A declaração de horas é um tipo de documento que pode ser utilizado para justificar a ausência ou falta do trabalhador em situações específicas.
Por isso, tanto o colaborador quanto o setor de Recursos Humanos (RH) precisam entender qual o objetivo desse documento, quando ele pode ser utilizado e o que fazer ao recebê-lo.
Diante da importância desse tema, nos próximos tópicos vamos explicar cada um dos pontos abaixo:
- O que é uma declaração de horas?
- O que a CLT diz sobre a declaração de horas?
- O atestado médico é considerado declaração de horas?
- Como a declaração deve ser feita?
- Há diferenças entre declaração de comparecimento e declaração de horas?
- A declaração de horas pode abonar faltas?
- Quais benefícios que a declaração de horas trás?
Boa leitura!
O que é uma declaração de horas?
A declaração de horas, também chamada de declaração de comparecimento ou atestado de comparecimento, é o nome do documento que confirma a presença do trabalhador em determinado local durante o seu horário de trabalho.
Geralmente, essa declaração é concedida por empresas e instituições que oferecem serviços e atividades específicas e inadiáveis, como provas, audiências, consultas médicas ou para acompanhar algum familiar no hospital, entre outros exemplos.
Para evitar que esse profissional sofra alguma penalidade por faltar em função do compromisso, ele pode solicitar uma declaração de horas. Com isso, ele pode evitar descontos por falta no seu salário.
O que a CLT diz sobre a declaração de horas?
Apesar da existência desse documento, a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) não menciona ou aborda a declaração de horas. A legislação trabalhista apenas especifica quais situações podem justificar a falta do trabalhador, de modo que ele não sofra nenhum prejuízo por sua ausência.
De acordo com a Lei nº 605, de 5 de janeiro de 1949, o trabalhador não pode ser penalizado caso falte em função de uma doença devidamente comprovada.
Essa comprovação deve ser feita através da apresentação de um atestado médico, que deve ser entregue junto com a declaração de comparecimento ao RH.
Porém, as visitas médicas não são as únicas situações que justificam a ausência no trabalho.
O Artigo 473 da CLT também permite que o trabalhador falte no serviço, sem sofrer qualquer penalidade, para:
- Se casar;
- Acompanhar o nascimento de filho e sua primeira semana de vida;
- Doar de sangue;
- Se alistar e cumprir as exigências do Serviço Militar;
- Prestar provas de vestibular;
- Participar de audiências ou outra razão que exija que o trabalhador compareça em juízo;
- Representar uma entidade sindical e participar de uma reunião oficial de organismo internacional do qual o Brasil seja membro;
- Acompanhar a companheira(o) em consultas médicas e exames complementares durante a gravidez;
- Acompanhar o filho de até 6 anos de idade em consulta médica;
- Realizar exames preventivos de câncer.
O atestado médico é considerado declaração de horas?
Não, o atestado médico e declaração de horas são documentos diferentes.
O atestado médico é regulamentado pelo artigo 6° da Lei n° 605/1949, que justifica a utilização do documento em diferentes situações.
O médico pode utilizar o atestado para recomendar o afastamento do colaborador para fazer algum tratamento de saúde, por exemplo, o que não ocorre na declaração de horas.
Outra diferença entre os dois documentos é que a empresa não pode descontar nenhum valor da remuneração do funcionário em função do atestado.
O mesmo não ocorre com relação à declaração de horas, que nem sempre é aceita para abonar faltas.
Como a declaração deve ser feita?
A declaração de horas deve ser emitida e assinada pela empresa, órgão ou instituição onde o colaborador terá seu compromisso.
Porém, para que o RH aceite o documento, é necessário seguir algumas regras. A primeira delas é que essa declaração deve ser válida, emitida pelo órgão, instituição ou empresa onde o trabalhador tinha o compromisso.
Ou seja, o trabalhador não pode criar e assinar o documento por conta própria.
A declaração de horas também deve conter dados específicos para provar o comparecimento do trabalhador no local. Esses dados podem variar de acordo com a empresa e órgão público.
Porém, em geral, o documento deve ter o nome do colaborador, seus documentos pessoais (CPF e/ou RG), data e horário de comparecimento.
Além disso, é importante que o documento indique o motivo pelo qual o trabalhador estava ausente e que contenha um carimbo e uma assinatura do responsável pelo setor, empresa ou órgão público.
Há diferenças entre declaração de comparecimento e declaração de horas?
Não. Na prática, as pessoas utilizam declaração de comparecimento como sinônimo de declaração de horas. Porém, é importante não confundir esses documentos com a declaração de horas tempo de percurso.
Nesse caso, a declaração é utilizada para justificar a ausência em função do tempo gasto durante algum deslocamento.
Em geral, esse tempo de percurso é calculado em função da declaração de horas entregue pelo trabalhador. Diante das informações desse documento, o RH pode estimar o tempo necessário para que o trabalhador se desloque até o compromisso.
Assim, ele pode sair mais cedo do trabalho para chegar no horário nesse local. Vale lembrar que isso não está previsto em lei, mas geralmente as empresas entendem a necessidade desse tempo de deslocamento.
Para te ajudar a entender como funciona esse tempo de deslocamento, vamos ver um exemplo.
Imagine que você trabalha na região central da sua cidade e tem uma consulta médica marcada para às 15:30h. O consultório onde você será atendido também está localizado no centro, mas você precisará de pelo menos 30 minutos para ir e meia hora voltar desse compromisso.
Nesse caso, a atendente do consultório emitirá uma declaração de horas baseada na hora que você chegou e quando você saiu da consulta.
Baseada nesses dados, a empresa pode calcular o tempo gasto no deslocamento e considerar esse tempo nos seus cálculos.
Essa declaração também pode ser utilizada no caso de viagens corporativas. Nesse caso, a empresa pode acompanhar o tempo de deslocamento através do GPS, dados da companhia aérea, empresa de ônibus e hotéis. Assim, ela evita fraudes e pode abonar as faltas do colaborador de forma mais justa.
Vale lembrar que o tempo de deslocamento também influencia no cálculo do abono da falta do funcionário. Entenda abaixo.
A declaração de horas pode abonar faltas?
A lei não obriga a empresa a abonar a falta do funcionário mesmo que ele tenha apresentado a declaração de compromisso.
Porém, o regulamento interno da empresa ou as diretrizes da categoria profissional, podem indicar que o contratante deve abonar as faltas em função dessa declaração. Nesses casos, a empresa é obrigada a cumprir os acordos firmados.
Apesar disso, geralmente as empresas aceitam a entrega desse documento para evitar conflitos com os funcionários. Porém, o contratante pode lidar com a situação de modos diferentes.
Ao invés do abono, o RH pode adicionar as horas correspondentes ao período de ausência no banco de horas do funcionário, por exemplo.
Porém, embora o tempo que consta na declaração de horas seja geralmente abonado, é importante lembrar que a empresa também deve levar em consideração o tempo de deslocamento nesse cálculo.
Afinal, a partir dessa estimativa, o RH pode verificar se o trabalhador poderia retomar ao trabalho depois do compromisso. Vamos supor que ele saia da consulta 3 horas antes do fim do expediente, por exemplo. Nesse caso, ele ainda pode voltar ao trabalho naquele dia.
Por esse motivo, caso ele não retorne, a empresa não precisa aceitar o tempo excedente à estimativa de deslocamento. Em função disso, o contratante pode descontar o valor ou as horas proporcionais ao tempo indicado no fim da declaração.
Quais benefícios a declaração de horas traz?
A principal vantagem dessa declaração é que ela ajuda a criar um relacionamento de confiança entre empregador e colaborador.
Afinal, o documento comprova a justificativa de ausência do trabalhador. Assim, a empresa entende que ele está falando a verdade e que pode abonar a falta.
Além disso, o documento permite que o colaborador consiga cumprir seus compromissos e que a empresa seja flexível para lidar com essas situações.
Lembrando que, em muitas ocasiões, as pessoas são obrigadas a cumprir atividades que não estavam em seus planos no horário de trabalho.
Assim, o atestado de comparecimento permite essa flexibilidade e ajuda o trabalhador a justificar suas faltas nesses casos excepcionais.
Exemplos de declaração de horas
Muita gente ainda pensa que a declaração de horas pode ser usada somente em função de uma visita médica, mas isso não é verdade.
Por isso, explicamos abaixo outros motivos bem comuns nos quais é possível pedir essa declaração.
Doação de sangue
Na maioria dos hemocentros do país, a doação voluntária de sangue só pode ser realizada durante o horário comercial.
Por isso, caso o funcionário seja um doador de sangue, ele pode solicitar uma declaração de comparecimento, datado e devidamente assinado, à Unidade de Saúde onde a coleta será realizada.
O artigo 473 da CLT ainda garante um dia de folga ao trabalhador que comprove a realização dessa ação voluntária.
Comparecimento a audiências
O trabalhador pode ser convocado para ser testemunha, ação ou parte interessada numa audiência civil, trabalhista, criminal, entre outras. Nesse caso, a CLT também garante que o funcionário não sofra descontos no seu salário.
Além disso, como o texto não define limites de tempo em que o trabalhador pode ficar à disposição da Justiça, o abono salarial deve ser concedido durante todo o tempo em que o colaborador for necessário na audiência.
Porém, para conseguir o abono da sua falta, ele deve solicitar o atestado de comparecimento em audiência, que deve ser assinado por uma autoridade.
Vestibular e Enem
Diversas instituições de ensino superior realizam seus vestibulares nos fins de semana. O mesmo ocorre com o Exame Nacional do Ensino Médio (ENEM), que atualmente é a principal porta de entrada para o ensino superior.
O problema é que muitos trabalhadores que desejam fazer esse tipo de prova são escalados para trabalhar nos fins de semana. Por isso, a lei garante o abono da falta, desde que o colaborador e candidato à prova apresente uma declaração de comparecimento.
As próprias instituições devem fornecer esse documento aos candidatos que participarem da seleção. No caso do ENEM, o candidato pode solicitar a declaração no próprio site do Inep.
Conclusão
A declaração de horas é um documento importante para aumentar a confiança entre empresa e colaborador.
Além disso, permite que o trabalhador consiga cumprir seus compromissos inadiáveis, relacionados a eventos especificados em lei.
Diante disso, o RH precisa estar preparado para receber, processar e lidar com o documento de maneira que cumpra as determinações da empresa e seja flexível com o trabalhador.
E para processar essas informações, o setor pode contar com o auxílio de uma ferramenta de gestão de ponto, que permite a contabilidade de todas essas faltas e o registro de outros dados de cada colaborador.
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