Ser eficiente no processo seletivo garante que a empresa tenha sucesso na escolha do candidato ideal. Com a automatização de processos, a contratação online aparece como uma ótima alternativa para organizações que buscam agilidade no recrutamento.
Por meio da contratação online, a empresa elimina tarefas burocráticas em torno desta rotina para que o RH consiga fazer escolhas assertivas e se dedicar a atividades mais estratégicas, de gestão de pessoas.
Uma pesquisa realizada pela empresa Resume Builder, especializada em software de currículos, revelou que, em 2024, 4 em cada 10 empresas apostaram em inteligência artificial em processos de seleção, principalmente para realizar entrevistas.
Assim, sabendo da importância de o departamento pessoal se tornar cada vez mais estratégico e menos burocrático, automatizando rotinas como as que envolvem o recrutamento, esse artigo tratará sobre os seguintes assuntos relacionados à contratação online:
- O que é contratação online?
- Como funciona o processo de contratação online?
- Quais os benefícios de uma admissão digital?
- Como fazer uma contratação digital?
- Principais dúvidas sobre a contratação online
Boa leitura!
O que é contratação online?
A contratação online ou admissão digital trata-se da digitalização das etapas por trás do processo de recrutamento e seleção. A digitalização do processo seletivo permite que as etapas sejam realizadas online, garantindo maior eficiência e rapidez nas contratações.
Na contratação online, tudo é realizado digitalmente, do envio de currículos a entrevistas, assinatura de contratos e armazenamento de documentos.
O que a legislação diz?
O processo de recrutamento online deve respeitar a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que exige que qualquer tratamento de dados, como o que ocorre nas plataformas de seleção de candidatos, deve ter o consentimento do titular dessas informações.
Débora Castro, DPO as a Service da 4Business,reitera a importância de usar da forma correta os dados do candidato no processo de seleção e recrutamento:
“Quando se trata do uso de dados pessoais sensíveis no processo de seleção e recrutamento, é necessário fazer uma triagem criteriosa nas solicitações e compreender que, ao captar um dado, este deve estar vinculado a uma finalidade específica, que é a contratação.”
Os arts. 7 e 8 e 11 da LGPD também destacam essa questão que autoriza o tratamento de dados:
“Art. 7º O tratamento de dados pessoais somente poderá ser realizado nas seguintes hipóteses:
I – mediante o fornecimento de consentimento pelo titular;
[…]
Art. 8º O consentimento previsto no inciso I do art. 7º desta Lei deverá ser fornecido por escrito ou por outro meio que demonstre a manifestação de vontade do titular.
[…]
Art. 11. O tratamento de dados pessoais sensíveis somente poderá ocorrer nas seguintes hipóteses:
I – quando o titular ou seu responsável legal consentir, de forma específica e destacada, para finalidades específicas;”
Logo, sabendo dessa exigência, a empresa deve tomar algumas precauções quanto à plataforma que será contratada para acessar os dados dos candidatos, verificando se ela está de acordo com questões importantes, como:
- Adequação às diretrizes da LGPD;
- Garantia de que há consentimento dos candidatos quanto ao armazenamento e utilização de dados;
- Comprovação da autenticidade das informações dos candidatos;
- Transparência quanto ao uso dos dados inseridos na plataforma.
Como funciona o processo de contratação online?
O processo de contratação online funciona a partir de plataformas e ferramentas digitais que otimizam as etapas de um processo seletivo tradicional, desde a triagem de candidatos à assinatura do contrato.
Nele, tanto a empresa como os candidatos usam ferramentas online no processo seletivo, em etapas definidas pela própria empresa e adequadas ao universo digital.
No processo de contratação online, o candidato pode encontrar vagas em plataformas específicas e enviar o currículo por ali. O próprio sistema faz uma triagem, segundo as sinalizações da empresa, e testes e entrevistas podem ser realizados online.
Resumidamente, a contratação funciona da seguinte forma:
- Definição da vaga por parte da empresa;
- Anúncio da vaga na plataforma;
- Recepção e triagem de currículos;
- Entrevistas e aplicação de testes;
- Oferta de trabalho;
- Assinatura do contrato digital;
- Onboarding online, com reuniões virtuais, compartilhamento de cartilhas e outros.
Quais os benefícios de uma admissão digital?
A admissão digital pode oferecer uma série de benefícios para o departamento pessoal e os colaboradores, a começar pela otimização de todas as atividades que envolvem o processo de recrutamento e seleção.
No modelo digital, é possível eliminar diversas burocracias, e o RH pode se dedicar a tarefas mais estratégicas. É possível apontar como os principais benefícios da contratação online para as empresas:
- Rapidez no processo de recrutamento e seleção;
- Redução de custos com materiais impressos ou encontros presenciais;
- Acesso a um número maior de candidatos, de diferentes regiões do país e do mundo;
- Automatização de atividades como triagem de currículos e aplicação de testes de habilidade;
- Maior segurança jurídica no armazenamento de documentos e na proteção de dados.
Já para os candidatos, as vantagens são:
- Conveniência na hora de buscar uma vaga de emprego;
- Facilidade para encontrar vagas que se adequam ao perfil profissional;
- Acesso digital a documentos contratuais;
- Integração mais rápida, com acesso a ferramentas da empresa quase que de imediato após a contratação;
- Treinamentos oportunos que podem ser acessados online, a qualquer hora ou lugar.
Como fazer uma contratação digital?
Para a contratação digital ser efetiva e agilizar os processos de recrutamento e seleção, é essencial que a empresa seja assertiva na escolha das ferramentas online e adeque os seus processos organizacionais.
Conheça o passo a passo para fazer uma contratação online corretamente.
Escolha as ferramentas certas para recrutamento online
Existem muitas plataformas online de recrutamento digital, como LinkedIn, Vagas.com e Catho. O primeiro passo para ser efetivo é conhecer as necessidades profissionais da empresa e identificar em quais locais o candidato ideal pode estar.
Escolha a plataforma que se adequa aos perfis que a empresa precisa e verifique as funcionalidades das ferramentas, que devem ter principalmente recursos como divulgação de vagas, gerenciamento e triagem de currículos e aplicação de testes de habilidade online.
O ideal é que uma plataforma reúna todos os processos do recrutamento em um mesmo local.
Elabore um processo de seleção otimizado e transparente
Organize a seleção online de forma que o processo seja otimizado e a maioria das etapas, principalmente as mais burocráticas, seja realizada automaticamente, como a triagem de currículos.
Para isso, a empresa precisa definir a vaga e o perfil ideal e, posteriormente, inserir as informações na plataforma de recrutamento, com detalhes minuciosos sobre a vaga. Assim, o sistema indicará quem de fato se adequa à vaga de trabalho oferecida.
Destacar as características fundamentais para a vaga e informações como competências necessárias, salário e benefícios pode trazer transparência ao processo de seleção, otimizando a escolha.
Implemente testes e entrevistas virtuais com eficácia
O universo digital tem maior flexibilidade, facilitando a aplicação de testes de habilidade e a realização de entrevistas virtuais, tudo de forma rápida, automatizada e personalizada.
Por isso, na contratação online, a empresa deve aproveitar os recursos que tem em mãos para que, ao fim do processo seletivo, escolha o candidato ideal. Ou seja, o profissional aprovado nas entrevistas e nos testes de habilidade, aplicados digitalmente, que atende às necessidades da empresa.
Garanta a conformidade com a legislação e proteção de dados
A LGPD exige que a empresa garanta a segurança jurídica dos dados dos candidatos que serão gerenciados. Por isso, é essencial que a ferramenta de contratação online esteja em conformidade com a lei de proteção de dados.
Afinal, isso garante que o tratamento, a coleta e o armazenamento na plataforma digital seja realizado de forma segura e eficiente, protegendo os direitos daqueles que se candidataram e eliminando riscos de vazamento de dados, que podem acarretar processos futuros.
Adapte o processo de onboarding para o ambiente digital
Conforme um estudo da CareerBilder e SilkRoad, para mais de 93% das empresas o onboarding é um fator decisivo para que um profissional decida continuar em uma empresa. Portanto, esse fator é determinante também na contratação online.
Sendo assim, na contratação online, a empresa deve adaptar seus processos de onboarding para o ambiente digital.
Para isso, é importante criar um cronograma com reuniões de equipe online, realizar treinamentos, e compartilhar arquivos virtuais, como manuais de boas práticas, cultura da empresa, etc.
Principais dúvidas sobre a contratação online
A contratação online pode gerar dúvidas, principalmente quanto a sua legalidade. Confira, a seguir, as principais questões em torno do assunto.
A admissão digital é válida legalmente?
Sim! Diversas plataformas no mercado seguem as regras que envolvem um processo de recrutamento e seleção tradicional no modelo digital, tendo, então, validade legal.
No entanto, é importante que essa validade jurídica, que autoriza as assinaturas digitais, siga as diretrizes da Medida Provisória n.º 2.200-2, de 2001, que compõe toda a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Quanto tempo demora o processo de contratação online?
A contratação online tem como principal objetivo agilizar o processo de recrutamento e seleção. Porém, não é possível estimar um tempo específico para a finalização do processo.
Tudo depende da complexidade da contratação e das etapas que a empresa irá inserir para selecionar o candidato, como quantidade de entrevistas e testes que serão aplicados.
Porém, de forma digital, muitas burocracias são eliminadas e o problema da distância é resolvido, agilizando bastante o recrutamento.
É possível assinar a carteira de trabalho digital?
Sim! Atualmente, a carteira de trabalho digital é o documento em que são registradas todas as informações da carreira profissional do candidato, bem como inseridos os dados e a assinatura por parte do empregador.
Todos esses processos, da inserção de dados de uma nova contratação à assinatura digital da carteira, são realizados via eSocial, sistema do governo federal que reúne informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
O colaborador pode acessar as informações da sua carteira pelo site do governo ou pelo aplicativo da carteira de trabalho digital.
É seguro realizar contratação online?
Sim! Com as ferramentas digitais certas, o processo de contratação online é extremamente seguro, pois garante a autenticidade de documentos, é protegido contra fraudes e está adequado às regras da CLT e da LGPD.
No entanto, para que a segurança jurídica esteja garantida na contratação online, é essencial que a empresa sempre verifique a reputação da empresa que oferece a plataforma online, os recursos e práticas da plataforma e se a ferramenta está totalmente adequada à legislação trabalhista.
Conclusão
A contratação online pode ser um grande apoio para empresas que desejam agilizar o processo de recrutamento de seleção, na busca de serem assertivas e eficientes na escolha de um candidato.
Essa redução do tempo de contratação contribui para que o departamento pessoal se dedique a atividades estratégicas e que agreguem valor à empresa.
Este conteúdo mostrou as vantagens da admissão online e o passo a passo para realizar uma contratação online sem erros, investindo em ferramentas que atendam as necessidades da empresa e contribuam para um processo de seleção automatizado.
Por fim, foi possível conferir as principais dúvidas em torno da contratação online e entender que as assinaturas digitais têm validade jurídica e são permitidas pela legislação trabalhista, fazendo com que a admissão digital seja, assim, um processo autêntico e seguro.
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