Muitas empresas adotam o cartão corporativo para facilitar a gestão das despesas diárias. Essa ferramenta, sem dúvida, traz uma série de vantagens. Mas, ter um cartão corporativo à disposição nem sempre é suficiente se ele não for bem gerido.
Dados divulgados na revista Veja sobre uma pesquisa da fintech Clara, realizada com 2.000 empresas no primeiro semestre de 2023, revelaram que as viagens a trabalho representam mais de 30% dos gastos com cartões corporativos.
Se uma empresa não acompanha de perto essas transações, arrisca gastar mais do que o necessário com as despesas diárias, comprometendo seu orçamento e, em última análise, sua saúde financeira.
Quer saber como garantir que o orçamento da empresa está sendo usado de forma responsável? Confira o que será explicado mais adiante neste artigo e tire todas as dúvidas sobre o uso de cartão corporativo:
- O que é um cartão corporativo?
- Quais os tipos de cartão corporativo?
- Como funciona um cartão corporativo?
- O que pode ser pago com o cartão da empresa?
- Quais os benefícios do cartão empresarial?
- Melhores práticas na gestão de cartões corporativos
Aprenda tudo sobre como funcionam os cartões corporativos para funcionários!
O que é um cartão corporativo?
O cartão corporativo, também conhecido como cartão empresarial ou corporate card, é um cartão de débito e/ou crédito emitido em nome de uma empresa. Ele é utilizado pelos colaboradores para cobrir despesas da rotina de trabalho, como viagens corporativas, refeições, compra de bens e pagamento de serviços.
No que diz respeito à legislação trabalhista brasileira, a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) não aborda diretamente o uso do cartão corporativo para cobrir despesas de trabalho. No entanto, há normas que orientam as despesas pagas com esse tipo de cartão.
Por exemplo, o artigo 457 da CLT estabelece que as diárias de viagens, quando excedem 50% do salário do colaborador, não são consideradas pagamento salarial e, portanto, não estão sujeitas a encargos trabalhistas.
Para que serve?
O objetivo principal do cartão corporativo é centralizar e gerenciar as despesas empresariais em uma única conta bancária. Ele permite o registro de todas essas despesas em uma fatura mensal, o que simplifica a contabilidade e reduz o tempo dedicado ao processamento e controle de custos.
Sem essa ferramenta, a empresa precisaria recorrer a métodos tradicionais de pagamento, como cheques ou reembolsos de despesas corporativas, que são mais suscetíveis a erros e fraudes. Esse processo pode ser menos eficiente e mais demorado, pois exige mais documentação e maior controle manual.
Quais os tipos de cartão corporativo?
Existem diversos tipos de cartões corporativos. Entre os mais comuns, estão o cartão pré-pago, o cartão pós-pago e o cartão de crédito para fornecedores. Cada um atende a diferentes necessidades e oferece benefícios para a gestão financeira das empresas.
Cartão pré-pago
O cartão pré-pago é uma modalidade que funciona com um saldo previamente carregado. Antes de utilizar o cartão, a empresa deve carregar uma quantia específica, que será o limite máximo disponível para despesas.
Por não estar vinculado a uma linha de crédito, o cartão pré-pago é muito usado para cobrir custos de viagens e eventos corporativos ou para fornecer uma forma controlada de gastos a funcionários que necessitam de uma quantia fixa para despesas específicas.
Cartão pós-pago
O cartão pós-pago opera de maneira similar a um cartão de crédito tradicional. Com ele, a empresa realiza compras e, ao final do ciclo de faturamento, recebe uma fatura detalhada com todas as transações realizadas. A empresa deve pagar o valor total da fatura geralmente em um prazo de 30 dias.
Com a função crédito habilitada do cartão pós-pago, a empresa pode fazer compras sem a necessidade de desembolsar o valor imediatamente.
Cartão de crédito para fornecedores
O cartão de crédito para fornecedores é uma modalidade destinada a facilitar pagamentos a fornecedores e parceiros comerciais. Diferentemente dos cartões pré-pagos e pós-pagos usados para despesas gerais, o cartão de crédito para fornecedores é configurado para transações B2B (business-to-business).
Para a Revista Forbes, “Os cartões de crédito corporativos são especialmente úteis para organizações que precisam gerenciar compras business-to-business, como equipamentos de escritório, suprimentos e hardware ou software de computador. Eles também são úteis para controlar despesas de viagem e entretenimento que os portadores de cartão de funcionários incorrem ao conduzir negócios em nome de sua empresa.”.
Uma das maiores vantagens do cartão de crédito para fornecedores é que ele pode ser configurado com limites específicos e condições de pagamento ajustáveis, dependendo do relacionamento comercial com o fornecedor.
Como funciona um cartão corporativo?
Em uma empresa, o número de cartões corporativos pode variar conforme as necessidades e a estrutura organizacional. Geralmente, não é necessário que cada funcionário possua um cartão corporativo.
Assim, os cartões são emitidos para gestores e colaboradores que desempenham funções que requerem frequentes despesas relacionadas ao trabalho, como viagens, representações e aquisição de materiais.
Quando e para que ele pode ser utilizado?
O uso do cartão corporativo pode ser necessário em diversas situações relacionadas às atividades profissionais da empresa. São situações que podem surgir de maneira variada e nem sempre seguem uma regularidade fixa.
No entanto, há sempre uma finalidade profissional. A utilização do cartão corporativo para fins pessoais é estritamente proibida e pode configurar abuso de poder ou apropriação indevida de recursos.
Quais as regras do cartão corporativo?
A ausência de uma legislação específica sobre o assunto coloca a responsabilidade sobre a empresa para estabelecer diretrizes que assegurem o uso correto dos cartões corporativos. Confira as regras principais para o uso e a gestão desses cartões na organização:
- Autorização prévia: o uso do cartão corporativo deve ser autorizado com antecedência pelo RH ou departamento financeiro da empresa;
- Limitação de uso: o cartão deve ser utilizado exclusivamente para despesas corporativas e não pessoais, com categorias e limites de gastos definidos;
- Restrições de categoria: despesas devem ser feitas apenas nas categorias autorizadas, como viagens, alimentação e suprimentos, e não para itens não relacionados ao trabalho;
- Recibos: todos os recibos e comprovantes das transações realizadas devem ser mantidos e apresentados junto dos relatórios de despesas;
- Reembolsos: os procedimentos para reembolso de despesas pagas com o cartão devem ser informados aos funcionários para assegurar a compensação em tempo hábil;
- Segurança do cartão: o cartão deve ser protegido contra uso não autorizado, com senhas seguras e monitoramento constante das transações. Em caso de perda ou roubo, deve-se informar imediatamente à instituição financeira.
As políticas internas de cada empresa são elaboradas para alinhar o uso dos cartões corporativos com suas práticas contábeis, objetivos estratégicos e requisitos de conformidade. Portanto, o que é aplicável e efetivo para uma organização pode não ser necessariamente adequado para outra.
O que pode ser pago com o cartão da empresa?
Entre os itens e serviços mais comuns pagos com o cartão corporativo, estão:
- Passagens aéreas, reservas de hotéis e transporte como aluguel de carros ou táxis;
- Gastos com refeições e entretenimento durante viagens ou em eventos corporativos;
- Compra de materiais de escritório e equipamentos;
- Pagamentos por serviços de consultoria externa, cursos e treinamentos;
- Custos relacionados a assinaturas de softwares e licenças de ferramentas;
- Despesas com campanhas publicitárias e materiais promocionais;
- Taxas para eventos corporativos, como conferências, feiras e seminários;
- Pagamentos para serviços públicos (como telefonia e internet) e assinaturas de publicações e jornais para a área de atuação da empresa.
Quais os benefícios do cartão empresarial?
Com o cartão empresarial, a empresa ganha em eficiência e controle financeiro, enquanto os colaboradores desfrutam de mais comodidade e agilidade em suas despesas. Entenda mais sobre as vantagens a seguir.
Vantagens para o RH e DP
Para o departamento de Recursos Humanos (RH) e o Departamento de Pessoal (DP), o cartão empresarial proporciona ganhos importantes que simplificam a administração financeira e aprimoram o controle de despesas:
- O cartão ajuda a controlar os gastos de forma centralizada para facilitar o acompanhamento dos orçamentos e evitar surpresas;
- Com o cartão, os processos de reembolso e a papelada são eliminados, tornando o trabalho administrativo mais simples e rápido;
- O RH e o departamento financeiro acompanham os gastos instantaneamente, ajustando orçamentos e corrigindo problemas com rapidez.
Vantagens para os colaboradores
Para os colaboradores, o cartão empresarial oferece facilidades que melhoram a experiência ao lidar com eventuais despesas profissionais:
- Com o cartão, os colaboradores podem cobrir despesas de trabalho diretamente, sem a necessidade de pagar do próprio bolso;
- O uso do cartão facilita a aquisição de bens e serviços necessários, especialmente durante viagens ou em situações urgentes;
- A utilização do cartão diminui a burocracia, já que reduz a necessidade de manter e enviar documentos para a solicitação de reembolsos.
Melhores práticas na gestão de cartões corporativos
A combinação de políticas bem definidas e ferramentas apropriadas ajuda a otimizar o controle das despesas, reduzir erros e fraudes, e alinhar a rotina de uso do cartão corporativo com as normas da empresa. Confira as melhores práticas:
- Utilizar ferramentas de gestão financeira e aplicativos bancários para acompanhar e revisar as transações em tempo real;
- Usar o cartão em total conformidade com as políticas internas da empresa, que definem regras sobre limites de gastos e procedimentos de autorização;
- Usar sistemas de gestão financeira para a criação de relatórios sobre os gastos, categorizando despesas por tipo, departamento e período;
- Realizar auditorias periódicas das transações do cartão corporativo para garantir que as regras estejam sendo seguidas e identificar qualquer irregularidade.
A implementação dessas melhores práticas deve ser coordenada por vários responsáveis dentro da organização, como o RH, o DP e o departamento financeiro.
Conclusão
Fica claro que o uso de um cartão corporativo deve ser acompanhado por boas práticas de gestão para realmente trazer os benefícios esperados. A simples adoção dessa ferramenta não garante por si só o sucesso na administração das despesas da empresa.
É necessária uma supervisão constante para evitar gastos desnecessários, prevenir fraudes e garantir a transparência nas transações. A empresa pode estabelecer políticas de uso, definir limites e monitorar os gastos realizados com o cartão corporativo.
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