As empresas sempre buscam alternativas para facilitar seu dia a dia e agilizar seus processos. Por causa disso, muitas delas decidiram utilizar a conta salário para fazer o pagamento dos seus colaboradores.
Afinal, a conta salário simplifica a gestão de pagamentos e até reduz os custos associados a esse processo. E as empresas não são as únicas beneficiadas com o uso desse tipo de conta, já que ela também oferece vantagens aos funcionários, como a isenção de taxas bancárias.
Apesar de essa ser uma modalidade de conta relativamente comum, muitos empresários e trabalhadores ainda têm dúvidas sobre o funcionamento e as regras relacionadas a essa forma de pagamento.
Pensando nisso, este artigo explicará em detalhes como funciona a conta salário, quais são suas características e quais são as vantagens e desvantagens de utilizá-la.
Para isso, os seguintes pontos serão abordados:
- Conta salário: o que é e como funciona?
- Conta salário e conta-corrente: qual a diferença?
- Como abrir uma conta salário?
- Quais as vantagens e desvantagens da conta salário?
- Outras formas de fazer o pagamento de salário do funcionário
- Como automatizar a folha de pagamento para a conta salário?
Boa leitura!
Conta salário: o que é e como funciona?
A conta salário é um tipo de conta bancária criada especialmente para que a empresa envie a remuneração devida ao trabalhador.
Na prática, ela é mais simples do que outras modalidades de conta, como a conta-corrente e a conta-poupança. Por isso, ela também tem algumas restrições e se caracteriza por ter objetivos e regras próprias.
Embora sua principal finalidade seja receber o salário do colaborador, ela também pode ser utilizada para o depósito de outros benefícios, como aposentadorias, pensões, vencimentos, entre outros recursos.
Porém, o funcionário só tem acesso a esses benefícios enquanto durar o vínculo empregatício com a empresa contratante. Afinal, como a conta salário só pode ser aberta sob a responsabilidade do empregador, ele também pode encerrá-la quando achar necessário, inclusive após a rescisão do contrato de trabalho.
Geralmente, essa modalidade de conta é adotada por médias e grandes empresas, uma vez que facilita o fluxo de pagamento de salários dos colaboradores.
No entanto, é importante ressaltar que nenhuma organização é obrigada a abrir esse tipo de conta para os seus funcionários, já que sua adesão é opcional.
Vale lembrar que, caso a empresa não use a conta salário para pagar seus funcionários, ela pode utilizar outras modalidades de pagamento, como o depósito em conta-corrente.
Conta salário e conta-corrente: qual a diferença?
Existem várias diferenças entre a conta salário e a conta-corrente. A principal delas está relacionada à abertura da conta.
A conta salário só pode ser aberta pela empresa contratante, mediante um acordo entre o empregador e o banco que oferece esse serviço. Já a conta-corrente pode ser aberta pelo próprio funcionário e não precisa ser vinculada à organização na qual ele trabalha.
Outra diferença importante entre essas duas modalidades está nas vantagens e desvantagens que cada uma delas oferece.
No caso da conta salário, o colaborador é isento do pagamento de taxas de manutenção, não passa por análise de crédito, tem acesso a cartão de débito para compras, entre outras vantagens.
Por outro lado, a conta salário é acompanhada de uma série de limitações, como o fato de aceitar depósitos apenas do empregador, de não emitir cartão de crédito nem permitir o acesso a talão de cheques, entre outras questões.
Embora a conta-corrente não ofereça as mesmas facilidades de abertura e manutenção da conta, ela oferece mais recursos ao correntista. Por exemplo, cheque especial, cartão de crédito, recebimento de transferências e depósitos de outras pessoas físicas ou jurídicas, entre outros benefícios.
Por isso, geralmente as pessoas utilizam a conta salário apenas para receber sua remuneração e transferem esse valor para sua conta-corrente, que é a mais utilizada no seu dia a dia.
Quem escolhe o banco para o pagamento de salário?
A empresa. Conforme explicado, somente a empresa pode abrir a conta salário para os seus empregados. Portanto, cabe a ela fazer o convênio com uma instituição financeira do seu interesse.
Porém, o colaborador pode usar essa conta apenas para receber o pagamento e transferir esse valor para a conta-corrente no banco de sua preferência.
Isso pode ser feito de forma automática por meio de um recurso chamado portabilidade da conta salário, que é oferecido por muitos bancos. Para ter acesso a esse recurso, o colaborador precisa solicitar a portabilidade à instituição financeira, seguindo as regras exigidas por cada banco.
Dessa forma, assim que a remuneração for depositada na conta salário, ela é enviada automaticamente para a conta-corrente. E tudo isso é feito sem nenhuma taxa ou cobrança adicional.
Sendo assim, mesmo que o funcionário não possa escolher o banco para o pagamento do salário, ele pode transferir esse valor para a instituição financeira que desejar.
Como abrir uma conta salário?
O primeiro passo para a abertura da conta salário deve ser dado pela empresa contratante. Isso porque a organização precisa firmar um convênio com algum banco que ofereça esse tipo de serviço.
Somente após esse convênio ser firmado e a relação ser definida, o colaborador pode se dirigir à agência do banco escolhido para fornecer os documentos necessários (CPF, RG e comprovante de residência) para finalizar a abertura da conta.
Em outras palavras, o processo de abertura de conta salário deve ser iniciado pela empresa, mas pode ser concluído pelo próprio funcionário.
Para acelerar esse processo, algumas empresas já fornecem um formulário referente à abertura da conta salário durante o processo de admissão, o que pode evitar a ida do colaborador ao banco.
Nos demais casos, a organização precisa disponibilizar uma carta de recomendação, que deve ser apresentada pelo funcionário à instituição financeira conveniada junto dos documentos exigidos para formalizar a abertura da conta.
Vale lembrar que a conta deve ser aberta no nome do funcionário, mas a empresa não tem controle sobre ela.
Além disso, a organização não é obrigada a abrir esse tipo de conta para seus colaboradores. Conforme explicado, essa ação é opcional e, caso não seja feita, a empresa pode adotar outras modalidades de pagamento.
Quais as vantagens e desvantagens da conta salário?
Assim como outras modalidades de conta, a conta salário também tem vantagens e desvantagens.
Por isso, antes de adotá-la no seu negócio, confira a seguir a relação de prós e contras desse tipo de conta para empresas e funcionários.
Para a empresa
A principal vantagem de fazer o pagamento dos funcionários por meio da conta salário é que essa modalidade facilita e agiliza o fluxo de pagamentos.
E isso faz a diferença sobretudo para os setores financeiros de médias e grandes empresas, que precisam lidar com um volume grande de dados e depósitos.
Além disso, a conta salário é geralmente acompanhada por custos operacionais reduzidos para a gestão de pagamentos, o que também beneficia a empresa.
Sem contar que esse tipo de conta também reduz os riscos relacionados a fraudes e roubos, já que o dinheiro é depositado diretamente na conta do funcionário.
Como desvantagem, é importante lembrar que a empresa precisa firmar o convênio com algum banco para fazer esse tipo de pagamento.
Ou seja, ela precisa pesquisar quais instituições oferecem esse serviço, quais delas apresentam as condições mais interessantes e ainda cuidar do processo burocrático para firmar a parceria.
Além disso, a organização deve obter a autorização dos funcionários para fazer o pagamento via conta salário e providenciar os documentos necessários para a abertura da conta.
Em outras palavras, para a empresa, a desvantagem é, sobretudo, a burocracia durante a implementação dessa forma de pagamento.
Para o funcionário
Para o colaborador, as principais vantagens de ter uma conta salário são a isenção de taxas de manutenção e a possibilidade de acesso a serviços bancários gratuitos.
Assim, ela reduz seus gastos e ainda permite realização de saques, pagamento com o cartão de débito e emissão de extratos sem o desconto de algumas tarifas.
Outra vantagem associada a essa modalidade de conta é a possibilidade de abri-la sem análise de crédito, mesmo se o funcionário estiver com restrições no CPF. Afinal, o processo de abertura é realizado pelo próprio empregador, dispensando alguns processos burocráticos.
Apesar dessas facilidades, a conta salário também apresenta algumas desvantagens para o trabalhador. Por ser mais simples do que a conta-corrente, ela não permite que seu usuário faça transações financeiras, como pagamento de contas e empréstimos.
Ela também não possibilita que o funcionário tenha acesso a um cartão de crédito ou um talão de cheques associados à sua conta, entre outras desvantagens.
Por isso, conforme explicado, geralmente os trabalhadores recebem o pagamento pela conta salário e utilizam a portabilidade para transferir esse valor, de forma gratuita, para a conta-corrente de sua preferência.
Outras formas de fazer o pagamento de salário do funcionário
O artigo n.º 463 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que o pagamento do salário dos funcionários deve ser feito em espécie, ou seja, em dinheiro.
Porém, para acompanhar a evolução tecnológica e a convergência digital das empresas, o Ministério do Trabalho publicou a Portaria n.º 3.281/1984, que autorizava o pagamento de salário por cheque ou depósito bancário.
Apesar de ter sido revogada pela Portaria SEPRT 1.417/2019, as formas de pagamento estabelecidos pela Portaria n.º 3.281/1984 ainda são seguidas. No entanto, a empresa precisa seguir algumas disposições legais sobre o assunto e receber a autorização do trabalhador para fazer o pagamento por meio dessas modalidades.
No caso do depósito bancário, este pode ser feito na conta salário ou na conta-corrente do colaborador, conforme explicado. Por outro lado, no caso do pagamento em cheque, a empresa precisa fazê-lo em um horário que permita o desconto imediato do cheque.
Além disso, ela deve oferecer as condições necessárias para não ocorrer atraso no recebimento do pagamento pelos funcionários.
Em resumo, além da modalidade da conta salário, a empresa também pode fazer o pagamento dos funcionários via conta-corrente, cheque ou em espécie (dinheiro).
Vale lembrar que a organização é obrigada a fazer o pagamento em dinheiro caso o colaborador seja analfabeto.
Como automatizar a folha de pagamento para a conta salário?
Fechar a folha de pagamento dos funcionários e enviar esses dados para o setor financeiro é uma das principais responsabilidades do setor de Recursos Humanos (RH).
Isso porque o fechamento desta folha depende da coleta e do processamento de dados relacionados ao controle de frequência e à folha de ponto dos colaboradores da empresa.
Caso esse processo seja realizado manualmente, ele se torna mais demorado e até mais suscetível a erros. Por isso, muitas empresas têm optado pela automatização da folha de pagamento e por sua integração simultânea com o sistema utilizado pelo setor financeiro.
Além de agilizar esse processo e evitar possíveis erros de cálculo, a automatização aumenta a transparência salarial para os trabalhadores e ainda permite o armazenamento de informações em nuvem, evitando fraudes.
Para obter essa funcionalidade, o primeiro passo é investir na implementação de um software de registro de ponto eletrônico do tipo REP-P, como a plataforma da PontoTel.
Na Pontotel, os registros de ponto inseridos na plataforma são automaticamente processados pelo sistema, que faz o cálculo de horas trabalhadas, horas extras, entre outros parâmetros, com rapidez e precisão.
O próprio sistema também cria relatórios de apontamentos, como faltas e atrasos, que facilitam o fechamento da folha.
A plataforma da Pontotel também pode ser integrada facilmente com os softwares de pagamento da empresa, agilizando o depósito dos salários dos trabalhadores.
Assim, automatizar a folha de pagamento e garantir que os funcionários recebam o salário na data certa se torna muito mais fácil!
Conclusão
A conta salário é uma ferramenta que ajuda as empresas a agilizar a gestão de pagamentos dos seus funcionários. Assim, ela reduz custos associados a esta ação e ainda evita problemas relacionados a erros e atrasos no pagamento.
Ao mesmo tempo, a conta salário também oferece várias vantagens aos funcionários, permitindo até mesmo a portabilidade do valor depositado para uma conta-corrente de sua preferência.
No entanto, conforme explicado ao longo do texto, essa modalidade também tem suas desvantagens para empresas e funcionários. Portanto, é importante que a organização avalie seus prós e contras para definir o que é melhor para o próprio negócio.
Seja qual for a forma de pagamento utilizada, o importante é entender que automatizar a folha de pagamento é a melhor solução para agilizar o depósito dos salários e evitar eventuais erros e problemas de cálculos de remuneração.
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