Boas práticas para reuniões são necessárias para todas as equipes e empresas que buscam o alinhamento de estratégias, a colaboração entre equipes e uma tomada de decisões assertiva.
Entretanto, reuniões sem um planejamento adequado podem prejudicar a produtividade e gerar perda de tempo.
Um estudo publicado pelo Jornal O Globo revelou que empresas têm um custo de até US$ 100 milhões por ano com reuniões desnecessárias, que tomam cerca de 18h por semana dos funcionários.
Com o aumento do trabalho remoto, garantir a produtividade e o engajamento das equipes se tornou ainda mais desafiador, exigindo novas abordagens para manter o foco e a colaboração.
Este guia traz as melhores práticas para reuniões presenciais e remotas, desde o planejamento até o acompanhamento dos resultados.
Com estas estratégias, será possível organizar reuniões produtivas que aproveitam eficazmente o tempo de todos, melhoram o desempenho das equipes e promovem a realização dos objetivos organizacionais.
O tema será explorado por meio dos tópicos a seguir:
- Por que as reuniões são importantes para o sucesso organizacional?
- Boas práticas para reuniões
- Práticas para realizar reuniões remotas
- Ferramentas para otimizar reuniões corporativas
Por que as reuniões são importantes para o sucesso organizacional?
Reuniões fazem parte do dia a dia de qualquer empresa e são indispensáveis para o sucesso organizacional, pois proporcionam oportunidades para troca de ideias, resolução de problemas e alinhamentos entre equipes.
Segundo uma pesquisa da Harvard Business Review, 71% dos líderes empresariais consideram muitas reuniões ineficazes e, na verdade, pouco produtivas. Esses gestores acreditam que parte significativa das reuniões prejudica o andamento de tarefas e compromissos importantes, enfatizando a necessidade de otimizar essas interações.
Reuniões produtivas devem promover o engajamento e o sentimento de pertencimento entre os colaboradores, para que, assim, todos façam parte da construção da solução do objetivo que gerou a necessidade daquela reunião.
De acordo com um estudo da Microsoft, 67% dos funcionários afirmam que reuniões bem planejadas e organizadas aumentam sua satisfação e produtividade.
Esse sentimento, inclusive, tem efeito na retenção de talentos, pois permite que os colaboradores sintam que suas contribuições são valorizadas e que fazem parte das decisões.
Reuniões também fazem parte do fortalecimento da cultura organizacional, promovendo a comunicação aberta e o compartilhamento de valores.
Quando realizadas de forma eficiente, elas fortalecem o espírito de equipe e aumentam a sinergia entre os membros, que passam a colaborar mais e a oferecer apoio mútuo em prol dos objetivos comuns da empresa.
Boas práticas para reuniões
Para que uma reunião cumpra seu propósito e otimize o tempo dos participantes, é importante adotar práticas que ajudem a manter o foco, a produtividade e a participação de todos.
A seguir, confira algumas estratégias eficazes.
Defina um objetivo claro e crie uma pauta bem estruturada
O primeiro passo para uma reunião produtiva é estabelecer um objetivo claro e comunicá-lo antecipadamente aos participantes, além de construir uma pauta de reunião.
Um estudo publicado pela McKinsey destaca que 61% dos executivos da C-Suite acreditam que a falta de objetivos claros é um dos principais motivos para a baixa produtividade nas reuniões.
Uma pauta bem estruturada ajuda a manter a reunião focada e organizada, evitando desvios que podem comprometer o tempo dos participantes.
Essa pauta deve conter os temas a serem discutidos e prever um tempo estimado para cada tópico. Compartilhá-la com antecedência permite que os participantes se preparem e otimizem o tempo dedicado à discussão.
Para garantir que todos estejam alinhados, organize a pauta com os seguintes passos:
- Apresente o objetivo: explique a finalidade e os resultados esperados;
- Liste os tópicos de discussão: destaque os pontos-chave que precisam ser abordados;
- Defina os responsáveis por cada tópico: nomeie quem conduzirá cada discussão;
- Estime o tempo de cada item: defina uma duração específica para cada parte da pauta;
- Alinhe os próximos passos: inclua uma sessão para revisar as tarefas atribuídas e responsabilidades.
Gerencie o tempo durante a reunião
A gestão de tempo é uma prática essencial para evitar que as reuniões se tornem longas desnecessariamente.
Segundo o Doodle State of Meetings Report 2019, 44% dos profissionais afirmaram que reuniões que ultrapassam o tempo estipulado causam frustração, e essa é uma das principais razões para a perda de produtividade no local de trabalho.
Controlar o tempo permite que os participantes permaneçam focados e engajados, e respeitar a pauta ajuda a evitar discussões extensas sobre assuntos paralelos.
Dividir a reunião em blocos, com horários definidos para cada item da pauta, é uma boa estratégia. Por exemplo:
- Introdução e apresentação do objetivo: 5 minutos;
- Discussão dos tópicos principais: 30 minutos;
- Atribuição de responsabilidades e decisões: 10 minutos;
- Conclusão e próximos passos: 5 minutos.
Estabelecer esse ritmo mantém todos focados e facilita o término da reunião no horário previsto.
Envolva todos os participantes
Para uma reunião produtiva, é importante que todos tenham a chance de contribuir. Uma abordagem colaborativa garante uma diversidade de ideias e aumenta a qualidade das decisões.
Estimular a participação dos envolvidos, especialmente dos mais introvertidos, permite que perspectivas diferentes sejam exploradas.
Quando todos são ouvidos, as soluções surgem com mais facilidade, e os participantes sentem que realmente fazem parte do processo decisório.
Segundo Lara Avelino, psicóloga organizacional,
“Prezamos para que o colaborador se sinta bem, ouvido e visto, o que é difícil no ambiente corporativo. Esses pontos são muito importantes para que as estratégias funcionem e para o engajamento do colaborador”.
Registre e compartilhe as decisões e tarefas
Para garantir que as decisões tomadas sejam implementadas, é essencial registrar os principais pontos discutidos e atribuir responsabilidades.
A prática de enviar uma ata ou resumo da reunião permite que todos tenham clareza sobre as próximas etapas e facilita o acompanhamento das tarefas atribuídas a cada um.
Isso também colabora com a segurança psicológica nas empresas. A coordenadora de marketing da Pontotel, Carla Souza, comentou sobre o assunto dizendo que
“É importante priorizar atividades e definir claramente as entregas esperadas, para evitar sobrecarga e garantir um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional.”.
Práticas para realizar reuniões remotas
Com o aumento do trabalho remoto, realizar reuniões de maneira eficaz no ambiente virtual tornou-se um desafio.
Entretanto, com as práticas certas, é possível manter o foco e o engajamento nas reuniões virtuais, assegurando que o trabalho seja feito de forma colaborativa e alinhada.
Verifique o equipamento e a conexão com antecedência
A qualidade da conexão e do equipamento contribuem muito para o sucesso de uma reunião remota. Problemas técnicos podem interromper o fluxo da reunião e dispersar os participantes.
Antes do início, é importante que todos testem a conexão com a internet e verifiquem o funcionamento do microfone, da câmera e dos fones, evitando contratempos e garantindo uma experiência mais fluida.
Estabeleça regras claras para a participação virtual
Manter uma estrutura organizada em reuniões virtuais exige regras claras. Definir orientações, como manter a câmera ligada e usar o “mudo” quando não estiver falando, ajuda a minimizar distrações.
Além disso, estabelecer horários específicos para perguntas e comentários evita que todos falem ao mesmo tempo, e torna a comunicação mais clara e objetiva.
Mantenha a interação e o engajamento no ambiente virtual
Manter o engajamento em uma reunião virtual é uma das maiores dificuldades para os gestores.
Segundo a Microsoft, reuniões que promovem interação aumentam a retenção das informações em 18%.
Usar ferramentas como enquetes rápidas e rodadas de perguntas ou reações é uma maneira prática de manter todos focados e interativos.
Ferramentas para otimizar reuniões corporativas
A tecnologia oferece várias ferramentas que ajudam a organizar e conduzir reuniões de maneira mais produtiva.
A seguir, conheça algumas categorias de ferramentas que podem otimizar cada etapa do processo.
Plataformas de videoconferência e reuniões online
Escolher a plataforma certa de videoconferência é essencial para reuniões remotas.
Ferramentas como Zoom, Microsoft Teams e Google Meet são amplamente usadas, oferecendo recursos como gravação, compartilhamento de tela e salas de espera, que tornam as reuniões mais organizadas e facilitam a participação ativa.
Ferramentas de gestão de tarefas e agendas
Para garantir que as tarefas atribuídas durante a reunião sejam concluídas, é possível utilizar ferramentas de gestão, como Asana, Trello e Monday.com.
Outras ferramentas como o timesheet da Pontotel também contribuem com o registro e o acompanhamento do tempo gasto pelos colaboradores em cada tarefa.
Por meio do sistema, os profissionais conseguem organizar o tempo dedicado para cada atividade e os gestores podem fazer o controle da produtividade de todos os membros da equipe, assim como analisar o fluxo de trabalho.
Elas permitem a delegação de tarefas, o acompanhamento de prazos e a organização de agendas, assegurando o monitoramento contínuo do progresso dos projetos discutidos nas reuniões.
Aplicativos para registro e compartilhamento de atas e tarefas
O registro das discussões e decisões ajuda a manter todos alinhados.
Aplicativos como Notion, Evernote e Microsoft OneNote oferecem funcionalidades práticas para organização de atas, permitindo o acesso fácil aos documentos por todos os membros da equipe e melhorando a clareza e a responsabilização.
Conclusão
Neste artigo, pôde-se entender como reuniões, sejam presenciais ou remotas, são necessárias para o sucesso organizacional.
Elas promovem alinhamento, engajamento e tomadas de decisões eficientes.
Adotar práticas como definir objetivos claros, gerir o tempo e envolver todos os participantes ajuda a maximizar o impacto desses encontros no desempenho da equipe e nos resultados da empresa.
Investir na organização das reuniões e no uso das ferramentas certas permite que esses momentos se tornem realmente produtivos, gerando valor para toda a organização.
Continue acompanhando o blog Pontotel para ficar por dentro das melhores práticas de desempenho e produtividade do mercado.
