A crescente oferta de sistemas de controle de ponto eletrônico no mercado pode deixar gestores em dúvida: como identificar a solução que realmente atende às necessidades do negócio?
Muitas plataformas prometem ser “a melhor opção”, mas falham em explicar como otimizam a gestão de jornada ou resolvem desafios específicos.
A escolha do sistema ideal começa com uma análise clara da rotina atual da empresa: quais são os gargalos no registro de ponto?
Mais do que funcionalidades genéricas, é essencial priorizar soluções que resolvam problemas reais, como o monitoramento em tempo real, a integração com sistemas de RH e a segurança dos dados.
Neste guia, você descobrirá:
- Por que sua empresa precisa de um controle de ponto eletrônico?
- Como funciona o sistema de ponto eletrônico para funcionários
- Registro de Ponto CLT – O que determina a lei
- O que diz a portaria 671 – Nova lei de ponto?
- Dúvidas comuns sobre controle de ponto
- Por que o controle de ponto eletrônico é ideal para todos os tipos de empresas?
- O que o sistema de ponto online faz que os outros tipos não fazem?
Vamos começar com a pergunta principal.
Por que sua empresa precisa de um controle de ponto eletrônico?O controle de ponto eletrônico se tornou essencial para a gestão eficiente da jornada de trabalho. Segundo a CNN, Entre janeiro e junho de 2021, a Justiça do Trabalho registrou um aumento de 30% nos processos trabalhistas relacionados ao controle de frequência em comparação ao ano anterior.
As principais reclamações envolviam problemas com horas extras, resultando em cerca de 2 milhões de processos e um montante de R$ 225 bilhões.
Grande parte dessas ações poderia ter sido evitada com um sistema de ponto eletrônico adequado. A ausência de um controle eficiente ou sua má administração geram inconsistências na marcação de horários, impactando diretamente a gestão de afastamentos, atrasos, faltas e horas extras.
Em empresas com grande número de funcionários, como aquelas com 300 colaboradores, administrar essas informações manualmente se torna inviável. Sem um sistema moderno, o RH enfrenta desafios diários que comprometem a produtividade e aumentam o risco de erros.
A modernização no controle de ponto não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para garantir conformidade legal, reduzir passivos trabalhistas e otimizar processos internos. Empresas que não adotam essa transformação perdem tempo e recursos.
Como funciona o sistema de ponto eletrônico para funcionários?
O controle de ponto eletrônico registra automaticamente os horários da jornada de trabalho dos colaboradores. Eles podem marcar o ponto por meio de relógios de ponto, celulares, tablets, computadores ou outros dispositivos compatíveis.
Esses registros incluem horários de entrada, saída e pausas, garantindo precisão no controle da jornada.
Na prática, assim que o colaborador inicia o expediente, ele registra a entrada pelo sistema. No intervalo de almoço, registra o início e o fim da pausa, repetindo o processo ao encerrar o expediente.
Após a marcação, o sistema envia automaticamente todas as informações para a folha de ponto, permitindo o acompanhamento em tempo real pelo aplicativo ou sistema web, facilitando a gestão e evitando inconsistências.
Registro de Ponto CLT – O que determina a lei
O Brasil possui uma das legislações trabalhistas mais abrangentes do mundo, incluindo normas específicas para sistemas de controle de ponto.
A Portaria 671, publicada em 2021 pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), unificou as regras das extintas portarias 1510/2009 e 373/2011, estabelecendo diretrizes atualizadas para o registro de jornada.
Originalmente, a CLT determinava que empresas com mais de 10 funcionários adotassem sistemas de registro de ponto, sejam manuais, mecânicos ou eletrônicos (SREP). Com o avanço da transformação digital, essa regulamentação tornou-se defasada, levando à criação da Portaria 1510/2009 – conhecida como “Lei do Ponto Eletrônico” –, que modernizou o controle de jornada e introduziu padrões eletrônicos.
Em 2011, a Portaria 373 ampliou as possibilidades, permitindo que empresas adotassem sistemas mais complexos de registro, desde que previstos em acordos coletivos. Essas normas complementaram a portaria anterior, adaptando-se às demandas do mercado.
Já em 2019, uma reforma na CLT impôs a obrigatoriedade do controle de ponto para empresas com mais de 20 colaboradores. Posteriormente, em 2021, a Portaria 671 consolidou as regras vigentes, reforçando a necessidade de transparência, segurança dos dados e adequação às novas tecnologias, garantindo direitos tanto para empregadores quanto para trabalhadores.
O que diz a portaria 671 – Nova lei de ponto?
A portaria 671 unificou as normas previstas nas outras duas portarias, trazendo maior clareza e objetividade para a adoção dos sistemas de controle de ponto pelas empresas.
Uma de suas principais mudanças foi unificar todos os modelos de registro de ponto eletrônico no chamado REP (Registrador Eletrônico de Ponto). Nele, existem três categorias de classificações de sistemas:
- REP- C – Registro de ponto convencional;
- REP-A – Registro de ponto alternativo composto pelo conjunto de equipamentos e softwares destinado ao registro da jornada de trabalho;
- REP-P – Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, incluindo os coletores de marcações, armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.
Em todos eles, a portaria é clara sobre a proibição de qualquer restrição sobre a marcação do ponto. Ainda, nos casos do REP-C e REP-P, os sistemas devem emitir um comprovante de ponto para cada horário registrado, sendo em formato impresso ou digital.
A presença do espelho de ponto também é uma das regras mais importantes da portaria 671. Ela define a obrigatoriedade deste relatório com todos os dados dos funcionários, sendo gerados pelo programa de tratamento de registro de ponto.
Este documento deve conter algumas especificações para trazer a maior segurança possível à empresa e aos colaboradores. São elas:
- Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
- Identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
- Data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
- Horário e jornada contratual do empregado;
- Marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
- Duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).
Dúvidas comuns sobre controle de ponto eletrônico
O funcionário precisa mesmo bater ponto?
Sim, o registro de ponto é obrigatório e fundamental para comprovar a jornada de trabalho, evitar passivos judiciais e garantir o pagamento correto de horas extras. Segundo a lei, empresas com mais de 20 funcionários devem ter o controle de ponto.
E, como dito anteriormente, a ausência desse controle é uma das principais causas dos processos trabalhistas relacionados a divergências na remuneração, como mencionado anteriormente.
Sendo assim, um sistema moderno de controle de ponto permite gerenciar a frequência em tempo real, monitorar horas extras e assegurar conformidade com a Portaria 671 e a CLT.
Além de reduzir riscos jurídicos, a ferramenta promove transparência nas relações trabalhistas e precisão nos pagamentos, beneficiando empresas e colaboradores.
Como convencer os colaboradores a bater ponto?
Os sistemas de controle de ponto trazem benefícios tanto para empresas quanto para colaboradores, mas a resistência de alguns funcionários ainda é comum, especialmente devido ao desconhecimento sobre como essas ferramentas funcionam e como podem simplificar o controle de jornada, horas extras, banco de horas e outros aspectos trabalhistas.
Cabe, então aos gestores promover uma conscientização clara, destacando vantagens como transparência na remuneração, segurança jurídica e conformidade com a Portaria 671.
Para isso, é essencial iniciar com uma comunicação interna eficiente após a implementação do sistema. Explique de forma prática como o registro de ponto protege direitos trabalhistas, evita erros no pagamento e garante que horas extras sejam devidamente compensadas.
Além disso, treinamentos, demonstrações do sistema e feedback contínuo também são estratégias chave para engajar a equipe e fortalecer a adesão às novas rotinas.
Quanto tempo devo guardar os espelhos assinados pelos colaboradores?
A Portaria 671 determina que os espelhos de ponto assinados (REP-C e REP-P) devem ser armazenados por, no mínimo, cinco anos — período que também se aplica aos colaboradores.
Para documentos impressos, é essencial armazená-los em locais secos e protegidos da luz, evitando deterioração. No entanto, a legislação permite a emissão digital dos comprovantes, alternativa mais segura e eficiente, já que elimina riscos de perda ou dano físico.
Além disso, os sistemas modernos de controle de ponto registram automaticamente todas as informações em nuvem, garantindo acesso rápido e permanente aos dados. Isso simplifica a gestão, mesmo para empresas com muitos funcionários, e elimina a necessidade de espaços físicos para arquivamento.
Segundo a Deloitte, 56% das empresas já adotaram ferramentas digitais para gestão de informações trabalhistas. O armazenamento em nuvem permite acesso remoto às informações, transformando o “arquivo morto” em um repositório online seguro e prático.
Com essas soluções, é possível guardar registros por mais de cinco anos, garantindo conformidade legal, transparência e facilidade em auditorias de ponto ou processos trabalhistas.
Por que o controle de ponto eletrônico é ideal para todos os tipos de empresas?
O controle de ponto eletrônico é a solução mais eficiente para gestão de jornada, independentemente do porte da empresa. Sua principal vantagem está na agilidade e segurança para acessar informações em tempo real, como horários de entrada, saída ou horas extras, sem depender de processos manuais ou físicos.
Existem dois modelos principais: o relógio de ponto tradicional e o sistema de ponto online.
Relógio de ponto
Nesse modelo, os colaboradores registram a jornada diretamente no aparelho, que armazena os dados em sua memória interna.
A limitação está na necessidade de coletar as informações manualmente (via pen drive ou HD) e importá-las para sistemas complementares para ajustes de jornada e cálculos de folha de pagamento. Essa complexidade operacional tem incentivado a migração para sistemas online.
O que o sistema de ponto online faz que os outros tipos não fazem?
A diferença central está na informação em tempo real. Enquanto os modelos tradicionais exigem processos manuais, o ponto online permite monitorar atrasos, faltas e horas extras instantaneamente, além de integrar dados automaticamente à folha de pagamento.
Além da praticidade, essas ferramentas oferecem funcionalidades estratégicas, como gestão de equipes remotas e suporte à tomada de decisões. Sistemas online também eliminam a necessidade de infraestrutura física para armazenamento, já que os dados são salvos em nuvem com acesso remoto e seguro.
Contrariando a ideia de que são voltados apenas para grandes empresas, os sistemas de ponto online são acessíveis e adaptáveis a pequenos e microempreendedores. Combinam custo-benefício, escalabilidade e modernização, garantindo conformidade legal e eficiência operacional para negócios de qualquer segmento
Conclusão
O aumento de processos trabalhistas relacionados ao controle de frequência, como demonstrado pelos dados da Justiça do Trabalho, evidencia o quanto uma má gestão de ponto pode gerar custos significativos para as empresas. A falta de precisão e o gerenciamento inadequado de horas extras estão entre as principais causas de ações judiciais que, além de prejudicar financeiramente, impactam a credibilidade da empresa.
Implementar um sistema de ponto eletrônico eficiente não apenas ajuda a evitar esses problemas legais, mas também melhora a gestão de jornada e proporciona uma visão clara da produtividade dos colaboradores.
O sistema da Pontotel, por exemplo, permite o acompanhamento em tempo real, integra-se facilmente a outros softwares de RH, e assegura que sua empresa esteja sempre em conformidade com a legislação trabalhista vigente.
Em um mercado competitivo, modernizar o controle de ponto é mais do que uma escolha inteligente, é uma necessidade.
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