Um gestor de negócios precisa de amplos conhecimentos administrativos e financeiros para garantir a longevidade e saúde financeira de sua empresa. Entre os requisitos necessários, está o controle das despesas operacionais, que abrangem as saídas de recursos financeiros necessárias para a manutenção das atividades diárias da organização.
O manejo das despesas operacionais é uma das atividades mais importantes de uma empresa, independentemente do seu tamanho. Neste contexto, a adoção de boas práticas de gestão pode intensificar os resultados do negócio e garantir a sua competitividade no mercado, possibilitando um pleno funcionamento com gastos reduzidos.
Uma boa gestão de despesas operacionais também possibilita mais transparência e otimização de recursos do negócio. Porém, para dominar o assunto, é preciso ter noções sobre o manejo de gastos e conhecer as ferramentas aliadas ao processo.
Assim, neste artigo, será possível entender com mais detalhes sobre as despesas operacionais, a partir dos seguintes tópicos:
- O que são despesas operacionais?
- Por que é importante organizar as despesas operacionais?
- Principais tipos de despesas operacionais
- Como calcular despesas operacionais?
- Como diminuir as despesas operacionais no setor de RH?
- Qual é a melhor ferramenta para diminuir as despesas operacionais no setor de RH?
Aproveite o conteúdo e tenha um ótimo aprendizado!
O que são despesas operacionais?
As despesas operacionais são os gastos financeiros que uma empresa precisa ter para manter seu funcionamento regular. Especificamente, referem-se àqueles gastos inevitáveis, como energia elétrica, água, aluguel, pagamento de salários e manutenções.
O único destino das despesas operacionais está relacionado aos gastos para a operação da empresa, ou seja, investimentos e fornecimento de serviços, por exemplo, não fazem parte dos gastos operacionais, já que a organização pode seguir funcionando sem esses elementos.
Por que é importante organizar as despesas operacionais?
A organização das despesas operacionais é uma das atividades mais importantes de uma empresa, pois esses custos têm impacto direto no seu funcionamento, desempenho e capacidade de adaptação a mudanças.
Ao realizar a gestão das despesas operacionais, a empresa consegue saber qual o valor mínimo que precisa ter disponível para seguir funcionando com as contas em dia,
tendo uma visão clara da saúde financeira.
Além disso, o manejo correto dessas despesas oferece a flexibilidade necessária para ajustar estratégias em resposta a variáveis do mercado.
No Brasil, a cultura da gestão financeira não é amplamente adotada nas empresas, mesmo sendo essencial para o sucesso empresarial. Segundo a pesquisa de inteligência financeira | 2019 do Guia Empreendedor, cerca de 27% dos empreendedores não possuem o controle de quanto estão lucrando.
Qual é o setor responsável pela gestão das despesas operacionais?
O setor financeiro ou a área de controle financeiro e contabilidade costumam ser os departamentos responsáveis pela gestão de despesas operacionais.
Esses setores da empresa gerenciam os gastos operacionais, estabelecendo orçamentos, controlando gastos, identificando áreas de eficiência e criando relatórios financeiros.
Em empresas com setor financeiro e contábil, acontece um trabalho interdepartamental para garantir que as despesas estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa.
Principais tipos de despesas operacionais
As despesas operacionais podem variar conforme o porte e a origem das empresas; por exemplo, algumas recebem incentivos fiscais ou terrenos do Estado, resultando em gastos reduzidos. De maneira geral, contudo, há gastos operacionais comuns na maioria das empresas. Confira a seguir quais são eles e como surgem.
Salários e encargos sociais
Os salários e encargos sociais correspondem ao pagamento dos salários dos colaboradores, das contribuições previdenciárias e dos benefícios. Essas despesas operacionais estão entre as mais importantes para serem consideradas pela empresa, pois o não pagamento pode acarretar sérios problemas legais, como processos trabalhistas.
Aluguel e condomínio
Os custos de aluguel e condomínio são elementos essenciais para empresas com presença física, englobando os pagamentos relacionados à locação de espaço comercial e às taxas de manutenção do edifício. Esses valores podem representar uma significativa parcela das despesas operacionais e, ainda, sofrerem reajustes anuais.
Energia elétrica e água
Gastos com energia elétrica e água são inevitáveis em qualquer empresa com ambiente físico. Esses custos dizem respeito à quantidade de consumo de recursos elétricos e hídricos necessários para o funcionamento da empresa.
Como calcular despesas operacionais?
O processo de cálculo das despesas operacionais exige atenção aos detalhes e uso de ferramentas adequadas. O levantamento correto é importante para assegurar uma avaliação precisa dos custos associados às operações da empresa. A seguir, confira o que deve ser feito para calcular despesas operacionais.
Identificação e agrupamento
A identificação e o agrupamento no cálculo de despesas operacionais envolvem categorizar detalhadamente gastos como salários, aluguel, água e energia, destacando a natureza específica de cada despesa. Essa prática facilita a análise posterior, proporcionando uma compreensão mais aprofundada dos custos operacionais.
Análise de dados financeiros
A análise de dados financeiros nas despesas operacionais é importante para calculá-las. Esse processo envolve a avaliação detalhada dos registros, utilizando técnicas como a previsão de tendências.
Nessa etapa, ferramentas como planilhas, sistemas de ponto e software de contabilidade são utilizados para extrair informações importantes, possibilitando um controle mais realista dos recursos financeiros da empresa.
Soma de valores
Por último, é o momento de realizar a soma dos valores levantados nas etapas anteriores. Saber qual é o gasto total em despesas da empresa é essencial para entender a quantia mínima necessária para manter seu pleno funcionamento.
Como diminuir as despesas operacionais no setor de RH?
O setor de RH pode gerar custos elevados para uma empresa, principalmente quando o departamento não está modernizado e utiliza ferramentas e métodos antigos, responsáveis por elevar os gastos da empresa. Entenda quais são as melhores práticas para reduzir as despesas operacionais do RH.
Revisão e otimização de benefícios e pagamentos
É importante manter constante revisão sobre benefícios e pagamentos, verificando se os valores estão corretos e conforme as especificidades de cada funcionário.
Além disso, deve-se buscar formas de otimizar esses processos. Por exemplo, substituindo diversos cartões, como vale-transporte, alimentação e refeição, por um único cartão multibenefícios e escolhendo prestadores de serviços vantajosos economicamente.
Automação de processos administrativos
Um fator que acarreta muitos gastos para a empresa é utilizar sua mão de obra intelectual para realizar processos administrativos que poderiam ser feitos por máquinas, como a contagem de horas trabalhadas e o fechamento da folha de ponto.
Adotar a automação possibilita que os funcionários ganhem tempo para realizar tarefas mais estratégicas e que trarão lucros para a empresa, enquanto os processos repetitivos e suscetíveis a falhas ficam por responsabilidade dos softwares.
Implementação de tecnologias de gestão de RH
A implementação de tecnologia no RH é uma das melhores formas de reduzir despesas. Não é à toa que, no estudo Entelo 2018 Recruiting Trends Report, revelou-se que 91% das empresas já estavam planejando investir em softwares de recrutamento e seleção.
Dessa forma, a tecnologia automatiza processos de RH e proporciona agilidade nas ações e tomadas de decisões, reduzindo gastos com ferramentas antigas e evitando desperdício de insumos como papel e impressões.
Qual é a melhor ferramenta para diminuir as despesas operacionais no setor de RH?
A plataforma de controle e registro de ponto da Pontotel é a melhor ferramenta para diminuir as despesas operacionais no setor do RH.
O sistema da Pontotel possui tecnologia avançada para setores de RH inteligentes e modernos. É uma solução completa para gestão de ponto que substitui a necessidade do uso de diversas ferramentas e aparelhos, como o relógio de ponto, o livro de ponto e as planilhas manuais.
Nosso ponto digital possibilita o registro da jornada de trabalho por meio de diversos dispositivos, como smartphone, tablet e computador, com compartilhamento de dados em tempo real. Assim, os gestores conseguem acompanhar em tempo real todas as informações sobre o tempo de trabalho de cada colaborador.
Com nossa plataforma, os funcionários do RH ganham mais tempo livre para focar em atividades estratégicas, graças à automatização de diversas atividades do setor, como soma das horas trabalhadas, coleta de assinaturas dos funcionários, produção de relatórios, organização de dados dos funcionários e muito mais.
Além disso, a mobilidade proporcionada pela Pontotel permite que as empresas adotem modelos inovadores como o nowhere office, eliminando a necessidade de espaço físico e reduzindo custos com energia elétrica e água. Os modelos remoto e híbrido também ajudam a diminuir esses gastos e se adaptam perfeitamente ao nosso sistema.
Quer saber mais sobre nossa plataforma? Se sim, basta preencher o formulário abaixo e aguardar o contato de um de nossos especialistas. Eles terão o prazer de demonstrar como a Pontotel pode otimizar e reduzir os custos do seu setor de RH.
Conclusão
Portanto, foi possível reconhecer que o controle das despesas operacionais faz parte do grupo de atividades necessárias para uma empresa funcionar plenamente, com saúde financeira e longevidade.
Entre as alternativas apontadas, ficou claro que a adoção de tecnologias é uma das melhores e principais estratégias para fazer um bom manejo de despesas operacionais, proporcionando mais agilidade no processo e menos preocupação para os funcionários.
Com as dicas apresentadas neste artigo, certamente sua empresa estará mais preparada para fazer uma boa gestão de gastos operacionais.
Gostou de aprender sobre esse tema? Então, siga acompanhando o blog Pontotel para se atualizar com os assuntos mais relevantes do setor corporativo!
