No decorrer do dia, uma empresa pode acabar tendo de lidar com falhas nos processos. Estas, inerentes a qualquer setor e porte empresarial, geram várias complicações, como a perda de produtividade. Isso mostra a importância de saber como evitar erros operacionais.
Afinal, tais erros podem ocorrer por inúmeros motivos, desde por falhas que um funcionário cometeu ao realizar a etapa de um processo até as falhas que um software de automação apresentou. Ainda, esses erros podem ocorrer em qualquer time de uma organização.
Em virtude disso, é importante que as empresas fiquem a par das principais medidas para evitar essas falhas e, se for o caso, saibam combatê-las estrategicamente. É apenas a partir disso que será possível alcançar, continuamente, a eficiência operacional.
Para pontuar as principais nuances do assunto, este texto abordará os seguintes pontos:
- O que é um erro operacional?
- Quais são os principais erros operacionais?
- O que fazer ao perceber um erro operacional?
- Por que é importante diminuir e evitar erros na operação?
- Como evitar erros operacionais?
Tenha uma ótima leitura!
O que é um erro operacional?
Um erro operacional é uma falha que se dá enquanto uma operação ou processo é feito, desviando-o do seu funcionamento normal e, devido a isso, trazendo resultados negativos.
Essas falhas podem ocorrer por várias razões, como erros humanos (falta de treinamento adequado, por exemplo) e erros de sistema (como um software com uma falha em sua atualização). Isso evidencia a importância de saber como evitar erros operacionais.
Quais são os principais erros operacionais?
Com base no conceito abordado anteriormente, torna-se mais simples compreender os principais erros operacionais que podem ocorrer em uma empresa. Confira-os a seguir.
Falta de comunicação
Nas empresas, sobretudo nas de grande porte, a falta de comunicação entre funcionários de um mesmo time ou entre departamentos pode ocasionar diversos erros operacionais.
Na prática, saber como evitar erros operacionais e adotar as medidas para isso combate os mal-entendidos, conflitos e projetos feitos com má qualidade.
Imagine, por exemplo, o líder de um projeto que, por não informar os membros encarregados do desenvolvimento de um sistema sobre o cliente ter pedido alterações, faz todos eles cometerem erros no processo.
Processos desorganizados e não padronizados
Outro cenário problemático que evidencia a importância de entender todas as boas práticas relativas a como evitar erros operacionais são os processos aplicados. Nesse caso, os erros surgem porque tais processos não estão documentados adequadamente nem claros.
Um exemplo envolvendo esse erro operacional é um time de RH que, por não adotar um programa de integração padronizado para novos contratados, acaba integrando alguns deles com precisão ao passo que deixa outros sem treinamentos específicos.
Falta de treinamento e capacitação
A falta de treinamento e capacitação também é um dos problemas empresariais que demonstra a necessidade de saber como evitar erros operacionais.
Tomando como base o exemplo citado anteriormente, devido à falta de padrão do processo de integração, alguns colaboradores ficaram sem treinamento correto logo que entraram na empresa. Isso gera erros na execução de tarefas e atrasos para outros membros do time.
O que fazer ao perceber um erro operacional?
As falhas nos processos de uma empresa ocorrerão eventualmente. Assim, tão importante quanto entender como evitar erros operacionais é saber o que fazer ao identificá-los.
A propósito, como será abordado em detalhes neste conteúdo, uma das formas de evitar esses erros é por meio da automatização de processos. Inclusive, Bill Gates, ex-diretor executivo da Microsoft, destacou algo nesse sentido quando afirmou:
“A primeira regra de qualquer tecnologia utilizada nos negócios é que a automação aplicada a uma operação eficiente aumentará a eficiência. A segunda é que a automação aplicada a uma operação ineficiente aumentará a ineficiência.”
Assim, entre as ações que uma empresa deve adotar ao notar um erro operacional estão:
- Documentar o erro e comunicá-lo aos líderes e colaboradores relevantes;
- Se possível, conter o erro, evitando que gere mais consequências;
- Avisar os afetados, como membros de um time, setor específico e até clientes;
- Analisar, fundamentando-se em dados sobre o erro, o que pode tê-lo causado;
- Desenvolver plano detalhado para corrigir o erro, considerando, nessa etapa, a avaliação feita dos potenciais geradores do erro operacional.
Por que é importante diminuir e evitar erros na operação?
Compreender as estratégias sobre como evitar erros operacionais é primordial para uma empresa por vários motivos. Um deles relaciona-se com a sua produtividade no dia a dia.
Isso ocorre porque, ao evitar esses erros, uma empresa consegue evitar retrabalho, como funcionários refazendo tarefas ou até projetos complexos devido a falhas na comunicação. Significa, ainda, que ela passa a ter processos mais ágeis, como o de atendimento ao cliente.
Outros benefícios ao diminuir e evitar os erros nas operações empresariais são:
- Produtos e serviços de qualidade e entregues no prazo;
- Clientes satisfeitos;
- Reputação positiva;
- Economia de recursos, como tempo e dinheiro.
Como evitar erros operacionais?
As empresas de todos os segmentos enfrentam falhas em seus processos; por isso, saber como evitar erros operacionais — implementando as melhores medidas combativas — é necessário para a sua sustentabilidade no mercado. Entenda como fazer isso a seguir.
Faça um mapeamento de processos
O primeiro passo para uma empresa evitar que os erros operacionais aconteçam é mapear todos os processos que realiza. Isso é uma medida prática para entender como se dá o fluxo das operações.
Com os processos mapeados, torna-se mais fácil identificar potenciais causadores de erros, eliminando-os antes que resultem em falhas.
Se, ao mapear os processos de fabricação de produtos eletrônicos, por exemplo, uma indústria identificar que a etapa de compra de matéria-prima apresenta inconsistência com potencial de gerar erro na produção, basta implementar as medidas combativas adequadas.
Automatize tarefas repetitivas
Entender a forma correta de como evitar erros operacionais envolve, ainda, automatizar tarefas repetitivas, já que fazer isso reduz a quantidade de erros humanos. Há vários exemplos disso, como o uso de uma ferramenta de gestão de candidatos em um processo de seleção para aumentar a eficiência dele ao filtrar currículos conforme certos critérios.
Inclusive, conforme pesquisa feita pela Aberdeen Research, as empresas que usam um sistema de gestão especializado são 73% mais produtivas do que aquelas que não fazem isso. Entre os motivos para isso está a diminuição dos erros operacionais.
Nesse sentido, outro erro que uma organização pode acabar precisando lidar diz respeito às falhas no controle de ponto dos seus funcionários. Esse cenário, quando não solucionado, traz complicações, como erros de cálculos e de fechamento da folha de ponto.
Diante disso, o sistema da Pontotel, ferramenta de gestão de ponto completa e intuitiva, traz uma variedade de benefícios, como a automação de fechamentos, que contém correção de pontos e de jornadas, e a realização de cálculos automatizados.
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Invista em capacitação e treinamento
A capacitação e o treinamento, dois aspectos mencionados anteriormente, também são indispensáveis para uma empresa que visa a entender como evitar erros operacionais.
Isso porque os funcionários, tanto novos quanto antigos, ao serem treinados, saberão como realizar as suas funções, mantendo-as longe das falhas operacionais. Para fornecer a capacitação correta, no entanto, é preciso identificar as habilidades que eles precisam desenvolver, bem como os formatos mais eficientes, como palestras e workshops.
Comunique-se de forma eficaz
A comunicação é parte essencial para um negócio se manter livre do máximo de erros operacionais, visto que evita mal-entendidos entre funcionários em relação a uma tarefa ou decisão, por exemplo. Nesse caso, é necessário haver um processo bem mapeado. Isso evitará divergências na comunicação sobre como fazer determinada ação.
Mantenha a organização e documente
Organização e documentação: estes dois fatores são, certamente, pilares para se evitar os erros operacionais.
Isso se dá porque, quando um time documenta a forma certa de executar uma tarefa — documentação do processo de atendimento ao cliente, por exemplo — e mantém essa documentação sempre organizada, todos os funcionários que seguirem esse processo mapeado serão eficientes na execução da operação, evitando erros.
Use dados para tomar decisões
Quando uma empresa quer entender como evitar erros operacionais de forma prática, ela também tem de considerar o uso de dados durante o processo de tomada de decisões. Se ela analisa dados históricos e atuais, pode tomar decisões para evitar que falhas ocorram.
Basta imaginar uma empresa de logística: ela, ao analisar o histórico de reclamação de clientes, percebe que os motivos disso eram, na maior parte das vezes, relacionados ao atraso das entregas.
Com base nesse dado, ela implementa um sistema de monitoramento em tempo real. Ele usa dados de GPS e de tráfego para otimizar a rota de entrega, mantendo a entrega longe do congestionamento. Com isso, os motoristas conseguem chegar a tempo até o cliente.
Conclusão
Ao longo deste conteúdo, foi possível entender a importância de saber como evitar erros operacionais, que, além de poderem ser categorizados em vários tipos, manifestam-se de formas distintas a depender de determinados fatores, como segmento e porte da empresa.
Assim, embora uma indústria de manufatura lide com erros diferentes daqueles que uma empresa de varejo enfrenta, todos os negócios eventualmente terão de saber como evitá-los e enfrentá-los.
Portanto, é necessário que a empresa adote as medidas certas, como treinar colaboradores e automatizar tarefas repetitivas, como aquelas relacionadas ao controle de ponto, por meio do sistema de gestão da Pontotel.
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