Segundo a Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), o Brasil possui a maior carga tributária da América Latina e constantemente muda suas normas e leis referentes ao assunto. Assim, toda empresa precisa cumprir com essas legislações tributárias e, para que isso ocorra bem, existe o compliance tributário.
Nem sempre é fácil se manter atualizado ou saber de todos os tributos que precisam ser pagos, é bem comum que se esqueçam ou até mesmo nem saibam que deveria ser pago.
Por isso, compliance tributário é a solução para esse problema. Ele corresponde ao conjunto de ações adotadas por uma empresa para fazer um melhor gerenciamento das questões tributárias do negócio.
Se cuidar desses tributos tem se tornado difícil na sua empresa, é o momento de entender o que é compliance tributário, como funciona e como implementá-lo. Para isso, serão apresentados os tópicos abaixo:
- O que é compliance?
- Quais são os tipos de compliance existentes?
- O que é compliance tributário?
- Como funciona o compliance tributário?
- Quais as vantagens do compliance tributário para as empresas?
- Qual a importância do compliance tributário nas empresas?
- Como implementar o compliance tributário na empresa?
Quer saber mais sobre compliance tributário? Então, continue acompanhando esse artigo e tenha uma boa leitura!
O que é compliance?
Compliance pode ser definido como obedecer às leis, normas e regras internas de uma corporação. O termo vem do verbo inglês “to comply”, que significa obedecer, cumprir ou estar de acordo.
Ele representa o conjunto de ações que são postas em prática para fomentar relações éticas e transparentes em um ambiente corporativo com o objetivo de evitar, detectar e corrigir irregularidades.
Quais são os tipos de compliance existentes?
Existem diversos tipos de compliance, cada um deles possui aplicações diferentes de acordo com o propósito da corporação e do que ela gostaria de analisar.
Há 5 tipos que são considerados os principais, confira resumidamente cada um deles.
Compliance tributário e fiscal
É o conjunto de regras definidas para o pagamento correto dos impostos e a garantia das rotinas fiscais da empresa.
Compliance empresarial
São políticas internas e legislações externas que garantem que uma corporação funcione dentro dos parâmetros exigidos pela lei.
Compliance trabalhista
O compliance trabalhista, normalmente, é responsabilidade do RH e tem como objetivo manter a empresa de acordo com as legislações trabalhistas e, ainda, criar regras para evitar problemas à saúde do colaborador.
Compliance ambiental
São as medidas tomadas pela empresa com o intuito de evitar, identificar e solucionar qualquer problema que possa causar danos ao meio ambiente.
Compliance na saúde
São as soluções apresentadas para a área da saúde lidar com questões relacionadas ao tratamento dos pacientes, à segurança e às questões éticas da área.
O que é compliance tributário?
Já se sabe que compliance é estar de acordo com as leis que regem as atividades de uma corporação e quando se fala em compliance tributário, diz respeito a seguir as regras que tange a legislação tributária.
Então, o compliance tributário são as medidas internas que uma empresa adota para garantir que ela está de acordo com o que rege as leis tributárias e, assim, evitar o não pagamento ou o pagamento incorreto de tributos.
Esse gerenciamento dos tributos e organização para o pagamento costuma ser feito por um especialista em compliance tributário, principalmente em empresas de grande porte, para garantir sua realização de forma correta e segura.
Para que serve?
A principal serventia do compliance tributário é manter uma empresa em dia com as obrigações legais referentes ao pagamento de tributos.
Além disso, evita erros e atrasos no pagamento de tributos, o que poderia trazer custos extras para empresa pelo recebimento de multas e encargos.
Ter um compliance tributário na empresa ainda traz, advindos do correto pagamento de tributos, benefícios, como maior facilidade conseguir em linhas de crédito e prioridade no ressarcimento nos programas tributários criados pelo governo.
Ele ainda vai seguir para guiar qualquer novo funcionário a entender como a empresa lida com suas questões tributárias, qual o regime adotado e quais os procedimentos que devem ser tomados nas diferentes situações.
Como funciona o compliance tributário?
O compliance tributário funciona a partir da criação do conjunto de ações que servem para controlar e mediar o cumprimento das regras fiscais da empresa e corrigir possíveis fraudes ou erros processuais.
Na prática, o compliance vai tratar de todas as ações relacionadas à gestão de tributos, indo bem além do que apenas garantir o pagamento correto deles.
Também pode estar incluso, por exemplo, análises de riscos operacionais, interpretação adequada das leis e organização para o recebimento de auditoria.
É importante ressaltar que o compliance diz respeito apenas à criação dos processos, a forma pela qual eles são gerenciados e executados fazem parte da gestão tributária e os dois são situações diferentes.
Pode-se afirmar, então, que o compliance tributário funciona como um guia das práticas referentes às regras fiscais seguidas pela empresa.
Quais as vantagens do compliance tributário para as empresas?
Ter um complicante tributário na empresa traz inúmeros benefícios para a corporação, sua implementação deve ser vista como um investimento e não um custo, pois apresenta um retorno positivo ao negócio.
Dentre as principais vantagens está a garantia de maior segurança jurídica para o contribuinte, estar de acordo com a legislação é positivo para a imagem da empresa, mostrando sua credibilidade e compromisso com o país, já que os tributos contribuem com o funcionamento da sociedade.
Outro ponto relevante é a organização, pois é possível estabelecer fluxo de caixa por meio de ferramenta de controles fiscais internos, controlar as datas dos pagamentos dos impostos federais e estaduais e a data de transmissão dos arquivos eletrônicos ao Fisco, como o SPED Contábil.
Por fim, não se pode deixar de citar a economia proporcionada pelo compliance. Ele ajuda a evitar os erros e atrasos de pagamentos de tributos, contribui com o pagamento nas datas corretas e evita que seja pago valores que a empresa não deve, assim, diminui gastos com multas, juros e pagamentos indevidos.
Quais as funções desse departamento?
É super recomendável que uma empresa conte com um departamento de compliance tributário, o qual será responsável pela conformidade geral dos assuntos relacionados aos tributos da empresa.
Assim, esse setor é responsável pela criação das políticas internas para diminuir os riscos tributários e garantir uma boa comunicação entre as áreas contábil, financeira e jurídica da empresa, que costumam compartilhar das questões de tributação.
O departamento também é responsável por criar e emitir documentos fiscais, administrar o vencimento dos tributos, controlar todos os créditos tributários, fazer os registros contábeis, atualizar-se sobre o assunto e tirar dúvidas dos outros setores sobre questões relacionadas à área.
A criação, controle e revisão constante dessas estratégias é importante para que compliance seja efetivo na empresa, por esse motivo é essencial que haja a preocupação por parte da empresa, principalmente as de grande porte, em criar departamento de compliance tributário.
Qual a importância do compliance tributário nas empresas?
Ter um compliance tributário é muito importante para a empresa, com esse suporte é a apuração dos seus tributos é feito de forma assertiva, assim, a gestão da empresa não será mais surpreendida com o surgimento de multas e sanções pelo não pagamento de impostos.
Mais um fator de relevância em ter um compliance tributário é a redução da carga tributária, pois é feita uma avaliação de qual o regime tributário mais adequado para a empresa, proporcionando economias no pagamento de imposto, isso significa menos gastos para o negócio.
Além disso, um compliance tributário ajuda a melhorar a imagem organizacional da empresa de diversas formas, pois os tributos são essenciais para o funcionamento da sociedade e o pagamento das contas do Estado, empresas que se preocupam em fazer os pagamentos corretos, contribuem com o funcionamento da máquina pública.
Isso ainda vai servir para mostrar aos colaboradores e ao público externo que a empresa tem responsabilidade fiscal e se compromete em cumprir com suas obrigações.
Por fim, o compliance vai servir como um suporte essencial para a gestão tributária da empresa, e vai deixar documentadas todas as regras necessárias para o melhor tratamento do pagamento dos tributos.
Como implementar o compliance tributário na empresa?
Há algumas práticas que podem ser adotadas pelas empresas para ter um programa de compliance de forma efetiva, mas é importante salientar que isso varia conforme as necessidades de cada negócio.
Confira a sugestão de como implementar o compliance tributário na empresa:
Adicione o compliance na cultura organizacional
Antes de implantar de fato, é interessante que todos os colaboradores entendam do que se trata e a importância do cuidado com a legislação tributária, para que seja implantado como parte da cultura organizacional.
Além disso, mostrar para os funcionários que a empresa se preocupa com as leis e regras externas, serve como inspiração para eles seguirem as regras internas da empresa, afinal, como um colaborador se sentiria motivado em cumprir regras se nem a própria empresa faz.
Crie documentos com as regras tributárias
É importante deixar documentado os processos internos e regras para o pagamento de tributos, assim, qualquer colaborador que entrar na empresa depois ou qualquer um que deseje consultar, conseguirá entender quais são as normas sobre pagamentos de tributos.
Faça um bom planejamento tributário
Para entender as leis fiscais e fazer a organização tributária de uma forma que reduza os custos internos da empresa, é importante ter um bom planejamento tributário, é para isso que ele irá servir.
Ter esse planejamento bem definido ajuda a organização de documentos para controle e auditorias externas.
Invista em sistemas inteligentes
As tarefas de responsabilidade do setor de compliance tributário exigem bastante atenção e esforço do time, por isso, é importante contar com um software para ajudar na gestão.
Assim, é possível organizar melhor todos os documentos, realizar tarefas e produzir relatórios de forma automática, diminuir o tempo de trabalho dos funcionários e melhorar os processos internos.
No que a empresa deve se atentar?
Desde a promulgação da Constituição Federal em 1988 até setembro de 2016 mais de 5,4 milhões de normas e leis foram editadas, mais de 360 mil estão relacionadas ao sistema tributário, segundo levantamento do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação.
Assim, pela alta quantidade de mudanças e atualizações é preciso estar sempre acompanhando as mudanças que acontecem na legislação para que a empresa não seja prejudicada não comprometa a sua segurança jurídica.
Sabendo de todo esse cuidado necessário, a empresa precisa contratar profissionais que entenda do assunto, como advogados, administradores, contadores ou profissionais da tecnologia da informação.
Se a empresa for de grande porte, o ideal é a existência de um setor de compliance tributário com mais de um profissional atuando, só assim será garantido o acompanhamento das novas e a realização de alterações necessárias.
Por último, é importante estar atento em garantir os recursos suficientes para que o programa de compliance tributário seja executado. Invista em máquinas e softwares para modernizar o processo, evite que seus colaboradores executem as atividades de forma manual, para que a gestão possa ser mais estratégica.
Conclusão
Neste artigo, ficou evidente como o compliance tributário é uma peça essencial para a organização fiscal da empresa e para a criação de uma boa relação com o Estado.
São vários os benefícios que a empresa ganha com o compliance tributário, é uma das formas de manter uma boa saúde financeira e reputação da organização. Por isso, precisa sempre ser visto como um investimento para a empresa, já que há esse retorno positivo.
Muitos gestores erram ao atribuir aos profissionais errados as questões relacionadas aos tributos da empresa, pensando em economizar e, no fim, acabam gastando mais pela falta de organização.
Portanto, o primeiro passo que é saber o que é o complicante tributário e como aplicar já foi dado, agora é hora de levar essa ideia para a empresa, conscientizar os colaboradores sobre a necessidade e, assim, começar a pôr em prática.
Ficou clara a importância do compliance tributário na empresa? Se sim, compartilhe este artigo com seus colegas de trabalho e continue acompanhando o blog PontoTel para ficar por dentro de novos conteúdos do setor corporativo.
