O controle de horas trabalhadas é um dos processos mais desafiadores para empresas que almejam uma alta produtividade dos funcionários. Além disso, gerir corretamente os dados de jornada é importante para que uma companhia esteja em dia com a legislação trabalhista.
Esse controle trata-se da gestão do tempo de trabalho dos funcionários — entradas, saídas, atrasos e horas extras. Ter ciência dessas informações pode contribuir para que a empresa tome decisões estratégicas no seu dia a dia.
Afinal, ter o controle de horas trabalhadas pode ajudar na segurança jurídica da empresa, no cálculo correto de horas extras e até mesmo na redução de custos operacionais, ao se optar por sistemas de gestão de ponto que funcionam em nuvem.
Porém, existe um grande questionamento sobre como fazer corretamente o controle de horas trabalhadas. Para lhe ajudar neste processo, este artigo vai abordar os seguintes tópicos:
- Como funciona o controle de horas trabalhadas?
- O que diz a lei sobre o controle de horas trabalhadas?
- Por que fazer o controle de horas trabalhadas?
- Principais formas de fazer o controle de horas trabalhadas
- Qual o melhor controle de horas trabalhadas para a sua empresa?
Quer conferir todos os detalhes a respeito do tema? Então, acompanhe o artigo e tenha uma boa leitura!
Como funciona o controle de horas trabalhadas?
O controle de horas trabalhadas funciona a partir da gestão do tempo de trabalho dos funcionários. Por meio dessa rotina, a empresa consegue conferir os horários de entrada, saída, atrasos, faltas e horas extras cumpridos pelo colaborador.
Para realizar o controle de jornada, a empresa pode utilizar alguns modelos de gestão de jornada disponíveis no mercado. Dentro dessas opções, existem os registradores manuais, mecânicos ou eletrônicos.
Além de ser uma obrigação legal, o controle de horas trabalhadas é um processo que pode ajudar a empresa a tomar decisões estratégicas no seu dia a dia, por exemplo, quanto à necessidade de que os funcionários realizem horas extras, à contratação de novos colaboradores e até mesmo à redução do absenteísmo.
O que diz a lei sobre o controle de horas trabalhadas?
O controle de horas trabalhadas é uma rotina obrigatória para todas as empresas que contratam funcionários no regime CLT e que possuem mais de 20 colaboradores.
Essa questão é abordada e prevista no artigo 74 da CLT, que cita a anotação de horas como obrigatória para empresas com essa quantidade de funcionários, que precisam adotar algum dos tipos de registro: manual, mecânico ou eletrônico. Confira o artigo:
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.
§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.”
Por que fazer o controle de horas trabalhadas?
O controle de horas trabalhadas pode deixar a empresa mais estratégica, ágil na tomada de decisões e resguardada quanto a fraudes no controle de ponto. Isso porque qualquer decisão se baseará em dados concretos advindos do controle de horas trabalhadas.
Conheça a seguir mais algumas das vantagens do controle de horas trabalhadas no dia a dia da empresa.
Segurança jurídica
Com o controle de horas trabalhadas, a empresa tem a vantagem da segurança jurídica. Mas o que isso quer dizer na prática?
Realizando a gestão de jornada, a relação trabalhista se torna mais transparente, já que os dados de ponto estarão sempre em mãos para consulta.
Além disso, se a empresa sofre um processo trabalhista, ela consegue, por meio do controle de horas trabalhadas, comprovar que o funcionário cumpriu aquela jornada.
Isso sem contar que, com esses dados do controle de horas trabalhadas, ela prova, em caso de auditoria ou processo, que seguiu a CLT e a Portaria 671. Caso ela utilize o registrador de ponto eletrônico, essa segurança é ainda maior, em função da fidelidade dos dados.
Inclusive, o artigo 74 da Portaria 671 cita o detalhe de que a marcação não pode ser desvirtuada pelo sistema de registro de ponto eletrônico, registrando fielmente as marcações nele efetuadas:
“Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
I – restrições de horário à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;
III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.”
Cálculo correto de horas extras e adicionais
Outra questão importante por trás do controle de horas trabalhadas é que ele facilita o cálculo de horas extras e adicionais, evitando possíveis erros. É importante lembrar que o artigo 59 da CLT diz que:
“Art. 59. A duração diária do trabalho poderá ser acrescida de horas extras, em número não excedente de duas, por acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.”
Além disso, o valor da hora extra será pelo menos 50% superior ao da hora normal de trabalho. É muito importante, portanto, que o cálculo de horas extras seja realizado corretamente, para que o colaborador não seja prejudicado no valor que tem a receber.
Do mesmo modo, é importante que a empresa controle a jornada corretamente para não ter custos com horas extras não cumpridas. Por isso, escolher um sistema como o REP-P pode ajudar na transparência da gestão de dados.
Isso ocorre principalmente porque o REP-P permite uma gestão de dados em tempo real, cálculos automatizados e medidas antifraude para evitar marcações de ponto equivocadas, principalmente para quem age de má-fé para ganhar horas extras não cumpridas.
Redução de custos operacionais
O cálculo de horas trabalhadas também permite que a empresa consiga reduzir seus custos operacionais, pois ela poderá tomar decisões de forma mais estratégica quanto aos horários de trabalho dos funcionários.
Assim, ela consegue reduzir gastos com horas extras desnecessárias, realiza contratações de forma mais assertiva, identificando possíveis sobrecargas nas equipes a partir dos dados do horário, e evita erros de remuneração nas folhas de pagamento.
Essa redução de custos pode ser ainda maior quando a empresa adota sistemas como o REP-P, que tem um custo de instalação e manutenção muito menor do que os relógios de ponto físicos instalados na empresa.
Transparência na relação trabalhista
O controle de horas trabalhadas também permite uma transparência maior na relação trabalhista.
Isso porque, dependendo do sistema que a empresa adotar, ela consegue acessar em tempo real as informações de entradas, saídas, faltas, atrasos e horas extras dos colaboradores.
Esses dados também podem ser verificados pelo próprio colaborador. Assim, não existe a possibilidade de o profissional alterar qualquer informação da sua jornada posteriormente ou mesmo da empresa tentar fraudar algum dado contido no registro de ponto.
Obviamente, esse tipo de segurança é mais evidente para empresas que adotam os modelos de registro de ponto mais modernos, como o REP-P, já que eles contam com uma série de medidas antifraude para evitar qualquer problema.
RH ágil
A agilidade do Recursos Humanos para a tomada de decisões e a correção de erros nos registros de ponto se torna muito mais rápida e efetiva quando existe um controle de horas trabalhadas.
Ao ter em mãos dados da jornada do colaborador, a empresa consegue ser mais assertiva nas escolhas e mudanças, uma vez que terá informações concretas sobre faltas, atrasos, horas extras e muito mais.
Todos esses dados dão um suporte para decisões rápidas quanto à contratação de novos funcionários, ao realinhamento de escalas de trabalho, à redução de custos com jornadas extras e muitos mais.
Principais formas de fazer o controle de horas trabalhadas
Agora que algumas das principais vantagens do controle de horas trabalhadas foram apresentadas, é importante saber quais as principais formas de registro de ponto disponíveis no mercado para gerir essa rotina.
Confira quais são elas a seguir.
Livro de ponto
O livro de ponto é um documento em que são registrados os dados de jornada dos colaboradores de forma manual.
Seu funcionamento é simples: sempre que chega na empresa, sai ou vai para o almoço, um colaborador precisa se dirigir ao livro e fazer a marcação de próprio punho.
Essa opção não é recomendada, pois está exposta a fraudes, rasuras, inconsistência de informações e violação de dados da jornada. Além disso, esse tipo de documento nem sempre indica de fato os horários que foram cumpridos pelo colaborador.
Afinal, o funcionário pode preencher os mesmos horários todos os dias, ignorando atrasos e até faltas, e inserir horas extras indevidas, dado este que posteriormente será difícil para a empresa questionar e provar que não foi cumprido.
Isso sem contar que colaboradores não têm acesso a essas informações para usá-las como prova em processos trabalhistas.
Planilha de controle de horas trabalhadas
O controle de horas trabalhadas por planilha ainda é muito utilizado, principalmente por pequenas e médias empresas que não desejam investir em sistemas mais modernos. Contudo, não é considerado um modelo seguro de gestão de ponto.
Na planilha de controle de horas trabalhadas, a empresa insere todos os dados da jornada e do colaborador em uma planilha, que pode ser do Excel, e faz a gestão desses dados por lá.
O grande problema é que neste tipo de controle apenas a empresa tem acesso às informações, e elas podem ser alteradas a qualquer momento, facilitando as fraudes e os erros de cálculos por parte da organização.
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Relógio de ponto mecânico
O relógio de ponto mecânico, também conhecido como cartográfico, é uma tecnologia que está há mais de 10 anos no mercado empresarial. Ele funciona a partir de um cartão de plástico ou papel, individual para cada colaborador.
O funcionário então aproxima seu cartão no relógio e ele marca o horário de trabalho, sejam entradas ou saídas.
Porém, esse tipo de controle de horas trabalhadas já é considerado obsoleto no mercado por ter um alto custo com infraestrutura, além de ser passível de fraudes e erros de marcação e ter um processo de gestão e tratamento dos dados demorado e burocrático.
Para empresas que utilizam essa forma de registro de jornada, os dados precisam obrigatoriamente espelhar as informações do horário de trabalho do colaborador, conforme diz o artigo 94 da Portaria 671:
“Art. 94. O registro mecânico deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, registrada por processo mecânico que consigne as marcações de ponto de forma impressa e indelével, em cartão individual, sendo permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Parágrafo único. É permitida a utilização de registro de ponto mecânico por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.”
Controle de ponto eletrônico (REPs)
A mais moderna das formas de controle de horas trabalhadas se dá por meio da gestão de ponto eletrônico. A Portaria 671 oficializou três modelos: REP-C, REP-A e REP–P. A portaria descreve esses três modelos da seguinte forma:
“I – sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
II – sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.”
Entre esses tipos de controle de horas trabalhadas, o mais moderno e eficaz é o REP-P. Esse tipo de plataforma, além de centralizar toda a gestão de dados e as informações da jornada, é construído com base nas diretrizes da CLT e da Portaria 671.
Outro benefício do REP-P é que ele oferece um controle em tempo real dos dados, além de medidas antifraude que evitam que a empresa sofra com registros de ponto incorretos. Além de tudo, o REP-P oferece uma gama de possibilidades para os colaboradores registrarem o ponto.
Essas possibilidades são reconhecimento de voz, facial, geolocalização, entre outros. Assim, eles permitem que o colaborador possa registrar seu ponto de onde estiver.
Qual o melhor controle de horas trabalhadas para a sua empresa?
O melhor controle de horas trabalhadas é aquele que oferece à empresa benefícios para que esse processo se torne mais rápido, assertivo e estratégico. Para isso, é necessário que a plataforma conte com tudo que a empresa precisa em um registrador de ponto eficaz, como a plataforma de ponto da Pontotel.
Neste quesito, a Pontotel se destaca como uma plataforma completa de gestão e controle de ponto, realizando desde o registro do ponto até a gestão dos dados, oferecendo segurança e agilidade ao longo de todo o processo de controle de horas trabalhadas.
Adotando a plataforma Pontotel, sua empresa conseguirá ser mais estratégica para controlar as horas trabalhadas e fazer escolhas assertivas, pois ela oferece:
- Controle de jornada em tempo real;
- Sistema em nuvem, podendo ser acessado por PC, tablet ou celular, via aplicativo;
- 5 medidas de segurança antifraude;
- Gestão de dados centralizada em uma única plataforma;
- Múltiplas opções de registro de ponto — reconhecimento facial, controle de voz, biometria, geolocalização e outros;
- Segurança jurídica, respeitando as diretrizes da CLT e da Portaria 671;
- Verificação de dados e correção da folha de forma automatizada;
- Registro de ponto offline;
- Escalas e jornadas de trabalho flexíveis.
Quer saber mais sobre a plataforma? Entre em contato com a Pontotel e solicite uma demonstração através do formulário abaixo.
Conclusão
Gerir corretamente os dados de jornada, como foi visto neste conteúdo, pode fazer toda a diferença para que a empresa consiga ser transparente na relação trabalhista e siga à risca todas suas obrigações diante da lei.
Além disso, realizar o controle de horas trabalhadas pode dar à empresa uma visão ampla sobre o dia a dia da organização, facilitando a identificação de faltas, atrasos e horas extras desnecessárias.
Isso ajuda na tomada de decisões, para que esta se torne mais assertiva, seja na construção de escalas, contratação de novos funcionários e criação de ações para reduzir a taxa de absenteísmo, por exemplo.
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