Como identificar e otimizar custos fixos na gestão financeira empresarial: as melhores estratégias e ferramentas

Falta de controle de gastos não é um problema exclusivo das pequenas e micro negócios. Independentemente do porte ou setor, é necessário tomar cuidados para evitar a armadilha de não monitorar os custos fixos de uma empresa.

As despesas variáveis chamam a atenção por serem mais óbvias e flutuantes, mas os fixos ficam “quietos”, crescendo sem serem notados. Ignorá-los pode trazer para qualquer empresa prejuízos à sustentabilidade financeira.

Se sua empresa não tem uma rotina para revisar esses gastos, está na hora de criá-la. Descubra como pequenos ajustes podem dar tranquilidade para sua equipe focar no que importa: fazer o negócio prosperar. Confira um resumo do que será explicado mais adiante:

• O que são custos fixos em uma empresa?
• Exemplos de custos fixos
• Estratégias e ferramentas para gerenciar os custos fixos empresariais

Comece a controlar, otimizar e planejar custos fixos!

 

O que são custos fixos em uma empresa? 

Custos fixos são as despesas recorrentes e previsíveis, como aluguel, salários fixos de funcionários, contratos de software ou seguros. Mesmo que a empresa produza mais, menos ou nada, esses custos continuam existindo. 

As despesas fixas existem porque toda empresa precisa de uma base operacional para funcionar. O aluguel do espaço, por exemplo, não depende de quantos produtos foram vendidos, mas da necessidade de ter um local para realizar as atividades.

Custos fixos x custos variáveis

A diferença entre custos fixos e custos variáveis está na mudança do valor e na recorrência do pagamento:

• A empresa precisa pagar um custo fixo (geralmente com o mesmo valor) não importa se produziu e vendeu muito ou pouco. A recorrência pode ser semanal, mensal, semestral, anual, etc.;
• Os custos variáveis variam diretamente com o volume de produção ou vendas, como materiais usados na fabricação, mão de obra vinculada à produção e despesas operacionais que dependem do número de transações realizadas.

Separar custos fixos e variáveis não é apenas uma questão teórica. Fazendo isso, fica mais fácil planejar as finanças no médio ou longo prazo, aumentar a margem de lucro e criar estratégias para enfrentar momentos de crise.

A importância de conhecer e controlar os custos fixos no orçamento

Muitas empresas brasileiras enfrentam dificuldades no controle de gastos e colocam em risco a sua sobrevivência no mercado. Segundo dados do IBGE, quase 80% das empresas no Brasil não chegam a completar 10 anos de atividade.

Em muitos casos de fechamento, a gestão não cria mecanismos internos para entender aonde o dinheiro está indo e, principalmente, como controlar os gastos que estão sempre lá, mês após mês, como aluguel, salários da equipe fixa, contas de energia, internet.

No livro “Taiichi Ohno’s Workplace Management: Special 100th Birthday Edition”, publicado pela McGraw Hill Professional em 2012, o engenheiro Taiichi Ohno, um dos principais arquitetos do Sistema Toyota de Produção, explica que a tarefa de lidar com gastos fixos ou variáveis não é apenas sobre saber quanto se está gastando.

Para o fundador do método Toyota, lidar com gastos é uma maneira de fazer a empresa gastar menos, de forma eficiente e sustentável: “Os custos não existem para serem calculados. Os custos existem para serem reduzidos”.

 

Exemplos de custos fixos

Os tipos de custos fixos são muitos. A seguir, foram selecionados os mais comuns para que sua empresa comece a controlar essas despesas quanto antes.

Aluguel e despesas com instalações

Manter o espaço físico da empresa funcionando é, sem dúvida, um dos maiores custos fixos. Pense no aluguel do escritório, da loja ou da fábrica: ele está sempre lá, mesmo se as vendas caírem. Também entram nessa categoria de despesas com instalações:

• Aluguel de escritórios, lojas ou galpões;
• Taxas de condomínio;
• Pagamento de IPTU;
• Reformas ou adaptações no imóvel;
• Locação de espaços temporários (como stands ou feiras);
• Contratos de estacionamento para funcionários ou clientes;
• Custos com segurança patrimonial.

Sem pagar esses custos, as operações literalmente param. Manter um bom controle aqui é essencial para não comprometer as finanças da empresa.

Contas fixas de serviços públicos

As contas de energia, água, internet e telefone estão sempre nessa lista de despesas. São serviços tão básicos que podem passar despercebidos. Confira a lista completa:

• Energia elétrica;
• Água e esgoto;
• Internet banda larga;
• Telefonia fixa;
• Assinaturas de TV corporativa (em algumas empresas);
• Gás canalizado.
• Taxas de iluminação pública.

Sem essas contas pagas, é praticamente impossível manter as atividades básicas da empresa funcionando.

Salários e benefícios de funcionários

O quadro de funcionários é a base de qualquer negócio, e os custos com salários fixos e benefícios são parte indissociável dessa estrutura. Mesmo que a produção oscile, esses valores permanecem constantes. Exemplos de custos dessa categoria:

• Salários de funcionários;
• 13º salário proporcional;
• Vale-transporte;
• Planos de saúde ou odontológicos;
• Seguro de vida corporativo;
• FGTS e INSS.

Os custos de remuneração representam o investimento mais direto no talento que mantém a empresa operando e crescendo.

Custos com seguros e licenças obrigatórias

Os custos com seguros e licenças garantem que sua empresa esteja protegida e em conformidade com a lei. Exemplos de custos nessa área:

• Seguro patrimonial;
• Seguro de veículos corporativos;
• Seguro de responsabilidade civil;
• Taxas de alvará de funcionamento;
• Licenças ambientais;
• Taxas para renovação de CNPJ;
• Inscrições obrigatórias em conselhos de classe.

Sem esses boletos em dia, o risco de multas ou problemas legais aumenta, o que coloca o negócio em perigo.

Assinaturas de softwares e serviços essenciais

Na era digital, muitas empresas dependem de softwares e serviços para rodar o dia a dia. E essas assinaturas, mesmo sendo fixas, fazem toda a diferença no orçamento da empresa. Os principais exemplos:

• Sistemas de gestão empresarial (ERP);
• Ferramentas de CRM;
• Plataformas de marketing digital;
• Softwares de edição de documentos ou design;
• Licenças de antivírus e segurança cibernética;
• Armazenamento em nuvem.

Essas ferramentas ajudam a empresa a operar de forma eficiente e competitiva, otimizando processos e garantindo produtividade.

Gastos com manutenção e infraestrutura

Manter tudo funcionando gera custos. Essa categoria cobre despesas que, embora sejam fixas, garantem que a estrutura física e operacional da empresa esteja sempre em dia. Exemplos de custos de manutenção:

• Contratos de manutenção de elevadores ou máquinas;
• Reparos preventivos em equipamentos;
• Substituição de materiais desgastados;
• Limpeza e conservação de ambientes;
• Contratos de jardinagem ou paisagismo;
• Renovação de materiais de escritório;
• Equipamentos de proteção e segurança no trabalho.

Manter a infraestrutura bem cuidada evita problemas maiores e garante a longevidade dos recursos da empresa.

 

Estratégias e ferramentas para gerenciar os custos fixos empresariais

Gerenciar os custos fixos de uma empresa pode parecer um trabalho monótono, mas é o que separa muitas empresas que crescem daquelas que ficam pelo caminho. 

O grande desafio está no fato de que não adianta só cortar gastos de qualquer jeito, o segredo está em organizar, planejar e usar ferramentas que facilitem o controle. Veja como fazer isso na prática com algumas estratégias.

Sistemas de gestão financeira e ERP

Pode ser que a sua equipe já tentou organizar os custos fixos com uma planilha cheia de abas, mas chega um ponto em que não dá mais certo. Muitas planilhas confundem e podem levar sua equipe a perder o controle do que deveria ser óbvio. 

Os sistemas de gestão financeira e ERPs podem resolver a rotina da empresa quando as contas estão um caos. Com esses sistemas, dá para monitorar, organizar e até prever os custos, deixando tudo bem na palma da mão.

Algumas dicas para usar essas ferramentas como um profissional:

• Escolha um sistema que tenha funções específicas para o seu tipo de negócio;
• Programe alertas para pagamentos recorrentes e prazos;
• Use relatórios automáticos para acompanhar os gastos regularmente;
• Treine sua equipe para usar o sistema de forma eficiente e prática.

Com tudo isso funcionando, seu time deixa de ser refém das planilhas e ganha uma visão clara do que está acontecendo no financeiro.

Negociação e revisão de contratos

Contratos de aluguel, licenças de software e serviços são exemplos de gastos fixos que, com o tempo, acabam pesando mais do que deveriam. A solução? Negociar e revisar esses contratos. 

Uma boa renegociação pode render uma economia considerável, e muitas vezes as empresas que fornecem esses contratos só estão esperando sua equipe pedir para novos ajustes no acordo. Confira algumas formas de negociar contratos com sucesso:

• Revise contratos antigos e veja se os valores ainda fazem sentido;
• Pesquise preços de mercado para ter argumentos sólidos na negociação;
• Proponha condições de pagamento mais favoráveis, como prazos maiores;
• Não tenha medo de pedir descontos ou ajustar serviços desnecessários.

Esses ajustes podem parecer pequenos, mas somados ao longo do ano, fazem uma grande diferença no caixa da empresa. Lembre-se: negociar não é pedir favor, é buscar um equilíbrio que funcione para todos.

Eficiência energética e sustentabilidade

As contas de luz e água podem ser um vilão silencioso no orçamento da empresa. Elas são o tipo de custo que parece pequeno, mas, no final do mês, pesa. Algumas dicas para aplicar eficiência energética e sustentabilidade:

• Troque lâmpadas comuns por modelos de LED, que são mais econômicos;
• Instale sensores de presença para reduzir o desperdício de energia;
• Incentive a equipe a economizar, desligando equipamentos quando não estiverem em uso;
• Faça manutenções regulares para evitar desperdícios causados por falhas.

Além de ajudar a cortar custos, essas medidas mostram que sua empresa está alinhada com práticas responsáveis do ponto de vista ecológico, o que pode ser um grande diferencial no mercado. 

Conclusão

Fica claro que controlar os custos fixos de uma empresa é uma questão de sobrevivência para o negócio. Esses gastos estão sempre no orçamento mês após mês, e se não forem bem gerenciados, podem virar um peso que prejudica os resultados ou, em casos mais graves, coloca em risco a continuidade da empresa. 

Mas, como foi visto até aqui, nem tudo se resolve apenas com uma mudança de mindset. É preciso ir além e rever tecnologias, processos e até as políticas internas para garantir uma gestão financeira mais sustentável.

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