[GUIA] O que é, para que serve e quem deve enviar o Novo Caged?

Você sabe dizer quantas pessoas estão trabalhando com carteira assinada no Brasil?

Esse, com certeza, não é um dado fácil de ser coletado e, ao ler as notícias sobre o aumento ou a diminuição do desemprego, muitos pensam: “como eles captam essas informações?”. 

Bom, existem diversas formas de descobrir a atual situação do mercado de trabalho brasileiro, e uma delas é através do Caged.

Por isso, neste artigo nós vamos entender mais sobre o que significa essa sigla, para que ela serve, além de falar tudo sobre o que a sua empresa precisa estar atenta este ano. 

Para começar, esses são os assuntos que abordados ao longo do texto:

• O que significa Caged?
• Qual a finalidade do Caged?
• Quais foram as mudanças trazidas pelo Novo Caged?
• Quais os tipos de movimentações?
• Como se faz o Caged?
• Quando preciso enviar o Caged?
• Todas as empresas devem declarar?

Boa leitura!

O que significa Caged?

A sigla CAGED é uma abreviação para “Cadastro Geral de Empregados e Desempregados”.

Esse cadastro reúne informações sobre todas as admissões e demissões feitas pelas empresas que atuam de acordo com o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

Ou seja, todos os dados fornecidos pelo Caged são muito particulares e incluem apenas empregos formais, aqueles de carteira assinada.

Mas afinal, para que isso serve?

Qual a finalidade do Caged?

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) foi criado com o objetivo principal de monitorar as admissões e demissões de trabalhadores no Brasil, sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Esse registro é fundamental para acompanhar a dinâmica do mercado de trabalho, fornecendo dados que subsidiam políticas públicas de emprego e projetos governamentais de combate ao desemprego.

Desde a sua criação, em 1965, o CAGED passou por várias atualizações para se adaptar às necessidades modernas, como a integração com o eSocial, que unificou o processo de declaração de movimentações trabalhistas.

Além disso, o CAGED é uma ferramenta chave para a fiscalização do cumprimento das leis trabalhistas e também para viabilizar programas sociais como o Seguro-Desemprego.

Inclusive, segundo dados divulgados pelo próprio Caged, 188.021 postos de trabalho com carteira assinada foram abertos em julho de 2024, que representa um aumento de 32,3% em relação ao mesmo mês do ano de 2023.

Essas informações só são possíveis também graças aos dados enviados pelas empresas que realizam contratações formais. Mas, antes disso, é importante esclarecer uma dúvida muito comum. Afinal, ao contrário do que muitos pensam, Caged, RAIS e Dirf não são a mesma coisa.

Veja abaixo as diferenças:

Quais são as diferenças entre: Caged x RAIS x DIRF?

Os sistemas Caged e RAIS são parecidos, mas entre um e outro existe bastante diferença. 

Os dois são sistemas obrigatórios para todas as empresas. Entretanto, como vimos, o Caged só precisa ser informado pela empresa quando ela possui: admissões, demissões ou  transferências de colaboradores. 

Já a Relação Anual de Informações Sociais – RAIS, como o nome já diz, é um relatório anual em que a empresa informa todos os colaboradores que passaram por ela no período de um ano completo, de janeiro a dezembro. 

É então que acontece a confusão, pois os dois programas servem para que a empresa informe as movimentações de funcionários.

No entanto, devemos observar que a RAIS é um pouco mais complexa, já que envolve mais informações que o Caged, e deve ser entregue pelas empresas no período de janeiro até março. E, assim como o Caged, se a empresa deixar de fazer esse relatório, ela estará sujeita a multa. 

Outro ponto bastante importante sobre a RAIS é que, mesmo as empresas que não possuam colaboradores, elas devem realizar uma declaração. Essa declaração é chamada de RAIS negativa e você pode conferir mais informações sobre ela no portal do governo.

Já a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF, diferente das duas anteriores, é uma obrigação tributária, não trabalhista. Ela é obrigatória para todas as pessoas jurídicas e os dados são informados para a Secretaria da Receita Federal do Brasil. 

Segundo informações da Receita Federal, os itens que devem ser informados na DIRF, são:

• Os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no país;
• O valor do imposto sobre a renda e contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários;
• O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior;
• Os pagamentos a plano de assistência à saúde – coletivo empresarial.

Viu só, existem bastante diferenças entre essas três siglas. É importante ficar de olho para não confundir.

Quais foram as mudanças trazidas pelo Novo Caged?

Como dito mais acima, é normal que as pessoas tenham dúvidas de como funcionam esses dados ou de onde vem essas informações. Ainda mais quando mudanças ocorreram na forma de registro de informações. 

Antes de janeiro de 2020, sempre que uma empresa admitia ou demitia um funcionário, ela deveria enviar esses dados para o Caged. Após janeiro de 2020 e a criação da Portaria 1.127/2019 , o CAGED se tornaria  extinto para empresas de Grupo 3 (Simples Nacional).

Contudo, em  2021, tiveram novas mudanças. Quando as mudanças do E-Social foram anunciadas, visando a simplificação do envio de informações, pela Lei 13.844/2019, uma Portaria fora lançada para regulamentar a lei. 

Esta Portaria criada em 2020 decretou que, a partir de 2021, o CAGED e RAIS serão substituídos, integralmente, pelo eSocial. Portanto, o que antes era somente para empresas do Grupo 3, agora se estende para  os grupos 1, 2 e 3, exceto para empresas internacionais que contratam celetistas, para órgãos públicos e aos Grupos 4, 5 e 6.

O que mudou para a empresa:

Então, o CAGED e RAIS deixaram de existir? Não!

O Caged e RAIS ainda existem, o que mudou foi a forma em que, para algumas empresas, as informações são coletadas.

O fornecimento de dados será mais fácil e rápido, já que não há mais necessidade de repetir as informações, uma vez que estas estarão centralizadas em um só local, no E-Social. 

Para cadastrar o funcionário no E-Social, a empresa deve ter os seguintes dados do colaborador: 

• CPF
• Número do NIS (NIS/PIS/PASEP)
• Número, série, UF da carteira de trabalho e de previdência social
• Data de nascimento;
• Data de admissão;
• País de nascimento;
• Raça/Cor;
• Escolaridade;
• Endereço de residência do trabalhador;
• Tipo de contrato (Indeterminado ou determinado);
• Cargo;
• Salário e periodicidade de pagamento (Por hora, dia, semana, quinzena ou mês);
• Jornada Contratual.

É importante frisar que, segundo o manual Caged 2020, o Portal Caged continua a permitir o envio, de declaração de admissão ou desligamento, para empresas não desobrigadas e aos Grupos 4, 5 e 6, os quais  continuam obrigados a prestar informações ao Caged.

E para o colaborador?

As mudanças, para os funcionários, foram mínimas. A única coisa que eles têm de se atentar é, caso a empresa em que trabalhe seja dos Grupos 1, 2 e 3, se  o cadastramento no eSocial foi feito, já que as informações serão retiradas dali. Lembrando que, o próprio funcionário pode fazer o seu cadastramento, se quiser.

Quais são os tipo de movimentações

Existem dois tipos de movimentações : o de Admissão, quando a empresa admite alguém, e o de demissão, quando ocorre a rescisão de algum funcionário. Para mais explicações, mantenha a leitura:

Admissão

Em caso de admissão, a empresa deverá informar:

• Data da admissão;
• Quantas horas foram acertadas em contrato;
• Salário contratual;
• CBO.

Para saber qual é o número do CBO a ser cadastrado neste campo, você deverá pesquisar qual é a numeração correspondente ao cargo que está contratando. 

E pronto, basta salvar!

Demissão

Para a demissão, os dados informados são os mesmos, e a empresa deverá fornecer todas as informações do colaborador. 

O que muda é que o tipo de movimentação é a dispensa. No sistema, a empresa precisa justificar qual tipo de dispensa é aquela.

Após isso, serão informados:

• Data de admissão do colaborador;
• Horas contratuais;
• Salário;
• Cargo (CBO);
• Dia do desligamento. 

Os dados que devem ser informados ao Caged são super simples, e você deverá ter toda a atenção na hora de fazer essa declaração. 

Agora que já explicamos o que deve ser informado no Caged, vamos mostrar como fazer tudo isso  no sistema. 

Como se faz o Caged?

O Caged ainda é um daqueles portais do governo bem complicados, que possuem muitas particularidades. 

Para começar, se a sua empresa possui mais de 20 colaboradores, para entregar a declaração de sua empresa ao Caged é preciso obter a certificação digital. 

Essa certificação é adquirida no próprio sistema. 

Após isso, a empresa possui três formas de fazer a sua declaração: 

1. ACI Caged;
2. Caged Net;
3. Analisador Web;
4. Formulário Eletrônico do CAGED – FEC.

Vamos explicar como funciona cada uma delas nos próximos tópicos. Acompanhe!

 ACI Caged:

ACI Caged significa Aplicativo do Caged Informatizado. Ele é um programa disponível para download que permite que as empresas gerem sua declaração de Caged. 

Esse aplicativo é indicado para empresas que não possuem uma folha de pagamento, que já realizam o Caged automaticamente. 

Para fazer o download desse sistema, basta acessar o site do Caged através deste link. Nesta página, você deverá escolher a versão desejada, e clicar no botão “baixar”.

Caged Net:

O Caged Net é uma segunda etapa. Ele tem a função de recolher o arquivo de sua declaração, seja ela feita pelo ACI Caged ou pelo seu sistema de folha de pagamento. 

Depois de analisar a declaração, é só enviar para este sistema. Confira o passo a passo desse programa!

Analisador Web:

O analisador Web é desenvolvido para o estabelecimento que possui folha própria de pagamento, seu objetivo é adequar esta folha conforme o layout vigente do CAGED, validando, assim, a autenticidade do arquivo.

Formulário Eletrônico do CAGED – FEC:

O Formulário Eletrônico do Caged é indicado para empresas que possuem mais de 36 movimentações no mês. 

Você pode acessar o manual do FEC, para entender como acessar a página do FEC..

Enquanto explicamos como fazer a declaração do Caged, citamos um passo muito importante que vamos explicar melhor para você: a análise da declaração do caged. 

O que é analisar a declaração?

Toda vez que a sua empresa for gravar uma declaração no Caged, é extremamente importante que ela não contenha erros. 

Para isso, você deve usar o analisador de declaração do Caged. 

Através dele, você consegue conferir se a sua declaração está correta. Caso não esteja, pode ser que você se depare com duas mensagens: a primeira é a de ERRO, que diz respeito a quando a declaração não pode ser gravada e deve ser revisada. 

A segunda é AVISO, esta mensagem mostra que a sua declaração precisa de pequenos ajustes, mas poderá ser gravada da forma que está. 

Você pode analisar a sua declaração através do próprio aplicativo ACI ou através do portal do CAGED online. 

Dessa forma, acesse o site e siga os seguintes passos:

• Localize, no menu esquerdo do site, a opção analisar Caged;
• Clique em  Analisar Declaração Sem Certificado, caso a sua empresa tenha menos de 20 funcionários ou em Analisar Declaração Com Certificado, caso a sua já empresa possua o certificado;
• Nas duas páginas, você encontrará um campo para inserir o arquivo. Assim, basta clicar no botão localizar o arquivo em seu computador e finalizar no botão de “analisar”.

Quando preciso enviar o Caged?

Em 2014, foi instituído pelo Ministério do Trabalho e Emprego a portaria Nº 1.129, na qual consta uma lista de instruções a respeito do Caged. Inclusive a data em que a declaração deve ser enviada. 

Para o envio das declarações ao Caged, podemos destacar dois prazos: o Caged Mensal e o Caged Diário, vamos explicar a diferença entre os dois.

Caged Mensal

De acordo com o artigo 5° da portaria Nº 1.129, as informações do Caged devem ser enviadas até o dia 07 do mês subsequente em que ocorreu a movimentação dos empregados. 

Isso quer dizer que as empresas deverão fazer este processo apenas quando acontecer uma admissão ou demissão de funcionários. 

Caged diário 

O caged diário é aquele que deve ser feito no mesmo dia em que o colaborador começa a trabalhar na empresa. 

Mas, atenção: de acordo com o inciso I do artigo 6° da portaria, este processo só precisa ser feito quando o funcionário contratado estiver recebendo Seguro-Desemprego ou estiver prestes a receber. 

Isso porque não é permitido que um trabalhador receba o seguro desemprego se estiver empregado em outra instituição. Por isso, o envio dos dados ao Caged irá cancelar imediatamente o recebimento do benefício. 

E o que acontece se não declarar?

Você sabia que o atraso no envio das informações ao Caged pode acarretar em multas para sua empresa?

Segundo o artigo 10 da lei n° 4.923, a falta do envio de dados ao Caged pode acarretar em multa no valor de ⅓ do salário-mínimo regional por empregado. 

Além disso, também pode ocasionar em multa de 1/9 e ⅙ quando a declaração for feita dentro de 30 a 60 dias, após o término do prazo. 

Para descobrir o valor da multa, a empresa deve começar a contar a partir do término do prazo de envio das declarações ao Caged, no caso, o dia 07 do mês subsequente ao da movimentação. 

Ainda a respeito do envio da declaração ao Caged, muitas empresas ficam em dúvida sobre sua obrigatoriedade. Será que todas são obrigadas a declarar?

Vamos descobrir!

Todas as empresas devem declarar?

Como já, anteriormente, falado, desde 2020 as empresas e empregados dos Grupos 1,2 e 3 ficam desobrigados de declarar o CAGED, uma vez que a transmissão das informações será feita pelo Sistema do E-Social. Portanto, a obrigação, atualmente, é a declaração no Sistema do E-Social. 

Mas atenção, nesta declaração alguns colaboradores podem ficar de fora, são eles:

• Servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas; 
• Trabalhadores avulsos;
• Diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/entidade tenha optado pelo recolhimento do FGTS;
• Servidores públicos não-efetivos;
• Servidores públicos cedidos e requisitados; 
• Dirigentes sindicais;
• Diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS; 
• Autônomos; 
• Eventuais; 
• Ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores);
• estagiários  regidos pela Portaria MTPS nº 1.002 e lei nº 6.494; 
• Empregados domésticos residenciais; 
• Cooperados ou cooperativados; 
• Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por lei estadual; 
• Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por lei municipal;
• Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Tempo Determinado.

Observação:  Após a reforma trabalhista de 2017, o Caged passou a incluir as opções de Trabalho Intermitente, Teletrabalho e Trabalho Parcial, todas aceitas pela nova lei trabalhista.

Já a lista de cargos que devem ser declarados,  é bem menor do que a lista dos que não precisam. Vamos conferir:

• Empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência, ou para prestação de trabalho intermitente; 
• Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado;
• Trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural;
• Menor Aprendiz;
• Trabalhadores temporários, de forma opcional. 
• Novas categorias criadas na modernização trabalhista,

Conclusão

Após a leitura deste artigo, agora você sabe o que é o Caged, para que ele serve, quais alterações ele sofreu em 2021, quando ele deve ser enviado e, o mais importante, quais são as multas que sua empresa pode sofrer se deixar de declarar o Caged. 

Bom, espero que você tenha feito uma ótima leitura até aqui. Continue acompanhando o blog Pontotel.