A falta de regularidade nas despesas corporativas é um problema para muitas empresas. O desafio acaba sendo ainda maior no caso de organizações cujas operações incluem muitas viagens corporativas por ano ou funcionários que atuam em diversas localidades.
Sem políticas claras sobre como gerir esses gastos, as empresas correm sérios riscos. De um lado, é possível acabar gastando mais do que deveria, comprometendo o orçamento para outras atividades corporativas. Do outro, a empresa pode estar oferecendo um suporte muito abaixo do necessário para as demandas dos colaboradores.
A melhor maneira de evitar essas e outras armadilhas é montando uma gestão das despesas corporativas que considere as reais necessidades da empresa e o que diz as leis trabalhistas sobre o assunto. Por isso, este artigo fornecerá dicas para criar uma gestão de despesas e explicar as vantagens desse processo. Confira:
- O que são despesas corporativas?
- Como funciona a gestão de despesas corporativas?
- Qual a importância das despesas corporativas?
- Quais os desafios na gestão de despesas corporativas?
- Como criar uma gestão de despesas corporativas?
- Quais as vantagens de uma boa política de gestão das despesas corporativas?
- Qual é o setor da empresa responsável pela gestão de despesas corporativas?
Continue e aprenda a montar uma gestão de despesas corporativas do zero!
O que são despesas corporativas?
Despesas corporativas são gastos que os funcionários têm para cumprir suas responsabilidades de trabalho. São as despesas que surgem sempre que os colaboradores precisam ir para eventos, congressos, reuniões com clientes ou parceiros em outras cidades ou até em outros países.
É importante entender que essas despesas não são as diárias para viagem — dinheiro dado pela empresa antecipadamente aos colaboradores em casos de viagens a trabalho. Nas despesas corporativas, os colaboradores pagam do próprio bolso e depois são reembolsados pela empresa.
Se um cliente ou fornecedor visita a empresa e um funcionário o leva para almoçar, os custos desse almoço são pagos pelo colaborador primeiro, mas a empresa poderá reembolsá-lo depois, se o colaborador tiver usado seu próprio dinheiro.
Da mesma forma, se um funcionário precisa realizar a manutenção ou comprar um equipamento para o seu trabalho remoto, esses custos são inicialmente assumidos pelo colaborador. Posteriormente, a empresa pode reembolsar essas despesas.
Esse tipo de custo não tem um valor fixo e é considerado uma forma de cobrir custos extras que os colaboradores da empresa têm devido ao trabalho.
Como funciona a gestão de despesas corporativas?
A gestão de despesas corporativas envolve a definição de políticas sobre quais tipos de despesas são reembolsáveis, os limites de gastos permitidos e os procedimentos para a prestação de contas.
Muitas empresas também usam ferramentas como softwares de gestão financeira para realizar o monitoramento em tempo real das despesas corporativas e obter relatórios sobre esses gastos. Isso ajuda os gestores a acompanhar as despesas, identificar padrões e manter a conformidade com a legislação trabalhista.
Para fins legais, as despesas corporativas se inserem no conceito de ajuda de custo. Conforme delineado pelo artigo 470 da CLT, a ajuda de custo é considerada um valor concedido ao empregado para cobrir despesas específicas relacionadas ao exercício de suas atividades profissionais.
No entanto, para o artigo 457 da CLT, os valores pagos como ajuda de custo e diárias para viagem não são considerados parte integrante da remuneração do empregado. Essa distinção é importante, uma vez que implica que as despesas corporativas não estão sujeitas a encargos trabalhistas e previdenciários, como Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), férias, 13º salário e INSS.
Tal mudança foi uma das reformas implementadas pela reforma trabalhista de 2017, que revogou a prática anterior em que pagamentos que excedessem 50% da remuneração do colaborador eram integrados ao seu salário.
Qual a importância das despesas corporativas?
As despesas corporativas representam, acima de tudo, uma ferramenta estratégica para a maximização da eficiência da empresa. Possibilitando que os colaboradores cubram custos diretamente relacionados às suas responsabilidades laborais, essas despesas contribuem para a agilidade e flexibilidade nas operações.
Isso é particularmente evidente em situações que envolvem deslocamentos para eventos, reuniões ou atividades externas, nas quais a capacidade dos funcionários de assumirem gastos do próprio bolso agiliza processos e evita burocracias desnecessárias.
Uma vez que o funcionário assume determinados custos associados às suas funções, ele também ganha uma sensação de autonomia e responsabilidade. Afinal, a empresa está demonstrando confiança em sua capacidade de tomar decisões. Isso fortalece a relação de confiança entre a empresa e seus colaboradores.
Quais os desafios na gestão de despesas corporativas?
Embora muitas empresas cultivem uma relação de transparência e confiança com as despesas corporativas da equipe, a gestão desses gastos não está imune a desafios. Sem conhecer os problemas comuns desse processo, sua gestão pode enfrentar riscos que afetam a eficiência operacional e a integridade financeira da organização.
Na lista a seguir, confira os maiores desafios para a gestão de despesas corporativas e como evitar os erros mais comuns nesse processo.
Falta de processo
Quando não há diretrizes ou procedimentos estabelecidos para a submissão, a aprovação e o reembolso de despesas, essa falta de processo pode resultar em submissões tardias, relatórios incompletos e dificuldades na rastreabilidade das despesas.
Os riscos associados à falta de um processo estruturado para essa questão incluem perda de recibos ou comprovantes, dificuldades na reconciliação de despesas, potencial para fraudes e prejuízos financeiros devido à falta de controle.
Os colaboradores também podem se sentir desmotivados devido à demora nos reembolsos e à falta de transparência quanto aos limites de gastos, afetando negativamente o clima organizacional de toda a empresa.
Desorganização nas despesas
A desorganização muitas vezes acontece devido à falta de ferramentas para registro e controle das despesas corporativas. Faturas, recibos e comprovantes podem se perder ou serem mal arquivados, dificultando a identificação precisa das despesas.
Considere o exemplo das viagens de negócios, que normalmente envolvem uma variedade de custos, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte local. Essas despesas exigem um sistema de gestão para garantir que cada componente seja documentado, categorizado e atribuído ao respectivo colaborador, projeto ou cliente.
Sem uma gestão estruturada das despesas corporativas, podem surgir erros na contabilização, atrasos nos reembolsos, dificuldades na reconciliação contábil e até mesmo possibilidade de gastos não autorizados.
Processos manuais
A supervisão de um profissional será sempre algo importante na gestão de despesas corporativas, especialmente para avaliar a legitimidade e conformidade dos gastos. No entanto, quando a empresa depende exclusivamente de métodos manuais, as chances de erros e desorganização são maiores.
A variedade de despesas, a necessidade de rastreamento em tempo real e a complexidade das políticas internas de reembolso tornam praticamente impossível uma supervisão 100% manual das despesas corporativas que seja realmente eficiente. Para superar esse desafio, a recomendação é integrar ferramentas especializadas de gestão de despesas.
Como criar uma gestão de despesas corporativas?
A gestão de despesas corporativas não acontece rapidamente, mas dar os primeiros passos é essencial para que o reembolso desses valores não traga prejuízos. A seguir, veja quais são os passos necessários para uma gestão de despesas corporativas!
Estabeleça uma política interna
A criação de uma gestão de despesas corporativas começa com a definição de uma política interna que forneça regras para orientar como os colaboradores devem lidar com as despesas relacionadas ao trabalho. Isso inclui diretrizes sobre quais tipos de despesas são aceitáveis, limites de gastos e o processo para a submissão e aprovação das despesas.
Organize a comunicação das regras e políticas
Após estabelecer a política interna, o próximo passo é garantir que todos os colaboradores compreendam e sigam as regras estabelecidas. Se necessário, a comunicação pode incluir sessões de treinamento presenciais ou virtuais, materiais informativos e documentos acessíveis a todos os colaboradores.
Crie um processo digital
A entrega dos documentos via internet simplifica a gestão das despesas corporativas e permite que os colaboradores enviem as informações necessárias de forma desburocratizada.
Para a criação de um processo digital, o ideal é que a equipe possa enviar facilmente comprovantes de despesas, como recibos e faturas, fazendo uploads de imagens ou documentos digitalizados em uma plataforma centralizada.
O sistema deve ser intuitivo, garantindo que todos sigam o processo sem complicações. A fase de aprovação também pode ser digitalizada, com os responsáveis tendo acesso aos registros de despesas sem a necessidade de lidar com papelada física.
No que diz respeito ao reembolso, a automação também pode ser útil. Após a aprovação, o sistema pode calcular automaticamente os valores a serem reembolsados, com base nas políticas internas da empresa, agilizando o processo e reduzindo erros associados a cálculos manuais.
Armazene informações em nuvem
O cenário ideal para um processo digital da gestão de despesas corporativas envolve a centralização e o armazenamento seguro de toda a documentação na nuvem. O armazenamento na nuvem, como também é conhecido, é toda solução que permite armazenar dados online.
Muitas plataformas dedicadas à gestão de comunidades digitais incorporam bancos de dados na nuvem como parte de sua infraestrutura. Se uma empresa já faz uso desse tipo de solução, pode ser útil aproveitar a funcionalidade de armazenamento na nuvem.
Contudo, as empresas também têm a liberdade de escolher soluções específicas para o armazenamento em nuvem, como Google Drive, Microsoft OneDrive e Dropbox, que fornecem práticas avançadas de segurança, incluindo criptografia e formas de autenticação.
Quais as vantagens de uma boa política de gestão das despesas corporativas?
Garantir que os colaboradores sejam reembolsados por gastos relacionados às suas responsabilidades é algo positivo. No entanto, somente com uma boa gestão das despesas corporativas esses gastos podem realmente agregar valor à rotina de trabalho — e não prejuízos financeiros. A seguir, entenda mais sobre as vantagens de uma boa gestão.
Organização interna
Uma política bem elaborada estabelece procedimentos claros desde a submissão das despesas até a aprovação e o reembolso. A comunicação clara sobre as diretrizes reduz a possibilidade de mal-entendidos, estabelecendo um ambiente no qual os colaboradores sabem o que esperar e como agir em relação às despesas.
Controle financeiro
Estabelecendo limites claros e políticas de aprovação para as despesas corporativas, a empresa previne gastos não autorizados. Isso protege o orçamento e garante que os fundos sejam direcionados para fins legítimos e alinhados com os objetivos organizacionais. Despesas extravagantes em eventos sociais ou aquisições pessoais não relacionadas ao trabalho podem ser excluídas das categorias reembolsáveis.
Redução de custos
Com limites para despesas, as empresas conseguem evitar gastos desnecessários e controlar suas finanças. Por exemplo, uma política de gestão de despesas pode estabelecer diretrizes específicas para viagens de negócios, limitando opções como a classe de voo ou o alojamento. Ao fazer isso, a empresa reduz os custos associados a essas viagens, sem comprometer o propósito das atividades corporativas.
Qual é o setor da empresa responsável pela gestão de despesas corporativas?
O setor responsável pela gestão de despesas corporativas pode variar conforme a estrutura organizacional de cada empresa. Contudo, em termos gerais, a responsabilidade central recai sobre o Departamento Financeiro devido à sua função principal na administração e no controle das atividades financeiras da organização.
O Departamento Pessoal (DP) também pode desempenhar o papel importante de auxiliar na coleta de documentos dos colaboradores. Nesse caso, os profissionais do DP realizam uma análise inicial de notas fiscais, registros e comprovantes para garantir que estejam completos, legíveis e segundo as políticas internas da empresa.
Caso haja alguma discrepância ou falta de informação, o colaborador é contatado para explicações adicionais ou para fornecer documentação adicional. Após a verificação inicial, o DP repassa os documentos ao Financeiro. Essa transição de responsabilidade envolve garantir que todas as despesas estejam devidamente registradas e classificadas.
O Departamento Financeiro revisa as despesas submetidas, verificando a conformidade com as políticas da empresa e regulamentações fiscais. Uma vez confirmada a elegibilidade das despesas, o setor procede ao cálculo do valor e realiza o reembolso.
Após o processo de reembolso, o Financeiro registra as transações nos sistemas contábeis da empresa. Esse registro serve para a conciliação contábil e a produção de relatórios que contribuirão para uma visão clara das despesas da empresa ao longo do tempo.
Toda a documentação, incluindo os comprovantes de despesas e os registros contábeis, é devidamente arquivada para fins de auditoria. Esse processo garante a rastreabilidade e a conformidade com regulamentações fiscais e políticas internas.
Conclusão
As despesas corporativas demonstram ser uma fatia indispensável no orçamento das empresas, especialmente daquelas que adotam práticas frequentes de viagens corporativas e gastos adicionais cobertos pelos próprios colaboradores.
No entanto, a gestão é o pilar que sustenta a possibilidade de a empresa continuar oferecendo um suporte financeiro alinhado às necessidades da sua rotina de trabalho. Como foi visto neste artigo, essa gestão das despesas corporativas depende fortemente de ferramentas de automação e processos digitais bem planejados.
Se quiser mais dicas de gestão de pessoas e tecnologias para a rotina das empresas, aproveite para conferir as novidades do blog Pontotel.
