Uma das principais responsabilidades do setor de Recursos Humanos (RH) é fazer o cálculo da folha de ponto dos funcionários.
Afinal, somente a partir desse documento é possível fechar a folha de pagamento, identificar problemas no cumprimento da jornada de trabalho dos colaboradores e definir estratégias para solucioná-los.
Caso o cálculo da folha de ponto não seja feito da forma correta, podem ocorrer erros relacionados à remuneração dos funcionários e até à gestão de escalas e projetos da empresa.
Para evitar esses problemas, o primeiro passo é entender como funciona e como calcular a folha de ponto da forma correta.
Pensando nisso, neste artigo, serão discutidos os seguintes tópicos:
- O que é a folha de ponto?
- Para que serve?
- O que diz a lei sobre a folha de ponto?
- O que é necessário saber antes de calcular uma folha de ponto?
- Principais modelos de folha de ponto
- Como realizar o cálculo da folha de ponto dos funcionários?
- Como otimizar o cálculo da folha de ponto?
Boa leitura!
O que é a folha de ponto
A folha de ponto é um documento que contém o registro de todos os dados relacionados à jornada de trabalho dos funcionários da empresa. Ou seja, ela reúne informações como horários de entrada e saída, intervalo intrajornada, faltas, atrasos e horas extras.
Para que serve?
A folha de ponto viabiliza o cálculo correto da folha de pagamento. Esse documento também é considerado uma ferramenta de transparência das relações trabalhistas. Afinal, ele serve para comprovar se o colaborador está cumprindo suas obrigações contratuais e legais.
Caso os dados da folha de ponto revelem excesso de horas extras e absenteísmo, por exemplo, o RH pode definir estratégias para solucionar esses problemas.
Além disso, por ter um valor jurídico, a folha de ponto também pode ser consultada em caso de auditoria e processos trabalhistas. Ou seja, esse documento contribui para a segurança jurídica da empresa.
O que diz a lei sobre a folha de ponto?
Segundo o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), toda empresa com mais de 20 funcionários é obrigada a fazer o controle da jornada de trabalho dos colaboradores.
Isso significa que ela deve adotar meios para registrar os horários de entrada, saída e intervalo dos trabalhadores, uma vez que isso comprova o cumprimento do seu horário de trabalho.
O texto ainda determina que esses registros podem ser feitos de forma manual, com o apoio de um sistema de ponto mecânico ou por sistema eletrônico. Em outras palavras, a folha de ponto é um documento que consolida e organiza os registros conforme orienta a lei.
O que é necessário saber antes de calcular uma folha de ponto?
O cálculo da folha de ponto exige que o RH conheça as normas da legislação trabalhista a respeito da jornada de trabalho e confira os contratos dos funcionários.
Afinal, é importante confirmar informações como o tipo de jornada estabelecido em contrato, a escala de trabalho adotada e os horários de entrada e saída do colaborador.
Após essa verificação, é possível verificar se os registros de ponto de cada funcionário seguem o que foi acordado em contrato.
Quais informações devem conter na folha de ponto para o cálculo?
A folha de ponto é um documento que reúne dados da jornada de trabalho de cada funcionário. Por isso, ela deve conter informações sobre os horários de entrada, saída, intervalos, horas extras, adicionais, entre outros dados relevantes relacionados à jornada.
O documento também pode conter observações e apontamentos, como faltas, atrasos, trocas de escalas e demais dados que influenciam no cálculo da folha de pagamento. Todos esses dados devem ser apresentados de forma organizada, de preferência incluindo detalhes como a data e o dia da semana referente a cada registro.
Além dessas informações, o documento também deve conter alguns dados sobre o funcionário, como nome completo, cargo, número do PIS, jornada de trabalho, entre outros. Esses dados são fundamentais porque a folha de ponto é um documento individual e intransferível. Portanto, é necessário identificar o colaborador.
Por fim, por ser um documento com valor jurídico que comprova a existência de um vínculo trabalhista, a folha de ponto também deve conter dados da empresa. Por exemplo, nome, razão social, CNPJ, endereço, contato, entre outros detalhes.
Principais modelos de folha de ponto
Conforme explicado, a CLT permite que a empresa faça o registro de ponto dos funcionários de forma manual, mecânica ou eletrônica.
Com base nesse texto, é possível adotar os seguintes modelos de folha de ponto:
Folha de ponto manual
A folha de ponto manual, também conhecida como registro manual ou livro de ponto, é considerada o método mais tradicional e simples do mercado.
Apesar disso, esse tipo de documento está relacionado a diversos problemas, como erros de registros e fraudes, colocando em dúvida a transparência e a veracidade dos dados.
Folha de ponto mecânica
A folha de ponto mecânica representa uma evolução em relação ao método manual. Afinal, nesse caso, o funcionário registra os dados da sua jornada com o auxílio do relógio de ponto, geralmente instalado na entrada da empresa.
Para isso, o colaborador só precisa inserir seu cartão na máquina, que registra seu horário de trabalho.
O problema é que esse relógio exige manutenção e tempo do RH para reunir os cartões e processar seus dados. Além disso, ele também está sujeito a fraudes, já que outra pessoa pode marcar o ponto do colaborador.
Planilha de folha de ponto
Uma alternativa moderna à folha de ponto manual é a planilha de folha de ponto. Nesse caso, o documento é criado e preenchido em uma planilha do Excel ou do Google Sheets.
O próprio funcionário pode inserir os dados da sua jornada no documento e compartilhá-lo com o RH, que vai consolidar e tratar essas informações. No entanto, apesar de ser mais eficiente do que o livro de ponto, a planilha também está sujeita a erros e fraudes, já que é preenchida manualmente.
Folha de ponto online
Por fim, a empresa pode adotar a folha de ponto online. Também chamado de folha de ponto digital, esse método é considerado mais fácil, prático e seguro.
Isso porque ele está associado ao ponto eletrônico, que conta com dispositivos de segurança e autenticação de dados para evitar erros e fraudes na marcação do ponto.
Além disso, o registro de dados pode ser consultado em tempo real pelo gestor, permitindo o acompanhamento inteligente da jornada dos colaboradores.
Outra vantagem desse modelo é que, dependendo do tipo de Registrador de Ponto Eletrônico (REP) utilizado pela empresa, o próprio sistema gerencia, analisa e fecha a folha de ponto automaticamente.
Por esse motivo, além de mais segurança e transparência de dados, a folha de ponto digital facilita o trabalho do RH, incluindo o cálculo da folha de pagamento.
Como realizar o cálculo da folha de ponto dos funcionários?
Confira a seguir o passo a passo do cálculo da folha de ponto e alguns exemplos para aprender a fazer esse processo na prática.
Passo a passo do cálculo da folha de ponto
- Confira as informações do contrato de trabalho de cada funcionário;
- Verifique as informações do registro de ponto do colaborador;
- Calcule as horas trabalhadas;
- Calcule as horas extras;
- Calcule o adicional noturno;
- Calcule o valor total da folha de ponto. Para isso, basta somar os resultados para encontrar o valor total da folha de ponto do trabalhador.
Exemplos de cálculos
Para entender como fazer o cálculo da folha de ponto, confira este exemplo prático.
Ana é uma assistente administrativa de uma empresa ligada à construção civil. No seu contrato, foi acordado que ela deveria cumprir uma jornada de 220 horas mensais ou 40 horas semanais, realizadas de segunda a sexta-feira.
Sua jornada diária começa às 8h e termina às 18h, sendo que ela tem direito a 2 horas de intervalo para o almoço. Para exercer esse cargo, Ana recebe um salário de R$ 2.000,00 por mês.
No entanto, na primeira semana de novembro, ela precisou cumprir 1 hora extra por dia para ajudar na organização de um evento. Além disso, na data escalada para o evento, Ana foi escalada para trabalhar das 22h às 00h.
Cálculo de horas trabalhadas
Horário de saída (18h) – horário de entrada (8h) = 10
9h – 2h de almoço = 8h trabalhadas diariamente.
Cálculo de horas extras
Primeiro, é necessário descobrir o valor da hora normal de trabalho de Ana. Para isso, basta usar a seguinte fórmula:
Valor da hora normal = valor do salário / número de horas trabalhadas por mês
No caso da funcionária do exemplo, o cálculo deve ser feito da seguinte forma:
Valor da hora normal = R$ 2.000 / 220 = R$ 9,09
Para encontrar o valor da hora extra, basta somar esse valor com 50%, referente ao acréscimo de hora extra:
Valor da hora extra = 9,09 + 4,54 (valor de 50% do acréscimo de hora extra) = R$ 13,63
Como Ana fez 1 hora extra por dia ao longo de uma semana (segunda a sexta) em novembro, esse valor deve ser multiplicado por 5:
Pagamento de hora extra no mês de novembro = 5 × R$ 13,63 = R$ 68,17
Cálculo de adicional noturno
Para encontrar o valor do adicional noturno, é necessário somar o valor da hora normal de trabalho com mais 20%, necessário para o cálculo do benefício.
Considerando o valor da hora normal de trabalho de Ana, encontrado anteriormente, o cálculo desse adicional deve ser feito da seguinte forma:
Total do adicional noturno = R$ 9,09 + R$ 1,81 (valor do acréscimo de adicional noturno)
Total do adicional noturno = R$ 10,90.
Como Ana trabalhou 2 horas durante o turno da noite, esse valor deve ser multiplicado por 2. Por isso, ela deve receber o valor de R$ 21,81 pelo adicional noturno no mês de novembro.
Cálculo do valor total da folha de ponto
Por fim, basta somar os resultados das contas anteriores para encontrar o total da folha de ponto.
Total da folha de ponto = 68,17 (valor total de horas extras) + 21,81 (valor total de adicional noturno)
Total da folha de ponto = R$ 89,98
Esse valor se refere ao pagamento adicional que a funcionária do exemplo deve receber em função da sua jornada de trabalho durante o mês de novembro. Por isso, esse valor deve ser contabilizado na sua folha de pagamento.
Vale lembrar que a empresa também pode calcular descontos em função de atrasos no trabalho.
Como otimizar o cálculo da folha de ponto?
Calcular e fechar a folha de ponto de cada funcionário da empresa é um trabalho longo e cansativo caso seja feito manualmente. Além disso, esse processo é suscetível a erros de cálculos e apuração de registros, já que são muitas etapas para executar.
Para evitar esses problemas, a solução é adotar uma estratégia que otimize o cálculo da folha de ponto. Hoje, isso é possível com o apoio de um sistema de controle de ponto eletrônico, especialmente do tipo REP-P, como a Pontotel.
Nossa plataforma é a melhor alternativa para registrar o ponto dos funcionários de forma segura, realizar o cálculo automático da folha de ponto, entre outros recursos avançados para otimizar a gestão e o tratamento do ponto.
Como a Pontotel torna o cálculo da folha de ponto mais simples e eficiente?
A Pontotel simplifica e otimiza o fechamento da folha de ponto porque automatiza esse processo, realizando-o em duas etapas.
Na primeira, nossa plataforma permite a realização de ajustes e o tratamento do ponto. Isso significa que o usuário pode verificar se os dados de registro de ponto estão corretos, inserir atestados médicos ou dispensas no sistema, entre outros apontamentos.
Além disso, é possível conferir e corrigir todos os pontos inconsistentes. Se o funcionário esqueceu de marcar o ponto em algum dia, por exemplo, essa informação pode ser inserida posteriormente.
Tudo isso é feito de forma ágil e automática, sendo que esses ajustes podem ser feitos para um ou mais funcionários de uma única vez.
Após conferir e corrigir todos os pontos, está na hora de seguir para a próxima etapa: o travamento da folha. Nessa fase, nenhuma alteração pode ser feita na folha de ponto.
Na plataforma da Pontotel, esse travamento pode ser acionado pelo RH ou pelo próprio funcionário, confirmando que ele concorda e está ciente dos dados registrados na sua folha de ponto.
Assim, o fechamento desse documento é concluído. Depois disso, ele pode ser enviado para o sistema de folha de pagamento integrado ao sistema.
No vídeo abaixo você pode conferir cálculos e ajustes da folha de ponto dentro da plataforma Pontotel, veja:
Além dessas facilidades, a plataforma também oferece recursos como múltiplas formas de registro de ponto, criação de mais de 30 tipos de relatórios, acompanhamento em tempo real, sistema de ponto em nuvem e muito mais!
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Conclusão
O cálculo da folha de ponto envolve várias etapas. Além de entender o que diz a legislação e conhecer as características da jornada de trabalho de cada funcionário, o RH ainda precisa analisar e tratar todos os dados registrados no controle de ponto adotado pela empresa.
Caso esse processo seja feito manualmente ou de forma mecânica, o RH precisará de mais tempo e, talvez, mais funcionários, para fechar a folha de ponto. Mesmo assim, a empresa corre o risco de cometer erros que vão impactar no pagamento e na relação de confiança com os colaboradores.
Por esse motivo, é importante adotar uma estratégia que facilite a realização de cálculos e otimize o fechamento da folha de ponto. Para isso, basta implementar um sistema de controle de ponto eletrônico completo, robusto e confiável, como a Pontotel.
Assim, o cálculo da folha de ponto e a gestão da jornada dos funcionários serão muito mais fáceis.
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