Ter a visão do todo é uma das formas mais eficientes que existem para resolver um problema. E o método do Diagrama de Ishikawa pode ser um dos mais eficazes. Com ele, é possível entender a causa raiz do problema e, então, propor soluções.
Isso acontece porque o Diagrama de Ishikawa torna visível o que está acontecendo na empresa. Além disso, sua dinâmica propõe investigações e reflexões capazes de engajar funcionários e fazer com que eles conheçam a fundo todo o processo.
Este artigo explicará tudo sobre esta ferramenta: como fazê-la, quando utilizá-la, quais são os cuidados que devem ser tomados, entre outros aspectos importantes para o seu sucesso. Para melhor organização do texto, o assunto está dividido de acordo com os seguintes tópicos:
- O que é Diagrama de Ishikawa?
- Quando usar o Diagrama de Ishikawa?
- Saiba como montar o Diagrama de Ishikawa
- Quais os cuidados ao preencher o diagrama?
- Quais são os 6 Ms de Ishikawa?
- Conheça os benefícios de usar o Diagrama de Ishikawa
- Exemplos de Diagrama de Ishikawa
Boa leitura!
O que é Diagrama de Ishikawa?
O Diagrama de Ishikawa é uma representação visual que funciona como uma ferramenta para auxiliar na identificação de problemas. Ele foi criado pelo engenheiro japonês Kaoru Ishikawa, em 1943.
O objetivo era criar um método padronizado que ajudasse a resolver problemas de produtividade em organizações. Por meio dele, é possível observar todos os pontos fortes e os de melhoria em uma instituição.
A padronização e a melhoria dos processos são alguns dos resultados obtidos quando, por meio do Diagrama de Ishikawa, os funcionários da organização conseguem identificar quais são os fatores que estão travando a produtividade.
Além disso, o gráfico de Ishikawa traz a visibilidade necessária para hierarquizar as questões encontradas e é capaz de envolver toda a equipe no problema, já que cada um consegue enxergar a sua responsabilidade nele.
O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Espinha de Peixe, é uma das 7 ferramentas da gestão da qualidade e é largamente utilizado na administração moderna. Ele é, normalmente, utilizado na etapa “Analisar” do DMAIC.
Quando usar o Diagrama de Ishikawa?
O Diagrama de Ishikawa deve ser usado sempre que for necessário olhar para um problema, principalmente quando não se enxerga suas causas específicas. Empresas que também querem melhorar seus processos podem também utilizar a ferramenta para começar o planejamento.
Essa ferramenta, na verdade, é sempre bem-vinda para se analisar a saúde da empresa, seja em qual âmbito for. Ela é capaz de fazer o diagnóstico e sugerir ações que resolvam ou mitiguem um problema de qualquer empresa.
Além disso, ela também promove a integração de indicadores e ações, sendo totalmente útil quando a empresa está pouco conectada e nem todos os funcionários têm ciência sobre os problemas que lá acontecem.
Saiba como montar o Diagrama de Ishikawa
Para montar o Diagrama de Ishikawa, é necessário, antes de tudo, reunir-se com a equipe para que o preenchimento seja feito em conjunto. Depois, dá-se início ao brainstorming sobre a principal causa do problema.
Desenha-se então um peixe: com a cabeça — onde estará escrito o problema a ser resolvido — seguido por sua espinha. Em cada parte da espinha estará posicionado um “M” (essa etapa será explicada melhor a seguir) e quais são suas causas primárias e secundárias, que devem ser colocadas em forma de lista.
O desenho deve ficar dessa forma:
Quais os cuidados ao preencher o diagrama?
Há dois cuidados importantes que devem ser levados em consideração ao montar o diagrama: a confirmação dos problemas e a equipe que irá fazer a montagem do desenho.
Os problemas apontados precisam ser confirmados, e não somente serem uma suposição. Isso porque, depois de feito, o Diagrama de Ishikawa pede um plano de ação. E não é nada produtivo criar um plano em cima de um problema que pode não ser real.
Os participantes da reunião também devem ser escolhidos a dedo e devem ter visão específica sobre as etapas do processo, para que possam agregar com informações importantes na construção da ferramenta.
Quais são os 6 Ms de Ishikawa?
Para entender e diagnosticar quais são os problemas, o Diagrama de Ishikawa propõe 6 Ms, os quais são suas 6 possíveis causas. Importante notar que eles estão bastante relacionados ao dia a dia industrial, já que a ferramenta foi criada neste contexto. São eles:
Método
Nesta etapa, é importante avaliar se o problema provém da forma de executar o trabalho proposto. Se a melhor forma for desempenhar determinada atividade, é preciso analisar e reparar neste gargalo.
Máquina
A pergunta “máquina” diz respeito ao maquinário utilizado para produzir ou realizar alguma atividade: É interessante que os seguintes questionamentos sejam feitos: As máquinas estão apresentando problemas? Atrasando a produção? Precisa de alguma manutenção que altere o fluxo da empresa? Tudo isso precisa ser entendido e avaliado.
Medida
As métricas e os indicadores para medir a evolução do trabalho estão corretos? Neste ponto do Diagrama de Ishikawa, essa é a pergunta que deve ser feita. As medidas devem refletir com justiça a efetividade do trabalho e devem ser usadas para entender onde a equipe está acertando e onde ela está errando — e não atrapalhar o andamento do trabalho.
Meio ambiente
Neste M, é preciso avaliar se o meio ambiente está interferindo na questão a ser avaliada. Qual é o tipo de problema que ele está gerando para a situação? Por “meio ambiente”, pode-se entender: estrutura (arranjo físico) ou até mesmo poeira, calor, frio e todas as outras medidas.
Material
O material também deve ser analisado no Diagrama de Ishikawa. Ao olhar para esse fator, é possível entender se o problema está ou não relacionado ao insumo que está sendo utilizado.
Mão de obra
A mão de obra diz respeito às pessoas envolvidas no processo. É preciso entender se elas estão produzindo conforme o esperado, se estão sobrecarregadas, se falta uma gestão de treinamentos para a equipe poder desempenhar determinada função e outros aspectos que estejam influenciando o resultado.
Conheça os benefícios de usar o Diagrama de Ishikawa
Há vários benefícios de usar o Diagrama de Ishikawa. Além da melhor visualização de um problema, o que é essencial para o melhor entendimento dele, a ferramenta colabora ainda para o engajamento. A seguir, os principais aspectos positivos serão exemplificados:
Envolvimento e comprometimento dos colaboradores
Seja ao montar o Diagrama de Ishikawa, seja na hora de interpretá-lo, é observado um maior comprometimento e envolvimento dos colaboradores, que conseguem entender qual é a dimensão do problema que existe e quais são as melhores formas dele ser resolvido.
Melhor entendimento dos processos internos
Toda análise feita a partir do diagrama traz ao profissional um maior entendimento dos processos internos. Isso acontece porque é preciso olhar para todas as etapas de uma produção ou de um cotidiano para que seja possível identificar os erros e os problemas.
Análises bem detalhadas
As análises feitas para preencher devem ser bastante detalhadas para que o Diagrama de Ishikawa tenha eficiência. Ao mesmo tempo, o próprio diagrama traz respostas que colaboram para uma análise bem detalhada da realidade. São atividades complementares, e uma beneficia a outra.
Maior controle de qualidade
O Diagrama de Ishikawa também traz maior controle a qualquer ação. Por tornar visíveis quais são os gargalos de um problema, ele promove um controle maior deste. Afinal, cada aspecto analisado ao preencher o diagrama é uma oportunidade de entender melhor o andamento de um negócio.
Exemplos de Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa pode ser utilizado para resolver e entender os mais diversos problemas, sejam eles relacionados a processo produtivo, de pessoas, de gestão financeira, etc. Qualquer situação pode ser analisada a partir dessa ferramenta.
Por exemplo, uma empresa está com atraso em sua produção. Ao efetuar uma análise, foi entendido que os problemas estavam em “Materiais”, pois os insumos estavam chegando fora do prazo à fábrica, e em “Mão de Obra”, já que os operadores das máquinas estavam sobrecarregados.
Outro exemplo de situação em que se pode aplicar o Diagrama de Ishikawa é em um caso em que há demora no atendimento de uma clínica médica. Ao se desenhar a espinha de peixe, foi entendido que o problema está em “Máquina”, pois os computadores estavam lentos e desconfigurados, e em “Meio Ambiente”, pois o ambiente de trabalho era muito barulhento, o que impossibilitava o atendimento eficiente e concentrado da equipe.
Conclusão
Neste texto, foi possível conhecer o Diagrama de Ishikawa, uma ferramenta bastante utilizada nas empresas para entender a eficácia, a eficiência e a qualidade dos processos empregados. Por meio dele, é possível visualizar quais são os problemas enfrentados diante de uma situação.
O texto ainda deixou claro que há muitos benefícios ao se aplicar a ferramenta, visto que ela traz consciência sobre um problema e faz com que a equipe se engaje em torno dele, pois cada um consegue enxergar a sua responsabilidade na situação.
Por fim, foram dados dois exemplos de aplicação do Diagrama de Ishikawa. Neles, foi possível enxergar que a ferramenta pode ser útil para qualquer tipo de situação: das mais complexas até as mais simples e das que envolvem máquinas àquelas em que só há pessoas.
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