O canal de denúncias nas empresas é uma ferramenta muito importante para a gestão de pessoas. Ele deve ser utilizado em situações em que os colaboradores se sintam prejudicados por vários motivos.
Por exemplo, imagine a seguinte situação: um colaborador sofre constantes situações de injúrias raciais de um novo colega de time. A situação se torna insustentável, afetando a saúde emocional deste funcionário, que cogita a possibilidade de pedir demissão.
Em meio a este cenário, o canal de denúncias nas empresas tem o papel fundamental de acolher, registrar a denúncia e tomar todas as medidas cabíveis, interna e externamente.
Além de contribuir com uma sociedade mais justa e igualitária, o canal de denúncia é um aliado na criação de postos de trabalho seguros para todos: funcionários, clientes, fornecedores e outras partes interessadas.
Para entender mais detalhes sobre este processo fundamental no dia a dia das companhias, os tópicos discutidos serão:
- O que é um canal de denúncias nas empresas?
- Quais são os tipos de canais de denúncias nas empresas?
- Qual a importância de um canal de denúncias na empresa?
- Quais os aspectos legais de um canal de denúncias?
- Como funciona o canal de denúncias na empresa?
- Como criar um canal de denúncia na empresa?
- Como o RH pode ajudar na implementação de um canal de denúncias?
Quer saber mais? Acompanhe esta leitura!
O que é um canal de denúncias nas empresas?
Um canal de denúncias nas empresas representa um sistema ou processo estabelecido para que funcionários, clientes, fornecedores ou outras partes interessadas possam reportar comportamentos impróprios.
Esse sistema permite que questões sérias sejam levantadas sem medo de retaliação e ajuda a empresa a identificar e corrigir problemas internos. Para que o canal de denúncias seja efetivo, a empresa deve monitorar a sua eficácia e realizar ajustes conforme necessário.
Entre as principais características do canal de denúncias, vale destacar que ele deve ser fácil de usar para os denunciantes seguirem com os processos. Ele pode existir por meio de:
- Telefone;
- E-mail;
- Formulários;
- Outras ferramentas adequadas.
A transparência também tem papel de destaque para um canal de denúncias, pois procedimentos e resultados das investigações devem ser comunicados de maneira transparente, legal e ética.
Quais são os tipos de canais de denúncias nas empresas?
Os canais de denúncias nas empresas podem variar em termos de formato e método de acesso, mas geralmente se enquadram em algumas categorias principais.
Entre os tipos de canais de denúncias nas empresas, todos devem priorizar o atendimento ao colaborador e a criação de um ambiente acolhedor, no qual a pessoa sinta confiança para relatar o ocorrido.
Canal interno
Os canais de denúncia internos são ferramentas importantes para que funcionários, clientes, fornecedores e outras partes interessadas possam reportar problemas de diversos tipos.
Entre eles, estão preocupações sobre condutas inadequadas, violações éticas, irregularidades financeiras, questões de segurança e assédio no local de trabalho.
Gerenciado de forma interna, este tipo de canal pode contar com acesso telefônico, por intermédio de uma linha direta para denúncias, muitas vezes com opção de anonimato.
Outra forma são os e-mails dedicados a este tipo de tratativa. Além dos e-mails, as empresas também podem utilizar formulários eletrônicos.
Canal externo
Os canais externos correspondem a estruturas fora da atmosfera da companhia. Esses canais podem ser contratados pelas empresas ou representados por organizações independentes que recebem denúncias e aconselham os denunciantes.
Existe ainda a opção de utilizar agências reguladoras, que têm o papel de receber essas denúncias em determinados setores de atuação, como saúde e direito.
Qual a importância de um canal de denúncias na empresa?
Segundo o Estudo 2023 – Canal de Denúncias da IAUDIT Tecnologias, os casos de assédio moral, abuso de poder, agressão física e desvios de comportamento no ambiente corporativo foram os motivos de 41,64% das denúncias dos trabalhadores.
Este dado demonstra o quão latente é a importância do canal de denúncia na empresa, oferecendo aos funcionários um meio seguro e confidencial para expressar preocupações sem medo de retaliação.
Além de soluções urgentes, os canais de denúncia podem oferecer opções valiosas para melhorar políticas internas, processos operacionais e a cultura organizacional na totalidade. Isso contribui para um ambiente de trabalho mais eficiente e ético.
Outro ponto fundamental é o fortalecimento da confiança da companhia. A existência de um canal de denúncias bem estruturado e eficaz pode fortalecer a confiança não apenas dos funcionários, mas também dos clientes, fornecedores e investidores da empresa, mostrando seu compromisso com a governança corporativa responsável.
Ainda sobre o estudo anterior, em entrevista ao Terra, o CEO do Grupo IAUDIT destacou que “os resultados oferecem percepções para as empresas aprimorarem os meios de comunicação de irregularidades”.
Em resumo, um canal de denúncias não é apenas uma ferramenta de conformidade, mas uma parte essencial da cultura organizacional que promove a responsabilidade, a justiça e o bem-estar de todos os envolvidos com a empresa.
Quais os aspectos legais de um canal de denúncias?
Assim como todo ambiente empresarial, o canal de denúncias também conta com uma legislação própria.
Entre as diversas normas, a lei garante que as denúncias sejam tratadas com imparcialidade e consistência, considerando os direitos de todas as partes envolvidas.
Lei 14.457/22
A Lei n.º 14.457, publicada em 2022, determina a obrigatoriedade do Canal de Denúncias em empresas com CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio).
A legislação impõe a adoção de medidas de prevenção e combate ao assédio sexual e a todas as formas de violência no mercado de trabalho. O não cumprimento da lei pode acarretar a aplicação de multas e outras penalidades pelo Ministério do Trabalho.
Lei 14.611/23
No âmbito de equidade de gênero, a Lei n.º 14.611, promulgada em 2023, fala sobre a igualdade salarial e critérios de remuneração justos entre homens e mulheres, para a realização de trabalho de igual valor ou exercício da mesma função.
A lei visa equiparar salários entre homens e mulheres para o exercício da mesma função.
Como funciona o canal de denúncias na empresa?
Cada empresa pode adequar o seu canal de denúncias a sua rotina e seu setor de atuação; porém, o funcionamento envolve as seguintes etapas: disponibilidade e acesso, confidencialidade, registro da denúncia, análise, resposta, comunicação e acompanhamento.
No pontapé inicial, a empresa disponibiliza um canal específico para receber denúncias, que pode ser um telefone, um e-mail dedicado, um formulário online seguro ou até mesmo um serviço de terceiros especializado em gestão de denúncias.
O denunciante costuma receber feedback sobre a denúncia que fez, embora detalhes específicos sobre as ações tomadas possam ser limitados devido a questões de privacidade e confidencialidade.
Alguns programas ainda incluem um processo de acompanhamento para garantir que as ações corretivas sejam eficazes e que não haja retaliação contra o denunciante.
A eficácia do canal de denúncias depende da transparência, da confidencialidade e da capacidade da empresa de investigar e responder de maneira adequada às preocupações levantadas pelos funcionários ou outras partes interessadas.
Como criar um canal de denúncia na empresa?
Agora que já foram explicados os tipos de canais e todos os aspectos legais, é chegada a hora de entender o passo a passo para criar um canal de denúncia efetivo.
Desenvolva um código de ética e conduta
Desenvolver um código de ética e conduta para uma empresa é essencial para estabelecer diretrizes claras sobre comportamento ético, responsabilidades e padrões de conduta esperados dos funcionários e da organização toda.
O código deve conter propósitos e objetivos, valores fundamentais, relacionamento com clientes e fornecedores, responsabilidade social e ambiental, cumprimento e aplicação do código.
É importante adaptar as diretrizes segundo a missão, os valores, a cultura e as necessidades específicas da sua empresa, bem como garantir que todos os funcionários entendam e se comprometam com os princípios estabelecidos.
Crie um canal formal
Para criar um canal de denúncia formal para uma empresa, é fundamental garantir que ele seja acessível, confidencial, e eficaz na gestão e resposta às denúncias.
O canal deve ser amplamente divulgado, de fácil acesso e conter todas as diretrizes de forma clara e objetiva, processo de tratamento com as denúncias, proteção contra retaliação, acompanhamento e responsabilidades.
Além da adaptação ao tamanho e à rotina de cada companhia, vale promover ativamente o canal de denúncia entre os funcionários para garantir que todos estejam cientes e confortáveis em utilizá-lo quando necessário.
Defina um comitê responsável
Para garantir que o canal de denúncias seja eficaz e gere confiança entre os funcionários e outras partes interessadas, é primordial estabelecer um comitê responsável pela gestão e supervisão das denúncias.
Esse comitê deve ser formado por colaboradores de todos os setores e níveis hierárquicos, a fim de torná-lo o mais diverso possível, agregando, assim, todos os públicos.
Treine os líderes e colaboradores
Treinar líderes e colaboradores para utilizar eficazmente o canal de denúncias é crucial para garantir que o sistema seja bem compreendido e utilizado corretamente, e gere confiança entre todos os envolvidos.
Como o RH pode ajudar na implementação de um canal de denúncias?
O departamento de Recursos Humanos (RH) desempenha um papel fundamental na implementação e gestão eficaz de um canal de denúncias na empresa.
Uma das principais atuações do RH se faz na triagem inicial das denúncias recebidas. Isso envolve receber as denúncias, avaliar sua gravidade e encaminhá-las para a equipe ou comitê responsável pela investigação adequada.
Conclusão
Independentemente do tamanho ou área de atuação, o canal de denúncia nas empresas é fundamental para promover ambientes de diversidade, acolhimento e segurança para colaboradores e parceiros.
O time de RH deve estar a frente de todo o desenrolar da criação e manutenção destes canais, garantindo confidencialidade e efetividade em todo processo.
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