A transformação digital é uma realidade em empresas que buscam eliminar burocracias e atuar de maneira estratégica em seus processos. O setor contábil foi diretamente impactado com essa automação, e cada vez mais empresas se utilizam da contabilidade digital.
Uma pesquisa da Samba Digital revelou que 76,2% das empresas já possuem ações para digitalizar suas tarefas. No caso da contabilidade digital, sua adoção proporciona às empresas diversas vantagens, como segurança de dados e aumento da produtividade.
Isso porque por meio da contabilidade digital a empresa consegue se beneficiar de um ambiente digital que oferece possibilidades como o armazenamento em nuvem e o acesso em tempo real a documentos e dados, além de facilitar a integração de sistemas.
Sabendo disso, qual a importância de adotar a contabilidade na era digital e como implementá-la? Neste artigo, você vai encontrar as respostas para essas questões, vai saber como funciona a contabilidade de empresas digitais e também verá os seguintes tópicos:
- O que é contabilidade digital?
- Como funciona a contabilidade digital?
- Quais os objetivos da contabilidade digital?
- Quais as vantagens da contabilidade digital?
- Por que aderir à contabilidade digital?
- Como aderir à contabilidade digital?
- Qual a diferença entre contabilidade digital e online?
Ficou interessado no tema? Então, tenha uma boa leitura!
O que é contabilidade digital?
A contabilidade digital é um modelo de contabilidade que se utiliza de ferramentas tecnológicas, como softwares, aplicativos e ambiente virtual, para que os processos que envolvem as tarefas contábeis se tornem mais ágeis e seguros.
Por meio da contabilidade digital, os serviços contábeis se tornam mais integrados e transparentes, facilitando a relação entre o contador e a empresa quanto a troca de informações e o acesso a documentos importantes.
Como funciona a contabilidade digital?
A contabilidade digital funciona por meio da automação. Ou seja, esse modelo se utiliza de soluções digitais, como sistemas e softwares, que permitem que todo o processo que envolve as questões contábeis da empresa seja realizado no ambiente virtual, em nuvem.
Ao adotar a contabilidade digital, tanto a empresa como o contador têm acesso em tempo real a dados, documentos, relatórios e muito mais.
Por meio deste tipo de facilidade, muito do serviço se torna automatizado, aprimorando e contribuindo para que o trabalho do contador seja mais eficaz.
Além desse acesso privilegiado a dados em tempo real, tanto o contador como a empresa poderão exportar ou enviar documentos diretamente no sistema, de qualquer local ou horário, para que, assim, a gestão contábil se torne mais rápida.
Quais os objetivos da contabilidade digital?
A principal função da contabilidade digital é agilizar processos contábeis por meio da automatização. Com isso, muitos processos se tornam menos burocráticos e, assim, a gestão contábil se torna mais produtiva e segura.
Entre os objetivos principais da contabilidade digital, é possível destacar:
- Agilizar o tempo de entrega de documentos contábeis;
- Trazer maior transparência na relação do contador com a empresa;
- Melhorar a comunicação entre a contabilidade e os outros setores da empresa;
- Eliminar possíveis falhas humanas, em função da automatização de processos;
- Oferecer maior controle de gestão, com acesso a dados contábeis em tempo real;
- Proporcionar segurança no armazenamento e no manuseio de documentos.
Quais as vantagens da contabilidade digital?
Uma pesquisa realizada pela Gartner revelou que a automação de processos deve crescer mais de 17,5% em 2023. Estima-se que os investimentos na área devem ultrapassar os 3 bilhões de dólares no próximo ano.
Essa alta tem muito a ver com as inúmeras vantagens que a automatização pode oferecer às empresas.
Ao se falar de contabilidade não é diferente, e quem adota o modelo digital consegue usufruir benefícios que contribuem para que a empresa atue de forma mais estratégica.
A seguir, você confere algumas das principais vantagens que a contabilidade digital pode trazer à empresa:
Acessos em nuvem
Uma das maiores facilidades da contabilidade digital é a possibilidade de acessar os dados ou documentos em nuvem. Isto quer dizer que tanto o contador como a empresa podem, em tempo real, baixar ou subir documentos, facilitando a gestão de dados.
Segundo a McKinsey, 85% das empresas consideram o ambiente em nuvem uma ferramenta essencial para acelerar os processos e inclusive potencializar as chances de aumentar a receita, em função das facilidades advindas do universo digital.
Integração de sistemas
A contabilidade digital permite também uma integração de sistemas. Ou seja, a partir da sua implementação, a empresa e o próprio contador terão todo o processo contábil empresarial integrados a um só sistema.
Aliás, 43% dos gestores dizem que preferem utilizar apenas um sistema de gerenciamento, enquanto entre os líderes, 33% deles desejam trabalhar com um sistema integrado para garantir melhores resultados, impactando diretamente na produtividade, segundo a EMA.
Essa integração inclusive permite que a relação entre a empresa e a contabilidade seja mais transparente, afinal ambos os lados terão acesso a qualquer informação atualizada no sistema, em tempo real, podendo inclusive evitar erros.
Arquivos e documentos digitais
Com a possibilidade de acesso em nuvem, todos terão acesso a arquivos e documentos digitais, permitindo que o acesso seja realizado a qualquer momento, via web ou dispositivos móveis.
Administrar esses documentos digitalmente inclusive garante a segurança de armazenamento e o acesso rápido a eles, possibilitando, com a contabilidade digital, que os processos contábeis se tornem menos burocráticos e mais rápidos.
Segundo a pesquisa “Tendências para Transformar sua Empresa em 2020”, da Opinion Box, mais da metade dos executivos, 57%, acredita que a tecnologia em nuvem pode impulsionar os resultados do negócio, e 46% pensa em investir no ambiente digital.
Por que aderir à contabilidade digital?
Um estudo realizado pela Xero revelou que empresas que se utilizam da contabilidade digital cresceram mais do que as que se mantiveram no modelo tradicional. O aumento foi de 15% na receita anual.
Sabendo disso, aderir à contabilidade digital pode então contribuir para que a empresa alcance inúmeros benefícios na própria rotina. Conheça abaixo quais as motivações para aderir à contabilidade digital na empresa.
Aumento da produtividade
Com a contabilidade digital, é possível automatizar uma série de tarefas burocráticas e que só podiam ser realizadas manualmente.
Por meio disso, é possível reduzir consideravelmente o tempo para finalizar os processos contábeis, permitindo então que haja mais tempo para executar tarefas estratégicas, elevando, assim, a produtividade.
De acordo com a “Tendências para Transformar Sua Empresa”, citada anteriormente, para 60% das empresas os sistemas focados em gestão de dados foram determinantes para o impulsionamento da produtividade.
Redução de custos com papel
Um estudo realizado pela Gartner indicou que de todo o lucro das empresas, 3% é direcionado para custos com papel e armazenamento de documentos. A mesma pesquisa apontou que 50% de todo o desperdício da empresa é referente ao uso de papel.
Por meio da contabilidade digital, esse gasto cai drasticamente, afinal a empresa não precisará mais arquivar documentos físicos, sendo que toda gestão de documentos, arquivamento, armazenamento e até mesmo manutenção são realizadas no universo virtual.
Sendo assim, não existe a necessidade de gastar com impressão de papel, garantindo, aliás, maior segurança para que importantes documentos não se percam.
Segurança de dados
Um relatório divulgado pela Ponemon Institute & IBM Security mostrou que em março de 2022, mais de 550 empresas pelo mundo, 43 brasileiras, sofreram com violações de dados.
O custo médio de uma violação de dados no Brasil foi superior a 6,45 milhões de reais, um crescimento de quase 10% em comparação aos últimos dois anos.
Até por isso, investir em contabilidade digital, por exemplo, pode ser um caminho para garantir a segurança de dados. Afinal, evitar o uso de documentos físicos pode acabar com problemas relacionados a perdas, furtos e extravios.
Com a contabilidade digital, os documentos são armazenados em nuvem, em sistemas que contam com medidas antifraude, backups diários e todo o suporte para que a empresa esteja protegida contra qualquer problema voltado ao vazamento de dados.
Como aderir à contabilidade digital?
Para que a contabilidade digital funcione com efetividade e alcance os principais benefícios que ela pode oferecer, é fundamental realizar um planejamento prévio que considere várias questões, como prioridades da empresa, orçamento, entre outros detalhes.
Abaixo, veja um passo a passo do que levar em conta para aderir à contabilidade digital.
Faça orçamentos em empresas de confiança
O primeiro passo para ser assertivo na adoção da contabilidade digital é fazer orçamentos com empresas de confiança ou por indicação.
Antes mesmo de fechar negócio, busque detalhes sobre a avaliação dos clientes em relação à empresa que você pensa em contratar, avalie os serviços oferecidos e se eles estão adequados ao que sua empresa necessita.
Além disso, é importante que os valores relacionados ao investimento em contabilidade digital caibam no orçamento da companhia.
Portanto, realize um comparativo entre as empresas escolhidas, invista naquele serviço que mais se adequar ao caixa da sua empresa e aplique o dinheiro do seu negócio com responsabilidade, sem gastos excessivos e desnecessários.
Verifique processos de segurança dos dados
Manter os arquivos armazenados de forma segura é essencial. Por isso, verifique quais ferramentas são oferecidas pela empresa que você irá contratar quanto à segurança de dados.
Isso significa fazer uma análise minuciosa sobre medidas antifraude, backups, formas de acesso, manuseio de documentos, etc.
Cada detalhe destes é fundamental não só para que sua empresa consiga estar segura quanto ao armazenamento e ao manuseio de dados, mas também para que toda a gestão esteja de acordo com a lei e cumpra com as regras da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
Considere os serviços e prioridades internas
Por último, faça uma lista de prioridades internas para então considerar e fazer um comparativo com os serviços oferecidos pela empresa de contabilidade digital que você irá contratar.
Esse passo é importante, pois é a partir dele que será possível alinhar melhor a gestão contábil da empresa.
Além disso, com esse mapeamento, a empresa pode também personalizar os serviços de contabilidade digital e investir apenas naquilo que realmente fará a diferença na sua rotina, conforme as necessidades da organização em relação ao setor de contabilidade.
Qual a diferença entre contabilidade digital e online?
Existe uma certa confusão no mercado sobre o que significa contabilidade digital e o que significa contabilidade online. Muitos acreditam que eles são a mesma coisa, contudo são modelos distintos dentro das opções de serviços de contabilidade.
A principal diferença está na funcionalidade dos serviços: enquanto um é bem específico, o outro é bem mais amplo.
A contabilidade online é focada em um trabalho mais simples e com um sistema online tradicional de inserção de documentos e informações referentes à contabilidade da empresa.
Já a contabilidade digital tem um caráter de gestão mais amplo, que utiliza a automatização para desburocratizar o processo contábil de uma forma geral. Até por isso, diferentemente da contabilidade online, este modelo permite maior personalização, baseando-se nas necessidades da organização.
Outra diferença é que enquanto a contabilidade online atua em agilizar apenas questões burocráticas do dia a dia, a contabilidade digital transforma a rotina contábil por completo, inclusive integrando a área de gestão e contábil, para tomada de decisões estratégicas.
Conclusão
O mercado está cada vez mais competitivo, e quem não se atualiza ou não abre as portas para a automatização, fica para trás da concorrência. Neste artigo, você conferiu como a contabilidade digital pode ser uma excelente ferramenta estratégica na gestão contábil.
Isso porque ela ajuda a empresa a agilizar suas tarefas contábeis, garantindo maior segurança jurídica no armazenamento e na gestão de dados, permitindo, assim, que haja um aumento na produtividade nas atividades voltadas à contabilidade.
Afinal, com a contabilidade digital, a empresa consegue eliminar diversas burocracias voltadas à rotina contábil, transformando muitos processos manuais em automáticos, reduzindo as chances de erros e facilitando a tomada de decisões.
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