Bater ponto online: o que diz a lei, quais os benefícios e ao que se atentar?

Realizar a gestão de jornada é um dos grandes desafios na rotina empresarial, já que é a partir dela que a organização tem um controle maior em relação ao tempo trabalhado dos funcionários. Por isso, bater ponto online é a forma mais recomendada atualmente. 

Optar por bater ponto online significa implementar a automatização em uma tarefa descrita como burocrática e difícil de ser gerida, passível de erros, se controlada manualmente. Contudo, ao escolher esse tipo de modelo online requer a atenção do RH. 

Além disso, muitas empresas têm dúvidas em relação à legislação trabalhista sobre bater ponto online e quais benefícios na prática esse modelo de registro de ponto pode oferecer a elas. 

Sabendo disso, esse texto abordará todas as questões em torno do tema, destacando os seguintes tópicos: 

• Bater ponto: de onde vem a expressão?
• Bater ponto online: é permitido por lei?
• Afinal, quais são os tipos de controle de ponto?
• Benefícios de bater ponto online
• Ao que se atentar ao bater ponto online?
• Qual a melhor plataforma para bater ponto online?

Boa leitura! 

Bater ponto: de onde vem a expressão?

A expressão “bater o ponto” não tem uma origem determinada, mas se tornou popular para definir o registro de jornada dos funcionários, isto é, as anotações de entradas, saídas, intervalos e horas extras que os colaboradores cumprem diariamente. Na expressão formal, bater o ponto seria registrar a jornada.

Aliás, o registro de jornada é oriundo dos pontos cartográficos, que foram um dos primeiros instrumentos de controle de jornada, criados no fim do século XIX nos Estados Unidos. O ponto cartográfico surgiu no Brasil em 1930.

Bater ponto online: é permitido por lei?

Sim, é. Até 2021, era exigida por lei a presença de um relógio de ponto para controlar as entradas e saídas de funcionários, mas, com a Portaria 671, ficou estabelecido que bater ponto online é permitido, com os modelos digitais, REP-A e REP-P, que você vai entendar mais a seguir. 

Além disso, a Portaria 671 também estabelece que os horários de entrada e saída marcados devem ser fiéis aos que, de fato, ocorrem, e não aos que estão registrados em contrato, como comumente ocorria antes da portaria ser lançada.

Afinal, quais são os tipos de controle de ponto?

Desde os antigos pontos cartográficos até a moderna possibilidade de se bater ponto online houve uma longa evolução. Conheça abaixo quais os tipos de controle de ponto e as características de cada um deles. 

Manual

O controle de ponto manual é uma das primeiras formas de gestão de ponto conhecidas, como o livro de ponto. Nele, o colaborador anota manualmente os seus dados de jornada, e ao fim do mês a empresa recolhe esse documento.

A grande questão é que esse modelo é passível de fraudes. Uma das fraudes mais comuns é o buddy punching (ponto amigo), em que um colega assina o livro pelo outro antes de sua chegada ou após sua saída.

Assim, a veracidade das informações a partir dos dados informados pelo colaborador pode ser comprometida e a empresa pode se prejudicar por não conseguir provar se os dados são verdadeiros ou não, tendo que arcar com a jornada apontada pelo funcionário. 

Mecânico: REP-C

O REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional) apareceu como uma evolução do modelo manual, e ainda é uma das formas de registro mais utilizadas pelas empresas.

Este modelo de registro de jornada se refere aos tradicionais relógios de ponto, instalados na sede das empresas. Os registros muitas vezes são realizados via biometria e o aparelho emite um comprovante para o colaborador. 

Mesmo sendo uma forma mais segura do que o modelo manual, o REP-C possui altos custos, uma vez que ele exige a instalação do equipamento na empresa. Os custos de manutenção também são elevados, já que só podem ser feitos presencialmente.            

Digital: REP-A e REP-P

Os controles de ponto digitais são a melhor alternativa aos modelos tradicionais, por automatizarem a marcação de ponto e a gestão de dados por parte do RH, trazendo maior segurança e agilidade nos processos que levarão ao fechamento da folha de pagamento.

O maior diferencial dos modelos online é o funcionamento em nuvem, o que significa que não é necessária a instalação de nenhum equipamento para o seu funcionamento. Todos os acessos podem ser realizados via dispositivos móveis (tablet, celular ou notebooks). 

É importante ressaltar que, apesar de serem definidos como uma forma de bater ponto online, o REP-A e o REP-P são modelos diferentes. Confira a seguir o que os difere e quando é permitido utilizar cada um deles. 

REP-A

O REP-A é o Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo. Ele funciona a partir de um software que realiza o armazenamento dos dados de jornada dos colaboradores e permite uma gestão de dados via web ou por meio de aplicativo. 

Esse modelo de registro está previsto na Portaria 671 e só pode ser utilizado se houver autorização via acordo ou convenção coletiva do trabalho. Logo, ele pode ser usado apenas enquanto estiver em vigência este acordo. Diz o art. 77 da Portaria 671 sobre o REP-A:  

“Art. 77. O REP-A é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho”.

REP-P

Já o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa) é o mais completo modelo de controle de ponto online. Ele funciona em nuvem, sem a necessidade de instalação de equipamento, e permite que a gestão da jornada seja toda realizada online e em tempo real. 

Além disso, oferece aos colaboradores a possibilidade de bater ponto online, com múltiplas possibilidades, como reconhecimento facial, comando de voz, geolocalização e outros. Esse modelo foi introduzido a partir da Portaria 671, e o art. 78 o descreve da seguinte forma: 

“Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho”.

Benefícios de bater ponto online

Bater ponto online pode trazer inúmeras vantagens para empresas e seus funcionários, tornando o processo de controle de jornada mais transparente, assim como a relação trabalhista no dia a dia de trabalho dos funcionários. 

Abaixo, confira alguns dos benefícios de bater ponto online.  

Redução de erros

Bater ponto online pode reduzir as chances de erros neste processo, desde o registro de ponto até gestão de dados por parte da empresa. Isso acontece, pois, todo o controle de jornada será automatizado, diminuindo as atividades manuais. 

Essa redução de erros está intimamente ligada ao modelo de registro e aos dados autênticos gerados pela plataforma online, já que os sistemas em nuvem possuem medidas antifraude que garantem a autenticidade das marcações. 

Além disso, os erros de dados na folha de pagamento são eliminados, já que os dados de registro de jornada são corretos, de entradas a horas extras, com cálculos automatizados para facilitar o fechamento correto deste documento. 

Acesso remoto e mobilidade

Com o sistema de controle de ponto digital, não é mais necessário estar na empresa para consultar nem verificar os dados de ponto dos funcionários, pois todos os registros estão em nuvem, o que significa que podem ser acessados por dispositivos móveis.

Além disso, todos os dados estão centralizados em um mesmo sistema, facilitando o acesso às informações de jornada. A mobilidade é um benefício também para os funcionários, que podem bater ponto online mesmo a distância. 

Segurança e conformidade legal

A segurança do controle de ponto é fundamental, e ela está garantida ao bater ponto online. Isso porque as informações registradas estão em nuvem e esses sistemas oferecem diversas medidas antifraude que garantem a autenticidade das marcações, além de seguirem a LGPD e a legislação trabalhista.

Com isso, a empresa pode trabalhar com dados autênticos da jornada dos funcionários, contribuindo para o fechamento correto da folha de pagamento e evitando possíveis processos trabalhistas, já que estará resguardada em relação aos registros efetuados. 

Facilidade de integração

Outra vantagem de bater ponto online é que esse sistema permite a integração a outros softwares, por exemplo, o da folha de pagamentos, facilitando os cálculos de salários, faltas e horas extras registradas.

É importante ressaltar, inclusive, que todo esse processo de integração é realizado online e a gestão de dados pode ser realizada no mesmo sistema, agilizando os processos em torno do controle de ponto e do fechamento da folha de pagamento. 

Controle em tempo real

Bater ponto online permite fluxo e controle de dados em tempo real, com acesso às informações facilitado para colaboradores e para a empresa. Isso traz maior transparência à relação trabalhista e elimina possíveis fraudes no processo do controle de ponto. 

O controle em tempo real dos dados, no modelo online de gestão, facilita, aliás, as tomadas de decisões, já que a empresa pode acessar as informações de ponto a qualquer momento, atuando de forma estratégica na construção de escalas, no cumprimento de horas extras, etc.

Ao que se atentar ao bater ponto online

Apesar de ser bem mais seguro e confiável que os métodos convencionais, a implementação de sistema para bater ponto online requer atenção e análise dos gestores da empresa para verificar se essa opção é viável. 

É importante conhecer bem a reputação da empresa que será contratada, o suporte que ela oferece, os treinamentos possíveis e os valores que envolvem o negócio, até mesmo referentes à manutenção em caso de falhas. Portanto, é importante se atentar aos seguintes pontos: 

• Necessidades da empresa relacionada ao controle de ponto;
• Reputação da empresa que oferece a plataforma online;
• Funcionalidades da plataforma; 
• Valores para implementação;
• Suporte oferecido e formas de manutenção, se necessário;
• Formas de registro oferecidas pelo sistema;
• Possibilidade de integração. 

Qual a melhor plataforma para bater ponto online?

A Pontotel tem a melhor plataforma para bater ponto online do mercado, aliando um sistema que conta com tecnologia de ponta a recursos para uma gestão segura, tranquila e humanizada por parte do departamento pessoal. 

Com a nossa plataforma, todas as informações ficarão centralizadas em um só lugar, para tornar as rotinas e tomadas de decisões em relação às jornadas dos colaboradores mais ágeis, estratégicas e assertivas. 

O sistema Pontotel funciona em nuvem, permitindo um acesso aos dados de jornada em tempo real, a qualquer hora ou lugar, via web ou aplicativo. Além disso, nossa plataforma garante a autenticidade das marcações com medidas antifraude, que são parte do sistema. 

Nossa plataforma está 100% adequada à legislação trabalhista, à LGPD e à Portaria 671 para que seu RH trabalhe com maior segurança e tranquilidade. 

Os colaboradores também saem ganhando com a implementação da plataforma Pontotel, já que terão à disposição múltiplas formas para bater ponto online: reconhecimento facial, voz e geolocalização, até mesmo com registro de ponto offline. 

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Conclusão

Controle de ponto não é uma novidade, mas as maneiras como ele é feito mudaram muito, evoluindo sempre em busca de maior assertividade nos registros de dados e no manuseio das informações de trabalho dos colaboradores.

Bater ponto online surgiu justamente com o intuito de melhorar o fluxo de trabalho, facilitando a rotina de trabalho de empregados e empregadores, deixando essa relação mais transparente. 

Optar por um sistema online é decidir por ter em mãos dados importantes da jornada dos colaboradores, em tempo real, como foi visto no conteúdo, para que a empresa se torne mais assertiva e estratégica nas suas ações. 

Entretanto, é essencial que, ao optar por um sistema online, a empresa analise os recursos e as facilidades da plataforma. A Pontotel, neste caso, consegue entregar todos os benefícios de bater ponto online de forma segura e humanizada, como citado neste artigo. 

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