REP? Se você está no mercado de trabalho há algum tempo, certamente já fez a sua marcação de ponto nesse aparelho pelo menos uma vez.
No entanto, o avanço da tecnologia impactou em inúmeras transformações na sociedade. Aos poucos, as empresas foram adotando medidas modernas que acabaram facilitando processos que antes eram feitos manualmente.
Diversos setores foram afetados positivamente com as novas mudanças, e a área de Recursos Humanos não ficou de fora.
O surgimento do ponto online revolucionou o controle da jornada de trabalho dos colaboradores. Entretanto, muitos gestores de RH ainda se perguntam se devem substituir o REP-C por um sistema de ponto online.
Se você precisa entender mais sobre esse assunto, está no texto certo. Aqui, vamos explicar as principais diferenças e vantagens entre o REP-C e o ponto online.
Com as informações que você receberá ao longo da leitura, sua empresa estará preparada para escolher o melhor controle de ponto para os seus funcionários!
Confira abaixo os assuntos que vamos abordar:
- O que diz a lei sobre o uso de ponto eletrônico?
- Quais os tipos de ponto eletrônico?
- Como funciona um REP-C?
- REP-C vs Ponto Online: Quais as diferenças?
- Qual o melhor controle de ponto?
Vamos lá?
O que diz a lei sobre o uso de ponto eletrônico?
A legislação trabalhista visa garantir os direitos de uma empresa e seus colaboradores. Para isso, diversas leis e portarias foram criadas ao longo dos anos, adaptando-se à realidade das exigências atuais.
Neste tópico, vamos falar sobre as leis e portarias acerca do controle de ponto eletrônico para que você fique a par deste assunto.
Artigo 74 CLT
O artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) aborda as situações nas quais o empregador deve garantir a marcação de ponto de seus funcionários.
Em vista disso, seu segundo parágrafo, implica que estabelecimentos com mais de 20 colaboradores obrigatoriamente precisam de um controle de ponto, seja ele manual, mecânico ou eletrônico.
Veja:
“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”
Antes, empresas com mais de 10 colaboradores precisavam de um sistema de controle de ponto.
No entanto, as alterações na Lei da Liberdade Econômica em 2019 também promoveram mudanças relacionadas a esse assunto.
Agora, somente empresas com mais de 20 funcionários devem obrigatoriamente adotar um controle de ponto.
Portaria 1510
Publicada em 2009, a Portaria 1510 tinha a intenção de criar regras acerca do REP-C e do Sistema de Registro de Eletrônico de Ponto (SREP). Abaixo, confira como essa portaria define o SREP:
“Parágrafo único. Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP – é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinado à anotação por meio eletrônico da entrada e saída dos trabalhadores das empresas, previsto no art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.”
Os artigos desta portaria visavam estabelecer normas para garantir um funcionamento adequado para o REP-C. Assim, nenhum funcionário acabaria prejudicado devido a alguma configuração indevida no aparelho.
Em vista disso, a portaria 1510 restringia qualquer tipo de marcação de ponto automática, como o famoso ponto britânico.
Esse tipo de marcação ainda é inválida, pois vai contra tudo o que a portaria propunha: o funcionário precisa diariamente registrar seus horários de entrada, saída e pausas para almoço ou descanso.
Outra definição da portaria envolvia os arquivos que a empresa deveria armazenar, caso precisasse apresentar aos órgão fiscalizadores.
Eram eles: Arquivo de Fonte de Dados (AFD), Arquivo Fonte de Dados Tratados (AFDT) e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF).
Esses arquivos representavam, basicamente, relatórios gerados através do SREP, que deveriam ser guardados pela empresa.
No caso da organização não arquivar esses documentos, ela poderia sofrer complicações fiscais ou jurídicas.
Portaria 373
A Portaria 373, publicada em 2011, buscava atender às mudanças ocasionadas com o avanço da tecnologia.
Dessa forma, ela permitia que sistemas de controle de jornada de trabalho online pudessem ser adotados pelo empregador.
Um sistema de controle de ponto online é uma solução totalmente digital, hospedada em nuvem para a marcação do controle de jornada.
Aqui, vale ressaltar que essa portaria não alterava o que foi estabelecido na portaria 1510. Na verdade, ela regulamentava o controle de ponto online, apenas complementando a portaria que explicamos no último tópico.
Dentre as regras criadas, uma delas estabelecia que o empregador só poderia adquirir essa forma de controle de jornada se apresentasse uma autorização do Acordo Coletivo de Trabalho.
Além disso, em seu Art 3, a portaria 373 definia o que os sistemas online não poderiam admitir. Confira:
“I – restrições à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto;
III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.
§1º Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:
I – estar disponíveis no local de trabalho;
II – permitir a identificação de empregador e empregado; e
III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.”
Como pudemos perceber, a portaria 1510 e a portaria 373 abordavam diferentes tipos de ponto eletrônico, o REP-C e o ponto online, respectivamente. Mas, atualmente, ambas foram substituídas por uma nova portaria.
Portaria 671
Em novembro de 2021, o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) publicou uma nova portaria com as regras sobre a adoção de sistemas de controle de ponto eletrônico pelas empresas.
A Portaria 671, como ficou conhecida, unificou todas as normas presentes nas antigas portarias, trazendo maior clareza e objetividade nas regras a serem seguidas nessa adoção.
Dentre suas modificações, uma das principais está na união de todas as formas de registro de ponto eletrônico em três categorias distintas. São elas:
- REP- C – Registro de ponto convencional;
- REP-A – Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho;
- REP-P – Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.
Todos os sistemas, de acordo com a nova portaria, devem emitir um comprovante a cada registro de ponto feito pelos colaboradores. Ele pode ser em formato impresso ou digital.
Além dele, a obrigatoriedade do espelho de ponto também é uma das regras mais importantes estabelecidas nesta portaria. Já determinado pela antiga portaria 1510, este relatório deve conter todos os dados da marcação dos funcionários, sendo gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto.
Quais os tipos de ponto eletrônico?
Agora que você já sabe o que diz a portaria sobre o uso de ponto eletrônico, vamos falar mais sobre as opções de controle de jornada que ela define.
REP-C
Conhecido por ser mais eficaz que sistemas de controle de ponto manual (como o livro de ponto), o REP-C é um aparelho que, geralmente, é instalado na entrada da empresa.
Por conseguinte, quando o funcionário chega ao local de trabalho para iniciar a sua jornada de trabalho, pode fazer a sua marcação de entrada, saída, intervalo de descanso e almoço.
Como todas essas informações ficam gravadas no aparelho, os dados ficam seguros, sem que ocorra algum tipo de fraude.
Inclusive, a própria portaria 671 estabelece que estes aparelhos devem imprimir um comprovante de marcação a cada horário registrado.
Atualmente, o REP-C está cada vez mais moderno e, dependendo do modelo, pode apresentar variadas formas de marcação:
- Biométrica: o funcionário registra seus horários inserindo as suas impressões digitais no aparelho;
- Cartão magnético: cada colaborador utiliza um crachá com a sua identificação e encosta na superfície magnética indicada;
- Senha: cada colaborador possui uma senha, que deve ser usada para registrar os horários de sua jornada.
Alguns aparelhos possuem todas essas opções de registrar o ponto, e cabe ao funcionário decidir qual delas é a mais prática.
REP-A e REP-P: Ponto online
O ponto online, representado nos sistemas REP-A e REP-P, é uma plataforma que não depende do relógio de ponto. Ou seja, pode ser acessada por um computador ou aplicativo de celular.
Cada funcionário pode registrar sua jornada em seu próprio dispositivo, sem precisar se deslocar até um aparelho.
Moderno e eficaz, essa forma de marcação de ponto é ideal para qualquer empresa que quer se atualizar dispondo de novas tecnologias que descentralizam a marcação de ponto.
Veja como o seu funcionário pode registrar seus horários, além do computador e aplicativo de celular:
- Ponto por leitura de folhas manuais por OCR;
- Registro offline, sem depender de internet;
- QR code.
Para tanto, ambos devem seguir uma série de medidas de segurança impostas pela portaria 671, como: senha, voz, localização, foto e reconhecimento facial.
Outra característica relevante é que um sistema de ponto online não depende de nenhum sistema auxiliar, sendo uma plataforma completa e independente.
Além disso, colaboradores externos, – como motoristas ou executivos, que precisam viajar -, podem registrar seus horários mesmo não estando na sede da empresa.
Prático, não é mesmo?
Com a pandemia de COVID-19, o ponto online foi um grande aliado das organizações para manter um controle da jornada de seus funcionários em home office.
Agora, vamos ver como funciona o REP-C e o ponto online.
Como funciona um REP-C?
Assim que o funcionário faz a sua marcação de ponto, o REP-C grava essas informações e o RH tem a função de exportá-las do aparelho e importá-las para o sistema de tratamento.
Dessa forma, a equipe responsável por essa atividade pode fazer o tratamento de ponto.
Nesse sistema, o RH tem acesso aos dados de cada funcionário, incluindo atrasos ou pontualidade, faltas, absenteísmo e horas extras.
Por isso, ao fazer o tratamento de ponto, é necessário ver todas essas informações. E, em seguida, fazer todos os cálculos de horas relacionados à folha de ponto de cada colaborador.
Algo importante de falar é que alguns modelos de REP-C fazem a exportação de dados automaticamente, o que otimiza esse processo do RH, mas isso ainda é algo pouco explorado.
E o ponto online?
O ponto online é muito mais eficaz quando comparado com o REP-C na hora de tratar o ponto. Isso acontece porque, nesse sistema digital, a integração com o sistema de tratamento de ponto é automática.
Com isso, o RH não precisa realizar essa tarefa, que já é feita automaticamente e em tempo real.
No momento em que um colaborador registra seu ponto, uma notificação chega até o painel do gestor responsável, que pode verificar em tempo real todas as marcações do funcionário.
Todos os cálculos da jornada são feitos automaticamente, com a opção de criar diferentes regras de cálculo para cada situação.
Veja outras funcionalidades que um ponto online oferece na hora de tratar o ponto de seus colaboradores:
- Lançamento de atestados pelo aplicativo: caso o colaborador não compareça para cumprir seu horário de trabalho, mas tenha um atestado para justificar a sua ausência, é possível adicionar o atestado na própria plataforma;
- Escalas e jornadas flexíveis: é possível adicionar diferentes tipos de jornadas para os seus colaboradores, sem precisar que todos tenham a mesma escala;
- Banco de horas completo: você tem a possibilidade de organizar o banco de horas por período, evento ou auto-compensável, atendendo a todas as convenções estabelecidas.
REP-C vs Ponto Online: Quais as diferenças?
Se você chegou até essa parte do texto, certamente pôde perceber que existem diversas diferenças entre o REP-C e o ponto online.
Neste tópico, vamos apresentar as principais diferenças entre esses sistemas. Assim, você poderá escolher a melhor opção para a sua empresa.
A seguir, preparamos uma lista com as diferenças mais relevantes. Confira:
- Estrutura;
- Mobilidade;
- Custo benefício;
- Facilidade.
Estrutura
O REP-C é um aparelho que precisa de instalação e, consequentemente, manutenção.
Para tê-lo na sua empresa, você precisa comprá-lo e contratar um serviço para instalar no local que deseja, dependendo do modelo.
Já o ponto online fica hospedado em um sistema em nuvem e, por isso, não precisa de uma infraestrutura específica. Basta baixar o aplicativo em um dispositivo móvel.
Mobilidade
Como vimos, o REP-C fica instalado na sede da empresa. Por esse motivo, colaboradores com jornada externa não conseguem fazer seu registro de ponto.
Isso faz com que, muitas vezes, esses funcionários sejam prejudicados por terem feito horas extras não computadas.
Agora, com o ponto online, isso não é mais uma dor de cabeça. Com ele, você pode acessar a plataforma de onde estiver para fazer a marcação de ponto ou monitorar o registro de seus funcionários.
Custo benefício
O REP-C depende de manutenções rotineiras para continuar funcionando plenamente. O que, muitas vezes, tem um custo.
Ao compará-lo com o ponto online, percebemos rapidamente uma diferença relacionada ao custo-benefício. O ponto online é um software, portanto, a sua empresa não precisa comprar nenhum aparelho para que ele seja instalado.
Logo, basta assinar o plano que você deseja em uma empresa confiável e líder no mercado de ponto online.
Outro custo-benefício acerca do ponto online, é a redução de gastos com benefícios. As empresas que não têm um controle assertivo da jornada de cada um de seus colaboradores, podem acabar arcando com gastos exorbitantes relacionados ao pacote de benefícios dos funcionários.
Mas, ao utilizar um sistema online, não há erros de cálculos, muito menos horas computadas erroneamente, como pode acontecer com o REP-C.
Dessa forma, você economiza muito mais na hora realizar o pagamento e ainda melhora a gestão de benefícios.
Facilidade
O fechamento de folha no final do mês é considerado uma das tarefas mais estressantes do RH.
Porém, com o ponto online, o seu departamento não vai mais precisar passar por esse estresse, já que com um clique o seu funcionário consegue fechar a folha de ponto. Por conseguinte, o gestor da área verifica esses apontamentos para conferir, e pronto!
Além disso, a plataforma digital é extremamente intuitiva, o que acaba reduzindo erros operacionais.
Qual a melhor plataforma de controle de ponto?
É a Pontotel. Depois de tudo que vimos ao longo deste texto, temos certeza que você deve ter percebido que ambos os sistemas são funcionais e tudo pode variar de acordo com as necessidades que a sua empresa apresenta.
Entretanto, o ponto online é muito mais atual e atende as demandas do mercado de trabalho, sendo uma boa opção para qualquer segmento.
Para que você adquira uma plataforma de ponto online que só vai agregar aos processos do RH da sua empresa, como a Pontotel.
A Pontotel é uma empresa que fornece um software de ponto online com diversos recursos seguros e eficientes para você e seus funcionários.
Além disso, a Pontotel é capaz de gerar mais de 30 tipos de relatórios diferentes para você acompanhar os indicadores de desempenho da empresa em tempo real.
Muito além de uma plataforma de ponto, a Pontotel ainda te ajuda na gestão de pessoas da sua companhia.
Agende uma conversa! Nosso time pode mostrar ainda mais funcionalidades da plataforma e tirar todas as suas dúvidas sobre o sistema.
Conclusão
Neste texto, você viu as principais diferenças entre o REP-C e o ponto online, podendo tomar a melhor decisão para a sua empresa.
Também falamos sobre as leis e portarias que abordam esse assunto e quais são os tipos de ponto eletrônico.
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