A gestão dos recursos humanos está sempre inovando em ferramentas para otimizar o trabalho. Entre elas, está o chatbot para RH, um assistente virtual que possui alto nível de inteligência, responsável por trazer eficiência, agilidade e melhor experiência de comunicação entre funcionários, gestores e RH.
No departamento de RH, os chatbots têm a capacidade de realizar várias tarefas, como selecionar e recrutar candidatos, tirar dúvidas de funcionários e gerenciar benefícios. Ao responder prontamente, estar disponíveis 24 horas por dia e processar grandes quantidades de dados, essas ferramentas ajudam a reduzir a carga de trabalho da equipe de RH.
Os chatbots são ferramentas que permitem que o RH se concentre em atividades mais estratégicas, por isso, é interessante conhecer essa tecnologia e como ela pode agregar ao ambiente de trabalho. Por meios dos seguintes tópicos presentes neste artigo será possível entender como funciona essa ferramenta:
- O que é chatbot?
- Qual a importância do uso de tecnologia no setor de RH?
- Quais as finalidades de um chatbot de RH?
- Como implementar um chatbot eficiente no setor de RH?
- Principais vantagens de usar um chatbot para RH
- Quais são as tendências futuras de chatbots no RH?
Boa leitura!
O que é chatbot?
Um chatbot é um programa projetado com o uso de inteligência artificial para conversar com as pessoas por meio de mensagens de texto ou voz. Ele tem a capacidade de compreender e responder às perguntas do usuário de forma automática, semelhantemente a um diálogo humano.
Os chatbots são projetados para identificar palavras-chave e padrões de linguagem, permitindo-lhes compreender o contexto de uma conversa e oferecer respostas adequadas para cada questão.
Essa tecnologia pode ser integrada a uma variedade de plataformas, como softwares de RH, aplicativos de mensagens instantâneas, sites e dispositivos de som inteligentes.
Além disso, pode estar presente em vários setores, desde atendimento ao cliente e help desk até automação de processos e gestão de recursos humanos.
Qual a importância do uso de tecnologia no setor de RH?
O uso de tecnologia é essencial para o setor de RH. Para se ter uma ideia, de acordo com o estudo “Kenoby Trends — Panorama do RH 2019”, realizado com profissionais de diversos setores, 86% dos entrevistados afirmaram que o RH se tornou um setor estratégico e 96% acreditam que a tecnologia é importante para os processos do RH, como recrutamento e seleção.
A presença da tecnologia no setor de recursos humanos (RH) melhora os processos internos das empresas de diversas formas. Tais avanços tecnológicos no setor permitem automatizar tarefas da rotina desses profissionais, como recrutamento, seleção, controle de ponto, admissão, onboarding, folha de pagamento e gestão de benefícios.
Essas tecnologias trouxeram como consequência um RH mais estratégico, em que há menos tempo perdido com tarefas repetitivas e burocráticas e maior dedicação a atividades que exigem inteligência e estratégia, fomentando o crescimento do negócio.
Quais as finalidades de um chatbot de RH?
Um chatbot possui diversas possibilidades de uso que podem ser de extrema utilidade para o RH. Seus recursos ajudam a otimizar o tempo gasto com atendimentos, onboarding, treinamento, recrutamento, seleção e mais!
Atendimento a perguntas frequentes
O chatbot de RH é o suporte perfeito para o atendimento de perguntas frequentes. Ele pode fornecer ao colaborador respostas imediatas sobre benefícios, políticas internas, processos de admissão, treinamentos e demais assuntos. Assim, o RH não precisa usar seu tempo de trabalho atendendo e solucionando determinadas dúvidas, que agora podem ser respondidas pelo chatbot.
Recrutamento e seleção
Ao estabelecer uma comunicação com profissionais de fora da empresa, o chatbot consegue realizar atividades como recrutar ativamente profissionais específicos, triar candidatos interessados em vagas, marcar entrevistas, esclarecer dúvidas, aplicar testes e enviar feedbacks no processo seletivo.
A automação dessas atividades feitas pelo chatbot é útil para acelerar o processo de recrutamento e seleção, otimizando a rotina e o trabalho do RH.
Onboarding de novos funcionários
No processo de onboarding de novos funcionários, o chatbot pode fornecer informações sobre objetivo da empresa, funções dos cargos, benefícios, contatos internos, tarefas a serem feitas, cultura do negócio e oportunidades de crescimento.
Apesar de a ferramenta não substituir completamente o onboarding, ela possui um papel importante no processo de integração do funcionário, apresentando as informações principais.
Suporte a treinamentos e capacitações
O chatbot consegue de forma personalizada e prática fornecer materiais de treinamento e desenvolvimento, quizzes interativos, feedback instantâneo e até simulações de aprendizagem. Isso permite o estímulo ao desenvolvimento profissional e o esclarecimento de dúvidas.
Gestão de desempenho
Os chatbots de RH podem contribuir com a gestão de desempenho, fornecendo feedbacks, monitorando as principais métricas, definindo metas e acompanhando o progresso dos funcionários. Além disso, a ferramenta é capaz de fornecer diretrizes e recursos para o desenvolvimento contínuo, promovendo uma gestão eficaz e o crescimento profissional dos colaboradores.
Apoio ao desenvolvimento de carreira
Quando bem configurados, os chatbots de RH conseguem ser aliados no desenvolvimento de carreira dos funcionários, fornecendo orientação sobre carreira e informações sobre oportunidades de educação e treinamento, recomendando cursos e eventos relevantes, oferecendo recursos personalizados de plano de carreira e mais.
Como implementar um chatbot eficiente no setor de RH?
Segundo relatório do Mapa do Ecossistema de Bots 2020, do ano de 2019 para o de 2020, houve um aumento de 68% na relação de empresas que utilizam chatbots. Esse avanço na quantidade serviços e empresas oferecendo a tecnologia trouxe a grande dúvida de como implementar um chatbot eficiente para o RH.
Para fazer uma boa implementação, sugere-se seguir os seguintes passos:
- Determinar as necessidades da empresa;
- Escolher a plataforma de chatbot certa, a partir de busca ativa;
- Criar um banco de dados com perguntas e respostas;
- Desenvolver um fluxo de diálogo;
- Implantar, testar e ajustar o chatbot inteligente;
- Promover a adoção do programa pelos funcionários;
- Monitorar métricas;
- Fornecer suporte humano quando necessário.
É importante ressaltar que esse é um processo que exige cuidado e atenção, podendo levar tempo e dedicação maior da equipe de RH, mas que no fim, compensa bastante pelo trabalho que será reduzido graças ao chatbot.
Principais vantagens de usar um chatbot para RH
Um chatbot para RH conta com diversos benefícios, tanto para o setor de recursos humanos como para os demais funcionários e os candidatos de processos seletivos. Sua agilidade, disponibilidade e inteligência são fatores essenciais para a ferramenta ter se tornado tão adotada nas empresas. Veja a seguir quais são essas vantagens!
Atendimento 24 horas
Um dos benefícios de ter um chatbot de RH é seu funcionamento 24 horas por dia, o que permite prestar assistência ininterrupta aos trabalhadores. Esse recurso possibilita que os profissionais recebam respostas imediatas às suas dúvidas e preocupações, o que aumenta a eficiência do RH e a satisfação dos funcionários.
Redução de erros e retrabalho
Ao oferecer respostas consistentes e corretas, de acordo com políticas e procedimentos estabelecidos pela empresa, o chatbot no RH ajuda na redução de erros e retrabalho. Esse fator proporciona informações confiáveis e atualizadas que ficam disponíveis sempre, contribuindo para a eficiência das tarefas e minimizando erros humanos durante o trabalho.
Análise de dados e insights
A utilização de um chatbot em RH oferece vantagem pela sua capacidade de analisar dados e produzir insights importantes. Por meio da coleta e análise dos dados dos usuários, o chatbot pode identificar padrões e necessidades dos funcionários, o que, por sua vez, auxilia os profissionais de RH a tomar decisões mais estratégicas.
Eficiência operacional
Ao proporcionar a automatização de tarefas rotineiras do RH, como tirar dúvidas frequentes e fornecer informações importantes, o chatbot libera a equipe de recursos humanos para que ela foque em atividades mais estratégicas, agilize processos internos e aumente a produtividade. Graças a isso, a operação do departamento desse setor ganha mais eficiência e eficácia.
Melhoria da experiência do candidato
Outra vantagem do chatbot para o RH é a melhoria na experiência dos candidatos, já que ele dá uma assistência personalizada e específica para as pessoas que estão pleiteando uma vaga de emprego.
É bem comum que surjam dúvidas do candidato e que ele possa até sentir vergonha em perguntar, por exemplo. Porém, com um chatbot, é possível sanar qualquer pergunta sobre o processo em apenas alguns segundos e, além de poupar o tempo do recrutador, o recurso também é mais confortável para o candidato.
Agilidade e escalabilidade
Um chatbot consegue atender múltiplos usuários simultânea e instantaneamente, o que possibilita atender um grande volume de perguntas e demandas de forma escalável. Dessa forma, independentemente do número de solicitações, o chatbot pode respondê-las de imediato, garantindo um serviço rápido e sempre disponível para todos os profissionais.
Quais são as tendências futuras de chatbots no RH?
Atualmente, observa-se um amplo crescimento na adoção de chatbots e inteligência artificial tanto por empresas quanto por pessoas. Um estudo da Hibou revelou que mais da metade da população brasileira (54%) reconhece o impacto direto dessas ferramentas na sua rotina diária. Isso reflete a relevância crescente da IA como uma tecnologia que desempenha um papel importante no cotidiano das pessoas, inclusive do RH.
As tendências futuras de chatbots no RH vão ser destacadas principalmente pela implementação de inteligência artificial para maior compreensão e resposta precisa às necessidades dos empregados. Os chatbots devem ser cada vez mais personalizáveis e humanizados, adaptando-se às preferências individuais dos colaboradores.
Conclusão
A partir deste artigo, ficou perceptível que o chatbot é uma ferramenta revolucionária para o RH, surgindo como um forte aliado para deixar a rotina desses profissionais cada vez mais focada em estratégias.
Com as dicas apresentadas neste texto, será possível implementar um chatbot na sua empresa de forma eficaz para aproveitar todos os benefícios dessa tecnologia!
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