Para que um serviço ou produto seja entregue a um cliente, existem muitos processos e, normalmente, muitas pessoas envolvidas. De forma geral, quem está diante desses procedimentos, em contato direto com o consumidor, costuma ser mais visto; entretanto, o backoffice é igualmente importante para o sucesso da empresa.
O backoffice nada mais é que processos administrativos ou financeiros que estão por trás da rotina da companhia, principalmente na resolução de problemas. Em outras palavras, é tudo o que acontece nos bastidores de um negócio.
Ele tem papel essencial nos resultados da companhia, pois a atuação que ele realiza dá suporte a todas as áreas da empresa.
Neste artigo, será abordado tudo que é necessário saber sobre backoffice: o que faz, qual o significado e muito mais! Você lerá:
- O que é backoffice?
- Qual a importância do backoffice nas empresas?
- Como automatizar processos para backoffice?
Está interessado? Então, continue a leitura!
O que é backoffice?
O backoffice é uma série de procedimentos realizados na retaguarda de uma empresa, para que o produto final oferecido por ela seja entregue corretamente para o cliente. Esses processos não são de conhecimento do consumidor, mas são essenciais para a rotina da companhia.
Sem eles, seria praticamente impossível entregar qualquer serviço ou produto ao cliente. É no backoffice que ações como pagamento de impostos, manutenção de estoque, contratação de fornecedores, entre outras, ocorrem.
Backoffice tem o significado, na tradução do termo em inglês para o português, de “parte de trás do escritório”. Na prática, podemos entender como a retaguarda administrativa e financeira de uma empresa.
É o oposto do chamado “front office”, ou seja, a linha de frente da empresa, que são os profissionais que estão em contato direto com os clientes.
Como funciona de fato?
O backoffice é responsável por garantir a operacionalidade de uma empresa. São as áreas que não lidam diretamente com a venda de serviços ou produtos, mas que estão por trás de todo o funcionamento da empresa, para garantir que haja matéria-prima, mão de obra e esquema de logística para a entrega do produto, além de se preocuparem com o financeiro, como com o pagamento de fornecedores, por exemplo.
Sem a equipe de backoffice, é bastante provável que os colaboradores que cuidam da estratégia de vendas e crescimento da companhia tenham problemas para entregar o que foi prometido ao cliente e alcançar os resultados esperados no planejamento da companhia.
Qual a importância do backoffice nas empresas?
Fazendo uma analogia, é possível considerar que o backoffice é o coração de toda a empresa, pois por ele passa todos os procedimentos indispensáveis para o funcionamento do negócio. É o backoffice que realiza todas as demandas que não estão diretamente relacionadas ao core business da companhia, ou seja, à atividade principal.
Todas as áreas da empresa possuem esse suporte, e é esse trabalho que garante que o negócio esteja operando corretamente, com poucas ou nenhuma falha nos processos. Afinal, ele tem o objetivo principal de manter uma rotina organizada e bem-estruturada, estabelecendo padrões nos procedimentos.
O backoffice é essencial para que o planejamento estratégico da companhia seja seguido corretamente, pois ele permitirá que todas as atividades não sofram rupturas e, consequentemente, não haverá quebra na produtividade ou na entrega do produto ao cliente.
Como já citado, o backoffice deve estar presente em todos os departamentos da companhia. A seguir, estão elencadas as características e a importância do backoffice em cada setor. Confira!
Setor comercial
A equipe comercial, normalmente, engloba profissionais especialistas em vendas, que têm o objetivo principal de oferecer os produtos ou os serviços para potenciais clientes (novos ou já fieis à marca). Entretanto, essa é apenas a ponta final da construção do relacionamento com o consumidor.
Por exemplo, se uma venda realizada pelo setor comercial for bem-sucedida, o vendedor irá finalizar o processo, colocando no sistema as informações combinadas com o comprador. Se o trabalho de backoffice estiver em dia, a transação será encerrada sem nenhum problema.
Caso não haja um time dedicado à retaguarda do setor comercial, é bastante provável que o vendedor seja surpreendido, por exemplo, com falta de estoque, indisponibilidade do sistema, entre outros possíveis gaps.
Setor administrativo
Já o backoffice administrativo tem o papel de garantir o funcionamento da empresa. É esse time que irá oferecer ferramentas, por exemplo, para a tomada de decisão estratégica e para as demais demandas dos gestores.
Na retaguarda administrativa, são coletados dados e informações a fim de produzir relatórios para os gestores, diretores e até investidores do negócio. Ele também é responsável pela estruturação da empresa como um todo, desde o espaço físico até a disponibilização de equipamentos necessários para as demandas do negócio.
Setor financeiro
O backoffice financeiro é um dos mais importantes para as empresas, pois é ele que controla as contas da companhia. É neste setor que estão alocadas as equipes responsáveis por análise tributária, contabilidade, pagamentos de contas e tudo o que estiver relacionado ao dinheiro do negócio, ou seja, à rotina financeira.
Esse time também deve preparar a empresa para momentos de crise e alertar sobre potenciais quebras financeiras. Também há um olhar importante do backoffice financeiro na emissão de notas fiscais, no cadastro de novos fornecedores e nas demais transações.
Setor de varejo
O varejo é um setor que lida com muitas vendas, por isso, o backoffice é responsável por dar o suporte para a equipe que atende os clientes, de modo a suprir as demandas, seja no ponto de venda físico, seja no online. A retaguarda também é importante para solucionar eventuais problemas de cobrança.
Setor industrial
A indústria também se beneficia de um backoffice bem estruturado. Neste caso, o objetivo é certificar-se de que os equipamentos e as máquinas necessárias para a produção dos itens comercializados pela empresa estão funcionando corretamente.
Para isso, o backoffice deve cuidar da manutenção preventiva, reparos e aquisição de novas máquinas quando necessário. Desta forma, a fábrica nunca deve parar de funcionar, para não impactar na produtividade dos funcionários e no prazo de fabricação previsto para um determinado período.
Setor pessoal
A gestão de pessoas é outro segmento da empresa que tem muito a ganhar com o backoffice.
O setor de recursos humanos pode contar com uma equipe que irá cuidar, por exemplo, da folha de pagamento, do armazenamento dos dados dos colaboradores, do registro profissional, da concessão de benefícios, da organização de treinamentos, entre outras demandas rotineiras.
Como é possível perceber, o backoffice é importante para diversas áreas. Isso significa que vários tipos de profissionais estarão envolvidos nos processos de retaguarda, como especialistas em contabilidade, tecnologia da informação, finanças, recursos humanos, logística, marketing, gestão de pessoas, entre outros.
Como automatizar processos para backoffice?
A tecnologia assumiu papel importante no trabalho de backoffice nos últimos anos, já que permitiu a automatização de diversos processos realizados nesses setores das empresas. Além de otimizar os processos, a automação ainda permite a integração das informações e diminui as chances de ruídos entre os setores.
Outro ponto importante é a possibilidade de armazenar as informações na nuvem, liberando a ocupação de espaço físico que antes continha papéis e armários para armazenamento dos documentos produzidos pelo negócio. A automação também tem um papel importante para a diminuição dos custos da empresa.
Assim, sistemas especializados em atividades de backoffice aumentam a eficiência das equipes e permitem que os profissionais dediquem mais tempo para atividades estratégicas e menos para processos rotineiros e burocráticos.
A tecnologia traz ainda a possibilidade de a empresa investir na análise dos dados que são compilados pelos sistemas de automação, aumentando as possibilidades de negócio e captação de novos clientes.
A automação dos processos de backoffice traz benefícios também para o cliente final, pois ele perceberá que a empresa está mais organizada, melhorando a experiência de forma geral.
Alguns exemplos de softwares que podem melhorar a experiência são o CRM, sistema para relacionamento com clientes, e o ERP, desenvolvido para gestão empresarial com o intuito de diminuir o ruído entre as áreas.
Porém, como saber que tipo de automação sua empresa precisa e qual você deve investir? A seguir, encontram-se algumas dicas.
Entenda as necessidades da sua empresa
Cada empresa terá necessidades diferentes de backoffice. Por isso, o primeiro passo para entender como automatizar esses processos é entender quais são as maiores dores da sua equipe e dos departamentos.
Verifique onde estão concentrados os maiores erros e falhas nos processos e, principalmente, o que está impactando mais ativamente nas conquistas dos resultados da empresa.
Caso haja problemas de relacionamento com o cliente por falta de estoque na finalização da compra, por exemplo, automatizar alguns processos de backoffice pode diminuir esse ruído.
Afinal, é possível fazer um controle mais específico do estoque e evitar que produtos que estão em falta sejam oferecidos ao consumidor, tanto pelo vendedor da equipe comercial quanto pelo e-commerce da marca.
Integre todos os setores da sua empresa
Outro ponto importante da automação dos processos é a integração das áreas. Para além de facilitar que haja uma troca entre os departamentos da empresa, a automação também precisa de que os setores trabalhem em sinergia.
A integração das equipes é primordial para o backoffice, pois o trabalho realizado na retaguarda impacta diretamente os profissionais que estão em contato direto com o cliente.
Por isso, é essencial que os colaboradores do backoffice tenham visibilidade do que está sendo feito e, principalmente, do que está sendo planejado por todos os setores.
A tecnologia, sem dúvidas, irá facilitar essa movimentação, pois pode reunir em apenas um sistema todas as informações do funcionamento do negócio, desde gestão de contrato até controle de estoque e entregas de pedidos, por exemplo.
A integração entrega uma visão 360º para os tomadores de decisão, que saberão analisar exatamente quais são os pontos de melhoria e quais os pontos fortes do negócio, a fim de aumentar o faturamento e a lucratividade da companhia.
Faça gestão de pessoas por meio da tecnologia
A gestão de pessoas é talvez o item mais importante do backoffice, porque todo o negócio é feito por esses profissionais. A forma como a empresa faz o gerenciamento do próprio quadro de funcionários é primordial para que o clima organizacional seja bom e, desta forma, cada um exerça corretamente suas funções.
Além disso, quanto melhor for o relacionamento entre líderes e liderados, mais motivados serão os colaboradores para entregar o melhor trabalho e alcançar os resultados esperados pela empresa.
Um dos pontos principais para manter a motivação dos colaboradores é que sejam cumpridos combinados como pagamento do salário e dos benefícios nas datas corretas, concessão de férias no período determinado pela lei, controle correto do banco de horas e da folha de pagamento, entre outras tarefas burocráticas do setor de departamento pessoal.
Todas essas atividades são de backoffice e podem se beneficiar do uso da tecnologia, que oferece a possibilidade de diminuição de erros, já que a automação de alguns processos permitem que os profissionais responsáveis pela gestão de pessoas fiquem mais dedicados a tarefas mais importantes.
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O controle de horas trabalhadas é automático, assim como o fechamento da folha de ponto e o gerenciamento da jornada de trabalho do colaborador, minimizando erros e antecipando problemas relacionados à gestão de pessoas e no controle de ponto.
Conclusão
A atividade de backoffice é todo trabalho que é realizado nos bastidores da empresa, ou seja, tudo que não está ligado diretamente ao core business da companhia.
Sendo assim, o papel da retaguarda administrativa é fazer todas as atividades necessárias para que o funcionamento do negócio seja realizado corretamente, sem que haja falhas nos processos.
Vale relembrar que o backoffice está presente em todas as áreas do negócio e pode beneficiar o relacionamento com clientes e fornecedores, assim como garantir bons resultados financeiros.
A automação de processos por meio da tecnologia é uma importante aliada para os profissionais que atuam na retaguarda das empresas, e deve ser utilizada, inclusive, para a gestão de pessoas.
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