A política do Bring Your Own Device, também conhecido como BYOD, tem ganhado popularidade no mundo corporativo.
Sua fama ganhou força com o crescimento do uso de dispositivos móveis, que já são considerados ferramentas indispensáveis tanto para a vida pessoal, quanto para a profissional.
Porém, apesar de agilizar e flexibilizar a execução das atividades laborais, essa política também tem suas desvantagens, como a perda de controle sobre a jornada de trabalho.
Por isso, o BYOD ainda gera muito debate entre empresários e gestores de Recursos Humanos (RH), que buscam estratégias confiáveis e eficientes para otimizar o trabalho de seus colaboradores.
Para te ajudar a entender esse assunto e tomar a melhor decisão para a sua empresa, neste artigo, vamos discutir os seguintes pontos:
- O que é BYOD?
- Como funciona a política de BYOD?
- O BYOD traz algum benefício para as empresas?
- E as desvantagens?
- Como tornar o BYOD uma boa experiência?
- BYOD e controle de ponto qual a relação?
Boa leitura!
O que é BYOD?
A sigla BYOD se refere a expressão inglesa Bring Your Own Device, que pode ser traduzida como “Traga Seu Próprio Dispositivo”.
Seu significado pode parecer estranho, mas está totalmente relacionado ao conceito e a aplicação desse termo.
Afinal, BYOD é uma política que tem sido adotada por muitas empresas com o objetivo de permitir que seus colaboradores utilizem seus próprios dispositivos móveis para trabalhar.
Ou seja, eles podem usar seus próprios smartphones, tablets e notebooks para utilizar os recursos e serviços disponíveis na rede corporativa.
Como surgiu esse conceito?
Ninguém sabe ao certo quando o conceito de BYOD foi concebido. Mas os especialistas sugerem que o termo começou a ganhar força a partir de 2009.
Nesse ano, a Intel, empresa referência no setor de tecnologia, passou a adotar essa prática para melhorar o ambiente de trabalho e aumentar a produtividade de suas equipes.
Depois disso, outras empresas começaram a experimentar o bring your own device em seus próprios ambientes corporativos.
E o que era para ser um teste, acabou se transformando numa política permanente e numa tendência que se espalhou por vários setores.
Além das suas funcionalidades, essa disseminação foi motivada principalmente pela evolução da tecnologia.
Afinal, a expansão do mundo mobile e o processo de transformação digital das empresas, também provocaram mudanças importantes no mercado de trabalho.
Agora, as jornadas de trabalho também podem ser flexibilizadas, a comunicação pode ocorrer de forma mais rápida e eficiente e os colaboradores já estão mais familiarizados com o uso de dispositivos digitais.
Nesse contexto, não faz mais sentido impedir que os colaboradores façam suas atividades profissionais através de seus próprios dispositivos.
Por isso, a política de BYOD tem ganhado tantos adeptos.
BYOT e BYOD são a mesma coisa?
Não são a mesma coisa, mas estão interligados. Na verdade, o conceito de BYOT é considerado uma variação do termo BYOD.
Afinal, a sigla BYOT é uma abreviação da expressão Bring Your Own Technology, que pode ser traduzida como “traga sua própria tecnologia”.
Por isso, podemos dizer que o BYOD indica uma política mais robusta e completa, que envolve não só o uso de softwares, mas também de hardwares (dispositivos móveis).
Em contrapartida, o BYOT se refere a uma política mais restrita, focada apenas na manutenção de softwares e sistemas utilizados pelos profissionais durante sua jornada de trabalho.
Como funciona a política de BYOD?
Como explicamos acima, o BYOD se trata de uma política corporativa na qual a empresa permite que seus funcionários utilizem seus próprios dispositivos para acessar redes e sistemas da empresa.
Para adotar essa prática, o ideal é que a empresa defina diretrizes de uso, política interna de uso de equipamentos externos, regras de segurança, entre outras normas.
Assim, a organização consegue se resguardar de eventuais problemas relacionados a questões jurídicas e cibersegurança.
Por isso, a política de BYOD não deve ser baseada apenas em conversas informais, mas também em documentos, manuais de boas práticas, entre outros recursos que delimitam o uso do dispositivo móvel para trabalho.
O BYOD traz algum benefício para as empresas?
Além da transformação digital das empresas, o sucesso do BYOD também está relacionado aos benefícios proporcionados por essa prática. Conheça alguns deles abaixo:
Ganho de produtividade
Como o colaborador já está familiarizado com o próprio dispositivo, a execução das atividades laborais através dessa ferramenta acaba se tornando muito mais fácil e rápida.
Afinal, o funcionário não precisa se adaptar ao uso de um novo aparelho, que muitas vezes tem um sistema operacional, entre outras características técnicas, bem diferentes do que ele já está acostumado.
Como essas etapas não precisam ser executadas, o funcionário só precisa aprender a utilizar a rede corporativa através do seu próprio equipamento.
Assim, é possível economizar tempo, evitar preocupações desnecessárias e se preocupar apenas com seu próprio trabalho, não deixando que outros fatores influenciam em sua produtividade.
Redução de custos
Uma das grandes vantagens do BYOD é a redução de gastos com a aquisição e atualização de dispositivos para uso corporativo.
Afinal, como o colaborador utiliza seu próprio dispositivo para trabalhar, ele também é responsável pela manutenção e substituição de seus aparelhos.
Ou seja, de certa forma, a empresa transfere a responsabilidade de atualização dos dispositivos de uso corporativo para o colaborador.
Assim, a organização consegue reduzir seus gastos e o funcionário tem a possibilidade de investir numa tecnologia mais avançada não só para otimizar sua vida profissional, mas também para seu próprio benefício.
Flexibilidade
A flexibilidade de uso é mais um grande benefício proporcionado pela adoção da política de BYOD.
Como o colaborador pode acessar a rede corporativa do seu próprio dispositivo móvel, ele pode trabalhar quando e onde quiser.
Sendo assim, os horários de trabalho se tornam mais flexíveis, o que viabiliza a adoção do regime de trabalho home office ou modelo híbrido.
Velocidade
Em comparação ao uso de aparelhos oferecidos pela empresa, os colaboradores conseguem utilizar todas as funções e recursos do dispositivo móvel com mais agilidade.
Por isso, essa medida permite o aumento da velocidade da produção, ou seja, os colaboradores conseguem produzir mais em menos tempo.
E as desvantagens?
Todas as políticas adotadas por uma empresa têm seus prós e contras. Com a política do BYOD, isso não é diferente.
Sua principal desvantagem está relacionada a segurança de dados, que torna a empresa mais suscetível a invasões, vazamento de informações, entre outros problemas.
Mas, como explicamos abaixo, esse não é o único ponto negativo dessa prática.
Riscos de invasão e roubo de dados
A falta de segurança é um dos principais obstáculos da adoção do BYOD nas empresas. O problema é que os sistemas corporativos estão mais sujeitos a ataques quando são utilizados em dispositivos móveis.
Afinal, o colaborador pode tentar acessar o sistema utilizando uma conexão desconhecida e criptografias de segurança.
Além disso, como o funcionário utiliza seu smartphone, computador ou tablet para outras atividades além do trabalho, o risco de acessar links corrompidos e receber arquivos maliciosos contendo malwares, spywares, entre outros vírus, é bem maior.
Caso isso ocorra, os cibercriminosos podem não só invadir as contas pessoais do seu funcionário, mas também encontrar brechas para invadir a rede corporativa.
Nesse contexto, a empresa pode enfrentar diversos problemas, como roubo de dados e informações sigilosas, operações fraudulentas, entre outras situações.
Segurança da informação comprometida
Se o colaborador não utilizar um bom antivírus no seu dispositivo móvel e não adotar condutas de segurança digital, pode comprometer a integridade de dados e informações de toda a empresa.
Além de aumentar os riscos por invasão e roubo de dados, informações sigilosas da organização e dos próprios profissionais podem ser expostas, colocando em risco a segurança física e virtual de todos os membros da empresa.
Perda de controle
Outra desvantagem está relacionada a falta de controle sobre a segurança digital da empresa.
Afinal, a organização não pode controlar como os funcionários utilizam seus próprios dispositivos.
Por isso, é fundamental adotar políticas de uso, regras internas e estratégias de segurança para permitir o acesso ao sistema da empresa.
Caso contrário, ela pode ter problemas para garantir a proteção digital da organização.
Insegurança jurídica trabalhista
Já que mencionamos a justiça, é importante lembrar que a política do BYOD ainda não é regulamentada por lei.
Por isso, as empresas não sabem exatamente o que podem ou não fazer ao adotar essa prática.
Como resultado, caso a organização seja processada por alguma razão relacionada a essa política, a decisão depende da avaliação jurídica de cada caso. E isso abre brechas para diferentes interpretações de um mesmo processo.
Sendo assim, a empresa que adota essa política enfrenta uma grande insegurança jurídica por falta de legislação adequada.
Como tornar o BYOD uma boa experiência?
Agora, você pode estar pensando: “Se a política do BYOD oferece tantas desvantagens, será que vale a pena investir nessa prática?”
Sim, vale a pena, desde que você adote as dicas abaixo e garanta uma boa experiência de uso do BYOD.
Alinhe com o departamento de TI e jurídico da empresa
O primeiro passo para implementar uma política de BYOD de sucesso é alinhar o trabalho do setor de Tecnologia da Informação (TI) com o departamento jurídico.
Afinal, os profissionais de TI também são responsáveis por adotar estratégias de cibersegurança para proteger a empresa, incluindo as medidas de segurança necessárias para implementação do BYOD.
Para evitar problemas, é importante que essas estratégias sejam discutidas com o setor jurídico, que deve atestar a legalidade dessas ações.
Além disso, é importante que o departamento jurídico celebre um Acordo Coletivo de Trabalho (ACT) contendo as regras dessa política.
Para completar, o ideal é que as assinaturas dos funcionários também sejam coletadas, atestando a confirmação de entendimento das políticas de BYOD.
Insira regras para utilização dos próprios dispositivos
Para adotar a política de BYOD, você precisa definir como o colaborador pode utilizar seu dispositivo móvel no ambiente de trabalho.
Para isso, a empresa precisa elaborar as diretrizes de uso, definir limites e obrigações, bem como questões relacionadas à propriedade do dispositivo móvel.
Além disso, é importante estabelecer penalidades, que devem ser utilizadas para punir aqueles que não seguirem as regras estabelecidas.
Vale lembrar que essa política de acesso deve ser criada em conjunto com o setor de RH, que deve garantir a adequação das normas à realidade dos colaboradores.
Crie normas de acesso
As normas de acesso se referem às regras relacionadas ao uso dos sistemas empresariais de forma remota.
O ideal é estabelecer limites de horários de acesso para evitar a sobrecarga de trabalho e a insatisfação dos funcionários, que podem gerar problemas de saúde e passivos trabalhistas.
Além disso, a empresa também pode delimitar quais atividades podem ser realizadas de forma remota e quais precisam ser feitas na sede da organização.
Defina responsabilidades
Para evitar problemas, também é importante definir as responsabilidades de cada parte envolvida na política de BYOD.
Caso o dispositivo móvel do colaborador seja roubado, por exemplo, quem vai pagar por um novo aparelho? A empresa ou o próprio funcionário?
As mesmas perguntas podem ser feitas caso esse dispositivo sofra algum dano ou tenha sido perdido.
E se a sua empresa não souber como respondê-las e não tiver algum documento que especifique as responsabilidades das duas partes, então ela está correndo risco de enfrentar até processos trabalhistas relacionados ao tema.
Por isso, é essencial definir as responsabilidades da empresa e dos colaboradores e deixar essas informações claras no documento referente a adoção do BYOD.
Cuide da segurança da informação
Apesar de várias empresas afirmarem que se preocupam com questões relacionadas à segurança de informação e proteção de dados, estudos revelam que o valor investido em cibersegurança ainda é considerado baixo ou inexistente.
Além do baixo investimento, empresários brasileiros também têm dificuldade em encontrar mão-de-obra qualificada para cuidar da cibersegurança do seu negócio.
Nesse cenário, a empresa que investe em treinamentos, softwares, política de uso de dados consistente e até na formação de profissionais de TI, consegue se proteger melhor de ataques cibernéticos.
Promova treinamentos sobre segurança digital
Não basta criar regras. É importante investir na divulgação das políticas de BYOD dentro da empresa.
Para isso, é importante promover encontros e treinamentos para tirar dúvidas dos colaboradores e ajudá-los a entender a necessidade de seguir boas práticas de segurança na internet.
BYOD e controle de ponto qual a relação?
Um dos grandes benefícios trazidos pelo controle de ponto online é a extinção da necessidade de aparelhos específicos para marcação de ponto.
Por ser um software que funciona por meio de um aplicativo, os funcionários podem utilizar o seu próprio aparelho para fazer a marcação de ponto, facilitando o trabalho do RH.
Quais as vantagens de utilizar o próprio equipamento para marcação de ponto?
O registro de ponto de forma remota, também chamado de ponto móvel, é a melhor alternativa para empresas que adotam a política de BYOD. Afinal, esse sistema de registro oferece várias vantagens, tais como:
Agilidade
Como o registro de ponto remoto pode ser feito por aplicativo, o funcionário consegue fazer todo processo de marcação de ponto de forma muito mais rápida e fácil.
Além disso, a empresa e o setor de RH também podem acessar e gerenciar todos os dados relacionados à jornada de seus funcionários com mais facilidade, através do aplicativo de gestão.
Mobilidade
Através da instalação de um simples aplicativo, o funcionário pode registrar todas as informações relacionadas a sua jornada de trabalho, mesmo quando não está na sede da empresa.
Assim, a empresa consegue monitorar essas atividades, cumprindo as exigências legais e registrando esses dados com mais eficiência.
Segurança
Por fim, um bom sistema de registro de ponto remoto apresenta funções e recursos que garantem a segurança das informações coletadas e a veracidade dos dados fornecidos pelos colaboradores.
Esse é o caso do aplicativo da Pontotel, que utiliza seis medidas de segurança para identificar o colaborador, utilizados por meio de um sistema de autenticação aditado e compatível com os padrões de criptografias mais elevados do mercado.
Além disso, as funções desse app só podem ser acessadas por dispositivos autorizados pela empresa, o que dificulta o registro de dados fraudulentos.
Vale lembrar que, além de oferecer garantir a segurança do aplicativo, o Pontotel também oferece outros recursos que facilitam o registro e a gestão de ponto, bem como o cálculo preciso de benefícios trabalhistas.
Por isso, com a Pontotel, sua empresa está muito mais protegida! Preencha o formulário a seguir e um especialista entrará em contato para sanar suas dúvidas.
Conclusão
Como vimos ao longo do texto, as transformações digitais que ocorreram no mercado de trabalho foram fundamentais para a disseminação da política do Bring your own Device ou BYOD.
Afinal, essa prática permite que o colaborador utilize seu próprio dispositivo móvel para trabalhar. Assim, a empresa reduz os gastos com equipamento, aumenta a produtividade e permite a flexibilidade da jornada.
Porém, para evitar as desvantagens relacionadas a essa prática, também mostramos que investir na criação de regras e alinhar o setor de TI com o departamento jurídico são medidas fundamentais.
Por fim, a empresa que adota o BYOB também precisa contar do apoio de um sistema de registro de ponto remoto, como o aplicativo da Pontotel.
Dessa forma, ela garante o monitoramento eficiente da jornada de trabalho de seus colaboradores, mesmo quando eles estão fora da empresa.
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