A organização das equipes e das tarefas é um fator determinante para que as empresas alcancem o sucesso. Neste sentido, as reuniões diárias, chamadas de daily scrum, têm um papel importante para que as equipes atuem de forma mais efetiva nos projetos.
Daily scrum é uma metodologia comum no mercado empresarial, onde as empresas realizam diariamente reuniões rápidas para avaliar o andamento das tarefas do dia anterior e projetar o que será feito nas próximas 24h.
Dados de um material publicado pela Scrum Inc. mostraram que equipes bem alinhadas são capazes de aumentar em até 50% a velocidade e eficiência dos projetos e é exatamente neste cenário que a daily scrum pode contribuir.
Isso porque implementando esse tipo de metodologia, de reuniões rápidas e diárias, todo o time consegue se alinhar melhor em torno das metas e objetivos da empresa. Atuando dia a dia no que realmente é prioridade.
Mas, como implementar e organizar corretamente a reunião daily na rotina da empresa? Neste conteúdo você vai aprender:
- O que é daily scrum?
- Como fazer a daily scrum?
- Quais são as perguntas a serem respondidas?
- Benefícios de realizar a daily scrum
- Quando realizar essas reuniões?
- O que é o GIFTS
Boa leitura!
O que é daily scrum?
Daily scrum é uma reunião organizada diariamente entre as equipes, no ambiente empresarial, para avaliar o andamento das ações, propor novas estratégias e traçar novos rumos para determinado projeto.
É por meio desse encontro então que é repassado tudo que envolve a rotina daquele dia de trabalho. Esse tipo de reunião não deve ultrapassar os 15 minutos de duração e é comumente realizado sempre no mesmo local e horário, para criar o hábito na equipe.
A ideia é garantir, assim, uma agilidade maior nas tomadas de decisão e consequentemente potencializar a assertividade na execução de tarefas da empresa, em função dessa visão mais macro do projeto, já que o debate das execuções fica mais aberto com a equipe.
Pra que serve a daily scrum?
O principal objetivo da metodologia daily scrum é melhorar a comunicação interna e possibilitar uma agilidade maior para que os líderes deleguem as tarefas corretamente para os colaboradores.
Podendo prever possíveis erros e vislumbrar o melhor caminho a seguir. Apesar disso, a daily scrum também tem outros tipos de função dentro da empresa, servindo principalmente para:
- Avaliar os resultados do dia anterior;
- Traçar objetivos para o dia em que a reunião acontece;
- Antecipar possíveis erros no processo;
- Definir prioridades;
- Melhor a gestão das equipes e delegação de tarefas.
Quanto tempo dura uma daily?
Uma daily scrum deve ser uma reunião rápida, sem ter na sua essência algo que atrapalhe e barre a rotina ou o fluxo de trabalho da empresa. Esse tipo de encontro, então, deve ter no máximo 15 minutos de duração.
Como fazer a daily scrum?
Como você viu, a daily scrum precisa ser rápida e objetiva para conseguir atender a sua proposta de eficácia. Até por isso, que sua implementação deve seguir alguns passos para que efetivamente se torne produtiva no dia a dia da empresa.
Saiba como inseri-la corretamente na rotina empresarial a partir dos passos a seguir.
- Roteiro e tópicos: o primeiro passo para que a daily scrum funcione é sempre elencar tópicos e preparar um roteiro de condução da reunião para que ela não perca sua função quando estiver acontecendo e atinja seus objetivos, sendo rápida e com um alto grau de produtividade.
- Defina um horário: é essencial selecionar o mesmo horário todos os dias, para que esse encontro se torne um hábito na rotina dos colaboradores.
- Siga as perguntas: para que ela atenda a função de agilidade, comece a reunião já pela primeira pergunta que deve ser respondida dentro da daily scrum, e que você saberá qual é mais a frente neste conteúdo.
- Determine o local: a proposta é que após a daily scrum os colaboradores já iniciem a execução das tarefas pré-estabelecidas na reunião. Portanto, o ideal é que o local do encontro seja próximo ao ambiente de trabalho desses colaboradores, para, assim, não interferir na produtividade dos empregados.
- Escolha o organizador: também chamado de Scrum Master, é importante definir quem organiza e será o responsável por organizar e cobrar a execução da reunião diariamente, para que não haja furos.
- Designe o mediador: além do responsável por organizar é primordial escolher um profissional para conduzir a reunião e que saiba exatamente como controlar o tempo para cada colaborador falar, tópicos a serem abordados, etc. a seguir.
Quais são as perguntas a serem respondidas?
Para que a daily scrum seja de fato efetiva na rotina da empresa, algumas perguntas devem fazer parte desta reunião diária. Já que respondê-las pode contribuir para que a empresa consiga evoluir no pós-encontro, com novas estratégias e direcionamentos.
O que fiz ontem?
Essa é a primeira questão a ser respondida dentro da daily scrum. Afinal, esse é o norte inicial para levantar o que aconteceu, quais os problemas, erros e o próximo passo a dar.
É a partir desta avaliação inclusive que a empresa consegue fazer uma avaliação do trabalho de cada colaborador envolvido naquele projeto, avaliando seu rendimento diante das tarefas propostas no dia anterior.
O que farei hoje?
Com os resultados do levantamento da questão anterior, a empresa pode ter respostas sobre o que será feito no dia em questão, definindo tarefas urgentes, às menos importantes e quais as estratégias certas para executá-las.
A partir daí é possível delegar tarefas de forma mais assertiva e destacar quais as responsabilidades de cada um até a próxima daily scrum.
O que me impede de realizar o trabalho?
É nesta questão que a empresa conseguirá ter uma visão maior sobre quais as dificuldades e o que está lhe impedindo de seguir em frente ou alcançar os objetivos traçados.
A partir das respostas para essa pergunta, é possível saber quais colaboradores estão com dificuldades na execução das suas tarefas e como mudar esse cenário.
Benefícios de realizar a daily scrum
Encaixar a daily scrum na rotina pode trazer a empresa uma série de benefícios para que ela tome decisões de maneira mais organizada e assertiva. Entre os principais benefícios que essa reunião pode proporcionar às empresas estão:
Tomadas de decisões mais ágeis
Trabalhando de maneira mais próxima aos acontecimentos, com avaliações diárias dos processos, por meio da daily scrum, a empresa consegue ser mais ágil nas suas tomadas de decisão.
Isso porque conseguirá identificar qualquer erro ou problema mais rapidamente. Facilitando assim, possíveis mudanças de rumo ou a criação de novas estratégias para o negócio.
Maior transparência entre os colaboradores
Essa reunião rápida e diária também proporciona maior transparência na execução das tarefas.
Posto que rotineiramente os participantes da daily scrum saberão exatamente qual o andamento de cada projeto e como está sendo seu desempenho, identificando até os pontos que necessitam melhorar.
Melhora o engajamento dos colaboradores
Com objetivos mais claros e transparência nos processos, os colaboradores acabam tendo uma visão melhor das suas responsabilidades em cada tarefa, sem contar que acabam recebendo um feedback diário do seu trabalho.
Assim, o engajamento tende a melhorar, já que os profissionais irão se sentir mais envolvidos e inseridos nos projetos e rotinas da empresa.
Melhora na comunicação interna
Com a daily scrum a visão da empresa sobre os projetos, desempenho dos funcionários, erros e acertos ficam mais amplas.
Com isso, a comunicação interna é facilitada, visto que, a delegação de tarefas será mais assertiva e a relação entre os funcionários mais transparente, pois todos terão um entendimento do que está sendo feito e do que ainda precisa ser feito.
Quando realizar essas reuniões?
A daily scrum deve ser realizada diariamente. A proposta é que assim a empresa consiga visualizar os resultados do dia anterior, corrija os problemas rapidamente, e assim deixe a sua equipe mais alinhada para executar as tarefas naquele dia específico.
Quem deve participar da daily?
Quem participa da daily scrum são todos os profissionais envolvidos diretamente em determinado projeto, principalmente os responsáveis pelo Sprint.
O Sprint se explica como um conjunto de tarefas de determinado projeto que tem um tempo pré-definido para se encerrar.
Todos os membros que são parte integrante do Sprint, equipe de desenvolvimento dos projetos, como Product Owner (PO) – representante dos stakeholders – e o Scrum Master (SM) – organizador dos encontros – sugere-se que participem dessa reunião diária.
Apesar dessa indicação, muitas empresas acabam incluindo como ouvintes: gerentes, stakeholders – pessoas interessadas no projeto – e até mesmo clientes.
O que ocorre depois da daily meeting?
Após a daily meeting, que faz parte da estrutura da metodologia Scrum, os membros da equipe retornam às suas atividades com clareza sobre as prioridades do dia.
As dailys são fundamentais para garantir que o progresso do projeto esteja em sincronia e para identificar rapidamente obstáculos.
Como parte do processo Scrum, é essencial acompanhar cada etapa do projeto, tanto no nível individual quanto no coletivo, para assegurar que a execução esteja dentro do cronograma e metas estabelecidas. Assim, caso haja pendências, elas podem ser tratadas em reuniões menores ou discussões offline, sem prejudicar o andamento do trabalho diário.
O que é o GIFTS
GIFTS é a inicial de cinco palavras – Good Start, Improvement, Focus, Team e Status. Essas palavras nada mais são do que etapas que compõem a daily scrum. Abaixo você confere mais detalhes.
- Good Start: se refere ao bom começo que a reunião deve ter para alcançar o impacto positivo no dia de trabalho.
- Improvement: tem a ver com a daily scrum como importante processo para a melhoria contínua das tarefas e dos próprios colaboradores.
- Focus: está relacionado a função que a daily scrum deve ter, que é de identificar e focar naquelas tarefas mais importantes e que realmente são essenciais naquele dia.
- Teams: destaca a importância de reiterar o papel de cada colaborador na conquista de objetivos e como o time tem um papel essencial nos resultados.
- Status: é a parte que se refere a comunicação dos acontecimentos anteriores para que todos saibam exatamente em que pé estão os projetos e quais os próximos passos para evoluir.
Conclusão
Este artigo mostrou a importância que uma reunião, mesmo que rápida, pode ter nos resultados da empresa. Com a daily scrum a empresa pode minimizar as chances de erros nos seus processos e potencializar a produtividade dos seus colaboradores.
Mesmo sendo um encontro curto, de no máximo 15 minutos, a daily scrum pode ser o apoio necessário para que as tarefas sejam analisadas de forma mais criteriosa diariamente, e que sejam definidas as prioridades do dia de maneira mais rápida.
Por meio deste texto, você pôde aprender como implementar a daily scrum corretamente na sua empresa e quais os principais benefícios que ela pode trazer para a rotina da sua organização.
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