Um dos grandes desafios de profissionais e empresas é fazer um bom controle de tempo de trabalho, otimizando e agilizando a realização de tarefas.
No caso dos funcionários, esse controle consiste em organizar e gerenciar suas demandas para cumprir prazos e desenvolver as atividades exigidas. Isso pode ser feito com o auxílio de aplicativos de gestão de tempo, por exemplo.
Porém, para as empresas, esse controle é bem mais complexo, já que envolve questões legais e exige o acompanhamento eficiente da jornada de trabalho dos colaboradores.
Quando feito de forma eficiente, o controle de tempo também facilita o trabalho do setor de Recursos Humanos (RH), ajuda a organização a evitar problemas trabalhistas, entre outras vantagens.
Apesar desses benefícios, muitas empresas ainda não sabem como fazer um controle de tempo de trabalho eficiente.
Por isso, neste artigo, você vai entender o que é, o que diz a lei e como implementar esse tipo de controle no seu negócio.
Para isso, os seguintes pontos serão discutidos:
- Controle de tempo de trabalho: o que é?
- O controle de tempo de trabalho é obrigatório pela lei?
- Vantagens do controle de tempo de trabalho
- Principais formas de fazer o controle de tempo de trabalho
- Como fazer um bom controle de tempo de trabalho?
Boa leitura!
Controle de tempo de trabalho: o que é?
O controle de tempo de trabalho se refere ao processo de acompanhar, registrar e ajustar as demandas de um profissional ou empresa, a prazos e horários que eles devem cumprir.
Nesse sentido, enquanto os funcionários precisam se preocupar com a gestão de tempo para desempenhar suas responsabilidades, as empresas devem garantir que seus colaboradores cumpram a jornada de trabalho estabelecida em contrato.
Além disso, essas organizações também devem garantir que a carga horária de seus funcionários siga o que está estabelecido na lei e nos acordos individuais e coletivos de trabalho.
Portanto, o controle de tempo de trabalho pode se referir tanto à gestão do tempo que deve ser realizada pelo próprio funcionário quanto ao controle de jornada que deve ser feito pela empresa. Esse último é o foco deste artigo.
O controle de tempo de trabalho é obrigatório pela lei?
Nenhuma lei obriga o profissional a gerenciar seu tempo de forma efetiva, embora isso seja recomendável para aqueles que desejam ter sucesso na carreira.
Por outro lado, no caso das empresas, a legislação estabelece várias regras para garantir que os direitos e deveres tanto do colaborador quanto do empresário sejam garantidos.
O primeiro passo para entender essas regras é consultar a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Segundo o texto, as empresas devem adotar uma jornada de trabalho que siga várias normas, tais como:
- A jornada do colaborador pode durar 8 horas diárias, com limite de 44 horas semanais;
- O colaborador pode fazer até 2 horas extras por dia, e essas horas excedentes devem ser adicionadas ao banco de horas ou pagas com um acréscimo;
- A jornada de trabalho deve incluir um intervalo intrajornada, que é a pausa realizada para almoço ou descanso do funcionário;
- A empresa pode adotar outras escalas de trabalho, com horários diferentes do que o descrito acima, desde que siga os limites estabelecidos em lei e o que está definido em acordos e convenções coletivas.
Além dessas regras, o artigo 74 da CLT determina que empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a fazer o controle da jornada de forma manual, mecânica ou eletrônica. Vale lembrar que esse controle não é obrigatório apenas para colaboradores que ocupam cargos de confiança.
Vantagens do controle de tempo de trabalho
O acompanhamento das horas de trabalho não pode ser negligenciado pelas empresas. Afinal, além de ser fundamental para cumprir o que diz a legislação, essa gestão também proporciona outras vantagens.
Conheça as principais delas a seguir:
Maior segurança jurídica
Conforme explicado, a legislação trabalhista estabelece várias regras que as empresas devem cumprir em relação à jornada de trabalho de seus funcionários.
Caso essas normas não sejam seguidas pela organização, ela corre o risco de sofrer com passivos trabalhistas, entre outros problemas relacionados à Justiça do Trabalho.
Por outro lado, as empresas que obedecem ao que diz a legislação e usam um sistema eficiente de controle de ponto evitam problemas com a Justiça trabalhista.
Por isso, elas têm maior segurança jurídica e ainda valorizam seu employer branding.
Ajuda o setor de RH a fazer o cálculo correto das horas trabalhadas
A eficiência do RH depende da adoção de um sistema de controle de horas de trabalho. Afinal, esse setor é responsável pela gestão de pessoas, cálculo da folha de pagamento e benefícios, entre outras atividades que exigem o acompanhamento e registro da jornada de trabalho dos funcionários.
Por isso, quando esse controle de tempo é feito de forma eficiente, o RH pode desempenhar suas funções com mais agilidade e assertividade, reduzindo o registro de erros ao fazer o cálculo correto das horas trabalhadas.
Relação mais transparente entre empregador e empregado
Um bom sistema de controle de horas de trabalho garante que o tempo em que o funcionário esteve à disposição da empresa foi realmente registrado e computado da forma correta.
Por isso, o colaborador pode ter certeza de que será pago por essas horas trabalhadas e até pode consultar esse registro quando quiser.
Assim, o controle de jornada garante que a empresa estabeleça uma relação mais transparente com seus colaboradores, aumentando a percepção positiva dos funcionários em relação à organização.
Maior organização no trabalho
Investir no controle de tempo de trabalho também promove um benefício essencial para o sucesso de qualquer negócio: a organização.
Empresas que conseguem organizar de modo eficiente as demandas e a jornada de trabalho de seus funcionários aumentam a assertividade na execução de tarefas e melhoram a produtividade e o engajamento.
Além disso, uma rotina organizada reduz os níveis de estresse no ambiente de trabalho, aumentando a qualidade de vida e o bem-estar dos funcionários.
Principais formas de fazer o controle de tempo de trabalho
Conforme explicado, a legislação determina que as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a adotar algum sistema de controle de jornada, já que isso beneficia tanto o empregado quanto o empregador.
Apesar disso, a lei não determina qual tipo de controle a empresa deve adotar. Na verdade, ela deixa três opções de métodos que podem ser utilizados para fazer esse controle.
Sendo assim, cabe à empresa decidir qual é o método mais adequado e compatível com suas necessidades para começar a implementá-lo.
Quer saber quais são esses métodos? Confira a seguir as formas de controle de horas permitidas por lei.
Manual
O método de controle manual é o mais antigo e acessível do mercado. Ele consiste no registro manual dos horários de trabalho dos funcionários em um caderno, também conhecido como livro de ponto.
Por ser simples e barato, esse método ainda é usado especialmente por pequenas empresas e negócios familiares. Porém, esse controle manual é mais suscetível a erros e fraudes, o que reduz sua eficiência e segurança jurídica.
Além disso, por exigir que todas as informações sejam registradas manualmente, essa forma de controle é inviável para médias e grandes empresas, já que seu uso causaria a sobrecarga de trabalho do RH.
Mecânico
O controle mecânico é realizado por meio do famoso relógio de ponto. Neste sistema, o funcionário recebe um cartão personalizado, que deve ser inserido em uma máquina capaz de carimbar seus horários de trabalho.
Assim, essas informações são registradas de forma mais rápida e fácil em comparação ao controle manual.
Por outro lado, o controle mecânico exige que o RH recolha todos os cartões e adicione seus dados em uma planilha, processo que está sujeito a falhas e erros operacionais.
Sem contar que, se a empresa ou o funcionário perder o cartão, o fechamento da folha de pagamento é prejudicado.
Eletrônico
Por fim, a empresa pode utilizar um método eletrônico para controlar o tempo de trabalho de seus funcionários.
Esse método é regulamentado pela Portaria 671, que unificou todos os modelos de registro de ponto eletrônico permitidos no país no chamado Registrador Eletrônico de Ponto (REP).
Por conta disso, hoje as empresas podem escolher entre três categorias de métodos eletrônicos. São eles:
- REP-C: o registrador de ponto convencional exige a instalação de um equipamento na sede da empresa, no qual o funcionário deve registrar seus horários de trabalho;
- REP-A: o registro de ponto alternativo consiste em um sistema que permite o registro da jornada de trabalho por meio de equipamentos como computadores, smartphones ou tablets;
- REP-P: o sistema de registro eletrônico de ponto via programa é considerado a opção mais completa e robusta do mercado, já que oferece funcionalidades como coletores para marcação, armazenamento digital e plataforma de tratamento de ponto.
Como fazer um bom controle de tempo de trabalho?
Agora que você já sabe o que é e quais as vantagens e principais formas de controle de tempo de trabalho, está na hora de começar a parte prática e aprender a fazer esse controle.
Para isso, basta seguir as dicas abaixo:
Atente-se à legislação
O primeiro passo para fazer um bom controle de tempo de trabalho dos funcionários é entender o que diz a legislação.
Isso significa que a empresa deve conhecer todas as regras relacionadas à jornada de trabalho, como horas extras, faltas, atrasos, pagamento, entre outros fatores.
Dessa forma, é possível definir um método de controle que garanta a segurança jurídica da empresa e, ao mesmo tempo, atenda as necessidades que ela possui e seja compatível com suas demandas.
Fique por dentro de convenções e acordos coletivos
O próximo passo é buscar informações sobre acordos e convenções coletivas relacionadas às categorias profissionais empregadas na empresa.
Esses documentos também contêm diretrizes e orientações que devem ser cumpridas em relação a questões como escala de trabalho, banco de horas, benefícios, entre outros direitos trabalhistas.
Vale lembrar que, se a empresa não adequar sua jornada de trabalho ao que diz esses documentos, ela pode ter problemas com a Justiça do Trabalho.
Escolha um sistema eficiente para auxiliar a sua empresa
Por fim, a empresa deve implementar um sistema que facilite e otimize esse controle de tempo de trabalho.
Isso porque, além de cumprir o que determina a lei, ela torna a gestão de jornada de trabalho mais eficiente, agiliza o trabalho do RH e ainda evita problemas como erros de cálculo da folha de pagamento.
Para aproveitar esses e outros benefícios, a melhor saída é investir em um sistema robusto, completo e que ofereça todas as ferramentas necessárias para o registro e tratamento de ponto da empresa.
Saiba como a plataforma Pontotel pode ajudar sua empresa a fazer o controle de tempo de trabalho
A Pontotel é um dos melhores programas de gestão e controle de ponto do mercado! Com uma plataforma robusta e cheia de funcionalidades, ele oferece todos os recursos necessários para fazer o controle completo de jornada eficiente dos funcionários.
Por isso, quem usa essa plataforma pode aproveitar diversas facilidades, tais como:
- Gestão do ponto podendo ser feita via web e por aplicativo;
- Registro de ponto por computador, smartphone ou tablet;
- Gestão e organização de escalas de trabalho de forma simplificada;
- Acesso a mais de 30 tipos de relatórios sobre a jornada de trabalho e o desempenho dos colaboradores;
- Banco de horas completo e robusto;
- Armazenamento de dados em nuvem;
- Integração com outros sistemas de folha de pagamento;
- Acesso a um painel de acompanhamento inteligente em tempo real, que permite a visualização de gráficos com dados sobre a jornada dos funcionários;
- Correção automática de pontos realizados incorretamente;
- Gestão de pendências e jornadas incompletas;
- Segurança jurídica e conformidade com a Portaria 671;
- Garantia de segurança da informação e muito mais!
Por conta dessas e de outras vantagens, a Pontotel é recomendado para quem busca um software REP-P eficiente para fazer não só o controle de tempo de trabalho, mas também o tratamento completo desses dados.
Assim, gerenciar de forma estratégica o tempo dos funcionários e evitar passivos trabalhistas fica muito mais fácil!
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Conclusão
Investir no controle de tempo de trabalho é fundamental para tornar a rotina e o ambiente de trabalho mais organizados, mas essa não é sua única vantagem.
Como explicado ao longo texto, esse tipo de controle é essencial para as empresas que querem garantir sua segurança jurídica, fazer um controle de frequência eficiente e otimizar o trabalho de RH.
Para obter essas e outras vantagens, basta investir em uma boa ferramenta de controle de jornada, como o REP-P, que se destaca por ser o mais completo e robusto do mercado.
Quer provas dessa eficiência?
Então, basta ver tudo que a Pontotel, que é um REP-P, oferece para seus usuários, que contam com diversos recursos e facilidades.
Portanto, adotar um sistema de controle de ponto é a melhor forma de garantir que a empresa realize uma gestão eficiente de tempo de trabalho dos seus colaboradores.
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