A gestão de jornada é uma rotina obrigatória e essencial para o fechamento correto da folha de pagamento. O controle de ponto no Excel é uma das alternativas de gestão desses dados, mas será que é a melhor alternativa e a opção mais segura?
O controle de ponto no Excel é um processo manual de inserção de dados de jornada — entradas, saídas e intervalos — realizado pela empresa e pelos próprios colaboradores. Apesar de suas facilidades, esse modelo de controle está exposto a falhas e fraudes.
Esses riscos, pela adoção de modelos manuais, fazem com que mais de 75,2% das empresas destinem parte de seus orçamentos para adquirir tecnologias para o controle de ponto, segundo a pesquisa HR Innovation 2023.
Este conteúdo mostrará como funciona o controle de ponto no Excel, e os riscos de utilizá-lo, bem como apontará as soluções para esses problemas. Os tópicos abordados ao longo do artigo serão:
- O que é o controle de ponto no Excel?
- Como fazer controle de ponto no Excel?
- A CLT permite o controle de ponto no Excel?
- A gestão de ponto Excel ainda vale a pena?
- Qual é a forma mais segura para gestão de ponto?
Tenha uma boa leitura!
O que é o controle de ponto no Excel?
O controle de ponto no Excel é um modelo de gestão de jornada no qual os registros de entrada, saída, intervalos e horas extras são inseridos de forma manual pela empresa e pelos funcionários na planilha.
Esse modelo é uma alternativa mais acessível em relação a outros tipos de gestão e é muito mais utilizado por empresas de pequeno ou médio porte em função das suas limitações, uma vez que os processos manuais são passíveis de erros e fraudes.
Diferença entre planilha de controle de horas para folha de ponto no Excel
Apesar de a planilha de controle de horas e a folha de ponto no Excel possuírem finalidades semelhantes, existem diferenças entre elas. O controle de horas é um documento específico para a gestão de horas trabalhadas, com dados de entrada, saída e intervalos.
A folha de ponto no Excel é algo mais formal, que reúne todas as informações finais de jornada do funcionário — entrada, saída, intervalos, horas extras, faltas, atrasos — e serve de referência para o fechamento da folha de pagamento.
Enquanto o controle de horas é um documento para facilitar e organizar os dados dos funcionários, a folha de ponto é um material de registro oficial obrigatório que serve de referência legal e jurídica do cumprimento das jornadas de trabalho.
Quais os tipos de registro de ponto?
O art. 74 da CLT diz que empresas com mais de 20 funcionários precisam realizar o controle de jornada. Essa gestão obrigatória, segundo a lei, deve ser realizada em registro manual, mecânico ou eletrônico.
“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso”
É importante ressaltar que, apesar de não ser obrigatório para empresas de pequeno porte, isto é, com menos de 20 funcionários, é recomendado que o controle de jornada seja realizado por todas as empresas, garantindo transparência na relação trabalhista e contribuindo com o fechamento correto da folha de pagamento.
Confira, a seguir, mais detalhes dos modelos de jornada.
Registro manual
O registro manual, que pode ser realizado via controle de ponto no Excel, é uma forma simples e tradicional da gestão de jornada. Neste processo, a própria empresa e os colaboradores realizam a inserção de dados manualmente.
As principais vantagens deste modelo são o baixo custo e a facilidade para implementação do método. Entretanto, ao adotar o registro manual, a empresa pode estar fadada a erros humanos, fraudes e ineficiência operacional.
Registro de ponto mecânico
A folha de ponto mecânica é uma evolução do controle de ponto no Excel. No mercado, é chamada de modelo cartográfico. Nela, cada funcionário tem o seu próprio cartão, que deve aproximar da máquina instalada na empresa para que ela faça a marcação do registro de jornada.
O art. 94 da Portaria 671 destaca que o registro mecânico precisa necessariamente espelhar a real jornada do funcionário:
“Art. 94. O registro mecânico deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, registrada por processo mecânico que consigne as marcações de ponto de forma impressa e indelével, em cartão individual, sendo permitida a pré-assinalação do período de repouso”
Registro de ponto eletrônico
Este registro de ponto é realizado por meio de equipamentos eletrônicos, como os tradicionais relógios de ponto, ou via softwares, com sistemas digitais.
O controle de ponto digital, aliás, é o modelo mais moderno do mercado, no qual a gestão de dados é realizada em tempo real, com registros que podem ser feitos online por meio de dispositivos móveis ou web.
Como fazer controle de ponto no Excel?
O controle de ponto no Excel pode ser realizado em poucas etapas, com a inserção de dados na planilha que posteriormente serão essenciais para o fechamento da folha de pagamento. No documento, a empresa pode realizar registros individuais e até cálculos.
Segue um passo a passo para realizar o controle de ponto no Excel:
- Estruturar a planilha: neste passo, a empresa deve inserir no Excel os dados dos funcionários, os horários de jornada a serem cumpridos e observações quando necessário;
- Inserir fórmulas: a inserção de fórmulas na planilha é essencial para que os cálculos sejam realizados automaticamente;
- Formatar a planilha: a formatação da planilha, com ajustes de colunas e linhas, e formatação de títulos e cores, facilita a leitura e a análise de dados;
- Salvar o documento em um lugar seguro: por ser um processo manual, é importante salvar o documento em um lugar seguro, em nuvem, e se possível gerar uma cópia para que, caso haja algum problema com o arquivo, ele não seja perdido.
O que não pode faltar na gestão de jornada pelo Excel?
O controle de ponto no Excel é um modelo de gestão simples e precisa oferecer aos gestores uma planilha funcional e fácil de utilizar. Por esse motivo, o documento deve ser bem estruturado, reunindo informações do funcionário e de sua jornada.
Sendo assim, não podem faltar os seguintes itens na gestão de jornada pelo Excel:
- Inserção de entradas, saídas, intervalos e horas extras dos funcionários na planilha de dados;
- Conferência das informações por parte dos colaboradores e do departamento pessoal;
- Revisão de cálculos, mesmo após a validação automática a partir das fórmulas;
- Atualização da planilha conforme a legislação trabalhista.
Diferença do controle de ponto no Excel para o manual
Apesar do controle de ponto no Excel e do registro manual seguirem um método no qual a inserção de dados é realizada manualmente, eles possuem algumas diferenças. A principal delas é que o controle de ponto no Excel é realizado no software da Microsoft.
Já o processo manual não segue nenhum programa específico, e o controle de dados pode ser realizado em papéis ou fichas, entregues ao colaborador e gerenciados pela empresa posteriormente.
No controle de ponto no Excel, a empresa pode inserir fórmulas na planilha para que os cálculos sejam realizados automaticamente. Já no modelo manual, as contas precisam ser realizadas pelo departamento pessoal manualmente.
Outra diferença é que o modelo em Excel pode ser armazenado online, em arquivos que podem ser acessados a qualquer hora ou lugar, diferentemente do documento manual, que é físico, em papel, e armazenado na empresa.
A CLT permite o controle de ponto no Excel?
Sim. Tanto a CLT como a Portaria 671, responsáveis por criar normas e regras para os registros de jornada nas empresas, citam o modelo de registro manual como uma das alternativas para controlar o ponto dos funcionários.
Sendo assim, o controle de ponto no Excel aparece como uma dessas alternativas dentro da gestão manual, prevista em ambas as legislações.
Quais os riscos da planilha de ponto no Excel?
A planilha de ponto no Excel é prática, de baixo custo, mas também conta com desvantagens, uma vez que o controle manual é fadado a erros e fraudes.
Devido a essa insegurança na gestão da informação, ela pode expor as empresas aos seguintes riscos:
- Erros humanos, com a inserção de dados incorretos no documento;
- Insegurança jurídica, devido a fraudes e perda de dados importantes;
- Cálculos equivocados, que culminam em erros de pagamentos;
- Processos jurídicos, em função de registros errados de jornada e da falta de pagamentos;
- Falta de conformidade com a lei, exigindo que o RH seja minucioso, realizando manualmente a revisão de dados e cálculos;
- Divergências na atualização da planilha, por não saber qual a versão mais atualizada.
A gestão de ponto Excel ainda vale a pena?
Não. Atualmente, o controle de ponto no Excel não é recomendado devido aos riscos e problemas que ele pode causar às empresas, em função de erros humanos e fraudes, como o buddy punching.
Apesar de ser um modelo de gestão de baixo custo e implementação simples, os dados de jornada estão expostos a adulterações, com registros imprecisos ou incorretos, e o fechamento da folha manual é lento e moroso, com cálculos que dependem de uma revisão minuciosa do RH, passível de erros.
Sendo assim, o controle de ponto no Excel não é mais visto como uma opção segura, abrindo margem para outros modelos de registro, como o ponto digital, que é o tipo de gestão de jornada mais seguro e recomendado atualmente.
Do controle de ponto no Excel ao ponto online
A evolução tecnológica trouxe um avanço significativo na gestão de jornada, saindo do controle de ponto no Excel ao ponto online. Esse tipo de mudança trouxe maior eficiência no processo de controle de jornada, do registro à gestão de dados.
Com a automatização, a empresa garante a transparência na relação trabalhista, uma vez que o acesso aos dados se dá em tempo real, diferentemente do controle de ponto no Excel, em que as informações precisam ser inseridas à mão.
Outra evolução do ponto online, que agilizou os processos de gestão de jornada, está no fechamento da folha de pagamento.
No ponto online, os cálculos de jornada são realizados automaticamente pelo sistema, enquanto no ponto pelo Excel toda a configuração das fórmulas é realizada manualmente, fadada a erros.
Portanto, evolução tecnológica do controle de ponto no Excel ao ponto online trouxe maior eficiência operacional, segurança jurídica, acesso a relatórios detalhados, entre outras vantagens às empresas.
A analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora, Lara Avelino cita a importância da automatização na rotina do RH:
“Falando como o RH para mim, a tecnologia otimiza demais, porque tenho acesso a inúmeros relatórios que facilitam muito a minha vida. Assim, já extraio o relatório necessário, que me traz as informações na ordem que quero, na hora que preciso, ou enfim, consigo acessá-lo de qualquer lugar do mundo”
Qual é a forma mais segura para gestão de ponto?
A forma mais segura para a gestão de ponto é o ponto digital. Entre as opções disponíveis no mercado, a Pontotel se destaca, oferecendo um sistema que garante a autenticidade das marcações, devido a medidas antifraude, que dão tranquilidade ao RH e transparência na relação trabalhista.
A autenticidade das marcações é garantida devido às formas de registro que o sistema da Pontotel oferece, como reconhecimento facial, senha, geolocalização, foto e voz.
Nossa plataforma ainda está adequada às normas da Portaria 671, da CLT e da LGPD, além do certificado ISO 27001, uma certificação internacional que atesta os altos padrões na segurança da informação, garantindo adequação jurídica à gestão de dados de jornada.
Qual é a melhor opção para controle de ponto?
O melhor controle de ponto é aquele que alia tecnologia a uma gestão de dados humanizada, para que as rotinas de gestão de jornada se tornem mais produtivas, harmoniosas e eficientes.
A Pontotel reúne todas essas facilidades, para que a sua empresa tenha os recursos necessários para ser estratégica nas tomadas de decisões relativas ao controle de ponto.
Ainda, a plataforma Pontotel é a melhor opção por oferecer um controle de dados centralizado, com informações geridas em uma mesma plataforma, e acesso a dados em tempo real. Assim, a jornada do RH se torna mais simples e eficiente.
Por que a Pontotel é melhor do que o controle de ponto no Excel?
A Pontotel é melhor do que o controle de ponto no Excel, pois é uma versão automatizada da gestão de jornada, otimizando os processos que envolvem os registros de ponto, os cálculos de jornada e a geração de relatórios.
Entre as principais vantagens do sistema da Pontotel em relação ao controle de ponto no Excel estão:
- Acesso a dados em tempo real;
- Dados de jornada centralizados em uma mesma plataforma;
- Múltiplas formas de registro;
- Sistema antifraude, garantindo a autenticidade das marcações;
- Fechamento de folha otimizado, com cálculos automáticos;
- Geração de mais de 30 tipos de relatórios de jornada;
- Adequação à legislação trabalhista;
- Integração do sistema conforme as particularidades da empresa.
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Conclusão
O controle de ponto no Excel, como visto, é uma alternativa barata, possível, mas não recomendada para as empresas no mercado de trabalho. Isso porque esse modelo está exposto à possibilidade de erros manuais e fraudes.
Ao adotar o controle de ponto no Excel, a empresa corre uma série de riscos na gestão de jornada, podendo impactar erros graves no fechamento da folha de pagamento. Esses erros podem gerar processos trabalhistas e pagamento de multas.
Portanto, é essencial que as empresas adotem formas mais seguras de controle de ponto, e ofereçam segurança jurídica e facilidades na gestão de jornada. Assim, a empresa pode ser assertiva nos processos que envolvem os registros de ponto e os cálculos da folha de pagamento.
Por fim, foi explicado que a Pontotel possui o melhor controle de ponto do mercado, com um sistema online 100% adequado à legislação trabalhista e que oferece acesso a dados em tempo real e segurança jurídica para a empresa tomar decisões estratégicas nas suas jornadas.
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