Controle de banco de horas: qual a melhor forma de controlar, como fazer e suas vantagens!

Realizar o controle de banco de horas de uma empresa é uma responsabilidade muito grande, pois se faz necessário: conhecer as leis trabalhistas e as regras do banco de horas, acompanhar de perto a jornada diária dos colaboradores, além saber realizar cálculo de horas de forma correta. 

Toda essa parte de controle acaba fazendo com que muitas companhias desistam do banco de horas, ou o gerenciem de forma ineficiente, o que traz prejuízos, passivos trabalhistas e improdutividade para a empresa.

Um banco de horas mal controlado significa um grande risco para a empresa, e não cumpre com a sua principal finalidade que é trazer mais flexibilidade e melhor gerenciamento de jornada para uma empresa. Por isso, se você chegou a esse texto buscando saber como fazer o melhor controle de banco de horas, continue sua leitura aqui falaremos sobre:

• Banco de horas: O que é?
• Como funciona o banco de horas?
• O que é controle de banco de horas?
• Como fazer o controle de banco de horas?
• Como compensar as horas extras do banco de horas?
• Quanto tempo a empresa tem para pagar o banco de horas?
• Quais as vantagens do controle de banco de horas eficiente?

Vamos começar?

Banco de horas: O que é?

Apesar do banco de horas estar presente em muitas organizações, é comum que muitos não saibam do que ele se trata ou qual é o seu conceito, por isso vamos começar com uma boa definição. 

O banco de horas é uma forma de gerenciamento de jornada que substitui o pagamento de horas extras por diminuição de jornada ou folgas inteiras. Ele é uma ferramenta que acumula as horas de trabalho positivas ou negativas para um momento futuro.

O que diz a lei sobre ele?

Desde que a reforma trabalhista entrou em vigor em 2017, o banco de horas passou a ser mais procurado pelas empresas, isso porque, com ela vieram alterações que tornaram o regime de banco de horas mais flexível. 

Essas mudanças trouxeram mais autonomia, e a relação entre empregador e empregado se tornou mais simples. Principalmente com o banco de horas, que agora pode ser feito um acordo mútuo, sem a necessidade de interferências externas. Vamos entender melhor sobre a lei do banco de horas. 

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina em seu artigo 58, que um dia de trabalho normal de um colaborador celetista não pode ultrapassar 8 horas diárias e 44 horas semanais. Contudo, em alguns casos em que seja necessário estender essa jornada, o colaborador pode acrescentar duas horas de seu dia, mas, essas horas devem ser pagas com um adicional de horas extras. 

Essa previsão está no artigo 59, que prevê que um dia de trabalho pode ser acrescido de duas horas extras mediante acordo, e ainda acrescenta que essas horas deverão ser pagas com pelo menos 50% de acréscimo, ou outra porcentagem caso exista definição em convenção coletiva. 

Porém, para que a empresa não tenha que fazer esse acréscimo toda vez que uma hora extra acontecer, é possível realizar um acordo de banco de horas. 

Com ele, as horas excedentes são somadas em um banco de horas, para compensação posterior, conforme o trato entre a empresa e o colaborador. 

As regras para o banco de horas também estão descritas pelo art. 59 da CLT, e a empresa que deseja adotá-lo deve se atentar a algumas regras como:

• As horas acumuladas no banco não podem exceder no período máximo de um ano, à soma das jornadas semanais de trabalho previstas, e nem ultrapassar o limite máximo de dez horas diárias de trabalho. 
• Um banco de horas pode durar até um ano, caso seja feito mediante acordo ou convenção coletiva.
• Caso ocorra uma rescisão do contrato de trabalho e o colaborador ainda tiver horas em seu banco, ele deverá receber o pagamento das horas extras não compensadas, e o cálculo deverá ser feito sobre o valor da remuneração na data da rescisão.
• O banco de horas pode ser feito por  acordo individual, porém as horas precisam ser compensadas em até no máximo 6 meses.
• Em casos de acordos individuais, o colaborador e o empregador podem combinar que as horas extras serão compensadas no mesmo mês em que elas foram creditadas. 

Essas são as regras relacionadas ao banco de horas presentes na CLT, agora vamos entrar na parte mais prática e falar sobre o funcionamento do banco de horas. 

Como funciona o banco de horas?

O banco de horas funciona como um braço da gestão de jornada, ele acumula as horas dos trabalhadores que saem de sua jornada habitual e as classifica em horas positivas ou negativas. 

As horas positivas são aquelas que o colaborador fez além do previsto em sua jornada, essas são acumuladas no saldo positivo e podem ser compensadas por meio de folgas ou saídas antecipadas. 

Já as horas negativas, ocorrem quando o colaborador deve horas para a empresa, ou seja, realizou menos horas do que previsto para sua jornada diária, e deve então pagar a empresa essas horas para que não sofra descontos em sua remuneração mensal. 

Como o próprio nome diz, o banco de horas funciona de forma semelhante a uma conta bancária, e as horas de trabalho são creditadas ou debitadas dependendo da forma com que a jornada de trabalho se desenvolve. 

O que é registrado neste banco?

Como vimos, o banco de horas é um sistema que acumula as horas negativas ou positivas, para que o funcionário possa utilizá-las ou pagá-las posteriormente. 

Então, nesse banco devem ser registradas todas as variações de jornada do colaborador, ou seja, as horas excedentes ou as horas faltantes. 

O que é controle de banco de horas?

O controle de banco de horas é o gerenciamento das horas acumuladas pelo colaborador. 

É nessa parte que a empresa verifica quantas horas são acumuladas, o vencimento dos prazos, se os colaboradores estão fazendo mais horas extras do que permitidas, quando eles devem compensá-las entre diversas atividades que dizem respeito ao banco de horas. 

Por que fazer controle de banco de horas e horas extras?

Seja qual for o dia em que você acessar o ranking de assuntos mais recorrentes em ações trabalhistas, o assunto horas extras sempre estará presente. Esse se trata de um grande problema que reflete uma falha no gerenciamento de horas trabalhadas, e este é um problema que atinge diversas empresas brasileiras independentemente de seu porte. 

Aliás, a maior parte dos processos trabalhistas acontecem por negligência ou mau gerenciamento, as reclamações vão desde horas não pagas à extrapolação de jornada além do permitido. 

Esse é o principal motivo pelo qual a sua empresa deveria controlar o banco de horas e prestar muita atenção nas horas dos seus funcionários. Um problema no gerenciamento de banco de horas representa um problema de gestão de pessoas, e pode trazer inúmeros prejuízos para a organização antes de chegar a um processo trabalhista de fato. 

Fora isso, ainda tem outra questão importante a se ressaltar. O controle de banco de horas é um direito do colaborador, pense o seguinte, quando a empresa precisou que ele cedesse um tempo a mais do que o combinado no seu contrato de trabalho, ele cedeu, e por isso merece ser recompensado, seja em banco de horas ou em remuneração de hora extra. 

Sem o devido controle, como a empresa manteria essas informações em dia e conseguiria estar de acordo com a legislação? É esta a importância, estar em conformidade com as leis e garantir uma boa relação com os colaboradores. 

Como fazer o controle de banco de horas?

Quando se é questionado como realizar o controle de banco de horas, a primeira coisa a ser esclarecida é que fazer esse controle não é apenas anotar as horas que os colaboradores entraram ou saíram, para então verificar se houve variação na jornada e acumular no banco. Isso é apenas uma pequena parte de todo o processo.  

O controle de banco de horas envolve todo um trabalho de gestão, que precisa ser acompanhado todos os dias, a empresa precisa saber se as horas trabalhadas eram as estimadas para os períodos, se os colaboradores estão fazendo mais horas do que o permitido, até quando e como eles podem compensar ou pagar essas horas, entre outros dados que são importantes no controle. 

Fazendo esse controle de forma superficial, só visualizando o curto prazo e não o longo prazo pode ser que a empresa tenha que pagar em uma única ocasião um valor muito alto com horas extras. 

Então todo aquele valor que ela economizou mês após mês, pode ter que ser pago de forma muito superior ao que seria pago se ela tivesse optado pelo pagamento do adicional de hora extra todo mês. 

Então, o cuidado com os prazos, uma rotina de compensação e o acompanhamento de perto é a chave do bom controle de banco de horas. Mas para além disso, separamos três passos que sua empresa pode seguir para começar um bom gerenciamento de banco de horas, são eles:

• Defina o tipo de banco de horas
• Defina regras para esse banco
• Escolha uma ferramenta de gerenciamento

Vamos entender melhor cada um deles. 

Defina o tipo de banco de horas

Entender qual tipo de banco de horas sua empresa deseja adotar é o primeiro passo para o bom controle. 

Algumas empresas adotam um banco que se compensa mensalmente, outras apostam mais no longo prazo, e seja qual for o seu modelo de compensação é necessário definir se o banco será fixo, vencendo na mesma data para todos os colaboradores, ou móvel, de acordo com a admissão de cada funcionário. 

É essa data que vai definir até quando os seus colaboradores podem compensar suas horas antes que o banco vença.  

Defina regras para esse banco

Aqui entram as regras sobre como ele irá funcionar na sua empresa e toda a política de banco de horas. 

Isso envolve, como e quando ocorrerão as quitações de banco, como os colaboradores podem usar as suas horas, se o banco de horas irá cobrir um atraso, como as ausências devem ser combinadas, e como irá funcionar toda essa rotina com o banco de horas.  

Escolha uma ferramenta de gerenciamento

Por fim, é necessário escolher uma ferramenta de controle de banco de horas, ou seja, qual ferramenta sua empresa irá utilizar para fazer esse gerenciamento, e podemos citar duas formas: o controle de banco de banco de horas simples e o controle de banco de horas por sistema. Veja cada um deles:

Controle de banco de horas simples

O controle de banco de horas simples, é aquele feito por planilhas. O Excel tem inúmeras planilhas que podem ser usadas para controle de banco de horas, e esse é um modelo banco de horas mais simples, que as informações precisam ser inseridas manualmente. 

Dentre as planilhas separamos dois tipos para comentar, acompanhe. 

Planilha de banco de horas positivas e negativas

A planilha de banco de horas positivas e negativas costuma mostrar o saldo de horas de banco que o colaborador tem por meio de duas colunas: horas positivas e horas negativas. 

Por aí, a empresa consegue se basear e saber o saldo de horas que o funcionário tem, então, vamos supor que um dia ele precisou utilizar mais horas do que as suas armazenadas no banco, nesse caso constará na aba de horas negativas o seu saldo devedor. 

Folha de ponto com banco de horas no excel

A planilha de controle de ponto com banco de horas é um modelo onde são anotados, diariamente, os horários de entrada e saída do colaborador, e esses pontos somados mostram  a quantidade de horas trabalhadas, horas extras realizadas e o saldo do banco de horas. 

Como fazer a soma de horas no Excel?

Em qualquer planilha que você for utilizar, é importante ter em mente que a soma das horas é um elemento muito importante, as células precisam estar no seguinte formato de horas: minutos: segundos. 

Feito isso, basta usar normalmente a fórmula de soma contabilizando o saldo de horas realizadas. 

Um sistema de banco de horas é a forma mais eficiente de controlar o banco de horas dos seus colaboradores. 

Com um software o seu controle passa a ser feito de forma digital e com ferramentas que automatizam o processo, o que na planilha de banco de horas não é possível, já que o RH teria que inserir manualmente todas as informações do ponto para então calcular o saldo do banco de horas. 

Além disso, o controle de banco de horas feito por sistema ainda traz algumas vantagens como: 

• Prevenção de fraudes
• Auto-gestão de banco de horas
• Gerenciamento facilitado
• Relatórios estratégicos
• Controle de banco de horas à distância

Prevenção de fraudes e erros operacionais

A grande vantagem do sistema de banco de horas é tornar todo o processo mais seguro, fazendo a prevenção de fraudes e até mesmo erros operacionais. 

Quando sua empresa utiliza uma planilha para realizar a gestão de banco de horas, ela   está sujeita a erros de digitação e até mesmo fraudes. Agora, quando você automatiza esse processo, já elimina esse risco, pois os dados serão registrados com a máxima segurança e todos os cálculos serão feitos automaticamente pelo software, sem precisar inserir fórmulas. 

Auto-gestão de banco de horas

No sistema de banco de horas também é possível que o próprio colaborador acompanhe seu saldo, e faça a própria gestão do seu banco. Como ele terá acesso a esse dado que geralmente fica restrito ao gestor ou ao RH, ele mesmo pode se programar para compensar suas horas. 

Gerenciamento facilitado

O gerenciamento facilitado é uma característica dos sistemas de banco de horas. Alguns mais robustos, como os da PontoTel, permitem que a empresa configure o banco da sua própria maneira, inserindo a sua própria regra de cálculo de banco de horas ou regras de acordo com sua convenção coletiva. 

Por exemplo, se a sua empresa precisa que as horas extras de um sábado sejam contabilizadas em dobro, basta inserir uma regra de cálculo para isso, através do fator de transformação. 

A validade do banco de horas também pode ser programada no sistema, você pode escolher quando as horas acumuladas em banco podem expirar, determinar um limite de acúmulo e até mesmo inserir regras de compensação. 

Outra coisa que pode facilitar a rotina do seu setor de RH é permitir que os atrasos e faltas sejam descontados direto no banco. 

Isso acaba estimulando os colaboradores a sempre realizarem sua jornada de trabalho corretamente, afinal ninguém gosta de descontos em folha e nem de ficar com o banco de horas negativo, então eles farão o possível para compensar essas horas. 

Programando o banco de horas para funcionar à maneira da sua empresa, as jornadas dos colaboradores serão calculadas automaticamente com as regras do banco, e você não precisa emitir nenhum comando para isso, sobrando tempo para focar no tópico que falaremos a seguir. 

Relatórios estratégicos

Muitas empresas não sabem, mas o banco de horas também pode ser uma parte estratégica da gestão. 

Analisando os indicadores de banco de horas por meio de relatórios estratégicos,  a empresa tem um panorama geral das jornadas dos colaboradores, verificando de perto quais setores realizam mais ou menos horas do que o previsto, quais os períodos que provocam uma alta no número de horas trabalhadas, quais setores têm mais horas acumuladas, entre outros indicadores. 

Todas essas informações fazem parte da rotina de controlar o banco de horas e criar ações para que ele seja eficiente dentro da organização.

Controle de banco de horas à distância

Um sistema de banco de horas moderno funciona totalmente em nuvem, e isso permite a gestão à distância, sem a necessidade de instalar o software na máquina ou carregar uma planilha de um lugar para outro em um pendrive. 

Nesse modelo basta acessar a plataforma realizar o seu login e pronto, é possível fazer o controle de banco de horas estando em qualquer lugar, inclusive com todo o RH em home office. 

Outro ponto importante a mencionar, é que funcionando em nuvem a sua empresa não precisa ter um backup dos dados e nem se preocupar com a possibilidade de um dia o computador pifar e todas as suas planilhas se perderem. Os dados estarão salvos em nuvem para a sua conferência a qualquer momento. 

Até aqui você conseguiu entender a diferença entre a planilha de banco de horas e o sistema de banco de horas. Agora vamos seguir com outro tópico importante.

Como compensar as horas extras do banco de horas?

Essa é uma dúvida bastante válida, e é preciso esclarecer que toda empresa tem duas maneiras de compensar as horas extras dos colaboradores: o pagamento ou o armazenamento em banco de horas. 

Quando a empresa opta por realizar o pagamento das horas, é necessário fazer um cálculo utilizando como base o salário do colaborador e a porcentagem de acordo com a hora extra realizada. 

Já a outra forma é armazenando essas horas em banco para outras ocasiões. As possibilidades de compensação são inúmeras, pode ser feita a diminuição de jornada em determinado dia, ou  combinar para compensar em uma véspera de feriado, entre outras possibilidades.  

O banco de horas é ótimo para quando o feriado cai em uma quinta-feira ou terça-feira. Caso seja acordado, é possível que o colaborador use as horas para folga nesses dias. 

E se o seu colaborador nunca solicitar essas horas no banco? Essa é uma dúvida bastante recorrente, por quanto tempo será que o colaborador pode acumular horas? Acompanhe!

Quanto tempo a empresa tem para pagar o banco de horas?

Como vimos no começo do texto, a Reforma Trabalhista alterou alguns aspectos do banco de horas, e conforme determina a lei 13.467/17 a compensação deverá ocorrer em até 06 meses quando o banco de horas for feito por acordo entre empregador e empregado. 

Contudo, caso a empresa queira que o banco de horas tenha validade de um ano, pode ser feito um acordo com o sindicato ou seguir a convenção coletiva. 

É preciso ressaltar que se a empresa não compensar as horas acumuladas no prazo, ela deverá pagar as horas extras do banco direto na folha de pagamento. 

Outra situação bem comum de acontecer é nunca haver a compensação e o colaborador se desligar da empresa, nessa ocasião o pagamento terá que ser feito na rescisão do contrato, o que pode representar um grande prejuízo. 

Quais as vantagens do controle de banco de horas eficiente?

Depois de tudo que falamos ao longo deste conteúdo, você já deve ter entendido a importância do controle de banco de horas. Mas quais as vantagens? Por que sua empresa deveria investir nesse controle? 

Bom, a resposta é o que falamos antes, seria injusto com os colaboradores apenas realizarem horas extras sem nunca haver uma compensação, se eles não puderem usufruir de uma jornada mais flexível com certeza eles optariam pelo pagamento imediato das horas extras, por isso, o controle é importante, e traz vantagens como:

Flexibilidade de jornada

Sabemos que em quase nenhuma empresa a carga horária é cumprida de ponta a ponta, e muitos indicadores já mostram que uma jornada regular já não é mais um fator atrativo para os colaboradores. E com o banco de horas sua empresa traz mais flexibilidade para o dia a dia, com a possibilidade de day-off, saídas antecipadas, cobertura de atrasos entre outras coisas. 

Quem nunca precisou fazer malabarismos para realizar um exame em dia de serviço, quando a empresa tem uma jornada muito rígida, o colaborador já vai para o seu compromisso preocupado com quanto tempo aquilo irá levar, agora quando se tem banco de horas é possível combinar uma ausência para compensação depois, e nenhuma das partes sai perdendo.

Aumento de dias de férias

Imagine só poder estender suas férias em 2 dias? Essa é uma combinação que pode ser feita quando se tem muitas horas acumuladas no banco, o colaborador pode estender suas férias usando o seu saldo positivo no banco de horas e pode aproveitar esse período um pouco mais.

Diminuição do absenteísmo

O absenteísmo também é um índice que diminui quando se tem uma jornada flexível, caso o colaborador esteja com problemas pessoais ele pode combinar com seu gestor alguns dias de descanso e compensar essas ausências, ou até mesmo utilizar as suas horas já acumuladas em banco. 

Isso faz com que as ausências não programadas diminuam bastante na organização. 

Redução de custos

Por fim, o uso de banco de horas acaba refletindo em uma redução de custos com horas extras. Mas para isso, o controle de banco de horas deve ser feito de forma minuciosa, afinal sem gerenciamento os custos acabam sendo maiores. 

Agora, quando sua empresa controla e gerencia o banco de forma estratégica a redução de custos é certeira e uma grande vantagem. 

Conheça o PontoTel o banco de horas mais robusto e sofisticado do mercado!

Como vimos, o controle de banco de horas é uma tarefa que precisa ser feita com muita atenção, por isso, ter um aliado pode fazer a diferença para sua empresa. 

O PontoTel é um software de gerenciamento de jornada, e possui como uma de suas ferramentas o banco de horas. No PontoTel é possível customizar o banco de acordo com as necessidades da sua empresa, definindo prazo de duração, regras de débito e crédito de horas entre outras regras que tornam o seu gerenciamento mais inteligente e eficiente. 

E toda essa parte de gestão é feita integrada ao controle de ponto, e de forma automática, basta configurar uma vez e o banco de horas irá calcular diariamente os pontos dos colaboradores, adicionando as informações no banco de horas. 

Um dos maiores diferenciais do PontoTel, além da possibilidade de inserir suas próprias regras de cálculo, é o simulador dessas regras, o RH consegue criar cenários e verificar diferentes situações para que não tenha surpresas ao final do mês. Isso além de prever situações, ajuda a acender alertas quando uma situação sai muito do esperado. 

Você pode até pensar que é demais contratar um sistema desses só pelo controle de banco de horas, mas, ao aderir o PontoTel você terá inúmeras possibilidades de Gestão de Ponto, e todas as informações sobre a jornada de trabalho dos seus colaboradores ficarão mais precisas. 

Você terá a otimização do tempo do seu RH, relatórios com informações que permitirão o diagnóstico de problemas na sua empresa, e ainda estará de acordo com a legislação trabalhista. 

O PontoTel é um sistema cheio de vantagens e com um bom custo benefício, quer entender como ele funciona? Agende uma demonstração com um de nossos consultores e peça uma apresentação exclusiva do banco de horas. 

Conclusão

E então, conseguiu entender como realizar o controle de banco de horas de forma mais eficiente?

Neste conteúdo falamos sobre as duas formas mais comuns de controle de banco de horas, como organizar compensações e quais as vantagens de um bom gerenciamento de banco. Se você gostou desse texto, compartilhe em seu Linkedin e ajude outras pessoas a conhecerem essa solução!