Ter o conhecimento de como fazer folha de ponto é essencial para que a empresa evite qualquer problema trabalhista referente aos pagamentos de salários. Afinal, esse documento é a base para que a folha de pagamento não contenha erros.
A folha de ponto é um documento que comprova exatamente a carga horária de trabalho dos funcionários e precisa ser fiel à jornada mensal do colaborador. É por meio dela que a empresa terá acesso a informações de entradas, saídas, faltas, atrasos e horas extras.
Esses dados são fundamentais não só para que a empresa saiba quanto os seus colaboradores têm trabalhado e se estão seguindo o período de trabalho estabelecido em contrato, mas também para tomar decisões estratégicas.
Isso porque, com informações da folha de ponto, é possível identificar faltas e atrasos, podendo contornar problemas de produtividade e sobrecarga das equipes e até mesmo verificar horas extras cumpridas sem necessidade.
Porém, montar a folha de ponto corretamente é um grande desafio para a empresa, já que esse documento contém informações minuciosas da jornada dos colaboradores. Assim, para aprender como fazer folha de ponto corretamente, acompanhe este artigo, que tratará sobre:
- O que é a folha de ponto?
- O que diz a CLT sobre a folha de ponto?
- Qual a diferença entre a folha de ponto, o AFD e o AEJ?
- Principais informações para ter numa folha de ponto
- Quais são os modelos de folhas de ponto?
- Como fazer folha de ponto: cálculos envolvidos
- Como fazer a folha de ponto da melhor forma?
- Qual o melhor software para fazer a folha de ponto da sua empresa?
Boa leitura!
O que é a folha de ponto?
A folha de ponto é o documento que contém todas as informações a respeito da jornada de trabalho dos funcionários — registros de entradas, saídas, faltas, atrasos e horas extras.
Esse documento serve de base para que o departamento pessoal consiga realizar corretamente os cálculos da folha de pagamento. Além disso, a folha de ponto, que é individual, é um objeto de transparência das relações trabalhistas.
Ela não só serve como prova de que os horários de trabalho estão sendo cumpridos, mas também como documento jurídico em caso de auditoria ou processos trabalhistas. Por isso, é muito importante saber como fazer folha de ponto.
O que diz a CLT sobre a folha de ponto?
Toda empresa que possui mais de 20 funcionários precisa obrigatoriamente realizar o controle da jornada de trabalho. Ou seja, é necessário aprender como fazer folha de ponto, pois ela comprovará que os horários de trabalho estão sendo cumpridos.
A obrigatoriedade da folha de ponto está prevista no artigo 74 da CLT, que diz que estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores são obrigados a anotar as horas de entrada e de saída dos funcionários, em registro manual, mecânico ou eletrônico.
Qual a diferença entre a folha de ponto, o AFD e o AEJ?
A folha de ponto engloba todos os tipos de registro de jornada, sejam eles manuais, eletrônicos ou mecânicos.
O AFD (Arquivo Fonte de Dados) e o AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada), por outro lado, correspondem aos arquivos gerados pelos sistemas REPs e pelo Programa de Tratamento de Ponto (PTRP).
O AFD foi o arquivo instituído pela extinta Portaria 1510 e funcionava como um comprovante de todos os registros de jornada efetuados pelos colaboradores. Ele era gerado pelo REP e seus dados não podiam ser alterados.
Já o AEJ surgiu na Portaria 671 e é o substituto do ACJEF, que antes estava previsto na Portaria 1510. Esse arquivo unifica todos os dados referentes à jornada dos colaboradores e que são gerados pelo PTRP.
Principais informações para ter numa folha de ponto
A folha de ponto é composta por uma série de informações pessoais e individuais de cada colaborador e dados referentes à empresa. Nela, é possível verificar informações sobre o funcionário, o empregador e a jornada dos colaboradores.
Confira a seguir mais detalhes sobre como fazer folha de ponto e quais informações devem estar contidas nela.
Informações do funcionário
A folha de ponto é um documento individual, logo, é necessário que ela contenha algumas das principais informações a respeito do funcionário.
Essa é uma maneira de distinguir um empregado de outro no levantamento de dados e até mesmo nos cálculos individuais. Algumas das informações do funcionário que deverão estar na folha de ponto são:
- Nome completo;
- Data da admissão;
- Número do PIS;
- Jornada de trabalho;
- Área de atuação;
- Cargo.
Informações do empregador
Além das informações referentes ao funcionário, a folha de ponto deve trazer também dados do empregador. Esses detalhes são importantes, pois são uma garantia de que o vínculo trabalhista está vigente. Entre os dados previstos nas informações, estão:
- Nome da empresa;
- Razão social;
- CNPJ;
- Endereço da empresa ou da sede.
Informações da jornada
A folha de ponto também deve conter as informações da jornada de trabalho do colaborador: horário de entrada, saída, horas extras e outros. Além disso, nesses dados é importante haver um detalhamento da data e o dia da semana correspondente.
Esses dados de jornada são fundamentais para que a empresa consiga posteriormente montar a folha de pagamento sem erros. Afinal, é a partir dela que será possível realizar acréscimos ou descontos ao pagamento.
Observações e apontamentos
Outro detalhe importante que faz parte da folha de ponto são os espaços para observações e apontamentos. Essas informações correspondem a justificativas para faltas, atrasos, trocas de escalas, dias a mais de trabalho do que o previsto em contrato, etc.
Quais são os modelos de folhas de ponto?
O artigo 74 citado anteriormente, que prevê a obrigatoriedade do registro de jornada para empresas com mais de 20 funcionários, indica que a anotação das horas pode ser feita por registro manual, mecânico ou eletrônico.
Portanto, a seguir, saiba como fazer folha de ponto conforme os modelos de folhas mais utilizados pelas empresas.
Folha de ponto manual
Esse é o modelo de folha tradicional e um dos mais simples do mercado. Nele, o colaborador registra seus pontos em um caderno ou numa folha, de forma manual. Apesar da simplicidade, este modelo de registro carrega diversos problemas, principalmente nos quesitos transparência e veracidade dos dados anotados.
Na folha de ponto manual, as possibilidades de fraudes são grandes, e a empresa precisará confiar no que o seu funcionário está marcando, sem ter como comprovar que os dados da jornada são realmente aqueles.
Esse modelo também pode estar fadado a anotações erradas, rasuras ou até mesmo buddy punching, prática em que um colaborador pode marcar o ponto para seu colega que faltou em determinado dia.
Folha de ponto mecânica
A folha de ponto mecânica é conhecida no mercado também como cartográfica. Nesta opção, cada funcionário tem uma espécie de cartão individual e precisa sempre aproximá-lo de uma máquina, e esta efetua o registro de jornada, ou seja, as entradas e saídas dos colaboradores.
O registro da folha de ponto mecânica, segundo o artigo 94 da Portaria 671, deve espelhar a jornada real que é praticada pelo colaborador.
Apesar da lei, na prática, esse modelo também está exposto a fraudes, uma vez que um funcionário pode pegar o cartão do colega e fazer a marcação. Ele também é extremamente custoso no sentido de infraestrutura e manutenção.
Planilha folha de ponto
A planilha é o modelo de como fazer folha de ponto no Excel, em que o gestor precisa inserir manualmente cada horário que o colaborador cumpriu. Em muitos casos, o colaborador preenche os dados em uma folha ou mesmo em um arquivo de Excel e compartilha com o departamento pessoal, que precisará organizar os dados de cada um.
Nesse caso, a falta de transparência no processo, permitindo que o colaborador e a própria empresa insiram dados incorretos ou até os alterem a qualquer momento, pode facilitar as fraudes.
Sem contar que, por ser um processo manual, as chances de erros em anotações e cálculos é muito maior do que em sistemas automatizados.
Folha de ponto digital
A folha de ponto digital é o modelo de gestão de jornada mais moderno e recomendado atualmente.
Isso porque os sistemas digitais, além de oferecerem informações em tempo real da jornada, possuem medidas antifraude, garantem a autenticidade das marcações e estão de acordo com a CLT e a Portaria 671.
Além disso, a folha de ponto digital é baseada em uma plataforma que centraliza os dados de jornada, agilizando o processo de registro e tratamento de ponto. Ademais, por meio da tecnologia, as possibilidades de registro para os colaboradores são variadas, como por meio de reconhecimento facial, voz, biometria, geolocalização e outras.
Neste modelo, a melhor opção de como fazer folha de ponto se dá pelo REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa), introduzido no mercado pela Portaria 671, que oferece todas as facilidades previstas na folha de ponto digital.
Como fazer folha de ponto: cálculos envolvidos
Independentemente do modelo, a folha de ponto possui uma estrutura fixa, com informações necessárias para a empresa realizar os cálculos da folha de pagamento.
Cada dado presente na folha de ponto é uma comprovação dos horários de trabalho do colaborador, que impactarão diretamente os pagamentos que a empresa irá efetuar ao fim de cada mês.
Porém, como fazer folha de ponto sem erros e quais os cálculos envolvidos nela? Confira todos os detalhes a seguir.
Horas trabalhadas
A Constituição Federal prevê que os colaboradores que trabalham com carteira assinada devem ter uma jornada de trabalho de 8 horas diárias ou 44 semanais, podendo haver mudanças apenas em caso de acordo ou convenção coletiva de trabalho.
Essa questão está prevista no artigo 7º da Constituição, inciso XIII.
Essa referência é importante para calcular o número de horas trabalhadas pelo colaborador, previsto na folha de ponto e que fará a diferença nos cálculos.
As horas trabalhadas são o tempo em que o colaborador passou na empresa executando suas tarefas. Seu cálculo considera os horários de entrada e saída e realiza o desconto do horário de almoço. Confira a seguir um exemplo de como fazer folha de ponto considerando as horas trabalhadas:
Horário que o colaborador entra na empresa: 9h
Horário que o colaborador sai da empresa: 18h
Tempo de almoço: 1h
Cálculo de horas trabalhadas:
Horário de saída (18h) – horário de entrada (9h) = 9
9h – 1h de almoço = 8h trabalhadas diariamente.
Horas extras
A hora extra é aquele período em que o colaborador trabalha além da sua jornada de trabalho e deve constar na folha de ponto. O direito à hora extra está previsto no artigo 59 da CLT, que em um dos seus incisos cita o valor da hora extra, que deve ser 50% superior ao valor da hora do trabalho normal.
O primeiro passo para entender como fazer folha de ponto e como realizar o cálculo da hora extra na folha de ponto é descobrir quanto um colaborador ganha na hora normal. Para saber esse valor, é só dividir o salário pelo número de horas trabalhadas no mês:
Valor da hora normal = salário / horas trabalhadas no mês
Valor da hora normal = R$ 3000 / 220
Valor da hora normal = 13,63
Valor da hora extra = 13,63 (valor da hora normal) × 50% (acréscimo hora extra)
Valor da hora extra = acréscimo de 6,8
Valor da hora extra = 13,63 + 6,8 = R$ 20,43
É importante lembrar que, caso a hora extra tenha sido cumprida em domingos e feriados, a porcentagem de acréscimo é de 100% sobre a hora normal.
Horas noturnas
A hora noturna, como seu próprio nome diz, está ligada ao horário noturno de trabalho, ou seja, à noite. Todo profissional que atua entre 22h e 5h da manhã adquire o direito de receber um adicional noturno.
O acréscimo do adicional noturno é de 20% sobre a hora diurna e está previsto no artigo 73 da CLT.
Usando como exemplo o colaborador que ganha R$ 3000,00 mensais, trabalhando 220 horas no mês, o valor da hora normal é de R$ 13,63. Assim, para calcular o adicional noturno na folha de ponto, basta seguir a fórmula abaixo:
Adicional noturno = valor da hora diurna + 20%
Adicional noturno = R$ 13,63 + 20%
Valor do adicional noturno = 2,72
Total do adicional noturno: 2,72 + 13,63 = R$ 16,35.
Intervalo intrajornada
O intervalo intrajornada corresponde ao tempo que o colaborador pausa o seu trabalho ao longo do dia para almoçar, por exemplo.
Essa pausa é chamada de intervalo intrajornada e também deve constar na folha de ponto, já que a organização precisa provar que está concedendo esse direito.
A obrigatoriedade de conceder o intervalo intrajornada está prevista no artigo 71 da CLT, que diz que a empresa deve conceder um intervalo para repouso ou alimentação.
É importante lembrar que, caso o colaborador tenha direito a duas horas de intervalo, mas em algumas situações cumpriu apenas uma hora, a empresa precisa pagar esse horário restante como hora extra, fazendo o acréscimo de 50% sobre a hora normal.
Outros apontamentos
Outros apontamentos também devem fazer parte da folha de ponto, como os atrasos e o descanso semanal remunerado (DSR), que devem constar neste documento para que a empresa consiga realizar os devidos descontos na folha de pagamento.
Para funcionários que trabalham com carteira assinada e recebem seu salário fixo, o DSR já é parte integrante do salário. Já no caso dos atrasos, a empresa deve somar todos os atrasos no mês que ultrapassaram 10 minutos.
Por exemplo, se um colaborador se atrasou uma hora no mês, basta descontar o valor de uma hora normal no seu salário líquido e assim sucessivamente, considerando o tempo de atraso no mês vigente.
Como fazer a folha de ponto da melhor forma?
Já é possível identificar que, para saber como fazer folha de ponto, é importante se atentar aos detalhes que compõem os horários de trabalho dos colaboradores.
No entanto, a própria empresa tem a possibilidade de fazer com que essa rotina, uma das mais burocráticas no âmbito empresarial, torne-se mais simples.
Para que isso ocorra, é fundamental automatizar esse processo e apostar na tecnologia, que pode oferecer maior segurança e agilidade na gestão dos dados de jornada. A seguir, saiba em detalhes quais pontos sua empresa deve focar para fazer a folha de ponto da melhor forma.
Atente-se ao armazenamento e segurança
O primeiro passo no processo de como fazer folha de ponto é definir a melhor forma para o armazenamento dos dados de jornada. Isso quer dizer escolher o melhor modelo para o registro do tratamento dos dados de ponto.
Além disso, é importante se atentar também à segurança que o controlador de ponto escolhido irá oferecer. Afinal, é essencial escolher um modelo que conte com medidas para evitar fraudes, como o REP-P, e que ofereça à empresa maior segurança jurídica caso ela precise provar quaisquer dados de jornada posteriormente.
Faça os cálculos corretamente
No processo de como fazer folha de ponto, é essencial realizar cálculos corretos.
Isso porque esse documento é a base para que o departamento pessoal consiga fechar a folha de pagamento dos colaboradores e saiba exatamente quais valores a empresa terá que pagar a eles, inclusive extras, e em que casos poderá fazer descontos, como em faltas não justificadas.
Por ser um trabalho minucioso, é recomendável adotar plataformas de ponto automatizadas, que eliminam a necessidade de a empresa realizar esse processo manualmente, correndo risco de cometer erros.
Afinal, qualquer erro de cálculo pode fazer com que a empresa tenha custos desnecessários e até sofra com processos trabalhistas, caso um colaborador se sinta prejudicado por não receber um valor que lhe é de direito e que não foi computado.
Utilize a tecnologia ao seu favor
Por fim, quando o assunto é o de como fazer folha de ponto, utilizar a tecnologia a favor da empresa pode fazer toda a diferença na hora de agilizar o processo e trazer maior segurança a ele.
Entretanto, para que haja de fato uma gestão baseada na tecnologia, a empresa deve adotar plataformas que estejam de acordo com a lei e que ofereçam possibilidades que efetivamente irão ajudá-la a automatizar esse processo.
O REP-P é uma dessas alternativas, pois oferece segurança jurídica, automatização dos cálculos e medidas antifraude, que garantem autenticidade das marcações, transparência com dados de ponto em tempo real e múltiplas opções para os registros.
Qual a melhor plataforma para fazer a folha de ponto da sua empresa?
A tecnologia, como foi visto até aqui, pode ser uma grande aliada para que a empresa consiga gerir da melhor forma sua folha de ponto.
No entanto, é imprescindível adotar uma ferramenta que de fato ofereça segurança, agilidade e facilidades para que esse processo se torne mais rápido.
Neste sentido, a Pontotel é destaque do mercado, sendo a plataforma ideal para fazer a folha de ponto. Além de oferecer dados da jornada em tempo real, esse sistema permite um controle amplo de todo o processo, do registro ao tratamento dos dados.
E as vantagens de adotar a Pontotel não param por aí. Confira mais algumas delas a seguir:
- Acesso aos dados em tempo real;
- Medidas antifraude que garantem a autenticidade dos registros;
- Múltiplas formas de registro de ponto: reconhecimento facial, por voz, geolocalização e outros;
- Emissão de relatórios de presença, inconsistências, faltas, etc.;
- Conformidade com as regras da CLT e da Portaria 671;
- Sistema em nuvem que pode ser acessado por PC, tablet ou aplicativo de celular;
- Integração com inúmeros sistemas de folha de pagamento;
- Painel com apontamentos e eventos — horas extras, faltas, atrasos.
Quer saber mais? Agende um papo com nossos especialistas e saiba como a Pontotel pode ajudar sua empresa!
Conclusão
Este artigo ensinou como fazer folha de ponto corretamente, mostrando que esse documento é essencial para que a empresa consiga gerir melhor a jornada dos seus colaboradores e se mantenha dentro das suas obrigações trabalhistas.
Por meio da folha de ponto, a empresa não só consegue conferir horários de entrada e saída, faltas, atrasos e horas extras, como também pode tomar decisões mais assertivas baseadas nesses dados levantados.
Além disso, é com a folha de ponto que a empresa é capaz de manter a segurança jurídica quanto à jornada que os colaboradores devem realizar. Em caso de processo, a folha de ponto será o comprovante do cumprimento das regras previstas em torno da jornada dos funcionários.
Entretanto, foi visto que existem diversos modelos de controle de ponto, mas muitos não oferecem os recursos que a empresa precisa nem dão a segurança necessária para que ela se proteja de fraudes, inconsistências de dados ou erros de cálculo.
Portanto, para que esses benefícios sejam garantidos, é essencial apostar na tecnologia, especificamente em sistemas como o REP-P, que possuem medidas antifraude e acesso em tempo real aos dados.
Por fim, foi apresentada uma alternativa ideal para gerir adequadamente a folha de ponto: a plataforma Pontotel, que poderá te auxiliar em diversos pontos, do registro ao tratamento dos dados.
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