A gestão da jornada de trabalho do colaborador é uma das tarefas empresariais mais importantes, tornando indispensável o controle de ponto para escritório. Mesmo presente no dia a dia do trabalho há muito tempo, esse é um assunto que ainda gera muitos questionamentos tanto para empregadores quanto para colaboradores.
Fazer o gerenciamento do registro de entrada e saída dos funcionários é essencial para garantir que os colaboradores estão cumprindo a jornada de trabalho, além de prevenir eventuais problemas como excesso de horas extras ou absenteísmo.
Com a popularização do modelo híbrido, muitos escritórios optaram por esse formato, logo, os profissionais cumprem parte da carga horária semanal trabalhando de casa. Por isso, encontrar o melhor modelo de controle de ponto para esse caso pode ser desafiador.
Além disso, mesmo as empresas que atuam presencialmente devem encontrar maneiras de otimizar essa tarefa.
Neste artigo, serão abordados todos os detalhes sobre controle de ponto para escritório, o que diz a lei sobre a jornada de trabalho e como escolher o melhor formato para o seu negócio. Serão detalhados os seguintes tópicos:
- O que é controle de ponto?
- O que diz a lei sobre controle de ponto?
- Como funciona o controle de ponto para escritório?
- Por que fazer o controle de ponto em escritórios?
- Quais os tipos de controle de ponto?
- Como escolher controle de ponto para escritório?
- Qual o melhor controle de ponto para escritório?
Está interessado? Então, continue a leitura!
O que é controle de ponto?
O controle de ponto é um sistema utilizado pelas empresas para fazer a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores. Ele consiste no registro dos horários de entrada, saída e descanso de cada um dos trabalhadores.
Isso permite que a equipe de recursos humanos e os gestores diretos de cada time acompanhem a jornada dos funcionários, verifiquem se a carga horária prevista em contrato está sendo cumprida e identifiquem potenciais problemas de gestão de tempo.
É também a partir dele que o departamento pessoal faz o fechamento da folha de pagamento e os cálculos de horas extras, por exemplo.
Em escritórios, o controle de ponto pode ser feito de diversas formas: por relógios de ponto físicos, cartões de ponto, aplicativos móveis e sistemas de ponto eletrônico. Por isso, entender cada um deles é essencial para fazer a escolha certa para o seu escritório
O que diz a lei sobre controle de ponto?
O controle de ponto, ou seja, o registro da jornada de trabalho dos funcionários, é uma obrigação da maioria das empresas. A demanda está prevista na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
De acordo com o artigo 74 da legislação trabalhista, o controle de ponto deve ser feito por todas as companhias que possuem mais de 20 colaboradores com registro em carteira. O texto diz:
“Art. 74 – O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.
§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.”
Como é possível observar nos parágrafos 3 e 4 do artigo sobre o registro de ponto, mesmo os trabalhadores externos precisam registrar sua jornada de trabalho, exceto se previsto em acordos individuais ou coletivos.
Sendo assim, o controle de ponto para escritório não é apenas uma ferramenta para a gestão de pessoas, mas também uma obrigação prevista na lei.
Em complemento à CLT, a Portaria 671, publicada pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), também regulamenta o registro de ponto no Brasil. Ela traz regras sobre os modelos de registro e sobre como eles devem ser utilizados.
Como funciona o controle de ponto para escritório?
O controle de ponto para escritório é uma ferramenta de gestão de pessoas. Por esse motivo, ele funciona por meio do registro da jornada de trabalho, que deve ser feito diariamente por todos os funcionários da empresa.
Antigamente, os modelos mais comuns de registradores de ponto em escritórios eram os tradicionais relógios de ponto manual ou os livros de ponto. Com o avanço da tecnologia, mesmo nos locais físicos, houve uma adesão maior aos sistemas de ponto eletrônico.
Nos escritórios, todos os colaboradores precisam registrar os horários que iniciam e terminam sua jornada diária, assim como pausas para descanso ou eventuais ausências justificadas.
Para isso, é importante que no controle de ponto conste todos os detalhes sobre os turnos de cada funcionário. Assim, quem for analisar os dados conseguirá avaliar se tudo está ocorrendo conforme o esperado.
Jornada de trabalho em escritórios
Os escritórios reúnem profissionais de várias áreas, por isso, a jornada de trabalho também pode variar. Dependendo do setor da empresa, pode ser que o funcionamento seja 24 horas por dia ou apenas em horário comercial.
Por esse motivo, a jornada de cada profissional irá depender do que está acordado no contrato de trabalho. É bastante comum que os colaboradores tenham que cumprir uma carga horária de 8 horas diárias com 1 hora para o intervalo interjornada.
Entretanto, algumas profissões permitem apenas uma carga total de 6 horas por dia. Neste caso, normalmente, há mais de um turno para suprir toda a demanda da empresa.
Ainda, é possível que em escritórios existam colaboradores que atuem em escala 12×36, ou seja, que trabalhem por 12 horas e descansem nas 36 horas seguintes.
Existe uma infinidade de modelos de escala de trabalho previstos na legislação brasileira e, independentemente do formato utilizado pelos escritórios, se houver mais de 20 funcionários, o controle de ponto é obrigatório.
Por que fazer o controle de ponto em escritórios?
Como já abordado, o controle de ponto para escritório tem o papel principal de fazer a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores, registrando os horários de entrada, saída e descanso. Esses dados são importantes para os responsáveis pelo departamento pessoal e pela gestão de pessoas.
A seguir, foram elencados os principais motivos e vantagens de fazer o controle de ponto em escritórios. Confira.
Centralização de informações
O controle de ponto permite que haja centralização e consistência dos dados a respeito da jornada de trabalho dos colaboradores.
Desta forma, em um único lugar, ficam reunidas todas as informações necessárias para fazer todas as tarefas relacionadas à jornada do colaborador, como o fechamento da folha de pagamento, o cálculo do salário e das horas extras e o controle do banco de horas.
Essa centralização permite ainda a identificação mais fácil de possíveis erros, assim como otimiza a análise das informações e a produção de relatórios para identificar tendências.
Segurança jurídica
Talvez o motivo mais essencial para realizar o controle do ponto em escritórios seja a segurança jurídica. Sabe-se que o registro de ponto é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, por isso, fazer esse controle é importante para garantir a conformidade com a legislação trabalhista brasileira.
O sistema traz uma transparência sobre o cumprimento das jornadas de trabalho, já que o colaborador é responsável pelo registro das informações compartilhadas com o empregador.
Mesmo que não seja obrigatório por lei, também é indicado que as empresas menores façam o controle de ponto, a fim de evitar futuramente qualquer problema com a Justiça trabalhista.
Maior controle da jornada
O controle da jornada de trabalho não é apenas uma obrigação jurídica. É a partir desse registro que os gestores podem acompanhar alguns índices de desempenho dos seus colaboradores.
É o sistema de ponto que irá alertar para o excesso de horas extras realizadas por determinado colaborador ou equipe, assim como detectar quando um funcionário possui excesso de faltas sem justificativa.
Esses indicadores são importantes para ajudar os gestores na tomada de decisões, por exemplo, sobre a necessidade de ampliar o time ou dar feedbacks individuais para profissionais que estão com dificuldades para cumprir a jornada de trabalho.
Quais os tipos de controle de ponto?
Existem diversos tipos de controle de ponto para escritórios disponíveis no mercado, desde os mais tradicionais até os mais modernos, que foram regulamentados pela Portaria 671. São eles:
Manual
O método mais tradicional de registro de jornada de trabalho é o sistema manual. Nele, os colaboradores registram seus horários de entrada e saída preenchendo manualmente as informações. Esses são os famosos livros ou folhas de ponto.
Ao final de um período, normalmente um mês, as folhas são entregues ao departamento pessoal, que fará o fechamento da folha de pagamento e o processamento de outros dados. Esse é o modelo que oferece menos segurança e que está mais exposto às fraudes, além de oferecer mais risco de erros na análise das informações.
Relógio convencional (REP-C)
Um pouco mais moderno é o relógio convencional (REP-C) que faz o registro dos horários de entrada, saída e descanso por meio de um relógio eletrônico. Neste modelo, os colaboradores registram o ponto em um cartão ou fazem a leitura de um crachá em um relógio que fica fixo na sede da empresa.
Apesar de ser um modelo mais seguro, a necessidade da presença física do colaborador para a marcação dificulta o controle de ponto nos escritórios que atuam em modelo híbrido de trabalho.
REP-A e REP-P
Estes são os sistemas digitais de controle de ponto: REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).
O REP-A permite o registro de ponto via programa, por meio de computadores ou dispositivos móveis. Essas informações podem ser compartilhadas com softwares que fazem gestão de ponto. Esse tipo de sistema só pode ser utilizado mediante aprovação de convenção coletiva.
O REP-P, por sua vez, é o que há de mais moderno no mercado. Regulamentado pela Portaria 671, ele possibilita o gerenciamento do controle de ponto via web ou aplicativo. O sistema pode não apenas armazenar os dados, mas também fazer o tratamento das informações em uma só plataforma.
A vantagem principal desses sistemas é que eles podem ser utilizados remotamente, sem a necessidade de deslocamento do colaborador até o escritório.
Como escolher controle de ponto para escritório?
Para escolher o melhor controle de ponto para escritório, é importante considerar alguns fatores:
Funcionalidades e vantagens
Primeiramente, analise as necessidades do seu negócio e estude as funcionalidades e benefícios de cada sistema disponível. Se a empresa atua com modelo híbrido e funcionários externos, por exemplo, o sistema digital pode ser a escolha mais adequada.
A possibilidade de tratamento de dados é outra funcionalidade que deve ser levada em consideração, especialmente nas organizações que possuem um alto número de colaboradores, já que analisar manualmente todos os registros de ponto é uma tarefa bastante demorada.
Conformidade com a lei
Certifique-se de que o sistema escolhido está em conformidade com a lei vigente no país. Para utilizar um sistema REP-A, por exemplo, é indispensável que exista um acordo coletivo com o sindicato da categoria. Sendo assim, avalie as exigências da área de atuação do seu escritório no momento da escolha do controle de ponto.
Gestão agilizada
Quanto mais automatizado for o sistema de controle de ponto, melhor será a gestão do registro de jornada de trabalho. Por isso, escolha o modelo que trará mais agilidade para a equipe responsável pela parte burocrática e pela análise das informações, assim, esses profissionais terão mais tempo para se dedicar às ações estratégicas.
Qual o melhor controle de ponto para escritório?
O melhor controle de ponto para escritório é a Pontotel! Isso porque a Pontotel é uma plataforma de controle de ponto ideal para qualquer negócio, inclusive escritórios. Com a Pontotel, os colaboradores podem acessar a plataforma em smartphones, tablets ou computadores de onde estiverem, promovendo a autonomia na gestão e transparência.
A Pontotel garante uma gestão de ponto otimizada e tranquila, pois os dados são reunidos em um só software e podem ser acessados em tempo real pelos gestores. Além disso, essa ferramenta traz segurança nas informações, pois possui sistema antifraude, garantindo autenticidade no registro feito pelo trabalhador.
Ainda, o sistema da Pontotel segue todas as regras existentes tanto na CLT quanto na Portaria 671, garantindo que o escritório esteja em conformidade com a legislação trabalhista, aumentando, inclusive, a relação de confiança com o colaborador.
Conclusão
O controle de ponto para escritório é uma tarefa, prevista na lei trabalhista, que deve ser priorizada pelo time de gestão de pessoas.
Fazer o registro da jornada de trabalho do colaborador garante o cumprimento do contrato, mas também possibilita a identificação de indicadores que podem auxiliar na gestão de pessoas de forma geral.
Com a publicação da Portaria 671, opções de sistemas de ponto digitais passaram a trazer ainda mais segurança para os escritórios, especialmente para os que se modernizaram e hoje atuam em modelo híbrido.
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