Comunicar a demissão de um colaborador não é uma tarefa fácil. E, cada vez mais, o RH tenta fazer com que esse processo seja feito de forma mais humanizada para que o colaborador, mesmo se desligando da empresa, ainda tenha um respaldo e se sinta acolhido.
O ato de demitir alguém, vai além de ser “menos um salário” para a empresa arcar em tempos difíceis. A demissão do colaborador impacta diretamente dentro da empresa, uma vez que laços são criados. Contudo, com a chegada da pandemia, muitas empresas tiveram que demitir funcionários, sendo a maioria, por problemas financeiros.
De acordo com uma pesquisa da Creditas, 65% dos funcionários de recursos humanos acham mais desconfortável e complicado comunicar a demissão de um colaborador em home office via videochamada. Afinal, algo que, antes, era feito cara-a-cara dando brechas para acolhimentos, agora, deve ser feito em distanciamento e por meio de dispositivos móveis.
Em entrevista para a RádioBand News, a psicóloga Vicky Bloch chama atenção para um hábito do RH durante a demissão remota. Segundo ela, o comunicado de demissão não pode e não deve ser feito por chamada de áudio. É importante que o RH ligue a câmera na hora de anunciar.
Neste artigo, iremos abordar temas referentes à demissão remota, partindo do empregador e empregado, neste novo formato. Explicaremos como fazer uma demissão remota assertiva e o que a lei diz sobre. Confira os tópicos abaixo:
- Demissão remota: Conceito
- É possível realizar uma demissão remotamente?
- O que diz a lei sobre a demissão remota?
- Como fica a assinatura de documentos?
- Qual o procedimento para fazer a demissão remota? 4 Dicas para um processo assertivo
- Pedido de demissão remoto: Quais providências tomar?
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Demissão remota: Conceito
A demissão remota é o ato de pedir demissão ou demitir alguém à distância, ou seja, o desligar da empresa sem que se tenha um contato presencial.
Esse tipo de demissão, já era utilizada em algumas empresas que trabalhavam no modelo home-office, contudo, nos tempos atuais, esse modelo se tornou necessário e a demissão remota foi se tornando cada vez mais normalizada, ainda mais em empresas, as quais durante a pandemia, se viram obrigadas a demitir funcionários por questões financeiras.
Segundo dados do Caged de 2020, o Brasil perdeu cerca de 1,1 milhão de carteiras assinadas. O período desses dados foi de abril e março de 2020, época em que o home office já era uma realidade em diversas empresas.
É possível realizar uma demissão remotamente?
Sim, é possível realizar uma demissão remota. Contudo, por não ser feita presencialmente com o colaborador, a empresa deve tomar alguns cuidados na hora de fazê-la. Uma vez que ela pode parecer fria e ser realizada de um modo não empático, mesmo que a intenção do profissional de RH seja de boa-fé.
Como ela deve funcionar?
Para que a demissão remota funcione, é necessário que, além de uma chamada com o colaborador e fazer a entrevista, a empresa viabilize a entrega de documentos e faça o processo de offboarding a distância.
Portanto, para que a demissão remota ocorra, é necessário que a empresa tenha:
- Um planejamento de como irão ocorrer os processos de exoneração virtual (entrega de documentação, materiais e etc.)
- Canais de comunicação internos transparentes, os quais possibilitem videoconferência, tanto para o comunicado de desligamento quanto para a entrevista na demissão remota.
- Um meio de envio dos documentos necessários para formalizar o desligamento.
- O processo de Offboarding adaptado para o meio remoto.
Tendo isso, a empresa já está um passo adiante de fazer com que o processo demissional remoto seja mais acolhedor, porém, isso não significa que o RH não tenha que tomar outros cuidados, como:
- Manter a cordialidade e formalidade durante todo o processo de desligamento.
- Deve-se ser explicado o porquê da demissão e quais serão as providências que devem ser tomadas após o desligamento.
- Dê espaço para que o colaborador fale e o RH ouça com atenção o posicionamento dele.
- O RH deve se certificar de que nenhuma lei ou direito trabalhista esteja sendo quebrado.
- Caso o trabalhador esteja baqueado com a informação, se possível e respeitando as medidas sanitárias, a empresa poderá marcar uma conversa presencial com o colaborador para que tudo seja esclarecido.
- Por motivos de segurança, a empresa pode gravar a tela da reunião para que eventuais problemas não ocorram e que se tenha certeza da identificação do trabalhador.
O que diz a lei sobre a demissão remota?
Quando falamos em termos de lei, a coisa se complica um pouco. Isso acontece devido ao fato de que a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), não prevê a demissão remota, somente o trabalho remoto.
Devemos ter em mente que, na época da reforma trabalhista, em 2017, o home-office não entrava em pauta frequentemente, como entra hoje em dia. A taxa de adesão de empresas ao modelo remoto de trabalho era inferior ao dos dias de hoje.
Portanto, demitir remotamente não é ilegal, contudo, a demissão remota deve seguir as mesmas regras e leis de uma demissão tradicional.
Muda alguma coisa em relação a demissão tradicional?
Além do fato dela e seus processos serem feitos de forma remota, não. Como dito no tópico acima, as regras e leis que são ligadas à demissão tradicional permanecem no meio remoto. Ou seja, a demissão remota deve ter o mesmos direcionamentos legais do que a tradicional, mesmo que, na CLT, não tenha nenhum artigo referente a ela.
Porém, vale ressaltar que o Governo Federal, no ano de 2020, alegou que a empresa que necessita de cortes financeiros deve utilizar a demissão de seus colaboradores – sem justa causa – somente em casos extremos e de última saída, uma vez que a demissão sem justa causa faz com que a empresa tenha que arcar com mais custos.
Como fica a assinatura de documentos?
A assinatura dos documentos deve ser feita em uma plataforma virtual, a qual disponibiliza assinaturas digitais. Essas plataformas, fazem com que a assinatura seja feita pelo próprio dispositivo móvel ou pelo computador, não sendo necessário, assim, o contato presencial.
Após os documentos assinados em ambas as partes, ele é enviado para o email do colaborador e da empresa, podendo ser impresso.
É possível fazer a homologação online?
Sim, a homologação é possível quando digitalizada. A homologação é o conhecimento, da veracidade de um documento de demissão de um trabalhador. Sendo um processo obrigatório em qualquer demissão.
Em casos de demissão remota e inviabilidade de ir ao presencial, a homologação é digital. Ou seja, é feito por videoconferência e com assinaturas digitais.
Vale lembrar que a partir da reforma trabalhista de 2017, casos de trabalhadores com mais de um ano de experiência, a homologação não precisa ser feita no Ministério do Trabalho, podendo ser feita na sede da própria empresa.
E o exame demissional como fazer nesse caso?
O exame demissional pode ser feito online, por meio da telemedicina caso não se tenha a possibilidade de ir ao local presencialmente. . O trabalhador deverá fazer a consulta por meio de qualquer dispositivo que esteja ligado à uma rede de internet.
Em casos onde a telemedicina é adotada, não há contato físico entre médico e colaborador. Contudo, em alguns estados, os exames são feitos por meio presencial. O que dita se o exame será feito por meio presencial e remoto são as normas da empresa.
Qual o procedimento para fazer a demissão remota? 4 Dicas para um processo assertivo
Além da concessão dos benefícios ao colaborador, a empresa tem de se atentar a outras burocracias, as quais ajudaram a manutenção interna da empresa na saída do colaborador.
Como já dito anteriormente, a saída de um colaborador do time, vai muito além do que somente demitir. Uma vez que, caso seja uma demissão sem justa causa, o colaborador criou laços com a equipe e um sentimento de pertencimento a um grupo.
Por isso, é importante que a empresa tenha um planejamento, o qual deve envolver as tarefas do colaborador demitido e documentações, e uma comunicação assertiva e clara durante o processo de desligamento, ainda mais em meio remoto, para que não se tenha estranhamentos desnecessários ou a impressão de falta de empatia.
Planejamento
Assim como um processo de admissão, o processo de demissão deve ter planejamento. Isso porque a demissão envolve várias etapas, as quais devem ser realizadas junto do RH e da empresa.
O RH deve traçar um plano de ação para demissão. Nele, deve constar: o pagamento de benefícios, verbas rescisórias, entrega de documentos, realocamento de tarefas, offboarding e videoconferências. É extremamente vital que esse plano de ação contenha ações que humanizem o máximo possível a saída do colaborador tendo a empatia como norte do processo.
Nesse plano, ainda, devem constar: feedbacks e auxílio no outplacement, caso o colaborador não tenha quebrado nenhuma lei do contrato de trabalho.
Preparação de documentação
A preparação dos documentos necessários para a confirmação da demissão remota é um dos tópicos que faz com que o planejamento seja necessário. Uma vez que tem diferenças entre a demissão de um colaborador com um ano de “casa” e com um menos de um ano, e também, do cunho da demissão – se foi por justa causa ou não.
Abaixo estão, alguns dos principais documentos, na hora da demissão:
- Termo de rescisão de contrato de trabalho;
- Extrato e 6 últimas guias de recolhimento de FGTS;
- ASO demissional ou periódico;
- Requerimento de seguro desemprego – em caso de demissão sem justa causa.
- Cópia da convenção ou acordo coletivo – se tiver.
- Comprovante de aviso prévio.
A empresa deve adotar uma plataforma que viabilize a assinatura e entrega digital dos documentos, assim, todo o processo se torna remoto.
Entrevista de desligamento
A entrevista de desligamento é um importante processo de offboarding, isso porque ela reduz a chances do colaborador sair da empresa com algo remoído e estrague a visão positiva que ele tinha da instituição ao ingressar nela. A empresa deve manter seus valores, missão e visão na hora da demissão remota.
Além disso, a entrevista de desligamento pode atuar como uma “pesquisa de campo” sobre o porque as pessoas estão saindo ou que estão fazendo-as sair.
Na entrevista, que na demissão remota ocorre por meio de videoconferências, deve ser explicado, claramente, o motivo do desligamento e, se o ato de se desligar da empresa partir do colaborador, deve-se perguntar o que o motivou a sair. Assim, a empresa pode analisar o que deve ser melhorado em sua corporação, ajudando a baixar o turnover.
Comunicação
A comunicação deve ser transparente e clara. A empresa deve ser sincera sobre o que motivou a saída do profissional – se foi justa causa, se não teve justa causa – e auxiliá-lo nos próximos passos.
O gestor tem de se atentar ao fato de que a comunicação clara e coesa não deve ser feita somente com o profissional desligado, mas sim com o time. Para fins de evitar especulações errôneas, o trabalhador exonerado deve comunicar sua saída com o time e o gestor deve conversar com a equipe sobre a saída do colaborador.
É importante, não somente para a manutenção do clima organizacional, mas também para a reorganização de projetos, os quais pertenciam ao colaborador exonerado, e demandas na empresa para evitar possíveis sobrecargas no time.
Uma dica, para que todo o processo se torne mais acolhedor e menos invasivo, é que: durante a entrevista de desligamento e o comunicado de desligamento, o RH mantenha as câmeras abertas e dê um feedback sobre a trajetória da empresa para o profissional.
Pedido de demissão remota: Quais providências tomar?
As providências a serem tomadas quando o pedido parte do colaborador e em home-office, devem ser as mesmas que seriam tomadas no presencial.
O colaborador deve agendar uma videoconferência com seu gestor e comunicar a saída, explicando os motivos e dando tempo para o gestor e para o RH se prepararem para achar um substituto e rearranjar as atividades, as quais antes pertenciam ao colaborador exonerado.
Além disso, a comunicação, com o time e com os gestores, deve ser feita de forma clara e coesa para não deixar nada subentendido ou algum assunto importante deixado de lado.
É importante que o colaborador não postergue o anúncio de sua demissão ou deixe que o time saiba de sua saída aos 45 segundos do último tempo. Além de prejudicar o clima organizacional, outros problemas como: queda na produtividade, causada por um desfalque no time repentino, índice alto de rotatividade, desorganização e etc.
Já por parte da empresa, as regras se mantêm as mesmas. Assim como na demissão remota por parte da empresa, a demissão remota partindo do colaborador não está configurada na CLT, contudo, devem-se seguir todas as regras de uma demissão normal.
Ou seja:
- Carta de demissão por parte do empregador;
- Aviso prévio;
- Entrega dos documentos;
- Entrega dos materiais do profissional;
- Entrevista de desligamento;
- Exame demissional;
- Pagamento das verbas rescisórias ( salário do mês proporcional; décimo terceiro proporcional, férias proporcionais, horas extras, etc.)
Conclusão
O ato de demitir alguém é um momento muito complicado para o RH e que requer cuidados. E, em tempos de distanciamento e crise sanitária mundial, onde todos estão sensíveis, mais ainda.
A demissão remota, por mais que seja feita com cautela, pode soar fria e não empática com o trabalhador, o que pode fazer com que desentendimentos entre empregador e empregado e perda dos valores da empresa ocorram. Imagine entrar em uma empresa e ser bem acolhido e, em sua demissão, passar por um processo frio e bruto?
Para evitar esse problema e o deterioramento da marca, o setor de RH e os gestores devem tornar o processo mais humanizado e transparente possível no meio remoto. Não é porque telas de dispositivos móveis separam as pessoas que os cuidados devem ser reduzidos e a empatia pouco realizada.
Com as adaptações corretas e os procedimentos planejados, a demissão remota pode ser feita sem nenhum problema para com a empresa e empregador, fazendo com que a relação de pertencimento e engajamento com a marca se mantenha mesmo após o desligamento.
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