Todas empresas possuem diferenças entre si dependendo do produto ou serviço que comercializam. Indústrias possuem o setor produtivo mais robusto, enquanto comércios precisam comprar e vender com rapidez e precisão. Há empresas com a área de recursos humanos mais estratégica, outras menos. Mas, o que todas elas possuem em comum?
O controle financeiro é uma atividade crucial para todas as empresas, sem exceção. Algumas trabalham com câmbio, parcelamentos, taxas mais complexas, enquanto outras precisam de controles mais simples. Mas nenhuma empresa sobrevive sem gestão de fluxo de caixa e uma visão, pelo menos mínima, de contas a receber e a pagar.
O problema é que a gestão financeira acaba caindo de prioridade diante das múltiplas atribuições de empreendedores no início de suas jornadas. Ele precisa vender, contatar fornecedores, atender clientes, melhorar a qualidade de seu produto ou serviço. O controle financeiro vai ficando atrasado. E esse é um caminho sem volta. Quando mais atrasado, maior vai ser o trabalho e maior vai ser a procrastinação em cima dele.
Para ajudá-lo a tornar essa dinâmica mais leve no seu dia-a-dia como empreendedor, separei 7 dicas práticas sobre gestão financeira:
1. Faça lançamentos financeiros todo dia
Um lançamento financeiro é o registro de um gasto ou de uma receita, com sua respectiva data, descrição, valor e classificação. A maioria dos gestores financeiros cai na armadilha de efetuar diversas transações para depois lançar todas juntas em uma planilha de fluxo de caixa ou sistema. Esse é um dos maiores erros na gestão financeira.
Ao adiar os lançamentos financeiros, o gestor acaba sendo traído pela sua memória. Ele não tem mais certeza sobre as informações de data, valor e motivo do gasto ou receita. A atividade de fazer lançamentos financeiros que, antes duraria poucos segundos, passará a durar minutos ou horas.
Alguns gestores criam a disciplina de fazer lançamentos assim que os gastos ocorrem. Eu acredito que tirar alguns minutos no fim do dia para fazer todos os lançamentos seja suficiente
2. Faça planos semanalmente
Ao término de cada semana, o gestor deve pelo menos dar uma olhada mais profunda no fluxo de caixa. Isso não significa fazer uma análise formal, com relatórios, mas pelo menos se colocar a par do que aconteceu. Desta forma, ele vai ter uma noção melhor do que consumiu mais gastos, quais clientes estão inadimplentes e se o mês está caminhando dentro da expectativa.
A partir de suas conclusões, ele poderá traçar pequenos planos para mudar de cenário nas semanas seguintes.
3. Faça análises elaboradas mensalmente
Quando um mês terminar, é interessante que o gestor faça uma análise mais formal e profunda. Nesta análise, ele precisa entender se todas as linhas de gastos ficaram dentro ou fora do esperado e, se ficaram fora, descobrir as causas.
A mesma análise deve ser feita para os grupos de receitas. Onde ele esperava receber mais e não recebeu? Qual grupo de receitas está mostrando muito potencial?
O objetivo desse tipo de análise é desencadear uma série de medidas gerenciais que afetarão a empresa como um todo. Por exemplo:
• Em qual produto ou serviço ele pode ampliar investimentos?
• Onde cortar custos?
• Qual área poderia estar vendendo mais? Como fazer para recuperá-los?
Outro resultado desta análise é ajustar ou elaborar um orçamento para o mês seguinte a partir de suas expectativas.
4. Provisione contas a pagar e a receber
Um erro muito comum na gestão de fluxo de caixa é não fazer lançamentos futuros. Imagina que você tenha um cliente e combinou com ele um pagamento para o fim do mês. Se você não registrar essa receita futura em nenhum lugar, terá boas chances de esquecer e não lembrar desta cobrança.
Além desse tipo de situação, analisando o que irá entrar e sair do caixa da empresa, o gestor tem mais tranquilidade para planejar pagamentos e combinar datas com fornecedores. Eu recomendo que o gestor sempre provisione recebimentos e pagamentos com bastante antecedência e tire análises futuras disso.
5. Classifique as suas contas
Toda empresa deve guiar o seu fluxo de caixa a partir de um plano de contas gerencial. Ele, nada mais é, do que as contas da empresa separadas em grupos relacionados entre si. Por exemplo, a empresa poderá ter um grupo de contas de “Despesas com RH” e dentro desse grupo ter as contas “Salários”, “Bônus”, “Benefícios”, “Encargos Sociais”, “Gastos com Treinamentos”, dentre outros.
A empresa pode classificar as contas de receita, também, a partir da essência de cada produto ou serviço: “Vendas de Produtos de Limpeza” ou “Vendas de Alimentos”, por exemplo.
O objetivo de fazer este tipo de classificação é facilitar a análise futura. A partir dela, o gestor financeiro consegue acompanhar a evolução mensal de uma conta e decidir com maior facilidade onde cortar e onde investir mais.
6. Se prepare para períodos de sazonalidade
A sazonalidade é a variação natural do tamanho da operação de algumas empresas em determinados períodos do ano. Por exemplo, gerindo a LUZ Planilhas, percebemos ao longo do tempo que, independentemente das estratégias de marketing e vendas, o nosso negócio acompanha o período letivo acadêmico. Isso significa que temos que nos preparar para dezembro, janeiro, fevereiro e julho de poucas vendas. Em termos de gestão de caixa é muito importante ter esse tipo de consciência.
Por outro lado, empresas ligadas ao turismo devem ter o comportamento totalmente contrário ao da LUZ. Alguns varejos crescem naturalmente em datas especiais, como Natal, dia dos pais, dia das mães e dia dos namorados.
Descubra com antecedência os períodos bons e ruins para o seu negócio e prepare-se para eles. Planeje contratações para períodos de forte operação e, monte um cronograma. Faça reservas de caixa para períodos de baixa.
7. Utilize uma ferramenta de fluxo de caixa
Nos tempos atuais, não há mais desculpas para não utilizar uma ferramenta de fluxo de caixa. Não é mais possível gerenciar uma empresa apenas com papéis e anotações. Acaba se tornando uma forte desvantagem competitiva. O gestor pode até ter um caderno de anotações para registrar suas entradas e saídas, desde que ele passe tudo para uma planilha ou sistema depois.
Mas dentre estas opções como escolher a ferramenta ideal de fluxo de caixa? Há benefícios e vantagens em ambas as escolhas. Por um lado, uma planilha de fluxo de caixa é mais leve e mais adaptável às necessidades do gestor. Permite análises mais rápidas e ao modo do cliente. Por outro lado, o arquivo pode se corromper e, não tendo backups, o gestor perderá as informações.
O software, quando na nuvem, não terá esse problema e, mesmo as soluções fora da nuvem, possuem funcionalidades de backup. Por outro lado, o problema da maioria dos softwares é que eles querem ser uma mesma solução para todos os tipos de empresa. Ou seja, o gestor de uma indústria terá que se comprometer aos mesmos processos financeiros que uma empresa de serviços personalizados, o que é algo um pouco irreal. Fora isso, o gestor terá que se contentar com os relatórios padrões do sistema e perderá a liberdade que ele teria com uma planilha.Eu recomendo que cada um teste as ferramentas que julgar necessário antes de decidir qual ferramenta utilizar. Precisando de uma planilha, a LUZ terá todo o prazer do mundo em ajudar!
