Contratar um novo colaborador é um momento decisivo para uma empresa. Sendo assim, checklist de admissão bem-planejado elimina dúvidas, economiza tempo e garante que o novo integrante da equipe comece com o pé direito, pronto para fazer a diferença.
O checklist de admissão de funcionários é uma tarefa que consiste principalmente na organização da documentação que regulariza a contratação de um profissional. Essa rotina otimizada reduz custos e contribui para uma contratação assertiva e a retenção de talentos.
De acordo com pesquisa da Robert Half, o Brasil, com 56% de taxa de turnover, é o país com o maior índice de rotatividade do mundo. Até por isso, o checklist de admissão de funcionários é essencial para a empresa não errar no processo de contratação.
Este artigo vai abordar todas as questões em torno do checklist de admissão de funcionários para sua empresa otimizar o processo de contratação. Os seguintes tópicos relacionados ao tema serão abordados:
- O que é um checklist para admissão de funcionários?
- Como fazer um checklist de documentos para admissão?
- Quais documentos a empresa não pode exigir?
- Como organizar os documentos para admissão na empresa?
Ficou interessado e quer ser assertivo nos processos de contratação da sua empresa? Então continue a leitura!
O que é um checklist para admissão de funcionários?
O checklist de admissão de funcionários é um instrumento de organização de tarefas voltado ao monitoramento das etapas de recrutamento e seleção. Ele serve de guia para que nenhum detalhe seja esquecido na contratação de um colaborador.
Esse processo permite que tarefas importantes sejam cumpridas e garante segurança jurídica à empresa para que ela atenda a todos os requisitos legais na admissão. Além disso, uma contratação assertiva facilita a retenção de talentos.
A diretora de pessoas e cultura Mariá Menezes Boaventura destaca a importância dos funcionários para a empresa, sendo um fator decisivo na competitividade, o que ressalta ainda mais a importância de um bom processo de admissão.
“Então, na minha visão, as pessoas são um dos principais diferenciais que uma empresa pode ter, onde ela pode conseguir uma vantagem competitiva”
Quando solicitar os documentos para admissão?
É recomendado que todos os documentos do checklist de admissão de funcionários sejam solicitados antes do início do trabalho. Isso impede que qualquer empecilho pessoal ou profissional na contratação seja percebido apenas após a admissão.
Os documentos para admissão servem para formalizar o contrato de trabalho e o que foi acordado entre a empresa e o colaborador no processo seletivo, como valor do salário, carga horária e benefícios.
Além disso, documentos pessoais e profissionais precisam ser apresentados ao Ministério do Trabalho e Emprego antes do início das atividades.
Como fazer um checklist de documentos para admissão?
Para fazer um checklist de documentos para admissão, a empresa precisa saber separar essa documentação entre os tipos de contratação, já que cada modelo, seja jovem aprendiz, estágio ou outro, tem detalhes e solicitações específicas.
Confira, a seguir, o checklist de documentos para admissão em cada tipo de recrutamento.
Documentos a serem enviados pelo colaborador
A oficialização de uma contratação por carteira assinada exige que o colaborador envie alguns documentos para a empresa. Entre os principais estão:
- Carteira de trabalho, lembrando que o registro é prioritariamente digital;
- Exame admissional;
- Cópia do RG, CPF, comprovante de endereço, certificado de dispensa militar;
- Registro profissional, quando necessário;
- Cópia do título de eleitor;
- Comprovante de escolaridade.
Documentos de Jovem Aprendiz
O Jovem Aprendiz é um programa voltado para a capacitação de jovens e adultos entre 14 e 24 anos. Empresas, de pequeno a grande porte, precisam, segundo a Lei 10.097, ter entre 5 e 15% de funcionários na modalidade jovem aprendiz.
Neste modelo de contratação são obrigatórios os seguintes documentos:
- Carteira de trabalho;
- Cópia do CPF ou RG;
- Documento que atesta a frequência escolar;
- Certificado referente a conclusão do ensino médio, caso necessário.
Documentos de estágio
O estágio é uma rotina educativa supervisionada para estudantes do ensino superior ou técnico que visa prepará-los para a profissão. A contratação do estagiário baseia-se nas regras da Lei do Estágio. O art. 1º da Lei do Estágio descreve o estágio da seguinte forma:
“Art. 1o Estágio é ato educativo escolar supervisionado, desenvolvido no ambiente de trabalho, que visa à preparação para o trabalho produtivo de educandos que estejam frequentando o ensino regular em instituições de educação superior, de educação profissional, de ensino médio, da educação especial e dos anos finais do ensino fundamental, na modalidade profissional da educação de jovens e adultos”
Os documentos obrigatórios que devem constar no checklist de admissão de funcionários de estágio são:
- Documentos pessoais (CPF, RG e comprovante de endereço);
- TCE (Termo de Compromisso de Estágio);
- Histórico escolar;
- Atestado de matrícula e frequência na instituição de ensino.
Documentos a serem enviados pela empresa
A empresa também tem suas próprias responsabilidades para oficializar uma contratação, e precisa organizar alguns documentos conforme o checklist de admissão de funcionários antes de efetivar o registro. Os principais documentos são:
- Contrato de trabalho para assinatura do funcionário;
- Registro do controle de ponto, cadastrado no sistema de gestão de jornada da empresa;
- Documentos pessoais e profissionais inseridos no eSocial.
Quais documentos a empresa não pode exigir?
No checklist de admissão de funcionários existem alguns documentos que não podem ser exigidos pela empresa, principalmente aqueles que possam ter um teor discriminatório ou violem o direito à privacidade. Alguns dos documentos que não se pode exigir são:
- Certidões de ausência de processo trabalhista;
- Certidão negativa de débitos;
- Documento sobre antecedentes criminais;
- Teste de gravidez;
- Exames de HIV.
Qual o prazo de envio dos documentos admissionais?
O prazo para envio de documentos admissionais costuma seguir as políticas internas, previamente definidas pela empresa, que orientam todos os processos de recrutamento e seleção.
O recomendado, no entanto, é que o checklist de admissão de funcionários, assim como os documentos a serem apresentados, deve ser organizado antes de o colaborador iniciar suas atividades na empresa.
A CLT, no art. 29, menciona que a empresa tem o prazo de 5 dias úteis para realizar as anotações necessárias na carteira de trabalho do colaborador e devolver a ele o documento:
“Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia”
O que fazer na falta de documentos para admissão?
A falta de documentos pode comprometer a admissão, sendo então fundamental que a empresa mantenha um processo organizacional adequado e que respeite as leis trabalhistas vigentes relacionadas à contratação.
Caso falte algum documento, a empresa deve adotar estratégias para sanar o problema, mantendo uma comunicação ativa com o novo funcionário. O primeiro passo é identificar o que está faltando e comunicar imediatamente o colaborador.
Em seguida, é necessário estipular um prazo para o envio da documentação por parte do funcionário e orientá-lo corretamente sobre os procedimentos de envio e quais documentos podem ser cópias e quais devem ser originais.
É importante também alertar o colaborador sobre o que pode ocorrer caso a documentação não seja enviada, acarretando até mesmo o cancelamento da admissão.
Como organizar os documentos para admissão na empresa?
Organizar os documentos admissionais na empresa é essencial para que essa rotina seja agilizada no departamento pessoal, evitando problemas legais neste processo. Para isso, a empresa precisa:
- Listar os documentos necessários (pessoais, profissionais e bancários);
- Apresentar aos funcionários a lista de documentos e solicitar o envio físico ou online da documentação;
- Armazenar a documentação na empresa, com cópias físicas ou digitais, nomeando-as pelo nome do colaborador;
- Organizar os registros dos colaboradores em planilhas manuais ou sistemas automatizados;
- Respeitar as regras de armazenamento e compartilhamento de dados descritas na LGPD;
- Realizar auditorias e atualizações periódicas dos documentos para garantir que a empresa possui tudo que precisa.
Conclusão
O checklist de admissão de funcionários, como visto, é parte essencial no processo organizacional de efetivar uma contratação. Essa rotina possibilita que a empresa cumpra com todas as obrigações trabalhistas legais no recrutamento.
Ao fazer o checklist de admissão de funcionários, é importante que o departamento pessoal conheça as regras em cada modelo de contratação para saber exatamente quais documentos ele deve organizar.
Este conteúdo apresentou os prazos para envio dos documentos, o que a empresa não pode exigir e o que fazer na falta da documentação necessária.
Por fim, foi explicado como o departamento pessoal deve se preparar para construir corretamente o checklist de admissão de funcionários.
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