Em 1943, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) foi estabelecida, tornando obrigatório o registro da jornada dos funcionários nas empresas do Brasil. Durante esse período, surgiram diferentes métodos de registro de ponto, incluindo o caderno de ponto, uma forma de anotação de entradas e saídas que é considerado hoje um método antiquado.
Apesar das diversas novas tecnologias que modernizaram e facilitaram o registro de ponto dos colaboradores, ainda há empresas que insistem em usar métodos antigos, como o caderno de ponto, que diminuem a eficiência e atrasam a rotina corporativa.
Agora, já é possível realizar a marcação de ponto utilizando sistemas robustos, que garantem a autenticidade da marcação e dão mais liberdade para os funcionários, atendendo as novas mudanças do setor corporativo, como a necessidade de trabalho externo ou home office.
Este artigo explicará com detalhes o que é o caderno de ponto, como é seu funcionamento e se ele ainda é útil atualmente. Além disso, será possível entender qual a melhor alternativa a esse modelo. Veja os tópicos que serão abordados:
- O que é o caderno de ponto?
- Como funciona o caderno de controle de ponto?
- O que diz a lei sobre o caderno de ponto de funcionário?
- Quais as desvantagens em usar um caderno de ponto?
- Como escolher um bom sistema de registro de ponto?
- Por que a plataforma da Pontotel é a melhor?
Quer entender como funciona o caderno de ponto e descobrir a melhor opção de gestão de jornada de trabalho para sua empresa? Então, acompanhe o texto e tenha uma boa leitura!
O que é o caderno de ponto?
O caderno de ponto é um documento em papel usado para realizar o registro de informações sobre a jornada do trabalhador, como horários de entrada, saída e pausas. Ele possui uma configuração padrão, em que há espaços determinados para cada dia da semana, onde os colaboradores registram suas marcações.
O registro nesse caderno é feito manualmente e conta com uma assinatura ou carimbo como forma de segurança da informação. Geralmente, tais cadernos são adquiridos em livrarias e papelarias, mas também podem ser encontrados para download na internet, possibilitando impressão a personalização próprias.
Caderno de ponto e livro de ponto são iguais?
Sim, os termos caderno de ponto e livro de ponto são usados para definir o mesmo objeto: um papel, livro ou caderno impresso no qual os funcionários anotam seus registros de jornada segundo os espaços predeterminados no documento. Logo, sempre que alguns dos termos forem utilizados, eles estão se referindo ao documento de registro de jornada.
Como funciona o caderno de controle de ponto?
No dia a dia, o caderno de ponto fica localizado em um espaço estratégico da empresa, normalmente na entrada. Ao chegar ou sair do local de trabalho, os funcionários registram manualmente seus horários, escrevendo as horas de chegada, saída para o almoço, retorno do almoço e saída no final do expediente.
Diariamente, um funcionário, geralmente do setor de Recursos Humanos, fica responsável por fazer a conferência desses registros, observando se todas as informações estão corretas e se não há inconsistências.
Após isso, com base nos dados do caderno de ponto, o setor responsável realiza o cálculo das horas trabalhadas para cada funcionário, o que pode demandar um tempo considerável e estar sujeito a equívocos.
Por fim, os registros do caderno de ponto, juntamente com outras informações, precisam ser arquivados para cumprir os requisitos legais de documentação trabalhista.
O que diz a lei sobre o caderno de ponto de funcionário?
O caderno de ponto é um método de registro antigo, por isso, causa diversas dúvidas jurídicas para quem pensa em utilizá-lo atualmente. A seguir, será possível entender quais as determinações da lei sobre esse assunto.
Portaria 671 do MTE
A Portaria 671 do MTE, publicada em 8 de novembro de 2021, trouxe alterações importantes na legislação trabalhista brasileira, incluindo mudanças nas regras de registro de ponto.
Até então, o caderno de ponto era uma das poucas alternativas permitidas para registrar a entrada e saída dos empregados. Contudo, essa portaria passou a autorizar a utilização de sistemas alternativos de registro de ponto, como o Registrador Eletrônico de Ponto (REP).
Caderno de ponto ainda pode ser usado?
Sim. Apesar de não ser a melhor escolha para a empresa, esse modelo segue sendo uma opção, conforme o artigo 74 da CLT orienta:
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”
Entende-se, então, que a legislação permite o uso de registro manual, mecânico ou eletrônico, e o caderno de ponto está inserido no formato manual.
Requisitos para registradores de ponto
Os requisitos para um registrador de ponto foram definidos, mais recentemente, pela Portaria n.º 671, de 08 de novembro de 2021. Conforme a portaria, o registrador de ponto deve:
- Ser certificado pelo Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI);
- Emitir o arquivo-fonte de dados (AFD), que contém todas as informações registradas pelo REP, no formato estabelecido pelo Ministério do Trabalho e Previdência;
- Emitir o arquivo eletrônico de jornada (AEJ), que é uma versão resumida do AFD;
- Possuir memória capaz de armazenar pelo menos 1 ano de registros de ponto.
- Estar disponível para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho;
- Permitir a identificação do empregador e do estabelecimento, bem como do empregado que está registrando o ponto;
- Registrar a data e hora da marcação de ponto;
- Registrar a identificação do empregado que está registrando o ponto, por meio de código, cartão ou outro meio de identificação;
- Registrar o motivo da marcação de ponto, quando for o caso, como entrada, saída, intervalo, horas extras, etc;
- Possibilitar a identificação do operador que está fazendo a leitura ou alteração dos registros.
Quais as desvantagens em usar um caderno de ponto?
Muitas empresas insistem em usar o caderno de ponto atualmente. Apesar de ser um formato tradicional e de costume de muitas organizações, ele está atrasado e é um formato de difícil gestão e pouca segurança. A seguir, será possível entender essas desvantagens.
Imprecisão nos dados do ponto
O caderno de ponto, por ser preenchido manualmente, está sujeito a imprecisões devido a falhas humanas, como esquecimentos ou erros de registro. Além disso, a falta de controle rigoroso sobre as marcações pode resultar em informações incorretas, comprometendo a veracidade e confiabilidade dos dados de entrada, saída e intervalos do trabalhador.
Dificuldade na gestão
Por se tratar de um sistema manual, o caderno de ponto tem uma gestão mais difícil, por exigir atividades como administração de múltiplos cadernos, garantia de precisão das anotações e verificação constante dos registros, o que demanda mais tempo e esforço do setor de RH, podendo ocasionar uma sobrecarga.
Ainda, vale ressaltar que os cadernos de ponto precisam ser guardados com segurança, longe de possíveis causadores de danos físicos, como água ou altas temperaturas, o que necessita de um espaço físico adequado, gerando mais uma preocupação para a gestão da empresa.
Potencial para fraudes
O caderno de ponto não possui nenhum sistema antifraude; a assinatura é o único recurso de segurança presente. Sendo assim, ele é suscetível à manipulação para fins fraudulentos, podendo ocorrer marcações falsas de horários, assinaturas forjadas ou alterações após a assinatura.
Além disso, essa fragilidade compromete a segurança jurídica da empresa, aumentando a possibilidade de envolvimento em processos trabalhistas e dificultando sua defesa, uma vez que o caderno de ponto pode ser suscetível a manipulações e fraudes.
Como escolher um bom sistema de registro de ponto?
Como já apresentado, o caderno de ponto é uma alternativa ultrapassada para o controle e registro de ponto. Atualmente, já existem sistemas mais modernos para gestão de jornada dos funcionários, que proporcionam mais praticidade, agilidade, economia e segurança para as empresas e seus colaboradores.
Para escolher um bom sistema de registro de ponto, considere soluções robustas que ofereçam facilidade de uso, precisão nas marcações, integração com folha de pagamento e conformidade com a legislação. Os sistemas de ponto online, por exemplo, são opções eficientes que garantem maior controle, transparência e tecnologia para o registro de ponto.
Graças às novas tecnologias para o setor corporativo, agora as empresas podem contar com plataformas de controle e registro de ponto, que possibilitam a marcação de ponto em diferentes dispositivos, contam com medidas de segurança e integram diversos sistemas em um único painel.
Logo, o mais interessante é buscar empresas que forneçam plataformas de ponto online, porque elas possuem ofertas para organizações de todos os segmentos e tamanhos, possibilitando a modernização do negócio com um melhor custo-benefício.
Por que a plataforma da Pontotel é a melhor?
A Pontotel é uma plataforma de controle e registro de jornada que facilita a gestão de ponto. Nosso sistema de ponto online é o melhor porque conta com diversas funcionalidades que possibilitam a marcação de ponto em inúmeros dispositivos, online e offline, sendo atrelado a recursos de segurança que garantem a autenticidade da marcação.
Somos uma plataforma completa que torna a gestão de pessoas descomplicada e proporciona mais autonomia aos funcionários, que podem focar seus esforços em mais estratégias e menos atividades operacionais. Veja a seguir como a Pontotel pode simplificar e aprimorar a gestão de jornada do seu negócio.
Automatização inteligente
A Pontotel conta com automatização em diversas funcionalidades, reduzindo o tempo que seria gasto pelo RH com produção de relatórios e levantamento de dados. De forma automática e com apenas alguns cliques, nosso sistema gera relatórios e apresenta dados, como taxas de absenteísmo e de pontualidade.
Além disso, a automatização do nosso sistema possibilita a construção de um banco de horas robusto, o cálculo de horas automático e o acompanhamento de dados em tempo real, diminuindo as preocupações do RH sobre o funcionamento do registro de ponto.
Redução da sobrecarga de trabalho
Nossa plataforma de ponto digital automatiza registros, reduzindo tarefas manuais do RH, como cálculos de horas extras e tratamento de dados. Esse recurso libera tempo para os profissionais focarem em atividades estratégicas, minimizando erros e evitando a sobrecarga no trabalho.
Transparência nas relações de trabalho
A Pontotel traz mais autonomia e segurança para o trabalhador e a empresa, aumentando a transparência nas relações de trabalho. Isso só é possível porque os colaboradores fazem seu registro com visibilidade direta de suas horas trabalhadas, enquanto a gestão sabe que o sistema conta com recursos que garantem a autenticidade.
A interface da plataforma permite a visualização atualizada e em tempo real das informações sobre a jornada de trabalho, assim, tanto funcionário como empresa conseguem fazer o acompanhamento das horas trabalhadas e solicitar ajustes pelo próprio sistema, caso verifiquem algum erro ou inconsistência.
Garantia na integridade de dados
Nossa plataforma garante integridade dos dados ao fornecer diversas medidas de segurança para assegurar a autenticidade do registro, como uso de senhas, geolocalização, foto, reconhecimento facial e gravação de voz.
Preencha o formulário de contato abaixo que um de nossos especialistas entrará em contato para apresentar todos os recursos da Pontotel e mostrar como podemos simplificar a rotina do seu RH e Departamento Pessoal.
Conclusão
Neste artigo, foi possível observar que o caderno de ponto, apesar de ser um método historicamente utilizado para o registro e controle de jornada dos funcionários, demonstra-se cada vez mais ultrapassado diante das demandas e dos avanços tecnológicos atuais, mesmo que ainda seja permitido por lei.
Se sua empresa visa otimizar a gestão de tempo, aumentar a precisão nos registros e garantir conformidade legal, ficou notório que investir em sistemas modernos de registro de ponto é o melhor a se fazer. Ao adotar uma abordagem inovadora, a empresa demonstra seu comprometimento com a conformidade legal e o bem-estar dos colaboradores.
Seguindo as dicas apresentadas neste texto, será possível escolher o melhor sistema e garantir maior segurança, autonomia e eficácia para todos os funcionários no processo de controle de ponto.
Gostou de aprender sobre esse assunto? Então, compartilhe este texto com seus colegas de trabalho para eles também aprenderem sobre o caderno de ponto e as novas opções de controle de jornada e continue acompanhando o blog Pontotel para se atualizar diariamente com as novidades do setor corporativo.
