Quando uma empresa decide reduzir seus custos, a primeira alternativa pensada para isso é o corte de pessoal. Afinal, por muito tempo as organizações enxergaram seus colaboradores apenas como um custo e não parte crucial de seus resultados.
Mas o que muitas companhias ainda não perceberam é que investir em sistemas mais modernos, traz uma redução de custos muito mais eficiente do que apenas reduzir o quadro de funcionários. Um bom exemplo é o processo de controle de ponto, utilizando uma ferramenta ultrapassada para o gerenciamento dos horários dos funcionários a empresa tem muito mais a perder do que ganhar.
Perdem-se horas e até mesmo dinheiro em processos obsoletos que poderiam ser resolvidos de forma automática utilizando a ferramenta certa. Por isso, se sua empresa está em busca de redução de custos e otimização do tempo, o uso de um controle de ponto alternativo pode ser uma boa saída. Como? É bem simples!
Pense o seguinte, em um dia de trabalho, os colaboradores registram seus horários de entrada, almoço e saída. Certo? Todos esses dados refletem diretamente na folha de pagamento da sua companhia.
E esse custo pode se tornar bastante alto se a empresa utilizar um método de controle de jornada ultrapassado. Pois, no momento de fechar a folha de ponto, serão muitas informações a serem processadas, e basta um erro para que sua empresa tenha que arcar com custos indevidos.
Sem contar a quantidade de horas dedicadas ao fechamento da folha de ponto em um sistema ineficiente. Tudo isso é muito trabalhoso, mas com um controle de ponto alternativo, REP-A tudo pode mudar. Confira neste texto, como ele pode ajudar a sua empresa. Para isso, vamos abordar alguns pontos neste artigo:
- O que é o sistema de controle de ponto alternativo – REP-A?
- Entenda o que dizia a portaria 373 sobre sistemas de ponto alternativo;
- Como fica o registro de ponto alternativo com a nova portaria de ponto?
- Por que adotar um sistema de controle de ponto online?
- Como economizar com controle de ponto online em 5 passos simples
Vamos começar?
O controle de ponto alternativo, agora denominado por REP-A, é um sistema que permite o registro da jornada dos colaboradores por meio de equipamentos tecnológicos acessíveis. Como, por exemplo, celulares, tablets ou computadores.
Para isso, basta acessar o aplicativo de ponto nestes aparelhos, e marcar os horários de entrada, pausa para o almoço e saída, utilizando medidas de segurança como senha, biometria facial ou reconhecimento de voz.
Essas ferramentas trazem uma maior autonomia e agilidade nos processos de controle de frequência. Afinal, quem cuida do gerenciamento de jornada sabe muito bem o trabalho que dá cuidar da folha de ponto de tantos funcionários.
Em empresas com muitos colaboradores, nem sempre essa é uma tarefa fácil de se organizar. Essa situação pode ser ainda mais complicada quando o ponto é registrado de forma mecânica ou manual.
Por isso, uma das melhores estratégias é, justamente, não se limitar aos modos tradicionais de registro de ponto. O controle de ponto alternativo REP-A veio para facilitar a marcação dos horários.
Ele surgiu com a antiga portaria 373 do MTE, vamos entender mais sobre ela.
Entenda o que dizia a portaria 373 sobre sistemas de ponto alternativo
Em 2011, foi criada pelo antigo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) a portaria 373. Ela regulamentava a adoção dos novos sistemas de controle de jornada pelas empresas, inserindo regras importantes para o funcionamento deles.
Foi então que surgiu o controle de ponto alternativo, e esse foi o nome utilizado justamente por representar uma alternativa aos tipos de ponto eletrônicos que existiam até então.
Com sua vigência, o controle da jornada dos colaboradores ficou mais fácil e tecnológico, permitindo o registro e o gerenciamento do ponto no mesmo sistema.
Antes, as empresas não dispunham de muita facilidade ou agilidade no registro e acompanhamento dos horários marcados, uma vez que utilizavam processos lentos, mecânicos ou manuais.
E com o advento da portaria 373, esse registro começou a mudar, trazendo modernidade e velocidade no controle de jornada.
Essa portaria vigorou até 2021, quando surgiu uma nova portaria de ponto eletrônico, que unificou todas as regras do registro de ponto eletrônico e trouxe novas regulamentações.
Como fica o registro de ponto alternativo com a nova portaria de ponto?
Com o advento da portaria 671, o tipo de ponto que antes era conhecido como controle de ponto alternativo, agora passa a ser denominado por REP-A, o Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo.
Esse sistema permite que os funcionários registrem seus horários em sistemas online via celulares, tablets ou computadores.
Veja o que diz na íntegra o artigo 77, desta portaria:
Art. 77. O REP-A é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
1º Para fins de fiscalização, o sistema de registro eletrônico de ponto que utilize REP-A deverá:
I – permitir a identificação de empregador e empregado; e
II – disponibilizar, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
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Quais são as novas exigências?
Para a adoção do controle de ponto alternativo REP-A, as empresas devem seguir algumas regras previstas pela portaria 671.
Dentre elas, a previsão de que esse modelo de registro apenas pode ser utilizado nas empresas mediante a aprovação em acordo ou convenção coletiva.
Além de permitir a identificação de empregador e empregado, e disponibilizar, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
Essas são algumas das previsões que já eram vistas na antiga portaria 373, mas vale a pena ressaltar que continuam vigentes para o controle de ponto alternativo mesmo com a nova portaria.
O REP-A e REP-P são a mesma coisa?
Não. Mesmo que ambos permitam o registro de ponto online e armazenamento em nuvem, o REP-A e o REP-P possuem diferenças fundamentais entre si.
O REP-A, por si só, é um sistema moderno que facilita e otimiza o registro de ponto dos funcionários por meios eletrônicos. Mas, o REP-P é um sistema bem mais robusto e completo, com os mecanismos mais modernos disponíveis no mercado.
Segundo a definição da própria portaria 671, ele diz respeito ao: programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Com tamanhas funcionalidades, a portaria 671 exige dele uma série de certificações para que possa ser adotado pelas empresas, sem necessidade de acordo ou previsão em convenção coletiva.
Esse é o caso da Pontotel. Muito além do que um sistema de controle de ponto, somos um software que oferece a gestão de ponto completa, com transparência e governança.
Toda a gestão de ponto é feita em um único sistema, desde a coleta do ponto do colaborador até o fechamento da folha. Para facilitar seu gerenciamento, os gestores podem acompanhar os horários marcados em tempo real, e ainda, obter diferentes tipos de relatórios sobre a jornada dos funcionários.
Por que adotar um sistema de controle de ponto online?
Controlar a jornada de trabalho dos seus colaboradores por sistemas ultrapassados ou planilhas faz com que o controle de frequência seja burocrático e cansativo.
Mas, com um sistema moderno, você consegue acompanhar em tempo real a jornada dos colaboradores e pode até mesmo fazer isso direto do seu celular com o aplicativo de gestão.
O melhor é que um sistema online, como o REP-P, não faz apenas a marcação de ponto, ele também soluciona problemas de cálculo de horas extras, banco de horas, cálculo de atrasos, faltas e muito mais.
Confira alguns exemplos de como o sistema da Pontotel pode registrar os pontos dos seus colaboradores.
Aplicativo (Para celular ou Tablet)
Agora o controle de ponto cabe literalmente na palma da sua mão. Ele é fácil, prático e intuitivo, além de permitir o registro dos horários da jornada por meio de dispositivos móveis. Mas qual é a vantagem disso?
A vantagem é que com o aplicativo, o registro de ponto se torna totalmente móvel. E os colaboradores podem registrar os horários de qualquer lugar, sendo muito benéfico para quem está atuando em home office ou para funcionários externos.
Já para sua empresa, acabam os problemas relacionados a custos com relógios de ponto ou anotações manuais que depois precisam ser passadas para um sistema.
E para aqueles que questionam sobre a proteção dos horários marcados, é importante ressaltar que o ponto por aplicativo é muito seguro. Ele possui diversas medidas de segurança, como: reconhecimento facial, senha, áudio e geolocalização.
Todas elas são essenciais para assegurar a veracidade das informações, deixando sua empresa respaldada contra qualquer tipo de problema relacionado ao ponto.
Não poderíamos deixar de comentar a praticidade que a empresa terá para acessar essas informações, já que os registros ficam salvos em nuvem. O que permite o acompanhamento em tempo real.
O aplicativo de registro de ponto online da Pontotel pode ser utilizado em sistemas Android e iOS. Se quiser saber como ele funciona na prática, agende uma demonstração agora mesmo com um de nossos consultores.
Telefone
O ponto por telefone é ideal para os locais de trabalho que possuem acesso limitado à internet.
O registro é feito por meio de uma ligação telefônica para uma central, onde o colaborador insere sua senha e registra os seus horários.
Importação/integração do REP
Muitas empresas já possuem um relógio de ponto instalado em suas dependências, e acreditam que não vale a pena trocar a forma em que se faz a marcação do ponto.
O que é até compreensível, pensando nos investimentos feitos para instalação do aparelho. Mas isso não significa que sua empresa precise permanecer com um software ultrapassado.
Hoje os sistemas de ponto online possuem também integração com a maioria dos relógios de ponto do mercado. Ela pode ser feita por meio da exportação via arquivos AFD ou por meio de uma integração sistêmica.
No caso da exportação dos dados, no final do mês é necessário inserir um pen-drive ou HD externo no relógio, coletar os dados e importar para o software de tratamento de ponto. Já na integração sistêmica, esse processo é feito automaticamente, e o melhor em tempo real.
Ou seja, não é necessário esperar até o final do mês para fechar as folhas de ponto, pois assim que o colaborador registra o ponto, é feita uma sincronização automática e os dados são enviados para o software.
A vantagem desse sistema é que você consegue acompanhar tudo que está acontecendo na sua empresa em tempo real.
Como economizar com controle de ponto online em 5 passos simples
Otimização do tempo
Já imaginou reunir todas as informações de horas extras, atrasos e faltas em um só sistema? Isso facilitaria no momento de fechar as folhas, não é mesmo?
Chega de lançar atestados, corrigir atrasos ou excessos de marcações manualmente. Com o sistema de ponto online, o seu time de RH consegue gerenciar as jornadas de forma otimizada e muito mais eficaz.
O tempo gasto com processos lentos e complicados será extremamente reduzido, trazendo bastante economia de tempo e produtividade para sua empresa.
Redução de custos com relógios de ponto
Se você tem um relógio de ponto em sua empresa, sabe que o aparelho e a manutenção do equipamento possuem um alto custo.
Já um sistema online não possui esse custo. Para implantá-lo, você não precisa comprar um aparelho, pagar alguém para instalar, comprar insumos da máquina, entre outros gastos corriqueiros.
Basta escolher o plano que se enquadre na sua quantidade de funcionários e pronto, sua empresa não terá mais problemas com manutenção ou com o equipamento, o sistema é totalmente em nuvem.
Fim dos erros operacionais
Um sistema que é desenvolvido com a mais alta tecnologia para otimizar processos garante que toda a rotina de controle e gestão de ponto seja feita virtualmente, da forma mais automática possível sem a necessidade de um procedimento manual ou humano.
Com isso, as chances de erros operacionais são mínimas, o que reduz completamente os erros na folha de pagamento.
Pensa só em quantos pagamentos de horas extras foram feitos a mais ou a menos por causa de erros no momento de fechar a folha de ponto do colaborador?
Com o ponto digital, as informações já são recolhidas e calculadas automaticamente, dando total validade e veracidade nos dados.
Redução de ações jurídicas
O sistema faz o agrupamento de todas as informações da jornada de trabalho do funcionário da forma mais completa e segura.
Em síntese, isso significa que todas as marcações de ponto e os horários feitos por ele estarão todos reunidos em relatórios que podem ser acessados a qualquer momento com poucos cliques.
Isso facilita a gestão, previne fraudes e impede também o surgimento de um processo trabalhista contra a empresa, por alguma irregularidade na jornada dos colaboradores.
Gestão de pessoas eficiente
Começamos esse texto dizendo que quando uma empresa pensa em reduzir custos, a primeira alternativa a ser pensada é realizar cortes no quadro de funcionários.
Mas essa é uma alternativa bastante equivocada, pois, ao invés de realizar corte de pessoal, a empresa poderia encontrar formas de elevar a produtividade e com isso aumentar seus lucros.
Então, a melhor forma de equilibrar sua gestão é utilizar o melhor dos colaboradores em sua empresa.
A boa notícia é que o controle de ponto online pode te ajudar com isso, uma vez que do ponto são extraídos relatórios gerenciais e dados que podem dizer muito sobre a sua empresa, como taxas de absenteísmo, quantidade de horas extras e muitos outros indicadores que podem ser extraídos apenas realizando um bom controle de jornada.
Conclusão
Neste texto entendemos um pouco mais sobre o controle de ponto alternativo, como ele surgiu e como é definido pela nova portaria 671. Também vimos como ele se diferencia do REP-P e como ambos contribuíram para avanços no campo do controle e gestão de ponto.
Definitivamente, ter um bom controle de ponto faz toda a diferença na gestão de seu negócio. E isso vai desde ter um sistema eficiente até economizar tempo e também dinheiro com os registros corretos da jornada dos colaboradores.
Sob o mesmo ponto de vista, ter um controle de ponto eficiente não é somente registrar os horários dos funcionários, é também ter qualidade e agilidade no dia a dia de sua empresa.
Se você pensa em conhecer um pouco mais dessas vantagens, então deve saber desde já que um sistema online é a melhor solução.
E aí, está pronto para mudar? Não esqueça de agendar uma demonstração com o nosso time comercial!
