Empresas funcionam como organismos vivos, compostas por diversos sistemas que em teoria atuam separadamente, mas na prática são bem mais interligados, seja nas tarefas do dia-a-dia ou na performance em geral. Por isso, pensar em meios de como melhorar processos internos é uma preocupação muito válida.
Em geral, eficiência e integração são os principais valores para a gestão empresarial nesse quesito. A busca pela harmonia entre as engrenagens que compõem a cadeia operacional tem como objetivo diminuir custos, melhorar os índices de desempenho e, consequentemente, aumentar a lucratividade.
Existem muitas maneiras de como melhorar processos internos com base nessas metas e é sobre isso que iremos falar neste artigo. Veremos o que são os processo internos, por que investir em melhorias constantes e algumas dicas para realizar tais otimizações.
Aqui falaremos sobre:
- O que são processos internos?
- Motivos para investir em melhorias nos processos internos
- 6 dicas de como melhorar os processos internos
Boa leitura!
O que são processos internos?
Para começar, é relevante definir o que são processos internos do ponto de vista de uma empresa. Em geral, esse termo é utilizado para se referir de maneira ampla às variadas atividades operacionais que ocorrem na rotina de uma empresa.
A cadeia produtiva é composta por diversas etapas, dentro e fora da linha de montagem. Dessa forma, os processos internos se referem, por exemplo, às interações entre o departamento de compras, operação, logística, atendimento e qualquer outro.
De modo geral, podemos afirmar que todos esses processos estão interligados e apresentam um nível de dependência.
Compradores de suprimentos precisam das informações do estoque para saber quando realizar os pedidos, do mesmo modo que a operação deve saber quando esperar um carregamento para planejar suas atividades.
Motivos para investir em melhorias nos processos internos
Se os processos internos representam as engrenagens de uma empresa, garantir o seu funcionamento com um bom desempenho é uma tarefa obrigatória, que não requer muitos argumentos para provar sua importância.
Mesmo assim, vamos abordar os principais motivos para investir em melhorias nos processos internos. Isso porque a ideia não é obter apenas um desempenho aceitável, a meta da gestão empresarial é constantemente aparar as arestas e otimizar a performance para diminuir custos e ganhar eficiência.
Ao atingir processos mais integrados e com resultados melhores, o retorno dos investimentos compensa o seu custo. Aumentar a eficiência no uso de recursos, seja a verba, mão-de-obra ou qualquer outro, proporciona o aumento da margem de lucros no longo prazo.
Melhorias nos processos internos podem proporcionar um padrão de qualidade mais elevado. Uma operação fluida e eficiente tem menos chances de impactar negativamente o resultado produtivo, considerando a queda nos obstáculos e preocupações.
6 dicas de como melhorar os processos internos
Aumento de lucratividade, retorno de investimento e melhora no padrão de qualidade não parece nada mal, não é mesmo? Quer ver como aproveitar esses benefícios? Confira as dicas a seguir!
Você pode encarar cada dica de maneira individual ou como uma sequência de etapas, criando um plano de ação para atingir esse objetivo. Entenda:
1. Mapeamento de processos
Planejar antes de executar é sempre recomendado, pois garante uma atuação mais inteligente e coerente em relação às metas e estratégias de uma empresa.
Em relação a como melhorar os processos internos, o primeiro passo é mapeá-los. Ao criar um levantamento de todas as atividades operacionais pertinentes à rotina de uma empresa, é possível entender como ela realmente opera, quais as metas, quais os indicadores relevantes, entre outros.
Dessa forma, é interessante proceder com o mapeamento e análise de processos internos. Para começar, crie uma lista de todas suas atividades operacionais. Depois, para cada uma delas, você deverá incluir os seguintes dados:
- Setores envolvidos;
- Etapas incluídas;
- Ponto de início e término;
- Expectativa de resultado;
- Indicador de performance;
- Objetivo final.
Após realizar esse levantamento, será preciso analisar as atividades, individualmente e no panorama geral. Por si só, esse conhecimento pode trazer insights sobre como melhorar processos internos, sem necessitar grandes investimentos.
É relevante contar com o apoio das equipes envolvidas para que elas possam propor melhorias e participar da definição de metas.
O vídeo abaixo mostra como mapear os processos de uma empresa, o que pode ser aplicado às atividades operacionais internas:
2. Integração entre setores
Promover a integração de equipes é outra medida muito importante para otimizar os processos internos e conseguir melhores resultados, e existem muitas maneiras de colocar isso em prática.
Por um lado, investir em tecnologia e automação torna os controles internos mais ágeis e permite transmitir uma informação com facilidade para uma maior quantidade de setores. Mudando de perspectiva, temos as políticas de integração que unem os diferentes setores em um propósito comum.
É muito importante garantir que as equipes entendam como seu trabalho afeta outras áreas de uma empresa, bem como certificar que elas saibam que todos perdem quando a performance de um setor é prejudicada.
De modo geral, essa prática aumenta o comprometimento e coloca todos no mesmo time.
3. Qualidade de comunicação
A qualidade de comunicação é imprescindível para que os processos internos se desenvolvam com máxima eficiência. É importante destacar que isso envolve a gestão empresarial, bem como outros níveis da hierarquia de uma organização.
A ideia é facilitar um diálogo livre, dando voz a todos. Mas isso também precisa de uma boa dose de objetividade. É preciso garantir que todos saibam o momento certo de falar e de ouvir, quando levar uma informação ao conhecimento de todos e quando procurar saber mais sobre um tema.
Uma boa ideia, que tem sido útil para garantir a qualidade dos processos internos com a transição para o trabalho remoto por conta da pandemia, é a adoção de softwares de comunicação desenvolvidos especificamente para empresas.
4. Estímulos ao engajamento
Colaboradores engajados são mais produtivos e comprometidos com a qualidade do serviço. Assim como na dica sobre integração, um ambiente amigável, unido e profissional faz com que as equipes sigam um propósito em comum e aumentem seu empenho.
Além disso, faça com que os seus colaboradores se sintam à vontade para opinar sobre os processos e metas. Ao entender que seu ponto de vista é considerado, ele passa a entender melhor o seu papel e tem um motivo a mais para participar.
5. Tecnologia e transformação digital
Já falamos um pouco sobre isso, mas adotar a transformação digital e usar a tecnologia como aliada é uma ótima maneira de melhorar processos internos. Implementar softwares e aplicações inteligentes para otimizar etapas-chave aumenta a agilidade, eficiência e o acompanhamento de performance.
Por exemplo, um software CRM, desenvolvido para gestão de relacionamento com clientes, pode integrar diferentes canais de atendimento, gerar históricos de interações com cada consumidor e gerar automaticamente relatórios de resultados.
Em geral, o avanço da tecnologia proporciona uma série de ferramentas interessantes para otimizar os processos internos de uma empresa.
6. Capacitação e evolução
Fechando nossas dicas de como melhorar processos internos, entendemos que é recomendado investir na capacitação dos seus colaboradores em relação a todas as práticas adotadas.
Eles devem entender os objetivos das melhorias propostas e receber um treinamento para uma utilização mais eficiente, seja uma mecânica de integração ou um novo software.
Além disso, como uma conclusão de toda essa jornada, é relevante planejar a evolução dos processos internos. Periodicamente, é interessante revisitar o mapeamento de processo, entender se ele ainda representa a realidade da empresa e promover uma atualização se necessário.
Não existe uma melhoria definitiva, que a gestão pode implementar e esquecer. Acompanhar os efeitos de cada medida adotada é interessante e a evolução deve ser constante.
Assim, concluímos nossas dicas de como melhorar os processos internos. Esperamos que tenha retirado boas informações e nos vemos na próxima!
Este artigo foi escrito em parceria com o time da Zendesk.
