Fazer o cálculo das horas trabalhadas dos funcionários de uma empresa é uma das tarefas mais difíceis do setor de RH/DP. Isso porque, uma folha de ponto é composta por diversos horários que ao final do mês representam os dados da jornada de trabalho cumprida durante todo aquele tempo.
Essas informações são essenciais para o cálculo da folha de pagamento. Por isso, qualquer erro, pode trazer diversos prejuízos para uma empresa.
Nas próximas linhas, você vai entender a importância de calcular as horas trabalhadas, quais as previsões da lei e quais são as melhores ferramentas de controle de ponto! E ainda tem um bônus, disponibilizamos para uma planilha gratuita para te ajudar nesta tarefa!
Veja os principais assuntos que vamos tratar:
- Qual a importância de calcular as horas trabalhadas?
- Como calcular as horas trabalhadas?
- Como fazer apontamentos do cartão de ponto manual?
- Tipos de calculadora de horas trabalhadas
Vamos começar?
Qual a importância de calcular as horas trabalhadas?
Existem diversos motivos que demonstram o quanto é importante calcular as horas trabalhadas dos colaboradores, dentre eles podemos citar como os principais:
- O cumprimento das obrigações trabalhistas;
- A transparência na relação de trabalho;
- A obtenção de dados importantes sobre a produtividade da sua empresa.
Vamos entender melhor.
Cumprimento das obrigações trabalhistas
Conforme a legislação trabalhista, a jornada de trabalho de um funcionário regido pela CLT deve ser de 8 horas diárias. Essa regra é ressaltada pelo artigo 7°, inciso XIII, da Constituição Federal, determinando que um dia de trabalho não pode exceder as 8 horas diárias e 44 horas semanais.
Todavia, a jornada de trabalho pode ser acrescida de horas extras, desde que elas não ultrapassem o limite diário de 2 horas por dia.
Saber de todas essas regras é importante para ficar claro o porquê sua empresa deve fazer o cálculo de horas trabalhadas. Com esse cálculo a organização tem maior segurança jurídica, e consegue evitar processos trabalhistas.
Transparência na relação de trabalho
A transparência na relação de trabalho é um dos valores mais buscados por profissionais hoje em dia. E o cálculo de horas trabalhadas ajuda bastante nesse quesito.
Se a empresa mantém um bom controle e faz esse cálculo da forma correta, os funcionários possuem a certeza de que todo o seu tempo de trabalho será computado e calculado, e que ele irá receber exatamente pelo que trabalhou.
Por isso, um bom controle de horas e o cálculo correto ajuda com que os colaboradores tenham uma percepção positiva da empresa. Logo, faz com que eles sejam mais produtivos e apresentem bons resultados.
Dados importantes sobre a produtividade da sua empresa
Quando uma empresa coleta os dados da jornada de trabalho dos funcionários da forma correta, ela pode aplicar os resultados em sua gestão de pessoas.
Todos os meses, as empresas tem uma grande quantidade de horas trabalhadas para analisar. Dentre essas horas, estão dados importantes da jornada como atrasos, faltas, horas extras, saídas antecipadas.
Dessa forma, esses dados dizem algo sobre a rotina da sua empresa e fazem parte dos indicadores de gestão de pessoas.
Eles podem diagnosticar como está a produtividade dos seus colaboradores ou possíveis problemas na organização.
Se uma empresa está com uma taxa de absenteísmo muito alta, por exemplo, isso pode indicar que existe um problema organizacional que precisa ser analisado e corrigido, para os funcionários entregarem o melhor de seu trabalho.
Assim como o excesso de hora extra pode demonstrar que a empresa está enfrentando uma sobrecarga de trabalho, então precisa ser efetuada uma redistribuição ou a contratação de mais pessoal.
Como está o nível da sua gestão de horas trabalhadas? Responda abaixo e receba o resultado na hora!
Como calcular as horas trabalhadas?
Calcular as horas trabalhadas a mão é uma tarefa bastante difícil, ainda mais quando existem horários quebrados, pois, quando isso acontece, é necessário fazer a transformação dos minutos.
Vamos supor que o seu colaborador entre diariamente às 8h11 da manhã e encerre seu expediente às 17h59. Esses minutos quebrados devem ser transformados da seguinte forma:
- 11 / 60 minutos = 0,18
- 59 / 60 = 0,98
Após essa transformação, o cálculo fica mais fácil. Basta seguir a seguinte fórmula:
- Horário de saída 17,98 – horário de entrada 8,18 = 9,80
Isso quer dizer que, durante um dia de trabalho, o seu colaborador ficou o total de 9 horas na sua empresa. Todavia, ainda é preciso descontar o intervalo intrajornada, que corresponde ao horário de almoço.
Para isso, basta fazer o total do cálculo acima subtraindo a sua pausa, dessa forma:
- 9,80 – 1 hora de almoço = 8,80
Novamente, precisamos fazer a transformação: 0,80 x 60 = 48 minutos
Ao final de todo o cálculo subtraindo 1 hora de intervalo, o seu colaborador fez neste dia 8 horas e 48 minutos trabalhados.
Esse cálculo representa a jornada de um colaborador cumprida corretamente, mas, no dia a dia, podemos nos deparar com horários diferentes ou diversos horários para calcular.
Como fazer apontamentos do cartão de ponto manual?
Quando uma empresa utiliza o cartão de ponto manual, todo final de mês ela precisa tirar os apontamentos feitos naquele cartão.
Para isso, ela deve realizar a soma diária de todos os horários registrados para então descobrir se houveram atrasos, faltas, horas extras ou qualquer outra variação de jornada.
A melhor forma de fazer esses apontamentos é passando todos os dados para uma planilha. Dessa forma, você consegue organizar os pontos dos colaboradores em um único lugar e pode fazer uma soma mensal.
Isso porque, calculá-los a mão ou em uma folha de ponto manual é muito arriscado, justamente pelo cálculo que mostramos acima.
Agora, se você quer mesmo facilitar o cálculo do cartão de ponto, a melhor solução é trocar o seu sistema de cartão de ponto manual para um ponto eletrônico online ou alternativo.
No ponto alternativo, os seus colaboradores podem fazer o registro por meio de um computador ou dispositivos móveis (tablets e celulares).
Assim, o RH consegue conferir esses pontos diariamente, sem precisar lidar com todo o processo estressante de passar os horários para uma planilha ou somá-los à mão.
Pra te ajudar, veremos alguns exemplos de cálculos para que você consiga fazer os apontamentos do cartão de ponto, enquanto não troca o seu sistema de ponto.
Calculando as horas trabalhadas: Exemplos
Como vimos, uma jornada de trabalho pode apresentar diversas variações e, ao final do mês, após calcular os pontos diários, você terá todos os apontamentos.
Mas, para efeito de cálculo da folha de pagamento, é importante que você saiba como se calcula atrasos, hora extra e horas noturnas.
Jornada diária 8 horas de trabalho
Para recapitular, vamos relembrar como se calcula as horas diárias de uma jornada de trabalho.
Exemplo: Colaborador com jornada de trabalho de 8h
Neste exemplo, o colaborador faz em um dia de trabalho a seguinte jornada: Entrada 08h Saída 17h + 1 hora de intervalo:
- Horário de saída 17 – horário de entrada 8 = 9
- 9 – 1 hora de almoço = 8 horas trabalhadas
Esse é um cálculo bastante simples, pois não existem horários quebrados. Para complicar um pouco, vamos supor que determinado dia esse colaborador chegou ao trabalho com 30 minutos de atraso, quanto você deve descontar dele?
Cálculo de atraso
Nesse caso, é preciso saber o valor do salário e qual é a jornada mensal desse colaborador.
Vamos supor que ele ganhe mensalmente o valor de R$ 1500,00 e tenha uma jornada de trabalho correspondente a 220h mensais. Para saber quanto deve ser descontado desse atraso, vamos fazer o seguinte cálculo:
1 ° passo: Calcular quanto o colaborador ganha por hora
Para saber quanto o funcionário ganha por hora, basta dividir o salário dele por 220 horas que é sua carga horária mensal:
- 1500 / 220 = 6,82
O resultado é o valor que ele ganha por hora, agora devemos descontar o seu atraso.
Lembra que mais acima dissemos que horários quebrados devem ser transformados? Então é preciso fazer a transformação:
2° Passo: Fazer a transformação dos minutos de atraso
- 0,30 / 60 = 0,5
3° Passo: Descobrir o valor do desconto de atraso
- 6,82 x 0,5 = R$ 3,41
O valor de R$ 3,41 deverá ser descontado desse colaborador na folha de pagamento.
Cálculo de horas extras
Para saber quanto vale uma horas extra feita em um dia de trabalho, utilizaremos o mesmo exemplo acima.
Em uma jornada normal, esse colaborador entra às 8h e encerra o seu expediente às 17h. Porém, em determinado dia ele precisou ficar 1 hora a mais em seu trabalho resolvendo um problema de última hora.
Assim, nós já sabemos que ele ganha por hora R$ 6,82, mas a convenção coletiva determina que ele ganhe 50% de acréscimo por cada hora extra.
Para calcular o acréscimo dessa hora extra basta utilizarmos a seguinte fórmula:
- Hora extra com 50% = salário por hora x 1,5
- Hora extra com 50% = R $ 6,82 x 1,5 = R $ 10,23
Nesse caso, em um dia que ele fez 1 hora extra ele deverá receber R$ 10,23.
Se durante o mês, ele fizer mais do que 1 hora extra, basta repetir o cálculo pelo número de horas extras realizadas.
Cálculo de horas noturnas
No exemplo que utilizamos acima, não cabe o pagamento de adicional noturno ao colaborador. Mas, suponhamos que na mesma empresa existem colaboradores que atuam no horário noturno, ou seja, a partir das 22h.
Nesse caso, de acordo com o artigo 73 da CLT, esse trabalhador deverá receber a mais do que o trabalhador diurno. A porcentagem determinada pela lei é de um acréscimo de 20% sobre o valor da hora diurna.
Para saber o valor da hora noturna, você deve saber como calcular adicional noturno.
Novamente, utilizaremos o exemplo do colaborador acima que ganha R$ 6,82 por hora, os funcionários da mesma categoria que ele e trabalham em hora noturna deverão receber 20% de acréscimo, para descobrir o valor basta realizarmos a conta:
- 6,82 + 20 % = 1,36
- 6,82 + 1,36 = 8,18
O trabalhador noturno da mesma categoria deverá ganhar R$ 8,18.
Sabendo este valor, basta multiplicar pela quantidade de horas noturnas que ele realizou no mês e então, você saberá o valor que deverá acrescentar no salário mensal.
Até aqui, vimos diferentes tipos de cálculo e como calcular apontamento de cartão de ponto manual. Mas, com certeza, você já percebeu o quanto é complicado fazer o controle da jornada de trabalho e fazer os cálculos da folha de ponto a mão.
Por isso, é importante contar com o auxílio de alguma ferramenta, para que você consiga fazer essa tarefa da forma mais simples e eficiente possível.
Vamos te apresentar alguns tipos de calculadora de horas trabalhadas e então, basta escolher a melhor para sua empresa.
Tipos de calculadora de horas trabalhadas
Quando falamos sobre o cálculo de horas trabalhadas, já sabemos que se trata de uma tarefa bastante trabalhosa. Por isso, muitas empresas recorrem as famosas planilhas de controle de ponto.
A seguir vamos explicar como ela funciona e se realmente é uma boa saída.
Como usar a calculadora de horas trabalhadas no excel?
As jornadas diárias dos colaboradores são somadas em sua folha de ponto e, ao final do mês, você tem uma série de pontos a serem tratados. Mas, para descobrir os apontamentos, é necessário preencher a planilha diariamente. Veja a seguir:
Inserindo horas de entrada e saída
A planilha de controle de ponto no Excel é uma ferramenta bem simples de ser utilizada. Nela, você deve inserir diariamente os horários de entrada, saída e pausa para almoço de todos os funcionários.
Para os dias em que houver folga, você deverá deixar a célula em branco, para que não haja erro na hora dos cálculos.
Realizando esse processo, no fim do mês você terá as informações de horas trabalhadas, horas extras, horas noturnas, faltas e atrasos.
Fórmula para cálculo das horas trabalhadas no excel
A planilha de controle de ponto desenvolvida pela Pontotel possui uma fórmula para calcular as horas trabalhadas de cada colaborador.
Assim, basta preencher a planilha corretamente e ao final do mês você terá as informações de forma automática.
Mesmo sendo um meio prático e gratuito, precisamos ressaltar que essa não é a melhor calculadora de horas trabalhadas que você irá encontrar para sua empresa.
Como as informações são preenchidas manualmente, podem acontecer diversos problemas de segurança, ou até mesmo pode ser que a sua empresa não mantenha essas informações armazenadas de forma segura. Por isso, é aconselhável que esse seja um meio provisório.
Sistema de ponto
Quando se trata de controle de jornada de trabalho, um sistema de ponto eletrônico é sempre a melhor opção.
De acordo com o artigo 74 da CLT, estabelecimentos com mais de 20 funcionários devem obrigatoriamente fazer a anotação dos horários dos colaboradores por meio manual, mecânico ou eletrônico.
Os sistemas de ponto eletrônicos também podem ser utilizados pelas empresas. Eles representam uma grande mudança de cenário e otimização de tempo no controle da jornada de trabalho, uma vez que, no ponto eletrônico, os funcionários registram o horário diretamente no aparelho e as informações são enviadas para o sistema de tratamento.
Agora, você sabe qual é o melhor sistema de ponto do mercado? Vamos te mostrar!
Conheça a Pontotel: A plataforma de gestão de ponto que calcula as horas automaticamente!
A Pontotel é uma plataforma de registro e gestão de ponto online. Com ela, as empresas conseguem ter muito mais agilidade e eficiência no cálculo de horas trabalhadas.
Por funcionar de forma online, o plataforma Pontotel permite que a sua empresa acompanhe a jornada em tempo real. Em vista disso, você consegue visualizar os pontos no momento em que eles são batidos e pode fechar a folha no final do mês em questão de minutos!
Isso, porque os cálculos são feitos de forma automática, de acordo com a jornada cadastrada para aquele colaborador. Ao passo que ele vai registrando os pontos, os horários são somados e o sistema te mostra todos os atrasos, faltas, horas extras, horas noturnas e muito mais!
O melhor de tudo, é que com o aplicativo de gestão, é possível realizar o controle de horas até mesmo no celular.
Como fazer o controle de horas trabalhadas no celular?
A cada dia que passa, o nosso celular vem se tornando uma ferramenta cada vez mais útil. Inúmeros aplicativos prometem melhorar a nossa vida e até mesmo otimizar o nosso tempo.
Com o controle de ponto não foi diferente, ele chegou até nossas mãos com o ponto online. No sistema Pontotel, o registro pode ser feito por um celular com sistema operacional Android ou iOS.
Toda vez que você utiliza o celular para registrar o ponto, todas as atividades ficam registradas em um botão chamado “Mostrar Pontos Batidos”.
Com isso, o próprio colaborador pode observar todos os seus pontos registrados. Dessa forma, o gestor também pode acompanhar a jornada dos colaboradores utilizando um celular, o que representa ganho de tempo e eficiência.
Funcionalidades únicas
Nossa plataforma é preparada para receber regras de cálculo complexas. Ou seja, se o seu sindicato exige uma transformação de horas específica, com a plataforma Pontotel você não precisa sofrer.
Além disso, o sistema também calcula horas noturnas, intervalo interjornada, sobreaviso e possui mais de 30 relatórios com diversos indicadores para sua empresa.
Se quiser conhecer mais sobre o sistema, basta agendar uma conversa com um de nossos representantes e para adotar o sistema basta seguir três passos:
1° passo: Preencher o formulário abaixo e aguardar o contato de um representante comercial para uma demonstração;
2 ° passo: Explicar todas as suas necessidades e anseios;
3° passo: Definir a melhor solução para sua empresa e implantar!
A implantação da plataforma Pontotel é totalmente guiada, e depois, se precisar de uma ajuda, você ainda pode contar com o nosso suporte online, ou se preferir pode ligar para a gente e ser atendido de forma rápida e eficiente!
Conheça a melhor plataforma de controle de ponto: Pontotel!
A Pontotel é a melhor plataforma de controle de ponto do mercado. Somos uma solução de gestão e controle de ponto, impulsionada pela tecnologia e focada em reunir RH, gestores e colaboradores em um ambiente de transparência e eficiência. Com uma plataforma moderna e intuitiva oferece recursos para simplificar e aprimorar a gestão de jornada.
Conclusão
Chegamos ao fim deste artigo, viu como é importante calcular as horas trabalhadas dos seus colaboradores? E muito mais do que isso, sua empresa precisa encontrar uma forma fácil e eficiente de realizar o cálculo!
Ao longo deste texto, você viu como se calcula os apontamentos do cartão de ponto manual, como funciona os principais cálculos trabalhistas como: horas extras, atrasos e adicional noturno e ainda conheceu a melhor plataforma de ponto do mercado!
Calcular as horas trabalhadas não é uma tarefa fácil, mas com a ferramenta certa você verá que ela se tornará menos complicada.
