A descentralização do RH e de seus processos internos nas empresas, é uma tendência que vem ganhando bastante popularidade. Ela chega às corporações quando a tecnologia melhora e qualifica esses processos.
Em outras palavras, a descentralização está ganhando impulso como uma fórmula assertiva ao mesmo tempo, em que a tecnologia resolve as tarefas rotineiras de RH.
Assim, este movimento de descentralização de solicitações, documentos e procedimentos internos, contribui para que os especialistas que atuam na gestão de pessoas e na administração de recursos humanos, ganhem tempo para o planejamento, desenvolvimento e atuação estratégica, garantindo vantagem competitiva e eficiência organizacional.
Os profissionais de recursos humanos são responsáveis por concluir uma série de atividades em sua programação e geralmente têm pouco (ou quase nenhum) tempo para gerenciar pessoas com eficácia.
É por isso que, as novas tecnologias podem ajudar o departamento de pessoal e o RH a delegar algumas tarefas aos líderes, dando autonomia aos gestores, para que possam dedicar mais tempo às atividades estratégicas.
As justificativas e correções nos registros de horas dos funcionários, são atividades triviais que os líderes de equipes podem absorver e realizar com mais precisão, do que o departamento de RH.
A verdade é que a descentralização do RH evita equívocos e mal-entendidos com os colaboradores, leva a um monitoramento preciso da equipe e aumenta a proximidade do gestor com a equipe.
Para ajudá-lo a entender o que é descentralização do RH, reunimos informações que abrirão seus olhos para processos que podem ser reformulados e otimizados. Então, observe os pontos que abordaremos no texto a seguir:
- O que é a descentralização do RH?
- Quais processos do RH podem ser descentralizados?
- Quais as vantagens e desvantagens da descentralização no RH?
- Dica: Por onde começar a descentralização do RH?
Vamos lá!
O que é a descentralização do RH?
A ideia de descentralização do RH não é nova, mas recentemente se tornou cada vez mais poderosa. Portanto, sabemos que o motivo é criar uma vantagem competitiva para a empresa, melhorar a postura dos líderes empresariais e reduzir a própria carga de recursos humanos.
Basicamente, a descentralização do RH trata da substituição de certas tarefas, atividades e processos que eram exclusivamente responsáveis pelo RH. Dessa forma, essas atribuições são transferidas para outros profissionais ou áreas da empresa.
Portanto, temos alguns processos mais dispersos, tais como: solicitações diversas, documentos, rotinas internas, recesso, férias entre outros.
O planejamento e a execução do treinamento pelo líder imediato é um grande exemplo, assim como a supervisão direta do horário de trabalho dos colaboradores.
Assim, descentralizar este tipo de informação visa desonerar o setor de Recursos Humanos do sobrepeso de funções. Consequentemente, os funcionários e outros gerentes são capazes de gerenciar suas próprias informações, amenizando o RH.
Porém, é imprescindível destacar que mesmo com a descentralização do RH, o setor não perde em nada a sua importância, pelo contrário, a necessidade de gerir e organizar esta nova perspetiva apenas expande a relevância da gestão estratégica de RH.
Qual a diferença entre centralização e descentralização?
Os modelos de gestão de recursos humanos podem ser divididos em dois formatos principais: centralizado e descentralizado. No primeiro caso, as decisões, tarefas, processos e controles estão concentrados nas mãos de determinados profissionais da empresa.
No segundo caso, apenas as tarefas básicas e estratégicas ficam concentradas no departamento, sendo as demais tarefas delegadas a áreas ou parceiros com maior expertise na execução.
Ambos têm vantagens e desvantagens, mas cada empresa tem a responsabilidade de determinar a forma mais adequada para o seu negócio, e decidir se deve manter o modelo que utiliza ou não.
No modelo de gestão centralizado, o gerente de recursos humanos pode controlar melhor todas as necessidades do departamento. Alguns de seus aspectos são: proximidade no controle das atividades, padronização de processos e uniformidade da comunicação com menos desperdício ou duplicação de tarefas.
A principal característica da gestão centralizada é a concentração de todas as ações e decisões. Portanto, por um lado, ter maior controle pode evitar desperdícios, por outro lado, tende a tornar tudo burocrático e lento.
A tomada de decisões deve ser sempre ágil, principalmente ao considerar recursos humanos com operações estratégicas de negócios.
Assim, esse modelo deve considerar o quanto pode sobrecarregar desnecessariamente a equipe de uma determinada área, consumindo tempo e energia que poderiam ser utilizados em inovação e obtenção de resultados eficazes e mensuráveis.
Já no modelo de gestão descentralizado, a autonomia é delegada para que outras áreas e parceiros possam desempenhar as tarefas com maior eficiência e conhecimento. Alguns de seus principais aspectos são: maior autonomia para os subordinados, agilidade e assertividade na tomada de decisões, menor dependência do gestor.
A grande vantagem aqui é que, ao delegar tarefas rotineiras e não estratégicas e decisões de processos, cria-se um ambiente mais propício à inovação e gestão, mais focado no planejamento e nos resultados.
Isso significa melhores condições para ter uma visão de negócio, e um melhor entendimento de como o RH pode atuar nele através de ações assertivas.
Quais processos do RH podem ser descentralizados?
Existem muitas atividades na rotina do setor de recursos humanos. Portanto, durante os períodos de fechamento da folha de pagamento, as equipes que não possuem suporte técnico como sistemas e softwares, praticamente só fazem essa atividade.
Afinal, são vários colaboradores que devem ter seus direitos pagos e a empresa que não pode arcar com prejuízos. Porém, com o fechamento da folha de pagamento, outras atividades ainda precisam ser realizadas pelos profissionais de RH.
Portanto, neste ponto, o software de gerenciamento de ponto pode trazer ganhos de produtividade para o seu negócio, redução de custos e também a qualidade dos processos internos.
Entre as atividades que podem ser descentralizadas através de um sistema de gestão de ponto, existem tarefas rotineiras e específicas como:
- Espelho de ponto;
- Banco de horas;
- Férias;
- Verificação do ponto;
- Descrições acerca do cargo;
- Comprovantes de rendimento;
- Recibos de pagamentos.
Se os colaboradores passarem a acessar suas próprias informações de forma independente, isso dará ao departamento de recursos humanos mais tempo para realizar ações que possam trazer mais resultados para toda a empresa.
Quais as vantagens e desvantagens da descentralização no RH?
Na gestão descentralizada, há quem pense que a responsabilidade pela gestão dos colaboradores não é apenas da área de recursos humanos, mas também dos dirigentes e até dos próprios colaboradores, que têm autonomia para resolver pequenos problemas.
Esse tipo de gestão é mais adequado no mercado atual, principalmente para empresas de médio e grande porte, onde grande número de funcionários pode eventualmente sair do controle, atrapalhar e consumir muito tempo do RH.
Além disso, por estarem mais próximos, os líderes desempenham um papel fundamental para entender melhor as necessidades uns dos outros e evitar a burocracia de pequenas tarefas.
Listamos a seguir as vantagens e desvantagens da descentralização do RH. Confira!
Vantagens:
- Autonomia para líderes;
- Eficiência na tomada de decisões;
- Criatividade na resolução de problemas;
- Dependência reduzida de outras áreas;
- Uso e otimização de recursos que antes negligenciados;
- Melhora na motivação;
- Retenção de talentos;
- Utilização de diferentes conhecimentos e experiências.
Desvantagens:
- Falta de uniformidade de decisões;
- Dificuldade em controlar;
- Tendência ao desperdício e duplicação;
- Comunicação menos eficiente;
- Problemas com avaliação e responsabilização.
Bom, até agora vimos o conceito de descentralização do RH e como isso pode melhorar a produtividade da sua empresa, mas como isso é feito na prática? Preste muita atenção, agora vamos falar passo a passo para que sua empresa possa adotar com sucesso a descentralização do RH.
Dica: Por onde começar a descentralização do RH?
Entre os dois modelos de gestão RH, o descentralizado oferece mais vantagens. Cria um ambiente mais propício à inovação e também à gestão mais focada em planejamento e resultados.
Dessa forma, você tem melhores condições de visualizar o seu negócio e entender como o RH pode ser um setor mais estratégico – principalmente no que diz respeito à valorização e ao desenvolvimento de competências.
Continue lendo e descubra por onde começar a descentralização do RH em sua empresa.
Implementação de tecnologia
As melhores decisões são tomadas com base em fatos concretos, por isso adote uma solução tecnológica que permita capturar dados de procedimentos básicos de gestão de pessoal.
Alguns deles, como o ponto, geram quantidades maiores de dados que podem ser compartilhados com os líderes (gestores de equipe, supervisores e gerentes). Isso torna a tomada de decisão mais fácil e mais embasada.
O supervisor pode monitorar de perto as horas de trabalho de seus funcionários. Portanto, a proximidade diária evita aborrecimentos como um desconto excessivo, pois o ponto pode ser corrigido mais rapidamente em caso de eventualidade.
Reduza o tempo de manuseio de tarefas menos importantes
A adoção de um sistema colabora com esse direcionamento. Existe uma diferença entre ligar para o RH para solicitar uma consulta de informações e checar em um sistema para, se necessário, solicitar o apoio da gestão de Recursos Humanos. Isso economiza tempo e dinheiro.
Em vez de ter funcionários de RH dedicados a tarefas de baixo valor agregado, como consultar as férias de um funcionário, torne-os mais analíticos para que colaborem com a estratégia de negócios.
Mudanças no modelo de gestão
A capacitação de líderes em várias áreas para lidar com tarefas relacionadas à gestão de pessoal, é a base para o sucesso da descentralização do RH.
Além de discutir o desenvolvimento e a motivação dos colaboradores para o alcance dos objetivos organizacionais, esse tipo de treinamento também deve considerar questões mais práticas, como o treinamento com ferramentas de gerenciamento de pontos.
Para que a descentralização seja bem-sucedida, todos os funcionários devem prestar contas às pessoas que o gerenciam.
O líder de cada setor é responsável por acompanhar o desenvolvimento de cada colaborador, o resultado do trabalho e o tempo despendido em cada projeto.
Além disso, cada colaborador deve explicar detalhadamente sua jornada de trabalho, esclarecer seus objetivos, necessidades profissionais e fazer críticas construtivas para melhorar a gestão de pessoas na organização.
Determine as tomadas de decisão
Esta operação não é uma transferência de responsabilidade. Os líderes de equipes devem ter um certo grau de autonomia no controle de seus liderados. São pessoas que prestam muita atenção ao dia a dia de cada profissional.
O Departamento de Recursos Humanos é responsável pela fusão e implementação dessas decisões. Isso torna a rotina de trabalho de todos mais transparente, pois dá autonomia para quem precisa.
Compartilhamento de informações com outros setores
A descentralização da informação gera diversos impactos positivos nas empresas. Uma delas é a facilidade de acesso dos líderes aos dados, reduzindo a dependência da área de Recursos Humanos.
Ao mesmo tempo, dá autonomia para tomar decisões com base em dados concretos. Ou seja, promove a redução da dependência da área de RH ao aumentar a autonomia dos gestores em cada área de atuação. Além disso, os profissionais de RH ganham mais tempo para se dedicar às tarefas estratégicas.
Evite o retrabalho na gestão de RH
Outra medida que pode ser tomada para descentralizar a gestão de recursos humanos é a adoção de mecanismos que evitem o retrabalho.
Desta forma, evita-se que o RH receba e-mails com as mais diversas solicitações, relatórios de divergências feitos à mão, fichas e formulários preenchidos em Excel e a folha de ponto não digitalizada. Todas essas ações promovem o retrabalho da área de Recursos Humanos.
A padronização dos processos através de uma ferramenta tecnológica torna a rotina do RH mais ágil e organizada, além de oferecer dados confiáveis para se basear. Eles servem tanto ao RH quanto às lideranças.
Benefícios percebidos depois da descentralização do RH
No momento em que o funcionário consegue acessar suas próprias informações, como comprovante de renda e saldo de férias, o RH economiza tempo em atividades redundantes e passa a aplicá-lo em ações que tragam mais resultados para a empresa em sua totalidade.
Então, separamos para você as principais vantagens da descentralização do RH:
- Maximiza o controle sobre os procedimentos e etapas de execução;
- Reduz significativamente as atividades e processos operacionais;
- Permite maior disponibilidade de acesso às informações;
- Mais autonomia para os envolvidos;
- Fornece aos funcionários consulta imediata com seus dados;
- Simplifica os ajustes relacionados ao controle de pontos;
- Redução de custos de impressão;
- Maximize a produtividade geral da sua empresa.
Com isso, os gestores têm maior autonomia na liderança de equipes, podendo acompanhar os colaboradores sozinhos, solucionar problemas e desenvolver habilidades e técnicas para o crescimento de sua carreira.
Se a sobrevivência é a característica do mais apto, a busca pela excelência nos processos de negócios é uma necessidade que não pode ser subestimada. Portanto, a gestão deve sempre buscar o desenvolvimento organizacional, o que é resultado direto da descentralização do RH.
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Tudo o que falamos neste texto só será possível se sua empresa possuir um sistema inteligente que dê aos funcionários a capacidade de administrar de forma independente sua folha de ponto.
Nesse cenário a PontoTel é sua maior aliada. Afinal, pode otimizar os processos de gestão de pessoas oferecendo recursos versáteis e totalmente flexíveis, indispensáveis para qualquer planejamento de descentralização, tudo isso de forma integrada e com grande facilidade de uso.
O sistema PontoTel oferece a possibilidade de seus colaboradores poderem acessar suas próprias folhas para efetuar correções. Além disso, ele possui acesso ao seu saldo de horas extras e permite mais de uma forma de marcação de ponto.
Sua empresa pode configurar este acesso da forma que quiser e salvar corretamente todas as alterações dos funcionários, tornando todo o processo seguro, acessível e transparente.
Assim, o colaborador que deseja verificar seu ponto, seu saldo de horas trabalhadas, banco de horas, entre outros, poderá fazer diretamente na plataforma da PontoTel.
Tudo ocorrerá paralelamente aos trabalhos do RH, isto é, não será preciso despender o tempo dos profissionais do setor para executá-lo. Tudo simples e prático.
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Conclusão
Aquele cenário do setor de RH controlando todas as tarefas burocráticas da empresa, sobrecarregado e sem dar resultados em demandas importantes, é coisa do passado.
Hoje em dia, a utilização de softwares de gestão contribui para a descentralização do RH, tornando sua empresa muito mais estratégica. E, ao adotar a autogestão da folha de ponto, você pode otimizar as rotinas e o trabalho do RH da sua empresa, além de contribuir para um relacionamento muito mais transparente com seus funcionários.
Neste texto, vimos o que é descentralização do RH, como funciona, seus benefícios e como adotá-la na sua empresa para ganhar mais produtividade.
Lembre-se de que todo esse processo deve ser feito com muito cuidado, para que sua empresa possa tirar o máximo proveito desse modelo de gestão descentralizado.
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