Agências de marketing, publicidade, comunicação, entre outras, normalmente têm uma rotina dinâmica, equipes flexíveis e muitos clientes e projetos diferentes para lidar. Nesse cenário, fazer o gerenciamento adequado dos funcionários é um desafio. Por isso, é necessário ter um controle de ponto para agências.
Além de ajudar a agência a cumprir suas obrigações trabalhistas, um bom sistema de controle de ponto é fundamental para alocar e monitorar funcionários, bem como calcular a remuneração devida a cada colaborador.
Com apoio desse sistema, o setor de Recursos Humanos (RH) também pode traçar estratégias para evitar a sobrecarga de trabalho dos colaboradores, estimular a produtividade e tornar a agência mais eficiente.
Por esse motivo, ao utilizar a ferramenta de controle certa, a agência não precisa mais se preocupar com horas trabalhadas ou folha de ponto, por exemplo. Em vez disso, seus gestores e funcionários podem direcionar seus esforços ao que realmente importa: criatividade e resultado.
Para te ajudar a entender como isso é possível, neste artigo serão explicados os seguintes tópicos:
- O que é controle de ponto?
- Quais os tipos de controle de ponto?
- O que diz a lei sobre controle de ponto?
- Como funciona o controle de ponto para agências?
- Qual a importância do controle de ponto para agências?
- Por que realizar o controle de ponto em agências?
- Como escolher controle de ponto para agências?
- Qual a melhor plataforma de controle de ponto para agências?
O que é controle de ponto?
O controle de ponto é um sistema utilizado por empresas para registrar e acompanhar a jornada de trabalho de seus funcionários.
Com base nos dados registrados, a empresa consegue fechar a folha de ponto, melhorar a gestão de escalas e até reduzir custos operacionais.
Em outras palavras, esse sistema garante que a empresa cumpra suas obrigações trabalhistas e aumente sua segurança jurídica.
Ao mesmo tempo, o sistema de controle de ponto também assegura que o trabalhador tenha seus direitos trabalhistas respeitados, aumentando a transparência e a confiança na relação entre empregador e colaborador.
Quais os tipos de controle de ponto?
A legislação trabalhista vigente permite que as empresas utilizem três tipos de controle de ponto: manual, mecânico e eletrônico.
O controle manual, também conhecido como livro de ponto, é o método mais antigo, barato e simples disponível atualmente. Nele, o próprio funcionário anota de forma manual seus registros de frequência. Por isso, ele é mais suscetível a erros e fraudes.
Já o controle de ponto mecânico é um sistema no qual os funcionários utilizam um cartão de ponto para registrar seus horários de trabalho. O registro é feito em uma máquina instalada na sede da empresa, responsável por marcar ou furar o cartão conforme o horário mostrado no relógio.
Embora seja considerado uma evolução em relação ao modelo manual, o sistema mecânico também é suscetível a erros e fraudes, além de ser pouco prático.
Por fim, as empresas podem utilizar o controle de ponto eletrônico, considerado o método mais moderno, prático e ágil do mercado.
Como o próprio nome sugere, esse controle permite que a marcação do ponto seja realizada em sistemas informatizados, tais como o aplicativo de ponto eletrônico e o ponto alternativo.
Além de facilitar o registro de dados, esse método simplifica o tratamento do ponto, facilitando a formação de um RH ágil e estratégico.
O que diz a lei sobre controle de ponto?
Segundo o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), toda empresa com mais de 20 funcionários é obrigada a registrar os dados da jornada de trabalho dos seus colaboradores. Ou seja, as organizações são obrigadas a fazer o controle de ponto.
O artigo 74 ainda explica que esse registro pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica. Por isso, as empresas só podem usar esses três tipos de controle de ponto.
Além desse trecho da CLT, os empregadores também devem ficar atentos ao que diz a Portaria 671. Essa portaria unifica, consolida e regulamenta todas as formas de registro de ponto eletrônico permitidas no país.
Por esse motivo, hoje as empresas podem adotar sistemas de controle classificados como Registro Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C), Registro Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) ou Registro Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).
Vale lembrar que empresas com menos de 20 funcionários também podem utilizar um sistema de controle de ponto, mesmo que isso não seja obrigatório nesses casos. Assim, elas têm maior controle sobre a jornada dos seus funcionários e garantem sua conformidade com as leis trabalhistas.
Como funciona o controle de ponto para agências?
O controle de ponto para agências funciona da mesma forma que o controle utilizado por outros tipos de empresa. Em resumo, seu funcionamento consiste em três etapas: implementação do sistema, registro de ponto e tratamento de dados.
As primeiras etapas consistem no processo de escolha e implementação do tipo de controle que será utilizado na agência.
Por conta da natureza dinâmica e das demandas específicas desse tipo de empresa, muitas agências optam por métodos de ponto eletrônico mais modernos, como ponto digital e por aplicativo móvel.
Uma vez implementado o controle de ponto escolhido, a agência precisa orientar e treinar seus funcionários para utilizá-lo. A partir daí, eles podem registrar os horários da sua jornada de trabalho diariamente.
Com base nesses dados, o RH pode fazer o tratamento do ponto, ou seja, fechar e corrigir a folha de ponto, solicitar a assinatura virtual da folha e enviar essas informações para o sistema de folha de pagamento da empresa.
Qual a importância do controle de ponto para agências?
Além de assegurar o cumprimento das leis trabalhistas, o controle de ponto para agências é importante por facilitar o monitoramento dos funcionários desse negócio.
Afinal, esse tipo de empresa pode adotar jornadas flexíveis e realizar projetos que exigem mais dinamismo na gestão de pessoas.
Entenda a seguir como o controle de ponto auxilia a agência nesses dois aspectos:
Jornada de trabalho em agências
A jornada de trabalho de funcionários de agências normalmente se diferencia por horários flexíveis, funcionários em home office ou trabalho híbrido, entre outros diferenciais.
Por conta dessa jornada pouco convencional, as agências precisam utilizar um sistema de controle que facilite o monitoramento de profissionais em contextos tão diferentes.
Caso contrário, terão dificuldade para verificar se os colaboradores estão cumprindo as horas de trabalho acordadas, cumprir a legislação trabalhista e até calcular os salários corretamente.
Natureza dinâmica e variedade de projetos
Geralmente, as agências são responsáveis por executar vários projetos simultaneamente, mesmo que os clientes estejam em cidades diferentes.
Por esse motivo, elas precisam manter equipes envolvidas em várias demandas ao mesmo tempo, sendo que cada uma dessas atividades tem prazos e níveis de complexidade distintos.
É justamente por conta desse cenário dinâmico e instável que as agências adotam jornadas mais flexíveis e podem contratar funcionários para trabalhar em diferentes turnos e até terceirizados para determinadas funções.
Com o apoio de um controle de ponto eficiente, monitorar os colaboradores nesse cenário tão diverso é muito mais fácil.
Assim, além de evitar passivos trabalhistas, a agência também organiza melhor as escalas de trabalho e estimula a produtividade dos colaboradores.
Por que realizar o controle de ponto em agências?
Fazer o controle de ponto em agências é fundamental para otimizar os recursos da empresa, garantir o cumprimento de prazos, aumentar sua segurança jurídica e melhorar o controle da jornada de trabalho dos seus funcionários.
Entenda a seguir cada uma dessas vantagens:
Otimização de recursos
Um controle de ponto eficiente permite a alocação correta dos recursos humanos por meio da gestão de escalas, da organização de times e até da distribuição de tarefas.
Por isso, com o apoio dessa ferramenta, a agência consegue acompanhar as horas trabalhadas por cada funcionário de forma mais precisa.
Assim, ela pode direcionar colaboradores e equipes para projetos específicos de acordo com suas habilidades e disponibilidade.
Cumprimento de prazos e entregas
Para assumir diferentes projetos simultaneamente, a agência precisa se comprometer a cumprir prazos rigorosos e apresentar resultados nas datas estabelecidas com os clientes.
Caso esses prazos e entregas não sejam gerenciados corretamente, os colaboradores podem ficar sobrecarregados e até acumular horas extras para atender as demandas da empresa.
Com o controle de ponto, fica mais fácil monitorar essas horas trabalhadas, identificar excesso de horas extras e ter dados mais precisos sobre a sobrecarga de trabalho.
Assim, é possível traçar estratégias para melhorar a distribuição e gestão de tarefas, a criação de escalas e, por consequência, a produtividade e a satisfação dos funcionários.
Segurança jurídica
Por conta da sua natureza dinâmica e flexível, as agências podem ter problemas para garantir que os colaboradores tenham acesso a todos os seus direitos trabalhistas.
Afinal, essas empresas precisam monitorar a jornada de funcionários que podem ter cargas horárias, demandas e horários de trabalho bem diferentes. Mas, com o controle de ponto, tudo isso é possível.
Além de facilitar o acompanhamento da jornada, o controle ponto ajuda a agência a evitar problemas legais relacionados a horas extras não pagas, remuneração inadequada e outras disputas trabalhistas. Por isso, a adoção desse sistema aumenta a segurança jurídica tanto para os funcionários quanto para a empresa.
Maior controle da jornada
Por fim, o sistema de ponto é importante por permitir que a agência tenha maior controle sobre a jornada de trabalho dos seus funcionários.
A natureza dinâmica das agências muitas vezes envolve equipes trabalhando remotamente, em horários flexíveis ou projetos distintos.
Assim, mesmo agências que operam em diferentes regimes de trabalho, com funcionários de localidades distintas e que assumem vários projetos, conseguem melhorar a gestão dos seus times.
Como escolher controle de ponto para agências
Escolher um sistema de controle de ponto apropriado para agências exige a avaliação de vários fatores. Conheça a seguir cada um deles para fazer a escolha certa.
Funcionalidades e vantagens
O primeiro passo para escolher um controle de ponto para agências é observar suas funcionalidades e vantagens.
Por conta das características desse tipo de negócio, o ideal é dar preferência a um sistema flexível e personalizável, que ofereça recursos que facilitem a rotina das agências.
Por exemplo, múltiplas formas de registro de ponto, gestão de escalas, monitoramento em tempo real, armazenamento de dados em nuvem, cálculos automatizados e integração com outros sistemas, entre outros recursos.
Conformidade com a lei
Conforme explicado, a legislação permite que as empresas utilizem diferentes tipos de controle de ponto. No entanto, o uso desse sistema de ponto é permitido e tem valor legal apenas se ele estiver em conformidade com a lei.
Por isso, é fundamental que a agência escolha um método de controle que siga as orientações legais para a sua categoria.
No caso dos métodos de ponto eletrônico, é fundamental que o fornecedor exponha essa informação de forma clara e explique em qual categoria de REP seu produto se encaixa.
Formas alternativas de registro
Empresas que adotam jornada flexível, trabalho remoto ou híbrido, e que mantêm equipes de forma virtual, precisam de métodos alternativos para registro de ponto.
Ou seja, elas devem adotar um controle de ponto diferente do tradicional, que dispensa a necessidade de o funcionário comparecer à sede da empresa para bater o ponto.
Isso é possível se a empresa utilizar um sistema que permita o registro de ponto por aplicativo, tablet, computador e até offline.
Porém, para viabilizar a marcação de ponto a distância, de forma segura e eficiente, esses sistemas devem oferecer ferramentas que garantam a autenticidade e segurança dos dados registrados. Dessa forma, é possível evitar fraudes e vazamentos de informações.
Qual a melhor plataforma de controle de ponto para agências?
A Pontotel é o melhor sistema de controle de ponto para agências! Nossa plataforma é repleta de recursos avançados que atendem a flexibilidade e o dinamismo desse tipo de empresa.
Além de múltiplas formas de registro de ponto, nosso software REP-P oferece várias ferramentas de autenticação de registro, permitindo a gestão de jornadas flexíveis e cálculos automatizados da folha de ponto.
Nossos usuários também podem monitorar os dados da jornada em tempo real, corrigir inconsistências de forma simples e fácil, gerar mais de 30 tipos de relatórios, aproveitar um banco de horas robusto e muito mais.
Tudo isso é oferecido em uma plataforma 100% adequada à Portaria 671 e à LGPD.
Nossos clientes confirmam: não importa a situação, com a Pontotel, controlar a frequência e gerenciar funcionários é muito mais fácil e tranquilo.
Quer transformar a gestão de pessoas da sua agência? Entre em contato com um dos nossos especialistas e veja tudo que a Pontotel pode fazer pela sua empresa!
Conclusão
A agência é um negócio de natureza dinâmica, que normalmente adota jornadas flexíveis e precisa lidar com uma grande demanda de projetos.
Nesse cenário, o controle de ponto para agências é uma solução fundamental para ajudar esse tipo de empresa a cumprir suas obrigações trabalhistas e melhorar a gestão dos funcionários.
Afinal, essas empresas precisam de ferramentas para controlar a jornada dos colaboradores, gerenciar escalas e até otimizar a distribuição de tarefas.
Com um bom sistema de controle de ponto, sobretudo um sistema mais moderno, como aplicativo de ponto ou ponto via web, tudo isso é possível. Assim, o RH se torna mais estratégico e a agência, mais eficiente.
Por isso, não importa o tipo de agência, uma ferramenta de controle de ponto eficiente, como a Pontotel, faz a diferença no seu dia a dia.
Gostou do conteúdo? Confira outros artigos sobre gestão de empresas no blog Pontotel!
