O controle de ponto para pequenas empresas é um excelente aliado da gestão. Ele facilita a contabilidade do banco de horas, auxilia no fechamento da folha de pagamento além de realizar outras funções da administração da jornada de trabalho dos funcionários.
Existem diversas formas de fazer o controle de entrada e saída dos colaboradores, por isso, é importante encontrar um método que se adeque à realidade da empresa.
Neste artigo, falaremos um pouco mais sobre o controle de ponto para pequenas empresas e qual modelo mais otimiza o dia a dia. Confira:
- O que é controle de ponto?
- O controle de ponto em pequenas empresas é obrigatório?
- Por que fazer o controle de ponto em pequenas empresas?
- Como saber se minha empresa precisa do controle de ponto?
- O que diz a lei sobre o controle de ponto para pequenas empresas?
- Quais são os tipos de controle de ponto para empresas de pequeno porte?
- Como escolher o melhor controle de ponto para pequenas empresas
- Como implantar o controle de ponto em pequenas empresas?
- Qual o melhor controle de ponto para pequenas empresas?
Boa leitura!
O que é controle de ponto?
O controle de ponto é a forma de administrar a jornada de trabalho dos colaboradores em uma empresa. Ele é responsável por documentar a entrada e a saída dos funcionários, fazendo a gestão das horas trabalhadas.
O controle de ponto não é um sistema novo, ele surgiu durante a revolução industrial entre 1930 e 1940.
Essa ferramenta de monitoramento recebeu esse nome porque as indústrias escolhiam um funcionário para ficar de olho no relógio de ponto, enquanto os demais funcionários cuidavam da mão de obra.
Hoje, essa ferramenta é indispensável e obrigatória para as empresas acima de 20 funcionários, e também nas pequenas empresas, visto que ele é a forma mais segura de acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários.
O controle de ponto em pequenas empresas é obrigatório?
Não. De uma maneira mais direta, de acordo o parágrafo 2º do artigo 74 da CLT apenas empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a realizar o controle de ponto:
Art. 74 § 2º – Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
No entanto, a determinação não impede que as pequenas empresas com um número menor de funcionários adotem essa forma de monitoramento.
Inclusive, especialistas indicam que optem pela inclusão do controle de ponto para pequenas empresas para que assim haja uma melhor organização e controle na gestão de pessoas, finanças e demais processos.
Por que fazer o controle de ponto em pequenas empresas?
O controle de ponto para pequenas empresas é essencial mesmo que não seja uma obrigação de acordo com a CLT, pois ele facilita a gestão de pessoas.
Além disso, ter um controle de ponto para pequenas empresas auxilia no acompanhamento de toda a carga horária, os atrasos e horas extras, os quais são dados importantes para uma melhor gestão, promovendo as informações necessárias para o fechamento da folha de pagamento.
Otimiza gestão dos horários
Com a adesão do controle de ponto para pequenas empresas é possível otimizar a gestão dos horários, já que todos os dados sobre os funcionários em sua jornada, como o banco de horas, as horas extras e intervalos ficam disponíveis em um único lugar.
A depender do tipo de ferramenta escolhida, esse processo pode ficar ainda mais rápido e seguro. Por isso, muitas empresas optam pelo controle de ponto online que oferece um gerenciamento sem riscos de erro.
Além disso, a adesão do controle de ponto para pequenas empresas facilita a operação no setor de RH permitindo a realização de outras tarefas para o aprimoramento das equipes.
Redução de custos e de erros operacionais
O controle de ponto, principalmente online, contribui na diminuição de custos com as horas extras calculadas inadequadamente e com os processos judiciais, já que os cálculos são feitos de forma mais assertiva e não há riscos de erros.
Maior segurança
Uma empresa nunca está completamente livre de processos, principalmente quando o tema é a irregularidade nas jornadas de trabalho.
Com a entrada e saída dos colaboradores registrada, a empresa fica mais segura já que o sistema de controle de ponto não permite que os dados sejam fraudados ou excluídos.
Fortalece a interação
A adesão do controle do ponto nas pequenas empresas consegue fortalecer uma melhor interação entre o empregador e seu funcionário, visto que a partir do monitoramento é possível construir uma relação com mais transparência na empresa.
Além disso, quando o colaborador entende que sua jornada é controlada, sabe que está seguro e não haverá excesso ou sobrecarga de trabalho. Assim, o sistema de controle de ponto é eficaz até mesmo na retenção de talentos.
Acompanhar a produtividade da equipe
A produtividade dos colaboradores depende de inúmeros fatores como: planejamento, sistema de gestão, delegação de tarefas e acompanhamento.
Ao acompanhar a jornada dos funcionários é possível garantir um melhor desempenho e entender quais fatores fazem com a produtividade da equipe esteja em baixa, como o excesso de horas extras, por exemplo.
Como saber se minha empresa precisa do controle de ponto?
Segundo o parágrafo 2º do artigo 74 da CLT, toda empresa com mais de 20 colaboradores precisa ter o controle de ponto.
Entretanto, é importante dizer que esse sistema é vantajoso para empresas de todos os tamanhos que tenham mais de um funcionário, já que ele auxilia diretamente na gestão de pessoas.
Então, se sua empresa tem dificuldade em controlar as horas extras, atrasos ou faltas dos colaboradores. É um forte sinal de que um controle de ponto é necessário.
Afinal, em qualquer tamanho de empresa os recursos devem ser bem aproveitados, então ter um controle exato do tempo de trabalho dos funcionários é uma forma da empresa reduzir custos e ainda evitar ter problemas financeiros com indenizações ou passivos trabalhistas no futuro.
O que diz a lei sobre o controle de ponto para pequenas empresas?
Até o ano de 2019, a lei dizia que toda empresa com mais de 10 colaboradores era obrigada a controlar as jornadas com o controle de ponto.
Porém, em 20 de setembro de 2019 a Lei da Liberdade Econômica foi sancionada, alterando a regra com o intuito de proporcionar maior segurança jurídica às empresas.
A partir daí o controle de ponto passou a ser obrigatório apenas para empresas e organizações que contam com mais de 20 colaboradores, consoante o parágrafo 2º do artigo 74 da CLT.
Na lei é permitido que o controle de ponto registre apenas os atrasos, horas extras, intervalos, férias e faltas, o chamado ponto por exceção.
Porém, para que esse tipo de registro seja realizado é necessário que o colaborador e a empresa estejam registrados em acordo individual, convenção coletiva (CCT) ou acordo coletivo de trabalho.
É importante lembrar que o controle de ponto garante ao empregador e aos funcionários o monitoramento das horas extras que devem ser pagas ou compensadas, além de auxiliar nos intervalos intrajornada e interjornada.
Quais são os tipos de controle de ponto para empresas de pequeno porte?
Existem quatro tipos principais de controle de ponto que podem ser adotados por empresas de pequeno porte. Cada um possui características específicas que atendem a diferentes necessidades e orçamentos. Confira:
Livro de Ponto (Manual)
O livro de ponto é o método mais tradicional e simples. Nele, os funcionários anotam manualmente seus horários de entrada e saída em um caderno ou planilha.
Ele é ideal para Pequenas empresas com orçamento muito limitado e poucos colaboradores, mas não é uma solução sustentável a longo prazo.
- Vantagens:
- Baixo custo, pois não exige investimento em equipamentos ou tecnologia.
- Fácil de implementar em empresas com poucos funcionários.
- Desvantagens:
- Alto risco de erros humanos e fraudes, como registros falsificados.
- Gestão trabalhosa, pois exige cálculo manual das horas
Ponto Mecânico
O ponto mecânico utiliza um relógio de ponto físico onde os funcionários inserem um cartão de papelão para registrar seus horários. É um passo à frente do livro de ponto em termos de confiabilidade.
É recomendado para pequenas empresas que buscam uma solução intermediária entre o manual e o eletrônico, mas sem grandes investimentos.
- Vantagens:
- Mais seguro que o método manual, pois os registros são impressos automaticamente.
- Simples de usar e entender.
- Desvantagens:
- Os cartões podem ser perdidos, danificados ou manipulados.
- Ainda exige esforço manual para tabular as horas no final do mês.
Ponto Eletrônico
O ponto eletrônico é uma opção moderna que utiliza tecnologias como biometria (impressão digital), cartões magnéticos, senhas ou até reconhecimento facial para registrar a presença dos funcionários.
Seu uso é recomendado para pequenas empresas que priorizam segurança e precisão e têm orçamento para investir em infraestrutura básica.
- Vantagens:
- Alta precisão e segurança, reduzindo drasticamente o risco de fraudes.
- Automatiza parte do processo de registro, facilitando a gestão.
- Desvantagens:
- Custo inicial mais alto devido à compra de equipamentos.
- Requer manutenção periódica dos dispositivos.
Ponto Online (Digital)
O ponto online é a solução mais avançada e flexível, baseada em softwares ou aplicativos acessíveis por smartphones, tablets ou computadores. Os dados são armazenados na nuvem, permitindo acesso remoto.
Sendo ideal para empresas modernas com equipes distribuídas ou em crescimento, que buscam praticidade e mobilidade.
- Vantagens:
- Flexibilidade para equipes remotas, híbridas ou em campo, já que o registro pode ser feito de qualquer lugar.
- Automatização total, com integração à folha de pagamento e relatórios em tempo real.
- Custo-benefício atrativo, pois elimina a necessidade de equipamentos físicos caros.
- Segurança elevada com armazenamento na nuvem.
- Desvantagens:
- Dependência de conexão com a internet para fazer o upload dos dados.
- Pode exigir treinamento inicial para os funcionários.
Para ajudar pequenas empresas a escolher o melhor sistema de controle de ponto, elaboramos uma tabela comparativa que avalia os principais tipos disponíveis citados acima com base em critérios essenciais: custo, facilidade de uso, segurança, automatização, mobilidade e manutenção.
Confira abaixo a tabela e uma explicação detalhada para facilitar sua decisã:
| Tipo de Controle | Custo | Facilidade de Uso | Segurança | Automatização | Mobilidade | Manutenção |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Livro de Ponto (Manual) | Muito baixo | Simples, mas propenso a erros | Baixa | Nenhuma | Limitada | Nenhuma |
| Ponto Mecânico | Moderado | Relativamente simples | Média | Baixa | Limitada | Regular |
| Ponto Eletrônico | Alto | Boa, pode exigir treinamento | Alta | Média a alta | Limitada | Regular |
| Ponto Online (Digital) | Variável (assinatura) | Alta, acessível via dispositivos | Alta | Alta | Excelente | Baixa |
Como escolher o melhor controle de ponto para pequenas empresas
O controle de ponto, segundo o artigo 74 da CLT, pode ser realizado de três formas: manual, mecânico ou eletrônico.
A depender da realidade de cada empresa, uma solução funciona melhor que a outra. Entretanto, optar por monitoramentos eletrônicos pode ser a melhor escolha, visto que ele proporciona uma maior segurança e otimiza o tempo, entregando dados sempre corretos.
Esse monitoramento, quando eletrônico, pode ser realizado por biometria, cartão de ponto, senhas ou reconhecimento facial, dificultando a possibilidade de fraudes.
Outra excelente alternativa de controle de ponto para pequenas empresas é o ponto digital que apresenta em sua composição a automatização e a digitalização dos dados que são encaminhados para a nuvem.
Isso quer dizer que não precisa de uma máquina ou qualquer conexão a cabo para o funcionamento, o colaborador pode ter acesso a partir do seu aparelho de celular, tablet, computadores e afins.
Esse formato, talvez, seja o mais moderno e oferece uma melhor funcionalidade para as empresas, pois já apresenta uma melhor segurança, além de otimizar toda a tarefa de gestão e contagem das horas.
O controle de ponto para pequenas empresas, quando feito de maneira digital, possibilita que a gestão possa ser feita em qualquer lugar, sendo mais uma vantagem para equipes que trabalham com o modelo híbrido, home office ou até mesmo para os nômades digitais.
Até porque todos os dados e registros de pontos são arquivados e armazenados na nuvem livre de hackers ou fraudes, sendo disponibilizados apenas para os gestores. Isso evita que os dados se percam ou sejam violados.
Como implantar o controle de ponto em pequenas empresas?
Ao escolher o modelo de controle de ponto é preciso instalar o sistema e configurá-lo conforme a jornada de trabalho implementada pela empresa. Além disso, todos os colaboradores devem ser cadastrados e orientados para utilizar a ferramenta de maneira correta.
O processo de orientação costuma ser mais difícil, pois alguns colaboradores podem enxergar o controle de ponto como algo negativo para eles. Todavia, cabe a gestão de pessoas elucidar que essa ideia ficou no passado e apresentar os inúmeros benefícios que o controle de ponto traz.
Visto que o sistema proporciona ao colaborador a contagem exata de suas horas trabalhadas, sem margem para erros, isso faz com que a folha de pagamento seja fechada corretamente.
Mesmo com os benefícios apresentados, é importante que a empresa opte por um sistema que seja amigável e de fácil acesso para os colaboradores constatarem o quanto o controle de ponto pode ser prático.
Qual o melhor controle de ponto para pequenas empresas?
É a Pontotel. A empresa oferece o melhor serviço de controle de ponto para pequenas empresas. Acreditamos que o monitoramento pode ser prático e fácil para os colaboradores da sua empresa.
Além disso, a Pontotel é um ótimo aliado do setor de RH, pois com o nosso controle de ponto online você efetua a gestão completa da jornada de trabalho de seus funcionários, os indicadores e cálculos de horas, por smartphones, tablets e vários outros dispositivos.
O controle de ponto da Pontotel é móvel, prático e possui um excelente custo benefício. Fale agora com um de nossos especialistas e agende uma conversa gratuita!
Conclusão
Uma pequena empresa pode ser transformada através do controle de ponto. Ele garante economia de tempo e dinheiro, além de evitar processos desnecessários.
O controle de ponto também permite às pequenas empresas o desenvolvimento de um relacionamento mais transparente e aberto com seus colaboradores. Essa ferramenta é beneficial tanto para o empregador, quanto para o funcionário.
O mais importante é escolher o sistema de controle de ponto ideal para a realidade de cada organização, prezando sempre o custo-benefício, a otimização do tempo do RH e também a segurança dos dados internos da empresa.
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