Segurança e processos mais eficientes. Essas palavras resumem a importância de um bom sistema de controle de acesso de funcionários para as empresas. No entanto, essas não são as únicas vantagens dessa ferramenta.
Além de controlar a entrada e a saída de colaboradores, o controle de acesso também aumenta a eficácia do acompanhamento da jornada de trabalho dos funcionários e da gestão de equipes.
Afinal, as tecnologias proporcionadas por esse tipo de sistema facilitam o registro de ponto e agilizam diferentes processos realizados pelo setor de Recursos Humanos (RH).
Esses benefícios se refletem na construção de uma empresa mais segura em relação ao uso e armazenamento de dados, bem como à conformidade legal.
Apesar de proporcionar tantas vantagens, o controle de acesso ainda gera dúvidas. Isso porque ele utiliza soluções avançadas que muitos desconhecem ou não sabem como utilizar nas empresas.
Assim, para responder às principais perguntas sobre esse assunto, este artigo discutirá os seguintes tópicos:
- O que é um sistema de controle de acesso?
- O que é um controle de acesso de funcionários?
- Benefícios do controle de acesso de funcionários
- Tecnologias para melhorar o controle de acesso de funcionários
- Qual é a melhor ferramenta para o controle de acesso de funcionários?
Boa leitura!
O que é um sistema de controle de acesso?
O sistema de controle de acesso é uma ferramenta que pode ser utilizada para controlar a entrada e saída de funcionários a áreas físicas ou sistemas de informação da empresa.
Assim, é possível garantir que apenas pessoas autorizadas conseguem entrar em certos espaços, usar recursos específicos ou acessar informações confidenciais.
Isso ajuda a melhorar a segurança de dados sigilosos, bens e pessoas. Ou seja, esse sistema permite a proteção dos ativos mais importantes de uma organização.
Para atingir esse objetivo, além de software específico, esse sistema depende do uso de dispositivos eletrônicos e da adoção de uma política que regulamenta esse acesso. Essa política deve ser elaborada pela própria empresa que adota o sistema.
Dessa forma, a organização pode explicar quais regras precisam ser seguidas em relação a esse tema. Em seguida, ela pode compartilhar essas informações com o colaborador, contribuindo para a transparência do uso do sistema de controle de acesso.
O que é um controle de acesso de funcionários?
O controle de acesso de funcionários é resultado da aplicação dos sistemas de controle de acesso nas empresas. Esse processo garante que apenas funcionários autorizados tenham acesso a áreas ou informações específicas, segundo as políticas e permissões estabelecidas pela empresa.
Além disso, ele permite que a organização acompanhe a jornada de trabalho desses colaboradores, já que eles precisam registrar seus horários de entrada e saída.
Com base nesses dados, a empresa pode verificar se um funcionário está cumprindo os termos acordados em contrato de trabalho e calcular corretamente a remuneração e os direitos trabalhistas desse trabalhador.
Ou seja, o sistema de controle de acesso contribui tanto para a segurança de dados quanto para a segurança jurídica da empresa. Porém, para que esse tipo de controle seja eficiente, a organização precisa de um sistema informatizado específico para isso.
Esse sistema deve conter recursos que facilitem a identificação dos funcionários autorizados, bem como a autenticação dos dados registrados. Ele também deve registrar e armazenar todas as atividades de acesso dos colaboradores, incluindo quando e de onde eles entraram ou saíram.
O que diz a lei sobre o controle de acesso de funcionários
A legislação trabalhista brasileira cita vários dispositivos para regulamentar o controle e o acompanhamento dos funcionários nas empresas.
Um dos principais dispositivos é encontrado na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Segundo o artigo 74 dessa lei, empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a registrar os horários de entrada e saída dos seus colaboradores.
Além de possibilitar o controle de acesso à empresa, essa regra também permite que o empregador gerencie a jornada dos seus profissionais e calcule sua folha de pagamento. Ao mesmo tempo, esse controle assegura ao trabalhador que seus direitos trabalhistas serão respeitados.
Para viabilizar esse controle, a CLT ainda permite que as empresas façam o registro da jornada de forma manual, mecânica ou eletrônica. No entanto, quando se fala em sistema de controle de acesso, a melhor alternativa é o registro eletrônico, já que ele é informatizado.
Essa forma de registro é regulamentada pela Portaria 671, que consolida e legaliza o uso de três modelos de ponto eletrônico no país: o ponto convencional (REP-C), o ponto alternativo (REP-A) e o ponto via programa (REP-P).
Com esses sistemas, a empresa tem acesso a programas informatizados para anotar os horários de entrada, intervalos e saída dos colaboradores. Na prática, a Portaria 671 viabiliza a adoção de sistemas de controle de acesso de funcionários.
Vale lembrar que a adoção de qualquer sistema de controle eletrônico deve garantir a conformidade com a legislação trabalhista e os regulamentos de segurança e privacidade, como a Lei de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Benefícios do controle de acesso de funcionários
A empresa que investe em um sistema de controle de acesso obtém diversas vantagens. Afinal, os recursos desse sistema garantem benefícios significativos aos seus usuários.
Conheça a seguir quais são essas vantagens e por que elas são importantes:
Segurança garantida
Conforme explicado, o controle de acesso de funcionários ajuda a garantir a segurança de dados ou jurídica da empresa.
Essa segurança é resultado dos recursos que asseguram o acesso de apenas pessoas autorizadas nas instalações físicas ou nos sistemas internos da organização.
Além disso, o controle de acesso também conta com tecnologias que eliminam os riscos de invasões, roubos e outras ameaças à instituição.
Conformidade legal
Além da segurança de dados, um bom sistema de controle de acesso também aumenta a conformidade legal da empresa à legislação trabalhista. Isso porque esse sistema facilita a marcação de ponto e a gestão da jornada de trabalho dos funcionários.
Assim, o setor de RH pode otimizar seus processos e atividades, como fechamento da folha de ponto, criação de escalas de trabalho, gestão de horas extras, entre outros exemplos.
Vale lembrar que um bom sistema de controle também deve garantir a conformidade com as regulamentações relacionadas à segurança e à privacidade dos dados, como a LGPD.
Todos esses fatores contribuem para a empresa aumentar sua segurança jurídica e evitar processos trabalhistas.
Aumento da eficiência operacional
O controle de acesso de funcionários aumenta a eficiência operacional da empresa de duas formas distintas. A primeira está relacionada à gestão de pessoas.
Como esse sistema facilita o acompanhamento da jornada, o RH pode utilizar seus dados para definir estratégias que contribuam para o aumento da produtividade e o controle do absenteísmo.
Também é possível envolver medidas que favorecem a retenção de talentos, diminuem a rotatividade de funcionários, entre outras ações.
A eficiência operacional também é resultado da redução do tempo gasto em atividades relacionadas a gerenciamento de acesso, cálculo de apontamentos e tratamento de ponto.
Com um sistema informatizado, o RH consegue automatizar essas tarefas e utilizar seu tempo para se dedicar a outras atividades mais estratégicas.
Monitoramento de atividades
Conforme explicado, os sistemas de controle de acesso permitem o registro da jornada dos trabalhadores. Isso significa que o sistema reúne informações sobre horários de entrada e saída, intervalos, atrasos, faltas e até localização de cada funcionário.
Esse monitoramento contínuo facilita a identificação de problemas que afetam a produtividade e o fluxo de trabalho.
Além disso, como o sistema contém recursos de autenticação, ele também ajuda a detectar atividades suspeitas ou não autorizadas em tempo real, bloqueando tentativas de fraude ou invasão.
Gerenciamento de funcionários
Por fim, o controle de acesso facilita a gestão dos funcionários. Assim, o RH consegue acompanhar o tempo de trabalho, as presenças e as ausências dos funcionários de modo mais eficiente.
Conforme explicado, essa funcionalidade é fundamental para otimizar o fechamento da folha de pagamento, e ainda ajuda a gerenciar outras atividades relacionadas ao RH, como escalas de trabalho, banco de horas, treinamentos, férias e muito mais.
Tecnologias para melhorar o controle de acesso de funcionários
O controle de acesso pode se tornar mais eficiente se o seu sistema também oferecer tecnologias que otimizem seu uso. Confira abaixo algumas tecnologias que favorecem a eficácia e o funcionamento desse sistema.
QR Code
O QR Code é um gráfico 2D que pode ser usado como uma forma de autenticação. Isso porque ele pode ser utilizado como uma etiqueta de identificação única para cada funcionário.
Por conta das suas características, essa etiqueta pode ser lida em alta velocidade com a câmera de qualquer celular ou outro dispositivo de acesso eletrônico.
Isso elimina a necessidade de chaves físicas ou cartões, já que os códigos QR podem ser facilmente gerados e distribuídos eletronicamente.
Biometria facial
A biometria facial consiste no uso de um software capaz de analisar as características faciais únicas, como a distância entre os olhos, a curvatura dos lábios, cicatrizes e marcas de expressão.
Após tirar uma foto, o sistema analisa essas e outras características e compara essas informações com a imagem do colaborador registrada previamente.
Ou seja, trata-se de uma ferramenta de reconhecimento facial, que permite a identificação e a autenticação do funcionário.
Acesso em nuvem
Um bom sistema de controle também deve permitir o acesso em nuvem, que funciona por meio da tecnologia de Cloud Computing.
Isso significa que ele está hospedado em uma estrutura de computação em nuvem, que assegura um espaço mais seguro e protegido de acesso e armazenamento de dados.
Na prática, sistemas com essa tecnologia podem ser gerenciados e monitorados remotamente por meio da internet. Por esse motivo, eles podem ser acessados por diferentes dispositivos, como notebook, tablet e smartphones.
Sistemas de autenticação com senha
As senhas são recursos de autenticação comuns em sistemas de acesso de funcionários. Elas são únicas, intransferíveis e podem ser utilizadas em diferentes dispositivos eletrônicos. Por isso, elas facilitam a identificação dos colaboradores.
Vale lembrar que esse recurso pode ser aprimorado se a empresa utilizar senhas fortes e adotar a ferramenta de autenticação de dois fatores para evitar fraudes e acessos indevidos.
Gravação de voz
A tecnologia de reconhecimento de voz, também conhecida como comando de voz, considera entonações, sotaques, timbres, entre outras características únicas que permitem a identificação do funcionário.
Após registrar sua voz no sistema, o colaborador fala comandos que permitam a sua identificação. Na prática, essa tecnologia funciona como uma espécie de “biometria da voz”, uma vez que analisa a voz de um funcionário para autenticá-lo.
Aplicativos móveis de controle de acesso
Os aplicativos também são soluções avançadas que facilitam o controle de acesso dos funcionários.
Sua principal vantagem é que podem ser utilizados em qualquer aplicativo eletrônico, especialmente os smartphones. Geralmente, eles são intuitivos e práticos, estimulando seu uso.
Além disso, os aplicativos podem centralizar várias tecnologias, como QR Code, biometria, autenticação de dois fatores, entre outras soluções que facilitam a gestão dos funcionários.
Qual é a melhor ferramenta para o controle de acesso de funcionários?
Conforme explicado, uma boa ferramenta de controle de acesso de funcionários deve ser capaz de proporcionar segurança de dados e jurídica.
Além disso, ela deve oferecer tecnologias que aumentem a eficiência do negócio e melhorem a gestão dos colaboradores.
Todas essas características são encontradas na Pontotel!
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Isso porque nossa tecnologia está alinhada às grandes tendências do mercado, como controle de acesso avançado, aplicativo de ponto e múltiplas formas de registro (biometria, senha, geolocalização, voz e reconhecimento facial).
Nossa solução também facilita a gestão de solicitações, realiza cálculos automatizados, simplifica o fechamento da folha de ponto, entre outras funções.
São diversas possibilidades disponíveis em uma plataforma 100% adequada à Portaria 671 e à LGPD! Por isso, a Pontotel é reconhecida como uma ferramenta que agrega valor à empresa e ajuda a criar um RH mais estratégico.
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Conclusão
O controle de acesso de funcionários é uma tecnologia que garante segurança e eficiência às empresas. Conforme explicado, seu sistema reúne recursos que facilitam a gestão de pessoas autorizadas a entrar na empresa e o acompanhamento da jornada de trabalho dos funcionários.
Além disso, ele conta com soluções avançadas para evitar fraudes, agilizar processos, facilitar o trabalho do RH e aumentar a segurança cibernética e jurídica da empresa.
Esse sistema de controle pode ser ainda mais eficiente se apresentar tecnologias como armazenamento em nuvem, aplicativo, biometria e QR Code.
Isso mostra que é importante avaliar com cuidado as opções de controle de acesso disponíveis no mercado e dar preferência a sistemas reconhecidos pela sua qualidade, eficiência e confiança, como a Pontotel.
Dessa forma, a empresa conseguirá aproveitar todos os benefícios proporcionados pela adoção de um controle de acesso.
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