A produtividade é um assunto que interessa à gestão das empresas, pois equipes produtivas entregam melhores resultados e se sentem mais satisfeitas com seu trabalho. Contudo, saber como aumentar a produtividade exige estratégias específicas para manter os funcionários engajados e interessados em suas atividades diárias.

Fomentar um ambiente que estimule a produtividade é essencial para alcançar os objetivos do negócio. Segundo um estudo da Workfront, uma empresa de software dos EUA, estima-se que apenas 39% do expediente de trabalho é realmente produtivo. Portanto, construir uma jornada mais eficiente tem sido um desafio constante para as organizações.

Porém, um plano rumo ao aumento da produtividade em uma empresa é possível e pode trazer resultados surpreendentes. Neste artigo, será apresentado como aumentar a produtividade, com dicas e práticas recomendadas que podem ser implementadas em qualquer negócio. Confira os tópicos que serão abordados:

• O que é aumento na produtividade?
• Como medir o aumento da produtividade?
• 6 dicas para aumentar a produtividade

Tenha uma boa leitura e aprendizado!

O que é aumento na produtividade?

O aumento da produtividade refere-se à capacidade de gerar mais resultados, sem a necessidade de contratar novos funcionários, ou de alcançar os mesmos resultados em um tempo menor.

Esse processo pode ocorrer de diversas maneiras, como por meio da melhoria de processos internos, do reconhecimento profissional, da otimização de ferramentas existentes, entre outros métodos disponíveis. 

Por exemplo, se uma empresa de telemarketing conseguia atender 500 tickets em 1 dia e após melhorar os processos internos e realizar treinamento com os funcionários passou a atender 700, houve um aumento da produtividade, pois a entrega melhorou sem a necessidade de novas contratações. 

Além disso, quando a empresa está em uma situação financeira favorável, o aumento da produtividade também pode ser feito por meio da implementação de novas tecnologias. Quando as organizações usam novas tecnologias, a produtividade aumenta em 22%, segundo levantamento do Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (Senai).

Importância de melhorar a produtividade 

Aprimorar a produtividade é um pilar para o avanço e a prosperidade de qualquer empresa. A adoção de estratégias de melhoria na produtividade é benéfico tanta para o negócio como para os colaboradores, trazendo uma melhoria global no clima e na cultura organizacional. Entenda com mais detalhes essas vantagens para ambos os públicos:

Para a empresa

Uma empresa pode colher diversos benefícios ao investir na produtividade de seus funcionários, sendo o aumento do lucro um dos mais significativos. Isso acontece porque as estratégias voltadas para o aumento da produtividade podem impactar positivamente diversos aspectos da empresa.

Por exemplo, a implementação de iniciativas de promoção do bem-estar é uma maneira eficaz de impulsionar a produtividade. De acordo com um estudo da Sodexo realizado com mais de 4.000 lideres, tais ações melhoram a reputação da empresa e trazem um aumento na concretização de novos negócios.

Para os colaboradores

O aumento da produtividade tem um impacto positivo significativo na rotina do trabalhador. 

Geralmente, para otimizar a produção, a empresa implementa melhorias nos processos, programas de reconhecimento, ajustes nos prazos e entregas e mais ações positivas. Como resultado, o colaborador tem menos estresse, percebe um aumento em sua eficiência e passa a explorar todo o seu potencial.

Quando um colaborador não alcança uma boa produtividade em seu trabalho, pode frequentemente sentir-se incapaz em sua posição ou perceber que suas entregas não estão atendendo às expectativas, o que aumenta a sensação de incerteza e diminui a autoestima. 

Por outro lado, ao ser produtivo, ocorre o oposto: ele ganha confiança em suas habilidades e sente-se mais competente e realizado, além de poder ser reconhecido por isso.

Como medir o aumento da produtividade?

Muitos profissionais podem erroneamente pensar que a produtividade é uma medida subjetiva. No entanto, ao contrário, existem métricas e indicadores específicos que ajudam a compreender os níveis de produtividade. A seguir, confira com detalhes quais são as opções disponíveis para medir o aumento da produtividade:

Métricas e indicadores de aumento

Existem diversas métricas para avaliar o aumento de desempenho. Entre as principais, destaca-se o tempo médio de execução de tarefas, a eficiência operacional e a taxa de cumprimento de prazos.

O acompanhamento do volume de trabalho concluído em relação ao planejado também ajuda a identificar numericamente as entregas.

Além disso, a satisfação dos funcionários e a taxa de turnover são indicadores indiretos, mas importantes, para medir a produtividade. 

Veja outras métricas que podem ser usadas: 

• Índice de retrabalho: avalia a necessidade de refazer tarefas devido a erros e falhas, destacando áreas de melhoria;
• Utilização de insumos: mede a eficiência na utilização de recursos disponíveis em relação às necessidades operacionais;
• Nível de engajamento: reflete o comprometimento dos colaboradores com o trabalho, influenciando diretamente a produtividade;
• ROI de treinamento: calcula o retorno sobre o investimento em programas de capacitação, mostrando seu impacto na eficiência da equipe.

Ferramentas para medir o aumento na produtividade

Existem muitas ferramentas no mercado para medir o aumento na produtividade, cada uma oferecendo funcionalidades específicas que atendem às diferentes necessidades das empresas. Essas soluções tecnológicas aprimoram a organização das tarefas e dos projetos.

Confira as principais opções disponíveis:

• Softwares de gestão de projetos: monitoram o progresso das tarefas e identificam pontos de melhoria;
• Sistemas de monitoramento de tempo: registram o uso do tempo em atividades específicas;
• Plataformas de análise de dados: fornecem informações dos indicadores de desempenho, ajudando na interpretação de métricas complexas;
• Software de gestão empresarial ERP: avalia a eficácia do sistema na integração e gestão de processos.

6 dicas para aumentar a produtividade

Adotando boas estratégias, é possível conquistar um aumento significativo na produtividade, com ações que vão desde a educação corporativa até a implementação de recursos tecnológicos. Veja, a seguir, 6 dicas essenciais para elevar a produtividade na empresa.

Invista em treinamento e desenvolvimento 

Ao capacitar os colaboradores, eles se tornam mais eficientes, atualizados e motivados, resultando em melhorias nos processos, redução de erros e maior qualidade no trabalho, bem como impulsionando o crescimento. Segundo estudo da Association for Talent Development (ATD), educação corporativa aumenta em até 218% a produtividade da empresa. 

Cuide da saúde e do bem-estar dos colaboradores

Funcionários que apresentam problemas de saúde, como ansiedade, dores no corpo e dores de cabeça, frequentemente relatados no ambiente de trabalho, podem ter sua produtividade e qualidade de vida prejudicadas.

É dever da empresa realizar comunicados educativos e participar de campanhas de conscientização, como o Setembro Amarelo ou o Outubro Rosa, para conscientizar sobre a importância dos cuidados com a saúde. Além disso, oferecer plano de saúde e assistência psicológica também é importante.

Use ferramentas para melhorar o atendimento aos clientes

Sistemas de CRM, chatbots e plataformas de feedback, além de melhorar a comunicação, agilizam respostas e personalizam o suporte. Adicionar essas tecnologias na rotina da empresa aumenta a satisfação do cliente, diminui o tempo de resolução de problemas e possibilita à equipe focar tarefas estratégicas, aumentando a produtividade geral. 

Opte pela folha de ponto digital

A folha de ponto online é uma boa dica de produtividade; ela automatiza o registro de horas e diminui as falhas, permitindo ajustes rápidos e precisos. Essa digitalização desonera o setor de Recursos Humanos de tarefas manuais repetitivas, aumentando a eficiência operacional e o foco do setor em atividades estratégicas.

Implemente um software de gestão empresarial ERP

Um software de gestão empresarial ERP (Enterprise Resource Planning) é uma ótima escolha para aumentar a produtividade das empresas. Esses sistemas automatizam processos, diminuem erros e centralizam informações.

Além disso, permitem uma visão abrangente e em tempo real das operações, otimizando recursos e melhorando a eficiência em todas as áreas da organização.

No Brasil, a Sankhya é um dos principais fornecedores de ERP, oferecendo soluções completas e personalizáveis para atender às necessidades específicas de cada negócio. Seus sistemas abrangem finanças, recursos humanos, vendas, compras e mais, proporcionando uma gestão integrada e eficiente.

Utilize um gerenciador de tarefas

O gerenciador de tarefas é uma ferramenta que ajuda na produtividade, pois organiza, prioriza e monitora atividades e projetos. A ferramenta traz uma visão clara de responsabilidades, prazos e progresso.

Existem diversas opções e gerenciadores disponíveis no mercado. Trello, Asana e Microsoft To Do são alguns dos mais utilizados para essa gestão.

Conclusão

Portanto, fica evidente que a busca pela maximização da produtividade é necessária para o sucesso de qualquer empreendimento. Ao implementar estratégias que promovam a eficiência operacional e a utilização otimizada de recursos, as organizações podem alcançar resultados melhores e se destacar em seus respectivos mercados.

Em um cenário dinâmico, investir em ferramentas e práticas que estimulem a produtividade se torna indispensável. Desde a adoção de tecnologias que automatizem processos até a promoção de uma cultura organizacional que valorize a eficiência, cada iniciativa voltada para esse fim contribui para o crescimento da empresa.

Aumentar e manter uma boa produtividade é um trabalho diário que exige esforço do RH e dos gestores. Com as dicas e as estratégias apresentadas neste artigo, sua empresa estará preparada para alavancar a produtividade.

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