O registro correto de jornada dos funcionários é uma rotina essencial para empresas que buscam a eficiência operacional no fechamento da folha de pagamento. Neste processo, o controle de ponto digital pode ser um excelente apoio ao RH.
O controle de ponto digital é uma forma de automatização da gestão de jornada. Por meio dele, a empresa consegue gerir os dados de entrada, saída, horas extras e atrasos dos colaboradores em tempo real.
Essa agilidade permite que a empresa tome decisões mais assertivas e estratégicas na construção de escalas de trabalho e até mesmo no corte de horas extras excessivas e desnecessárias.
A pesquisa HR Innovation 2023 revelou que, para 41% das empresas, o controle de ponto é o maior desafio organizacional, e 75% das organizações destinaram investimentos para tecnologias voltadas para facilitar a gestão de jornada.
Sabendo da importância da gestão de jornada, esse artigo irá desvendar todos os detalhes do controle de ponto digital, abordando os seguintes tópicos:
- Como funciona o controle de ponto digital?
- Controle de ponto digital: quais são os tipos?
- Qual a diferença entre o sistema de ponto digital e o relógio de ponto tradicional?
- Quais são as vantagens do controle de ponto digital?
- Como implementar um sistema de ponto digital?
- Qual o melhor controle de ponto digital do mercado?
Boa leitura!
Como funciona o controle de ponto digital?
O controle de ponto digital é uma opção automatizada para a gestão de jornada dos colaboradores. Com ele, via tecnologia, os registros de jornada — entrada, saídas, horas extras — são realizados mais rapidamente, por meio de aplicativos ou web.
Essa solução de gestão digital dos horários de trabalho dos funcionários permite um controle em tempo real dos dados, proporcionando maior transparência nas relações trabalhistas e prevenindo a empresa de fraudes nos registros.
Recursos de registro via reconhecimento facial, biometria ou geolocalização são algumas das facilidades que o controle de ponto digital pode oferecer, otimizando o trabalho do RH na gestão de dados e garantindo maiores chances de eficiência operacional.
A lei permite o controle de ponto digital?
Sim, permite. Em primeiro lugar, é importante que a empresa saiba que, conforme a CLT, art. 74, todas as organizações com mais de 20 colaboradores devem realizar o controle de ponto, em registro manual, mecânico ou eletrônico.
“Art. 74. § 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Outro ponto importante é que a Portaria 671 cita três tipos de ponto eletrônico para registro de jornada.
Um deles, o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa), possui alta tecnologia, por meio de softwares de ponto que garantem o seu funcionamento 100% digital, em nuvem, com acesso aos dados em tempo real por meio de aplicativos ou pela web.
Controle de ponto digital: quais são os tipos?
A Portaria 671 traz três tipos de controle de ponto digital como opções para quem busca otimizar e facilitar a gestão de jornada dos colaboradores: REP-C, REP-A e REP-P. A seguir, confira as características principais destes registradores.
REP-C
O REP-C (Registro Eletrônico de Ponto Convencional) é um dos modelos de registro mais tradicionais do mercado. É conhecido como relógio de ponto e é um aparelho instalado na entrada da empresa.
Esse equipamento realiza os registros por meio de biometria e, no momento que o colaborador bate o ponto eletrônico, o aparelho emite um comprovante com os dados da jornada e do funcionário.
Os dados da jornada são armazenados na memória do REP-C, e o RH, posteriormente, precisa extrair esses dados para tratamento. Além disso, é necessário obter um segundo sistema para gerir essas informações.
Apesar de ser uma opção tradicional, o REP-C tem alto custo de instalação e manutenção e não é móvel, oferecendo pouca praticidade, principalmente para empresas que possuem funcionários que trabalham a distância, dificultando os registros.
REP-A
O REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) é um tipo de controle de ponto digital que funciona a partir de softwares que armazenam as informações de jornada dos funcionários.
É obrigatório que os dados armazenados no REP-A sejam fiéis aos registros efetuados pelos colaboradores. Contudo, o uso do modelo REP-A só é permitido mediante acordo ou convenção coletiva, podendo funcionar apenas no período da negociação. Conforme a Portaria 671:
“§ 2º O REP-A somente poderá ser utilizado durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador, sendo vedada a ultratividade conforme o § 3º do art. 614 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT”.
REP-P
O REP-P é considerado o modelo de controle de ponto digital mais moderno do mercado. Por meio desta ferramenta automatizada, a empresa realiza uma gestão de ponto com acesso a dados em tempo real e de forma centralizada, em uma única plataforma.
No REP-P, os acessos podem ser realizados via aplicativos ou web, com um software alocado em nuvem que segue todos os protocolos da legislação trabalhista, inclusive as diretrizes da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Esse tipo de controle de ponto digital é móvel, contando com múltiplas formas de registro, seguro, por contar com diversas medidas antifraude, e inovador, por gerar diversos relatórios da jornada dos profissionais, facilitando as tomadas de decisões.
Controle de ponto por geolocalização
O controle de ponto por geolocalização é uma grande inovação para a gestão de jornada dos colaboradores, por permitir que a empresa determine a exata localização do funcionário no momento em que ele bateu o ponto, tudo em tempo real.
Neste tipo de tecnologia, a empresa registra um equipamento do colaborador no sistema de ponto, por exemplo, um dispositivo móvel, e ele utiliza como o seu ponto eletrônico. A partir disso, a empresa ativa a localização do equipamento e faz o controle da jornada.
Dessa forma, independentemente do local onde o colaborador estiver, a empresa garante o cumprimento da jornada, com informações mais precisas e transparentes do dia a dia de trabalho, principalmente para funcionários em trabalho externo.
Qual a diferença entre o sistema de ponto digital e o relógio de ponto tradicional?
Segundo a CLT, os registros permitidos para o controle de ponto são: manual, mecânico ou eletrônico. Porém, existem diferenças entre esses sistemas de ponto digital e o relógio de ponto tradicional, principalmente no quesito tecnologia.
O relógio de ponto tradicional depende de um equipamento físico, instalado na empresa, enquanto o sistema de ponto digital é alocado em nuvem, funcionando a partir de softwares que podem ser acessados em dispositivos móveis ou pela própria web.
Outra diferença está relacionada aos registros e ao tratamento dos dados. No relógio de ponto tradicional, o registro é efetuado no equipamento, mas, para o tratamento e a gestão de dados, a empresa precisa de outro sistema.
Já o sistema de ponto digital, por funcionar online, tem todos os dados centralizados em uma mesma plataforma, dando ao gestor a oportunidade de organizar as informações em um único lugar, do registro ao manuseio dos dados de ponto.
O custo também é algo que difere o sistema de ponto digital do relógio de ponto tradicional. O modelo tradicional é extremamente oneroso para a empresa, com um alto custo de instalação e manutenção do equipamento.
Por outro lado, o ponto digital funciona online, ou seja, evita gastos com troca de equipamentos e armazenamento de documentos físicos. Além disso, ele conta com a possibilidade de manutenções remotas, em caso de problemas no sistema.
Quais são as vantagens do controle de ponto digital?
A implementação de um controle de ponto digital na empresa pode trazer benefícios tanto à rotina da empresa como ao dia a dia dos funcionários, agilizando processos e trazendo maior transparência à relação trabalhista.
Confira as principais vantagens do controle de ponto digital a seguir.
Vantagens para a empresa
As principais vantagens para a empresa são:
Otimização de tempo e eficiência operacional
Adotar a gestão de ponto digital na rotina da empresa pode otimizar o tempo dedicado a processos burocráticos, como o de fechamento da folha de pagamento.
Com isso, o RH se torna mais ágil na execução de tarefas e pode se dedicar a questões que agregam valor à empresa, como ações voltadas para o engajamento dos funcionários.
O resultado desta agilidade garante a eficiência operacional, uma vez que os setores se tornarão mais produtivos e eliminarão as chances de erros no fechamento da folha de pagamento.
Acesso rápido a dados e relatórios
O sistema de ponto digital possibilita acesso rápido e em tempo real aos dados de jornada dos colaboradores, além de gerar relatórios a respeito dessas jornadas, apontando desde erros e inconsistências até horas extras cumpridas.
Essa rapidez na execução das tarefas permite que a empresa seja mais assertiva e agilize processos burocráticos que acabam muitas vezes minando a produtividade dos setores e impactando diretamente os resultados.
Suporte na tomada de decisões e criação de estratégias
Com dados em tempo real e relatórios gerados pelo controle de ponto digital, a empresa tem um suporte na tomada de decisões, facilitando a criação de estratégias voltadas à organização da jornada dos funcionários.
Assim, ela pode organizar melhor o dia a dia de trabalho dos colaboradores, definindo as necessidades de horas extras, cortando horários de trabalho desnecessários e até mesmo identificando problemas com faltas e atrasos que estejam atrapalhando a empresa.
Por meio do controle de ponto digital, as decisões se tornam mais rápidas, estratégicas e assertivas, embasadas em dados concretos.
Vantagens para os colaboradores
Já para os colaboradores, as vantagens do controle de ponto digital a se destacar são:
Autonomia na jornada de trabalho
O controle de ponto digital pode trazer maior autonomia na jornada de trabalho dos funcionários. Isso porque os colaboradores batem ponto a qualquer hora ou lugar, via dispositivos móveis ou pela web.
Além disso, os funcionários conseguem acessar os dados do seu dia a dia de trabalho, tendo uma visão completa dos seus horários de entrada, saída, horas extras e atrasos, podendo, assim, fazer ajustes para cumprir a jornada de trabalho prevista em contrato.
Maior transparência nas informações
Quando a empresa opta pelo controle de ponto digital, ela garante maior transparência nas informações de jornada dos funcionários. Essa é uma grande vantagem para os colaboradores, já que facilmente eles terão acesso aos seus dados de ponto.
Podendo visualizar essas informações, um funcionário tem a garantia de que o processo de registro foi feito e pode acompanhá-lo de perto, avaliando se a empresa está cumprindo com os pagamentos conforme o que ele trabalhou no mês.
Facilidade na correção e revisão de lançamentos
No controle de ponto digital, qualquer erro de registro pode ser facilmente corrigido pelos recursos humanos posteriormente. Essa realidade proporciona maior tranquilidade para os colaboradores registrarem seu ponto.
Além disso, pelo sistema de controle de ponto digital, os próprios funcionários têm uma visão clara dos seus dados de jornada, permitindo que eles façam uma revisão de lançamentos sempre que quiserem, verificando se os registros estão corretos.
Como implementar um sistema de ponto digital?
A implementação de um sistema de ponto digital na empresa deve considerar uma série de pontos para que esse investimento, de fato, contribua para a otimização de processos e a tomada de decisões estratégicas sobre a jornada de trabalho.
Por isso, para a implementação ser assertiva para a empresa, ela deve:
- Avaliar as suas necessidades quanto à gestão de dados de jornada;
- Pesquisar a melhor ferramenta e tecnologia para a empresa;
- Verificar se o sistema de ponto digital está de acordo com a legislação trabalhista;
- Avaliar as funcionalidades da ferramenta e o suporte oferecido;
- Promover treinamentos para o uso correto do sistema;
- Fazer testes com a nova ferramenta;
- Certificar-se de que o sistema possui integrações flexíveis com a folha de pagamento.
Qual o melhor controle de ponto digital do mercado?
A Pontotel conta com a melhor plataforma de controle de ponto digital do mercado.
O sistema da Pontotel possui tecnologia de ponta desenvolvida para uma gestão humanizada, que garante tranquilidade e harmonia para a empresa, do registro ao tratamento e gestão dos dados de ponto.
Nossa plataforma facilita a rotina do RH e dos colaboradores com uma gestão de dados mais simples, rápida e eficaz. Com funcionamento em nuvem, todos os dados podem ser acessados em tempo real, por aplicativo ou web.
Na Pontotel, os colaboradores contam com múltiplas possibilidades de registro: por senha, voz, foto, geolocalização e reconhecimento facial. Além disso, nossa plataforma garante autenticidade das marcações, com medidas antifraudes que protegem a empresa.
Os gestores também têm vantagens importantes utilizando a plataforma Pontotel. Além de contar com um fechamento de folha otimizado, com correção automática de ponto e de jornada, é possível acessar mais de 30 tipos de relatórios de jornada para consulta.
Ao adotar o controle de ponto digital da Pontotel, a empresa tem também maior segurança jurídica, já que a plataforma está 100% adequada às diretrizes trabalhistas da LGPD, da CLT e da Portaria 671.
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Conclusão
A automatização dos processos organizacionais da empresa, como a gestão de dados de jornada, pode garantir maior competitividade à empresa e facilitar o caminho para que ela alcance a eficiência operacional.
Neste processo, o controle de ponto digital pode ser de grande valia, permitindo que a empresa tome decisões mais rapidamente em relação ao dia a dia de trabalho dos funcionários, de forma embasada e estratégica.
Além disso, a adoção de um controle de ponto online contribui com a rotina dos colaboradores, trazendo maior transparência à gestão das informações da jornada e proporcionando maior autonomia no registro de ponto.
No entanto, o sucesso do controle de ponto digital depende da escolha de uma plataforma segura, ágil e eficaz, como o sistema Pontotel, que oferece todos os recursos para que a gestão de jornada seja humanizada e eficiente.
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