Uma estratégia robusta de comunicação interna nas empresas pode dizer muito sobre a saúde das próprias organizações. No entanto, apesar da importância inegável, aprimorar os canais de comunicação interna é raramente tratado com a devida prioridade.
Muitas empresas brasileiras ainda percebem a troca de informações com os colaboradores como uma despesa e não como uma maneira de aumentar receitas. Mas este ponto de vista pode gerar prejuízos em todos os aspectos organizacionais, inclusive na qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos clientes.
Felizmente, há cada vez mais maneiras de melhorar a comunicação interna nas empresas. Este artigo explicará como funciona esse tipo de comunicação e quais são as medidas que as empresas podem usar para impulsioná-la. Confira, antes de continuar com a leitura, um breve resumo do que será explicado mais adiante:
- O que é comunicação interna nas empresas?
- Qual a importância da comunicação interna nas empresas?
- Benefícios de uma boa comunicação interna nas empresas
- Como melhorar a comunicação interna?
- Ações de comunicação interna nas empresas para pôr em prática
- Qual o papel do RH na melhoria da comunicação interna?
Veja como transformar a comunicação interna em uma prioridade!
O que é comunicação interna nas empresas?
A comunicação interna nas empresas é o processo de troca de informações entre os membros das organizações. Essa troca visa manter todos informados sobre assuntos relevantes, como metas, diretrizes, mudanças e conquistas da empresa.
Todos os membros estão envolvidos na comunicação interna, desde os líderes até os colaboradores de nível operacional. Por um lado, os líderes são os responsáveis por transmitir mensagens estratégicas e inspirar a equipe. Por outro, os colaboradores devem receber e compartilhar tais informações.
Uma boa comunicação interna funciona por meio de diversos canais, como reuniões, e-mail, troca de mensagens imediatas e plataformas de gestão de projetos. No final, o objetivo é garantir que todos os níveis da organização estejam alinhados e bem informados.
Qual a diferença da comunicação interna e externa?
A comunicação interna e externa são dois aspectos distintos da troca de informações em uma organização. A comunicação interna trata do fluxo de informações entre os membros da empresa, focando em assuntos particulares e muitas vezes confidenciais, como metas, políticas internas e colaboração entre os funcionários.
Já a comunicação externa diz respeito à interação da organização com o público externo, como clientes, fornecedores, investidores e imprensa. O objetivo é construir e manter a reputação da empresa no mercado. Quando há o lançamento de uma campanha publicitária para promover um novo produto, isso é um exemplo de comunicação externa.
A gestão dessas duas frentes de comunicação também costuma ser diferente. Enquanto a comunicação interna frequentemente depende da equipe de recursos humanos e da própria diretoria da empresa, é comum que a comunicação externa fique sob a responsabilidade dos departamentos de relações públicas, marketing e vendas.
Qual a importância da comunicação interna nas empresas?
O esforço de investir na comunicação interna não apenas fortalece o alinhamento entre os membros de uma equipe, mas também pode auxiliar a empresa a enfrentar uma série de desafios comuns no ambiente de trabalho.
Segundo a pesquisa Tendências da Comunicação Interna 2023, realizada pela agência Ação Integrada em parceria com a Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje), a comunicação interna no Brasil enfrenta obstáculos específicos.
Uma das questões identificadas é a necessidade de engajar as lideranças como comunicadores, um desafio mencionado por 74% das empresas pesquisadas. Esse problema destaca a importância de promover as lideranças não apenas como portadoras de mensagens, mas também como agentes capazes de motivar os membros da sua equipe.
O estudo também demonstra que 55% das empresas pesquisadas enfrentam dificuldades em fazer a comunicação atingir os públicos operacionais. Em outras palavras, há a necessidade latente de criar estratégias de comunicação que atravessem barreiras hierárquicas e alcancem todos os níveis da organização.
Outro ponto crucial é a comunicação da cultura da empresa, citada por 54% das organizações usadas no estudo. Sempre que existe o esforço de promover os valores da empresa entre os colaboradores, a identidade organizacional sai fortalecida, e os funcionários ganham um motivo para se engajarem nas suas responsabilidades diárias.
A pesquisa, realizada com 163 empresas de diversos setores, apontou como a comunicação interna é um fator essencial para lidar com desafios complexos do ambiente de trabalho, que vão além do simples alinhamento dos colaboradores com metas ou avisos importantes.
Benefícios de uma boa comunicação interna nas empresas
A comunicação interna pode significar o sucesso ou o fracasso de uma empresa. Quando a estratégia funciona, significa que os colaboradores estão prontos para agir rapidamente e se adaptar às metas e aos requisitos em constante mudança.
No entanto, com uma comunicação ineficaz, uma empresa encontrará resistência e medo a mudanças. Nesse caso, são necessárias estratégias para quebrar a oposição natural às transformações e aos novos métodos de trabalho. Veja, logo abaixo, outros benefícios relacionados a uma boa comunicação interna.
Aumento da produtividade
Colaboradores com diretrizes atualizadas sobre as tarefas conseguem direcionar esforços de maneira mais eficaz no local de trabalho. Se um departamento recebe instruções sobre as metas de produção para o mês, por exemplo, os trabalhadores podem ajustar o ritmo de trabalho para atender às demandas e cumprir prazos corretamente.
Melhoria da qualidade
Quando as equipes de produção recebem comunicações claras sobre padrões de qualidade, podem garantir que cada item fabricado atenda aos requisitos esperados. Da mesma forma, ao compartilhar feedback dos clientes com as equipes de design e desenvolvimento, a comunicação interna ajuda a adaptar produtos e serviços às necessidades reais do mercado.
Canal ativo de ações
Um ambiente colaborativo estimula a criatividade e a resolução de problemas. Quando os colaboradores se sentem encorajados a contribuir, surgem ideias que podem otimizar processos, aprimorar fluxos de trabalho e até abrir novas oportunidades de negócios.
Por exemplo, se há um sistema de comunicação eficaz em vigor, que permite aos colaboradores do setor de atendimento ao cliente apresentarem melhorias nos processos, os feedbacks podem levar a medidas que beneficiam toda a empresa.
Cumprimento de normas e regras
Padrões de qualidade para as responsabilidades diárias precisam ser comunicados de maneira clara. Sempre que isso acontece, os colaboradores podem entender as expectativas da empresa e alinhar seus esforços para atender a essas medidas.
Como melhorar a comunicação interna?
Aprimorar a comunicação interna é uma busca constante por manter um ambiente de trabalho coeso e produtivo. A seguir, estão algumas dicas que podem ajudar a fortalecer e cultivar uma cultura organizacional mais colaborativa na sua organização.
Implementar ferramentas de comunicação
Existem ferramentas de comunicação que ajudam a manter os colaboradores alinhados em torno das mesmas metas e prioridades. O e-mail, por exemplo, pode servir para enviar mensagens claras e documentos relevantes para toda a equipe. Veja outras soluções:
- Aplicativos de mensagens instantâneas oferecem comunicação rápida e direta entre colaboradores, facilitando a troca de atualizações e o esclarecimento de dúvidas;
- Redes sociais internas proporcionam um espaço para compartilhamento informal de ideias e colaboração entre os colaboradores;
- Ferramentas de videoconferência viabilizam reuniões virtuais, com a participação de equipes remotas e o compartilhamento de apresentações.
Essas ferramentas criam uma infraestrutura que torna a comunicação interna mais eficiente e acessível, independentemente da localização dos colaboradores.
Realizar reuniões periódicas
Por meio das reuniões periódicas, os membros de uma equipe têm a oportunidade de compartilhar atualizações, discutir projetos e esclarecer dúvidas. Uma troca de informações fluida permite que todos estejam alinhados com metas e eventos importantes.
Essas reuniões podem ser adaptadas para atender às particularidades de cada empresa. Em um ambiente de startup, por exemplo, reuniões rápidas diárias podem manter as equipes alinhadas em relação aos objetivos de curto prazo.
Promover a transparência nas informações
Os colaboradores precisam compreender o panorama geral da empresa, incluindo seus desafios e conquistas, para alinhar seus esforços individuais às metas organizacionais. Por exemplo, quando a gestão tem uma posição transparente em relação a metas de vendas e resultados esperados para determinado período, a equipe de vendas pode adaptar suas estratégias de acordo e otimizar seus esforços para atingir os objetivos.
Ações de comunicação interna nas empresas para pôr em prática
Confira as ações desta lista como um guia prático para aprimorar a comunicação interna e criar um ambiente de trabalho mais conectado na sua organização:
- Criar grupos em aplicativos de mensagem (como WhatsApp e Telegram) para compartilhar atualizações em tempo real, discutir questões relevantes e coordenar esforços na rotina de trabalho;
- Enviar boletins informativos por e-mail regularmente com destaques e atualizações mantém a equipe conectada às novidades e aos acontecimentos importantes da empresa, promovendo uma visão abrangente;
- Utilizar vídeos explicativos para transmitir informações complexas, como atualizações de projetos ou mudanças nas políticas internas, ajuda a envolver os colaboradores de maneira visual e compreensível;
- Realizar sessões regulares de perguntas e respostas com a liderança da empresa oferece aos colaboradores a oportunidade de esclarecer dúvidas, obter insights e compreender melhor os objetivos organizacionais;
- Promover pesquisas de satisfação regularmente ajuda a compreender as percepções dos colaboradores e identificar áreas de melhoria.
A boa comunicação interna desencadeia um ciclo virtuoso de qualidade e inovação. Então, aproveite essas ações para melhorar o fluxo de informações na sua empresa.
Qual o papel do RH na melhoria da comunicação interna?
A comunicação interna, sendo parte integrante da missão principal da gestão de pessoas, naturalmente encontra seu lugar no departamento de recursos humanos. A equipe de RH pode ficar responsável por facilitar a disseminação de informações sobre políticas, mudanças organizacionais, oportunidades de desenvolvimento e valores da empresa.
Cabe ao setor criar canais de comunicação abertos, incentivar a troca de ideias e dar feedbacks. Assim, o RH fortalece a comunicação horizontal entre os colaboradores, criando um ambiente de trabalho mais coeso.
Conclusão
A comunicação interna e os diversos canais de troca de informações entre os colaboradores são elementos cruciais para o sucesso organizacional.
Com estratégias bem planejadas e canais adaptados à rotina da empresa, é possível nutrir um ambiente em que as informações fluem sem obstáculos, as equipes estão alinhadas e a cultura organizacional é fortalecida. Portanto, investir na melhoria contínua da comunicação interna é investir no sucesso da empresa.
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