[GUIA] Saiba tudo sobre BPM: o que é, como surgiu, vantagens e como aplicar na empresa!

Uma empresa depende de modo direto da modelagem de seus processos. Todas as etapas de um negócio, desde a venda até a entrega final, são resultados de como os processos são geridos internamente. É nesse contexto e com esse objetivo que surge o BPM (Business Process Management): para gerir os processos de uma organização.

Afinal, quando processos não conversam entre si e não estão alinhados ao objetivo final, as entregas de cada departamento podem se tornar imprecisas.

Neste artigo, você vai entender tudo sobre BPM (Business Process Management), a disciplina que promete gerir os processos dos negócios horizontalmente e, assim, otimizar atividades, eliminar desperdícios e melhorar as entregas finais de uma empresa. 

Este guia responderá todas as suas dúvidas sobre o assunto, sendo organizado conforme os tópicos abaixo: 

• O que significa BPM?
• Quando surgiu o BPM?
• Para que o BPM é usado? 
• Quais as vantagens do BPM nas organizações? 
• Como implementar o BPM na empresa?
• Diferença entre BPM e outros processos.

Boa leitura!

O que significa BPM?

BPM (Business Process Management), em português Gestão de Processos de Negócio, é uma disciplina que une todos os conhecimentos, construídos até o momento, sobre processos de atividades laborais, e usa esses saberes para analisar horizontalmente os processos de uma empresa e torná-los mais eficientes.

E o que é uma forma horizontal de análise dos processos? É quando esses processos não são separados e geridos por departamentos que visem apenas o objetivo final ou a entrega de determinada função. É um panorama que vislumbra a entrega final do negócio e vê os processos de ponta a ponta, como eles se conectam e como se afetam. 

Essa visão sem hierarquias permite que a gestão por processos possa detectar onde estão as falhas, os gargalos, o que está dando certo e o que pode ser otimizado ou eliminado.

Ou seja, por meio desses conhecimentos, e com implementações de melhores práticas, o BPM pode eliminar desperdícios, melhorar a relação da equipe, a entrega final e a experiência do cliente. 

Vale lembrar que o BPM (Business Process Management) não é uma metodologia, uma ferramenta ou um sistema. Como já dito anteriormente, ele é uma disciplina.

Quando surgiu o BPM?

Não é possível dizer ao certo onde e quando surgiu a disciplina, pois todas as observações empíricas sobre os processos de trabalho colaboraram com o surgimento do BPM (Business Process Management). 

Entretanto, um dos primeiros estudos reconhecidos por contribuir para a criação do BPM foi o de Adam Smith, com sua proposta de divisão capitalista do trabalho e especialização deste, em meados do século XVIII. 

Logo, pode-se afirmar que esse conjunto de saberes, ou seja, o BPM (Business Process Management), vem sendo construído há muitos séculos, mesmo que não houvesse essa nomenclatura na época. Isso significa que todas as experiências que buscavam entender como agilizar processos contribuíram para a disciplina. 

Nesse sentido, estudos como o de Ciclos de Melhoria Contínua, desenvolvido por William Deming depois da Segunda Guerra Mundial, e o Sistema Toyota de Produção, desenvolvido por Eiji Toyoda e Taiichi Ohno, foram projetos importantes na construção de conhecimentos do BPM. 

Mas o BPM (Business Process Management) como é conhecido atualmente surgiu apenas em 2000, com os conceitos de Peter Fingar e Howard Smith, abordados no livro “Business Process Management — The Third Wave”. A obra é considerada um marco para as metodologias de processos de trabalho.

Para que o BPM é usado?

O BPM (Business Process Management) é usado para avaliar os processos da empresa de forma horizontal, assim otimizando as atividades, diminuindo o tempo gasto em tarefas desnecessárias, melhorando a entrega final e, portanto, a experiência do cliente. 

Isso porque o BPM substitui o panorama tradicional de gestão vertical, que separa por departamentos a análise das atividades, pelo panorama horizontal, que une todos, desde a prospecção até a entrega final, colocando-os lado a lado e avaliando como um afeta o outro.   

Portanto, o objetivo dessa disciplina é apontar as melhores formas de modelagem dos processos dentro de uma organização, levando em conta tudo que se sabe sobre atividades ou tarefas laborais, de modo a realizar análises, sob visão horizontal, dos processos que já são utilizados na empresa.

Quais as vantagens do BPM nas organizações?

Agora que você já entendeu o conceito de BPM, é hora de saber quais são as vantagens de estudar essa disciplina e de aplicar seus conceitos na gestão dos processos. 

Entenda a importância de processos em uma organização

Antes de mais nada, é preciso entender por que ter processos nas organizações é importante. 

Os processos são basicamente sistematizações das atividades, feitas para alcançar um resultado mais eficiente antes, durante e depois da realização delas. 

Para chegar a um sistema comum de como realizá-las, utiliza-se todo o conhecimento prévio baseado em experiências de outros profissionais e no que se sabe sobre o mercado e sobre a organização. 

Sem essa sistematização, cada colaborador concluiria as tarefas e atividades relativas a suas funções partindo do zero, das suas próprias experiências e particularidades. Ou seja, tornaria tudo mais demorado e desorganizado, prejudicando a empresa inteira. 

Transformação digital

Por ter como objetivos a identificação e o apontamento de melhorias nos processos, o BPM, não só acompanhou como também foi essencial para a transformação digital nas empresas. 

A disciplina é uma das grandes defensoras da implementação da tecnologia nos processos. Ela pode, inclusive, ser uma aliada importante para os profissionais que buscam argumentos fortes no processo de transformação digital das empresas em que trabalham. 

Até porque, o BPM necessita da tecnologia para fazer seu papel de avaliar os processos horizontalmente. Sem essas ferramentas digitais que o auxiliam, o trabalho torna-se muito mais complicado. 

Experiência do cliente

O BPM (Business Process Management) olha com a mesma importância para todos os processos da empresa, inclusive os de ponto de contato com o cliente. Então, consequentemente, a experiência do consumidor como um todo é otimizada.

Entre os benefícios, estão:

• Atendimento mais fluido e eficiente;
• Alinhamento melhor das expectativas entre empresa e cliente;
• Entregas melhores. 

Melhora no clima organizacional e na produtividade

A disciplina e a avaliação não hierarquizada dos processos propõem melhorias que garantem um respeito maior e uma entrega mais alinhada entre os departamentos. Essa otimização melhora o clima organizacional e o relacionamento entre a equipe.

A avaliação dos processos também diminui os retrabalhos e os desperdícios de tempo e esforço dos colaboradores em atividades ou etapas desnecessárias. 

Por todos esses motivos citados, há um aumento na produtividade da empresa. 

Transparência nos processos 

Outro ponto benéfico da implementação do BPM é a transparência nos processos, pois todos são analisados juntos, sem que haja uma hierarquia de importância entre eles que dificulte a análise.  

Isso permite que a empresa tenha:

• Maior domínio sobre seus processos;
• Maior compreensão do panorama geral; 
• Maior reconhecimento dos profissionais.  

Negócio escalável

Melhoria na experiência do cliente, processos transparentes, clima organizacional melhor e aumento de produtividade são elementos que fazem a empresa crescer. E, quando esses fatores são impulsionados pelo Business Process Management, não é necessário um aumento significativo dos gastos, ou seja, o negócio se torna escalável. 

Isso significa que a empresa cresce consideravelmente sem que os investimentos necessitem aumentar na mesma proporção. 

Redução de custos

Na realidade, o que acontece com a implementação do BPM (Business Process Management) nas organizações é justamente o contrário: há uma diminuição dos custos. 

Isso porque os desperdícios, que são os que mais geram gastos desnecessários para uma empresa, são eliminados pelo BPM, tais como:

• Retrabalhos; 
• Etapas desnecessárias; 
• Falhas nos processos;
• Atividades confusas.

Como implementar o BPM na empresa?

Chegou o momento de entender como implementar o BPM (Business Process Management) na organização. Confira algumas etapas seguir: 

Mapeie necessidades internas

O primeiro passo é mapear todos os processos internos da empresa de ponta a ponta, desde a prospecção do cliente até o feedback desse consumidor. Nessa etapa, é possível ter uma visão macro do negócio. 

Esse é o momento de se dedicar a entender todo o fluxo da empresa, inclusive convidando as pessoas de cada setor para conversar. 

As conversas darão insights importantes sobre o funcionamento, mas não devem ser o único elemento usado para a avaliação. Análises de documentos e protocolos da empresa também devem ser feitos. 

A tecnologia pode auxiliar você nessa etapa. Atualmente, existem softwares de mapeamento, conhecidos como BPMS, que serão melhor explicados adiante neste artigo.  

Por fim, é importante criar relatórios a partir desse mapeamento. Esse registro é uma prova de como a organização se encontrava antes do BPM (Business Process Management) e sua evolução ao longo da implementação. 

Crie um modelo ideal para os processos

Um dos maiores motivos pelos quais os profissionais buscam a implementação do BPM (Business Process Management) é a padronização dos processos. 

Afinal, trabalhar sem um modelo ideal para se inspirar pode gerar muitos retrabalhos, expectativas desalinhadas, entregas que não resolvem todos os problemas, enfim, mais dor de cabeça para os colaboradores e para a empresa. 

Aproximadamente, 71,6 % dos profissionais aderem ao BPM porque buscam padronização dos processos, segundo a pesquisa da ABMP (Association of Business Process Management).

Criar um modelo de como aquele processo deve ser seguido idealmente é um dos processos principais para implementar essa gestão na empresa e deve ser feito junto da equipe, mas não pensando unicamente nela.  

É necessário atentar-se à maneira como o modelo será construído, sendo essencial pensar no que é melhor em termos de processos para os colaboradores. Sempre se questione se aquele processo está simples e acessível para quem terá a função de executá-lo. 

Outra prática importante na construção de um modelo é garantir que os processos estão alinhados ao problema que eles buscam resolver. 

Ter empatia e se colocar no lugar de cada colaborador são alguns dos segredos para concluir com sucesso essa etapa. 

Anote possíveis falhas e monitore-as 

Com o mapeamento de processos e o relatório em mãos, já é possível identificar quais são os gargalos que estão atrasando a empresa e seus colaboradores. 

Você deve anotá-las e eliminá-las do modelo ideal dos processos. Também é importante ficar de olho nessas falhas para que, após a implementação da nova modelagem, elas não voltem a se repetir.

Coloque em execução o novo fluxo de processos

Depois de ter em mente os processos, as falhas e o modelo ideal de execução deles, é necessário colocar essa padronização em prática. 

Aqui entra um trabalho de educação com os colaboradores. É necessário instruir, acompanhar e oferecer todos os meios necessários para a realização do novo fluxo de processos. 

É importante entender que essa etapa é demorada e será preciso ter paciência com a equipe. Comunicação, transparência e compreensão são elementos importantes para o sucesso dessa etapa. 

Otimize ações em caso de falhas

E é por meio de todos os elementos já citados que será possível perceber o que está dando certo ou não no novo fluxo de processos. 

Nem sempre um processo idealizado funciona na prática. Aqui, a escuta ativa com a equipe auxiliará os profissionais responsáveis pela implementação do BPM (Business Process Management) a entender quais são as falhas e as ações necessárias para revertê-las. 

Lembrando que o BPM (Business Process Management) nunca chega a um fim; seu conceito baseia-se justamente na melhoria contínua, estando sempre atento aos processos que funcionam ou não e buscando sempre otimizá-los.

Diferença entre BPM e outros processos

Por fim, é o momento de saber qual a diferença entre BPM (Business Process Management) e outros processos. 

Existem muitas siglas nesse meio, o que torna o entendimento desse sistema um pouco confuso, mas todos estão conectados entre si.

Entenda abaixo:

Diferença entre BPA e BPM 

O BPA, Business Process Analysis, encontra-se dentro do BPM. Ele é focado na parte analítica do trabalho de gestão por processos, ou seja, no mapeamento e na criação do modelo ideal de fluxo dos processos.

Diferença entre BPM, BPMS e BPMN

O BPM (Business Process Management) é a disciplina, ou seja, todos os conceitos que norteiam a gestão por processos. 

Por outro lado, o BPMS (Business Process Management Software), mencionado anteriormente, é uma ferramenta do BPM, ou seja, trabalha em função dele. 

Trata-se de um software que ajuda a colocar em prática todos os conceitos da disciplina. É o sistema que permite a execução das melhorias implementadas pelo BPM (Business Process Management).

Já o BPMN (Business Process Model and Notation) é um manual com todas as práticas, regras e símbolos que ajudam a modelar e representar o fluxo de processos ideal de forma visual. 

Conclusão

Pode-se concluir que os processos de uma organização precisam de atenção e cuidado. E é por essa necessidade que surgem disciplinas como o BPM (Business Process Management): para analisar e otimizar os processos. 

Para implementar de forma bem sucedida esses conceitos em uma empresa, é importante usar técnicas, práticas e ferramentas já conhecidas, que foram abordadas nesse artigo. 

E, apesar de ser um processo que exige dedicação, o BPM (Business Process Management) traz muitos benefícios para a organização, tais quais:

• Eliminação de desperdícios;
• Otimização das atividades;
• Diminuição dos retrabalhos;
• Crescimento da produtividade. 

Ou seja, tornam os negócios escaláveis.

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