A transformação digital viabilizada pelo avanço da tecnologia tem provocado uma verdadeira revolução na execução de processos.
Se antes os problemas do dia a dia pareciam complexos ou trabalhosos, hoje eles têm a tecnologia como aliada. Esse é o caso da Conectividade Social ICP, que conectou o empregador à Caixa Econômica Federal.
Com esse recurso, as organizações garantem mais praticidade aos empresários e seus contadores. Mas você sabe como ela funciona ou quais são suas funções?
Para saber mais sobre a Conectividade Social ICP, confira quais tópicos iremos abordar sobre o assunto:
- O que é Conectividade Social ICP?
- Para que serve a Conectividade Social ICP?
- Quais as funções da ferramenta Conectividade Social ICP?
- Como acessar e usar a Conectividade Social ICP?
- Quais os benefícios da Conectividade Social ICP?
- Os principais erros da plataforma Conectividade Social ICP
- O que fazer caso não consiga acessar o Conectividade Social ICP?
Aproveite a leitura!
O que é Conectividade Social ICP?
Todo empregador precisa cumprir uma série de obrigações trabalhistas listadas perante a lei. E, para que elas sejam desempenhadas com mais praticidade e segurança, a Caixa Econômica Federal disponibiliza algumas ferramentas às organizações. Entre elas, está a Conectividade Social ICP.
O objetivo desse serviço é viabilizar o envio, compartilhamento e consulta de informações trabalhistas relacionadas ao FGTS e à Previdência Social.
Talvez você não saiba, mas esse recurso da Caixa não é novidade. Há muitos anos, já é possível transmitir essas informações por meio do Conectividade Social.
No entanto, para que essa transmissão de dados acontecesse, era necessário que a empresa instalasse uma ferramenta no computador, o que deixava os dados dos colaboradores vulneráveis.
Agora, com a versão 2 da Conectividade Social, o envio dos dados é feito pelo navegador de internet. Já a segurança está garantida por meio do uso de um certificado digital.
E o que é Certificado Digital?
Imagine que você está indo votar. Antes de chegar à urna eletrônica, precisa apresentar documentos aos mesários que comprovem a sua identidade, certo? Esses documentos são o RG e o título de eleitor.
No ambiente digital também é possível comprovar a identidade. Neste caso, é usado o Certificado Digital.
Basicamente, esse certificado consiste em um documento eletrônico que reúne dados sobre a pessoa física ou jurídica. Com ele, é possível assinar documentos digitalmente e acessar sistemas restritos, como a Receita Federal e o INSS.
A principal vantagem do Certificado Digital é a sua segurança, isso porque ele usa chaves criptográficas que não se repetem e tornam os dados praticamente invioláveis.
E qual a relação entre a Conectividade Social ICP e o Certificado Digital? Basicamente, o sistema exige essa certificação para ser acessado.
Para que serve a Conectividade Social ICP?
Como foi dito, a Conectividade Social ICP cumpre com obrigações trabalhistas previstas em lei, e sua principal funcionalidade é manter as informações dos funcionários acessíveis e sempre atualizadas.
Por meio desse sistema é possível ter acesso, por exemplo, aos dados do FGTS de profissionais registrados na companhia, e, com essas informações, o Departamento Pessoal pode fazer ajustes no contrato de trabalho, bem como comunicar afastamentos, desligamentos e rescisões.
Quais são as funções da ferramenta Conectividade Social ICP?
Considerando que o objetivo da Conectividade Social ICP é promover a acessibilidade e integração de dados dos colaboradores, suas funções estão diretamente atreladas à rotina das companhias. Veja as principais delas:
- Recebimento e visibilidade de comunicações da Caixa Econômica Federal;
- Recolhimento de FGTS;
- Consulta de extratos de contribuição dos colaboradores;
- Transmissão de informações relacionadas a processos da Previdência Social;
- Comunicação de eventos como desligamentos e afastamentos;
- Geração de GRRF (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS) – em caso de desligamentos.
Como acessar e usar a Conectividade Social ICP?
A versão mais recente da Conectividade Social (v2) dispensa o download de programas para o computador. Assim, o acesso à ferramenta é realizado diretamente pelo navegador de internet, mais especificamente no portal da Caixa Econômica Federal.
Lembrando que só é possível fazer login no sistema mediante um Certificado Digital, que deve estar em seu nome ou em nome da empresa.
Com o certificado, o próximo passo é cadastrar a máquina. Esse cadastro é importante para garantir o acesso às funcionalidades disponíveis.
Após fazer os procedimentos acima, você pode navegar pela ferramenta e visualizar as ações disponíveis.
Com relação à folha de pagamento, por exemplo, a transmissão das informações é feita após serem geradas por um software dedicado. Essa transmissão, é realizada via SEFIP, e gera um protocolo, que deve ser impresso e armazenado para a segurança da empresa.
Em caso da atividade ser a emissão de uma GRRF, é preciso ter a ferramenta Validador GRRF Eletrônica. Com ela, a empresa pode fazer os cálculos rescisórios.
O que é o SEFIP?
SEFIP é a sigla para Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.
Basicamente, ele é um aplicativo oferecido pela Caixa para a consolidação de dados cadastrais e financeiros dos contribuintes e trabalhadores, e esses dados são repassados ao FGTS e à Previdência Social.
O SEFIP é usado por pessoas físicas, jurídicas e contribuintes equiparados à empresa e sujeitos ao recolhimento do FGTS. Com ele, esse processo se torna mais ágil e seguro.
Entre as funcionalidades disponíveis neste sistema estão:
- Consolidação de dados cadastrais e financeiros das empresas e seus colaboradores;
- Possibilidade de geração da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP);
- Comunicação à Previdência sobre o valor do FGTS e INSS recolhidos pela companhia;
- Geração da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF).
Por fim, os arquivos gerados pelo SEFIP devem ser transmitidos pela internet. Isso é feito por meio da própria Conectividade Social ICP.
Quais os benefícios da Conectividade Social ICP?
Entre os principais benefícios da Conectividade Social ICP estão: agilidade, acessibilidade e segurança. Veja por quê:
A ferramenta é uma evolução de sua antecessora, de mesmo nome. Nela, o acesso é 100% digital, ou seja, dispensa a necessidade de downloads. Assim, é possível gerenciar as informações em mais de um computador.
Isso sem falar que a empresa visualiza mais rapidamente os dados, bem como os transmite para os devidos órgãos com a mesma rapidez.
A característica digital também aumentou a segurança da plataforma. Se antes a vulnerabilidade preocupava, agora o Certificado Digital praticamente inviabiliza qualquer invasão.
Além disso, a Conectividade Social ICP reúne outros benefícios, como:
- Redução de custos operacionais;
- Simplificação de processos;
- Facilitação na comunicação entre empresas e Caixa Econômica Federal;
- Proteção contra irregularidades;
- Maior sigilo na transmissão de informações.
Quais são os principais erros da plataforma Conectividade Social ICP?
Embora a tecnologia seja uma das maiores aliadas da atualidade, eventualmente ela pode causar alguns transtornos.
No caso da Conectividade Social ICP, o alto volume de acessos ao sistema de maneira simultânea pode prejudicar seu funcionamento. Com isso, é preciso ter um pouco de paciência e, claro, não deixar o carregamento das informações obrigatórias para a última hora.
Outro ponto de atenção está relacionado ao JavaScript. Isso porque o carregamento adequado do Certificado Digital está vinculado a esse sistema. Sem ele, não há certificação e, consequentemente, acesso à plataforma.
A dica neste caso é verificar se você já possui o certificado e se ele está dentro da validade. Isso facilitará o acesso.
O que fazer caso não consiga acessar o Conectividade Social ICP?
Se você estiver tentando se conectar ao sistema Conectividade Social ICP e ele apresentar dificuldades, é preciso primeiramente entender a razão.
No caso de instabilidades ou de alto volume de acessos, em que a ferramenta não carrega, é preciso aguardar. Neste caso, tente atualizar a página periodicamente para verificar se já é possível iniciar uma nova sessão.
Já se o problema estiver relacionado ao sistema JavaScript, a resolução é um pouco mais complexa. Neste caso, será preciso solicitar a ajuda de um técnico que possa avaliar a causa e solucioná-la. Isso também se aplica para o caso de problemas envolvendo o navegador.
Por fim, se você não conseguir acessar a ferramenta por conta de problemas com o Certificado Digital, incluindo seu vencimento, é preciso entrar em contato com uma das autoridades certificadoras.
Conclusão
Neste artigo, você aprendeu que a Conectividade Social ICP é uma ferramenta usada pelas empresas que oferece praticidade e segurança na execução de obrigações trabalhistas.
Viu que, por meio dela, os contratantes podem enviar, consultar e compartilhar informações sobre seus colaboradores relacionadas a temas de FGTS e Previdência Social.
Mas, ao utilizar a Conectividade Social ICP, atente-se que o acesso está vinculado a um Certificado Digital, cuja função é identificar a empresa ao mesmo tempo, em que protege as informações distribuídas.
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Este guest post foi produzido pela XP Educação.
