O controle da folha de pagamento é um dos itens mais importantes da rotina no setor de recursos humanos. Além de garantir a remuneração correta dos colaboradores, permite que a empresa não tenha problemas futuros com a justiça, por pagamento incorreto de impostos, por exemplo.
Sem dúvidas, é também uma atividade que demanda muito tempo dos profissionais, por possuir muitos detalhes, como cálculo de impostos, benefícios, descontos para o INSS, entre outros. Por isso, o BPO de folha de pagamento é uma solução para as empresas.
Talvez a sigla BPO seja desconhecida ou confusa para você, mas o conceito tem sido cada vez mais explorado pelas empresas, em especial, de pequeno e médio porte. Resumidamente, significa terceirizar alguns processos específicos do negócio.
O BPO pode ser utilizado para o controle financeiro da empresa, de maneira geral, ou apenas para demandas como a folha de pagamento. O importante é entender que essa empresa contratada será responsável por funções que não fazem parte do core business da sua companhia.
Para apresentar todos os detalhes sobre o tema esclarecer eventuais dúvidas, este artigo vai responder:
- O que significa BPO?
- BPO de folha de pagamento – O que é?
- Por que adotar um BPO de folha de pagamento na empresa?
- Quais as vantagens de contratar um bpo para folha de pagamento?
- Quando contratar um BPO financeiro?
- Como não errar na contratação do BPO para essa área?
Boa leitura!
O que significa BPO?
Antes de abordar o BPO de folha de pagamento, é importante entender o que significa a sigla. Ela vem do inglês “Business Process Outsourcing”, ou seja, em português, “Terceirização de processos de negócios”. Bem simples, certo?
O BPO funciona da seguinte forma: quando os gestores de uma empresa percebem que precisam melhorar ou implementar um processo na companhia, eles têm duas opções: montar uma equipe interna ou contratar uma empresa de BPO.
Sendo assim, ao invés de recrutar os profissionais para exercer a função, optam por terceirizar o serviço. Isso já ocorre bastante com serviços como o de limpeza e segurança, mas novos setores têm ganhado empresas de BPO.
Contratar uma equipe de BPO, normalmente, tem o intuito de economizar o tempo dos colaboradores internos para focar no core business (ramo de atividade básica) do negócio. Ou seja, ao invés de se dedicar à administração da folha de pagamento, a equipe de RH irá buscar soluções para os problemas do clima organizacional, por exemplo.
Já os gestores que tomam conta da folha de pagamento, é possível se dedicar ao que realmente gerará receita para a empresa, como captação de novos clientes ou desenvolvimento dos projetos em si.
Assim acontece também com o BPO financeiro, permitindo que os gestores dediquem esforços para as demandas que estão diretamente ligadas ao negócio.
BPO de folha de pagamento – O que é?
O BPO é a terceirização de serviços para empresas especializadas, certo? Logo, o BPO de folha de pagamento é a contratação de uma companhia externa para a realização de todas as demandas envolvidas no processo.
Os profissionais contratados irão atuar em uma ou todas as fases da administração e gestão do pagamento de colaboradores, de acordo com a necessidade da sua companhia. Eles podem, inclusive, serem os responsáveis pela negociação de novos benefícios aos funcionários.
Como funciona o BPO de folha de pagamento da empresa?
Como falado no item anterior, a atuação de uma equipe de BPO de folha de pagamento irá abranger as funções contratadas por você. Por isso, no momento da assinatura do contrato, tenha a certeza de que optou por todos os serviços que sua empresa necessita.
Fique atento também se não está contratando mais do que você precisa, pois isso significa desperdícios de recursos financeiros do negócio.
As empresas de BPO de folha de pagamento costumam oferecer todos os processos essenciais como:
- Análises de processos do setor;
- Administração da folha de pagamento;
- Controle de ponto eletrônico;
- Cálculo de salários e outros benefícios e direitos do colaborador;
- Retenção e pagamento de impostos;
- Depósitos de pagamentos;
- Desenvolvimento de relatórios.
Todas essas atividades são trabalhosas e, se realizadas incorretamente, podem trazer problemas sérios para o seu negócio, tanto financeiros quanto com a justiça trabalhista. Logo, profissionais especializados são os mais indicados para realizá-las.
No próximo item, você irá entender um pouco mais sobre a importância de contar com uma empresa de BPO de folha de pagamento, quando não é possível contratar uma equipe interna.
Por que adotar um BPO de folha de pagamento na empresa?
Ter a certeza de que a folha de pagamento dos funcionários da sua empresa está sendo feita corretamente é primordial para os gestores.
Além de garantir uma melhor assertividade nos processos, ainda é possível gerar economia para a empresa, pois contar com uma equipe interna costuma gerar mais custos para a empresa. Então, a contratação de BPO pode significar economia de recursos para o seu negócio.
É por esse motivo que esse tipo de serviço tem se popularizado nas companhias de pequeno porte, porque elas nem sempre possuem o orçamento para investir no recrutamento de uma equipe completa de recursos humanos.
Outro ponto positivo é a otimização do tempo dos profissionais de RH. Com o BPO de folha de pagamento, os colaboradores do setor podem se dedicar a ações mais estratégicas, pensando na melhoria do clima organizacional, na retenção de talentos e na análise de performance.
A folha de pagamento, apesar de importante, demanda muito trabalho. São muitos detalhes contábeis e trabalhistas a serem analisados. Desta forma, com uma equipe enxuta de RH, contar com um braço terceirizado para essas funções permite focar a energia em outras atividades.
Entretanto, para se ter sucesso na terceirização dessa demanda tão importante, é necessário haver uma boa comunicação entre as partes. Geralmente, as empresas são especializadas em folha de pagamento, mas não no seu setor.
Certifique-se de compartilhar com a companhia contratada todas as particularidades da área, como acordo coletivos com sindicatos. Assim, o serviço será realizado de forma ainda mais assertiva.
Aposte em treinamentos curtos, nos quais os funcionários da empresa terceirizada possam entender a missão e os valores do seu negócio. Além disso, faça integração entre os colaboradores das empresas e garanta que haja uma troca constante de informações.
Quais as vantagens de contratar um bpo para folha de pagamento?
Como já abordado, existem diversos pontos positivos na contratação de um BPO para folha de pagamento, especialmente em empresas menores, com poucos recursos. Eles variam desde à economia financeira para a companhia até a diminuição de erros no fechamento dos dados dos colaboradores.
Para você entender melhor as vantagens de contar com um serviço terceirizado de folha de pagamento, elencamos os itens a seguir:
Redução de custos
Uma equipe interna de recursos humanos focada apenas em folha de pagamento pode custar muito caro para o seu negócio, principalmente se está começando ou é de pequeno porte. Afinal, serão novos custos para o recrutamento de profissionais, salários e todos os impostos envolvidos.
Outra forma de economia é a certeza de que os prazos de pagamentos de impostos e demais taxas às agências regulatórias serão pagos corretamente. Sendo assim, não haverá riscos de esquecer ou confundir determinada despesa e ser pego de surpresa com multas ou processos.
Diminuição de erros
Quando a equipe de RH precisa realizar diversas funções como recrutamento e capacitação de talentos e, ao mesmo tempo, cuidar da folha de pagamentos, a rotina atribulada pode ser prejudicial para a eficiência. Logo, cometer erros pode ser um problema constante do setor.
Não se atentar ao vencimento de férias remuneradas ou até mesmo calcular incorretamente o valor da remuneração do colaborador e o valor dos impostos. Além dos transtornos internos e refação do trabalho, são casos que podem fazer com que a empresa tenha problemas com a justiça.
A lei trabalhista propõe uma série de deveres às empresas e, sem a atenção correta, os erros podem prejudicar a saúde financeira. Com a diminuição dos equívocos nos cálculos trabalhistas, as chances de pagamentos de multa, por exemplo, caem expressivamente.
Tecnologia e profissionais qualificados
Ao abrir uma empresa de BPO, o gestor precisa se certificar de que contará com especialistas naquela área. A qualidade do trabalho prestado é uma das principais preocupações das companhias do setor.
Desta forma, quando você contrata um BPO de folha de pagamento para cuidar das demandas do seu negócio, é provável que seja atendido pelos melhores profissionais do mercado.
Além disso, muitas companhias de BPO já contam com tecnologias desenvolvidas especialmente para esse tipo de serviço e oferecem um pacote completo que mescla mão-de-obra capacitada com soluções tecnológicas.
Essas plataformas costumam otimizar e automatizar o processo de administração da folha de pagamento, sempre com a supervisão dos profissionais especializados. Com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) em vigor, essas tecnologias ainda auxiliam na proteção e segurança dos dados pessoais dos colaboradores e também do negócio.
Ganho de eficiência
A essa altura já deu para perceber que contar com um BPO de folha de pagamento otimiza todos os processos estruturados dentro do setor de recursos humanos. Uma das principais vantagens, então, é o ganho de eficiência.
Com uma equipe externa totalmente dedicada à administração da folha de pagamento, diminuindo os erros e custos da companhia, o RH pode se dedicar ao desenvolvimento de outras ações estratégicas igualmente importantes como:
- Gestão de performance;
- Desenvolvimento de competências;
- Melhora do clima organizacional;
- Desenvolvimento de cultura organizacional;
- Redução de turnover e retenção de talentos.
Quando contratar um BPO financeiro?
É importante destacar que nem sempre a contratação de um BPO de folha de pagamento é a melhor saída para sua empresa. Fazer uma avaliação sobre os custos e os benefícios de terceirizar as demandas é essencial para não desperdiçar recursos.
Normalmente, quando o negócio começa, o próprio empresário cuida dessas demandas de folha de pagamento, principalmente quando há poucos funcionários.
Porém, com o crescimento da empresa e a chegada de novos colaboradores, fica inviável continuar realizando essas funções sem deixar de lado outras ações importantes. Essa é a hora de avaliar se é você deseja contratar uma equipe interna ou optar pela terceirização do serviço.
Vale lembrar que uma empresa especializada em BPO para folha de pagamento terá um custo significativo para o orçamento do seu negócio. Por isso, certifique-se de que a contratação de um serviço externo será mais barata do que construir sua própria equipe.
Se a resposta for positiva, provavelmente, esse deve ser o melhor caminho para a sua companhia continuar crescendo, sem onerar o orçamento.
Como não errar na contratação do BPO para essa área?
Atualmente, existem muitas empresas de BPO oferecendo o serviço de folha de pagamento. Então, você pode estar se perguntando: o que devo observar na hora de escolher a que prestará serviço para o meu negócio?
Alguns itens podem ser observados para ajudá-lo a tomar a decisão correta no momento da contratação de BPO de folha de pagamento, são eles:
- Conheça os serviços oferecidos;
- Confira a credibilidade da empresa;
- Conheça a equipe;
- Entenda o modelo de trabalho;
- Verifique a estrutura da empresa;
- Cultura organizacional semelhante.
Conheça os serviços oferecidos: Ao contratar um BPO de folha de pagamento, você pode optar pela realização do serviço completo ou apenas algumas funções específicas. Nesse momento, é preciso entender se aquela empresa vai atender às suas necessidades.
Verifique também se a terceirizada possui serviços extras de gestão de RH, que você poderá contratar quando houver necessidade. Assim, você pode acioná-los sem a necessidade de buscar por um novo parceiro comercial.
Confira a credibilidade da empresa: Como em qualquer outro serviço, é importante conferir a reputação da empresa que você pretende contratar. Converse com colegas do setor e busque referências no mercado.
Se você conhece alguém que já trabalhou com a empresa em questão, pergunte sobre como foi a prestação de serviços e se houveram problemas durante o período do contrato. Conhecer um pouco sobre o BPO pode evitar conflitos no futuro.
Conheça a equipe: Antes de assinar o contrato, peça para conhecer a equipe. Verifique se são mesmo profissionais especializados. O indicado é contar com um time multidisciplinar, que vá atuar em cada detalhe do negócio.
No caso do BPO para folha de pagamento, é importante ter profissionais de recursos humanos, contabilidade e advogados trabalhistas, por exemplo.
Entenda o modelo de trabalho: Para se ter sucesso ao terceirizar qualquer serviço, a sinergia na realização do trabalho e na comunicação é um diferencial. Por isso, certifique-se de que o modelo de trabalho da empresa de BPO de folha de pagamento é compatível com seu negócio.
Um ponto essencial para evitar problemas futuros é a comunicação entre a terceirizada e o cliente. Sendo assim, confira se o modelo de comunicação com o cliente é transparente: com qual frequência há reuniões de alinhamento? Existe uma pessoa responsável por transmitir as informações?
Verifique a estrutura da empresa: Entenda que aqui não é a estrutura física da empresa que está em questão, especialmente em tempos que o modelo home office foi adotado por boa parte dos gestores. A ideia é avaliar os recursos oferecidos aos colaboradores para a realização de seu trabalho.
Já foi falado por aqui da importância da tecnologia para a automação de algumas demandas. Verifique se a empresa que deseja contratar já conta com essas soluções tecnológicas que diminuem as chances de erro e melhoram a qualidade do serviço oferecido.
Cultura organizacional semelhante: Mesmo sendo empresas distintas, é extremamente essencial que a cultura organizacional do seu negócio e da terceirizada sejam semelhantes. Duas visões completamente diferentes podem significar atritos futuros, mesmo que pareça insignificante no começo.
Provavelmente, existe no mercado algum BPO de folha de pagamento que tenha crenças, valores e atitudes parecidas com a sua empresa.
Essas são algumas ações que podem ajudar você a fazer a escolha correta da empresa de BPO de folha de pagamento, mas agregue aos itens pontos específicos do seu negócio.
Conclusão
O BPO de folha de pagamento é uma empresa especializada em realizar todas as ações ligadas ao controle de remuneração dos funcionários. Ele tem ganhado adeptos em todos os setores.
Isso ocorre porque, contar com uma terceirizada para essas funções traz uma série de benefícios para a empresa. Economia de custos ao evitar a contratação de uma equipe completa, além de aumento da eficiência do setor de recursos humanos.
O serviço permite que os gestores e a equipe de RH da empresa se dediquem a ações mais estratégicas, que trarão resultados efetivos para o negócio, como o aumento da produtividade, novos clientes ou venda de mais produtos ou serviços.
Nem sempre a contratação de um BPO de folha de pagamento é a opção mais vantajosa para sua empresa, normalmente, sendo mais benéfica para negócios de pequeno e médio porte.
Para entender se essa é a saída para melhorar a administração da folha de pagamento da sua companhia, analise com calma todos os pontos negativos e positivos de terceirizar o serviço. Se este for o caso, aposte na contratação do BPO de folha de pagamento mais adequado às suas necessidades.
